Investing in datastorage is expensive and inflexible. Ever considered Storage-as-aService? But be careful, there are pitfalls.

1. EV-magazine
‘A Perfect Storm’
oktober 2009
7
T: +31 (0)35- 5 488 388
W: www.ev.nl
W: www.ev.nl/aps
Managementadvies - Strategisch voordeel uit IT W: www.werkenbijev.nl
Storage-as-a-Service:
een cultuuromslag en dan
goedkoper!
Expanding Visions B.V.
Baarnsche Dijk 12-i
3741 LS BAARN
Postbus 747
3740 AS BAARN
E V - m a g a z i n e i s e e n u i t g a v e v a n E x p a n d i n g V i s i o n s , o n a f h a n k e l i j k m a n a g e m e n t a d v i e s b u r e a u v o o r s t r a t e g i s c h v o o r d e e l u i t I T.

2. EV-magazine Storage-as-a-Service:
Storage-as-a-Service, een cultuuromslag en dan goedkoper!
Sourcingdilemma’s investeert zelf in overdimensionering om
Voordat u uw storageproject gaat aan- de gevraagde groei en flexibiliteit te kun-
besteden formuleert u kaders die in de nen waarborgen. Van investeren op maat
praktijk dilemma’s blijken: is dan ook geen sprake.
‘We willen sneller kunnen inspringen op
groei en de kosten voor storage moeten Storage-as-a-Service
omlaag’, (lees: flexibeler en goedkoper) Een alternatief is storage afnemen als een
‘We willen bedrijfsgegevens veilig dienst (Storage-as-a-Service, kortweg
opslaan zonder te veel rompslomp’, (lees: StaaS). Genoemde nadelen brengt u hier-
mee onder bij een dienstverlener. Strate-
gisch meent u de nadelen met uitbesteden
Meer weten over Storage-as-a-Service?
opgelost te hebben. Echter, niets is voor
Neem dan contact op met
niets, u krijgt er een aantal andere vraag-
Marcel de Jager E: marcel.de.jager@ev.nl
stukken er voor terug…
of Ronald Vroom E: ronald.vroom@ev.nl.
Besluit u om Storage-as-a-Service af te
Storage-as-a-Service: nemen, dan rijst de vraag wat u precies
een cultuuromslag en dan goedkoper! betrouwbaar en inspanningsloos). van uw dienstverlener verwacht en hoe u
‘De storagetechnologie is complex, verou- er voor kan zorgen dat die verwachting zo
Door de onstuimige groei van data in uw organisatie komt storage dert snel en wordt over 5 jaren afgeschre- goed mogelijk wordt ingevuld. Dit vraagt
(opslag van data) vroeg of laat - en vaak onverwacht - prominent ven’, (lees: technologisch minder riskant om een adequate sourcing-strategie en
op uw IT-agenda te staan. Een professionele storage oplossing is en duurzamer). regievoering. En hoe zit het met de inter-
technisch complex en technologisch aan veel snelle veranderingen Samengevat: makkelijker, flexibeler, duur- ne cultuur? Dat is niet altijd even eenvou-
onderhevig. Verder moet een storage oplossing erg betrouwbaar zijn zaam en goedkoper. Traditioneel wordt er dig aangezien er in de praktijk weerstand
vaak uitsluitend aan het ‘kopen’ van een optreedt. We noemen enkele veel voorko-
want het betreft gevoelige bedrijfsgegevens. Een professionele storage
storage oplossing gedacht. De leveran- mende tegenwerpingen:
oplossing is daardoor kostbaar en kan niet zo maar vergeleken worden
cier kan u een technisch prima oplossing
met een extern computerschijfje van rond de € 100 uit de supermarkt.
bieden waarbij de risico’s die de dilemma’s - “Afnemen als een dienst
Interne verrekenprijzen voor storage lopen nogal uiteen en bewegen
in zich hebben voor rekening van uw orga- is veel duurder”
zich tussen de € 3.500 en € 10.000 per terabyte per jaar. Bij 50 nisatie blijven. Er kleven ook nadelen aan - “Extern data opslaan is langzaam
terabyte opslag vertaalt zich dit naar exploitatielasten van € 175.000,- zoals: de kosten van rente, afschrijving, en onveilig”,
tot € 500.000,- per jaar! Beslissingen over storage gaan dus over onderhoud en investering. Tevens hebt u - “Die leveranciers begrijpen ons
significante bedragen en hebben grote gevolgen met een hoge impact. schaarse specialistische kennis nodig. U toch niet”,
➔
Meer weten?: www.ev.nl Vragen: E: redactie@ev.nl Expanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit IT.
