Manajemen Arsip Dinamis

1. Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright
reserved.
1
p. hp

2. PENGERTIAN ARSIP
Arsip
Arche
(Yunani)
Ta arche
catatan
Kota,
Gd.Pemerintah
penyimpanan
Archion
Archivum (Latin)
* Permulaan
* Jabatan
* Fungsi
* Kuasa Hukum
* Dokumen atau
* Catatan –
* Balai
Tempat
dokumen pemerintah
Archives (Inggris)
* Tempat Dokumen
Archief (Belanda)
yang
* Semua kata yang
tertulis
Arsip(Indonesia)
* Semua warkat
telah disimpan
2

3. PENGERTIAN ARSIP
ODELL dan STRONG



Fakta – fakta tertulis
Mengenai peristiwa – peristiwa dan kegiatan
Warkat dapat berwujud dalam surat – surat, data, barang – barang
cetakan, kata – kata, lembaran – lembaran atau buku – buku yang
menyebutkan tentang fakta – fakta tersebut.
3

4. PENGERTIAN ARSIP
SCHELLENBERG

Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu
badan Pemerintahan atau Swasta yang diputuskan
sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap,
guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan
disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu
badan kearsipan.
4

5. PENGERTIAN ARSIP
MULER dan Kawan – kawan

Keseluruhan dokumen tertulis, tulisan – tulisan dan barang–
barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh
suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat –
pejabat sepanjang dokumen – dokumen itu dimaksudkan untuk
berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat
tersebut.
5

6. PENGERTIAN ARSIP
DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI
23 FEBRUARI – 2 MARET 1957
1.
2.
Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi
oleh karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak –tanduk
dokumen yang disimpan sehingga pada setiap saat
dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan
– tindakan selanjutnya.
Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan,
penyimpanan, serta pengolahan tentang segala surat, baik
dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik
kedalam maupun keluar, dengan suatu sistem tertentu yang
dapat dipertanggung jawabkan.
6

7. PENGERTIAN ARSIP
PERATURAN PRESIDEN No.61 TH 1961
TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN
1.
2.
Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis
bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok,
maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya.
Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya
dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi
negara dibuat secara physis dengan perkembangan
organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
7

8. PENGERTIAN ARSIP

UNDANG – UNDANG NO. 7 TAHUN 1971
TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK
KEARSIPAN
Pasal 1 ayat a :
- Naskah – naskah yang dibuat dan diterima.
- oleh lembaga – lembaga Negara dan Badan –
badan pemerintahan;
- dalam bentuk corak apapun.
- baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
- dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahaan.
8

9. Lanjutan UU No.7 tahun 1971

Pasal 1 ayat b
- Naskah – naskah yang dibuat dan diterima
- oleh badan – badan swasta, dan / atau perorangan
- dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok.
- dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
9

10. PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN
a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan
dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan
pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan
dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitungan
perhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara
penemuannya kembali apabila sewaktu –waktu diperlukan
b. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan
menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada
saat dibutuhkan.
c. Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang
dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan
pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun
dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk
kegiatan administrasi sehari-hari
10

11. FUNGSI ARSIP
1.

Pasal 2 UU
No.7/1971
Fungsi ARSIP
2.

ARSIP DINAMIS
Arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan admisistrasi negara.
a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih
digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di
lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.
b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu
– waktu informasinya masih diperlukan.
c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus
menurus.
ARSIP STATIS
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kebangsaan pada umumnya, maupun pada
penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip
statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiah
11

12. FUNGSI ARSIP
1. Mendukung proses pengambilan
keputusan.
2. Menunjang proses perencanaan.
Fungsi / kegunaan
ARSIP sebagai
Sumber informasi
3. Mendukung pengawasan.
4. Sebagai alat pembuktian.
5. Memori perusahaan.
6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.
12

13. TUJUAN KEARSIPAN
PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971
TUJUAN KEARSIPAN

Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi
pemerintah.

Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu
menyediakan informasi dengan tepat,
lengkap,akurat,relevan,dan tepat waktu secara efisien
13

14. ARSIP

15. NILAI GUNA ARSIP
Administrative Value
ALFRED ?
Legal Value
Fiscal Value
Research Value
Educational Value
Documentary Value
15

16. SISTEM KEARSIPAN
Kebijaksanaan pengendalian surat
dengan menggunakan kartu kendali
Sistem Kearsipan
Pola Baru
Kebijaksanaan penataan berkas
dengan menggunakan metode
pemberkasan.
Kebijaksanaan penggunaan arsip
dengan melaksanakan penyusutan
16

17. JENIS ARSIP
JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA :
1.
2.
3.
4.
Arsip berbasis kertas.
Arsip pandang dengar (Audio Visual Record).
Arsip kartografik dan arsitektual
Arsip elektronik (Mechine readable)
17

18. MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
TERRY D.LUNDGREN dan CAROL LUNDGREN
 Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh
daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record).

MARY ROBEK, GERALD BROWN dan WILMERO MEDKO
Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang
sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang
dibutuhkan.
IRA A.PENN
 Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis
terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan
penyusutan arsip
18

19. TUJUAN MANAJEMEN ARSIP
DINAMIS
1.
2.
3.
Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang
disimpan hanya arsip yang penting saja.
Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.
Terciptanya penyusutan arsip secara tepat.
19

20. ASAS PENGORGANISASIAN
ARSIP
1. Azas Sentralisasi
Asas Pengorganisasian
Arsip Dinamis
2. Asas Desentralisasi
3. Asas Gabungan
Sentralisasi dan
desentralisasi
20