2.
Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican,
registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y
externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes
dependencias.
Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada,
los servicios de recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los
programas de conservación, integrándose a los procesos que se
llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.
3.
Gestionar los procesos o programas de gestión
documental para promover la conservación adecuada
de toda la documentación escrita (todos los papeles),
facilitando y gestionando de forma eficaz su uso
oportuno, mediante la utilización de procedimientos y
operaciones Archivísticas.
4.
1) Control de Ingreso de la Documentación.
2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
3) Conservación.
4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos.
5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.
6) Digitalización de los Documentos.
7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles.
8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación
y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las
comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de
octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.
9.
ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su
fecha, su forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión.
CORRESPONDENCIA. Son todas las comunicaciones de
carácter privado que llegan a las entidades, a título personal,
citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites
para las instituciones.