IT 2

3. EV-magazine Storage-as-a-Service:
Storage-as-a-Service een cultuuromslag en dan goedkoper!
“Afnemen als een dienst is veel het risico van de bezettingsgraad ligt bij Je zult toch wel gek zijn om je (certificering op basis van bijvoorbeeld
duurder” de luchtvaartmaatschappij die dit risico corporate data bij Google neer te ISO 27001) als in de continue beheersing
Uit onze aanbestedingspraktijk blijkt dat kan verlagen door het deels in de ticket- zetten! van hun bedrijfsprocessen (SAS70 type
storage als dienst afnemen goedkoper prijs te verdisconteren. I en II verklaringen). Daarnaast kan de
uitpakt dan kopen, huisvesten en onder- afgenomen. Dit effect wordt mede ver- dienstenleverancier zijn storagesysteem
houden. Leveranciers zijn voor wat betreft Schaalvoordeel: ‘meer is goedkoper’ oorzaakt door het feit dat de leverancier ook nog in uw datacenter plaatsen. En,
de professionele huisvesting, energie, Dit komt goed tot uiting in de volgende voor backup data goedkopere technologie waarschijnlijk staat de data van bankreke-
koeling en beveiliging van IT hardware grafiek van een praktijkcase waarin de toepast. Randvoorwaarde is wel dat u het ningen, belasting-, salaris- en boekhoud-
veel beter dan u in staat om een optimale kwartaalsgewijze ontwikkeling van de kos- gat tussen gevraagde, gereserveerde en systemen bij u extern opgeslagen..!
schaalgrootte te bereiken, en dat tegen ten van storage als een dienst in Euro’s gebruikte opslagcapaciteit goed managet!
minimaal gelijkwaardige beschikbaarheid. per terabyte/jaar zichtbaar worden. De “Je zult toch wel gek zijn om je
Voor u vertaalt zich dit naar een kosten- kosten per terabyte/jaar dalen naar mate “Data op een andere plaats opslaan is bedrijfsgegevens bij Google neer te
voordeel ten opzichte van “zelf doen”. Ter meer data wordt opgeslagen. De kosten langzaam!” zetten!”
illustratie: voor de prijs van een vliegtic- kunnen nog sneller dalen als ook de back- Tegenwoordig maakt het niet meer uit Nee, daar zijn wij ook geen voorstander
ket kunt u zelf geen vliegtuig exploiteren, up van de storage als een dienst wordt waar uw data is opgeslagen. Met moderne van. Met Google zijn certificeringsafspra-
communicatiemiddelen als glasvezel e.d. ken, zoals hiervoor beschreven (nog?) niet
is een goede performance geen probleem te maken. Zij bedienen een andere markt
meer. Als we kijken naar beschikbaarheid en horen in deze vergelijking dan ook niet
dan moeten we constateren dat de leve- thuis.
ranciers die gespecialiseerd zijn in storage
een beschikbaarheid kunnen bieden die bij “Die leveranciers begrijpen ons echt
uw organisatie slechts tegen onevenredig niet…”
hoge kosten kan worden gerealiseerd. Als u de regie van het vraag- en aanbod-
spel niet in handen heeft dan begrijpt de
“ Bedrijfsgegevens zijn alleen binnen leverancier u inderdaad niet. Maar al te
mijn eigen organisatie veilig!” vaak zien wij dat het voor een opdracht-
En hoe zit het dan met de beveiliging? Bij gever lastig is om niet alleen de huidige
de gespecialiseerde leveranciers is dat eisen en wensen van de eigen organisatie,
vaak beter voor elkaar dan bij de gemid- maar ook die van de toekomst helder te
delde eindgebruiker. Immers, het is hun verwoorden. Dat is ook niet gek, want
core business en ze zijn bereid daar flink vaak is het de eerste keer dat er “regie
in te investeren, zowel in de inrichting moet worden gevoerd”. Regie voeren
➔
Meer weten?: www.ev.nl Vragen: E: redactie@ev.nl Expanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit IT
IT. 3

4. EV-magazine Storage-as-a-Service:
Storage-as-a-Service een cultuuromslag en dan goedkoper!
betekent verwachtingen af stemmen door vastgelegd worden zijn noodzakelijk. Dit
te beschrijven en te bewaken, welke eisen geldt voor zowel het begin als voor het
en wensen u als klant bij de leverancier einde van de samenwerking met de leve-
ingevuld wilt zien en welke maatregelen rancier.
u moet nemen om te zorgen dat de eisen
en wensen ook daadwerkelijk gerealiseerd Doorlooptijd en kosten
kunnen worden. Samengevat: als u goed U zult kosten moeten maken in uw eigen
kunt formuleren wat uw organisatie wil op organisatie voor het inrichten, inregelen
het gebied van storage en bereid bent om en uitrollen van een regieorganisatie, met
in de relatie met de leverancier te inves- name als het de eerste keer is dat u in
teren, zal blijken dat u elkaar echt wel plaats van voorzieningen te kopen deze
begrijpt. als dienst gaat afnemen.
het PvE zoveel mogelijk functionele eisen geven over de wijze waarop uw organisa-
Storage-as-a-Service, het paradijs? op te nemen en in de overeenkomst de tie is vormgegeven (taken, verantwoorde- Tot slot
Zo eenvoudig ligt het helaas niet. Wij mogelijkheid op te nemen om binnen de lijkheden etc.) aan de potentiële leveran- Is Storage-as-a-Service alleen maar
delen graag de volgende leerpunten uit de grenzen van de opdracht aanpassingen ciers resulteert in betere aanbiedingen en hosanna? In de praktijk hebben wij onder-
praktijk van EV met u: door te voeren. minder verrassingen achteraf. vonden dat het de eerste keer een hob-
Een ander essentieel onderdeel is de belige maar zeker niet onmogelijke weg is.
Een perfect PvE bestaat niet ‘Governance’ (het bestuur) van, in dit Verwachtingen managen Van aanschaf en beheer naar regievoering
De praktijk leert dat het PvE nooit hele- geval, de dienst. Dit begint al in de aanbe- Zowel hoog als laag in de organisatie zijn op een dienst is een cultuuromslag. Dit
maal waterdicht is. Na gunning blijven er stedingsfase. Zorg ervoor dat in het Pro- frequente communicatie en afstemming kost geduld, tijd, moeite en geld, maar als
altijd nog onverwachte zaken waarin het gramma van Eisen duidelijk is omschre- van strategie, status en doelen een must. u daarmee uw eigen organisatie in staat
PvE en het contract niet in voorzien. Dit ven hoe u de dienst wenst aan te sturen Trek voldoende tijd uit voor voorbereiding stelt datgene te vragen en te leveren wat
moet dan toch met de leverancier opge- (Regie) maar bovenal ook hoe de interne en aanbesteding, zeker als het om een ze echt nodig hebben en dat tegen een
lost worden. Het is dan ook zaak om in ICT organisatie nu is opgezet. Inzicht eerste keer gaat. Zorg er daarnaast voor scherpe prijs kunt bieden, dan behaalt
dat ook gedurende de aanbesteding en de u echt voordelen. Samengevat: storage
inrichting van de dienst gecommuniceerd als dienst zal wellicht in het begin hogere
(1 terabyte = 1.000 gigabyte= 1.000.000.000.000 byte).
Een terabyte aan informatie komt ongeveer overeen met: wordt. uitgaven kennen dan in het geval u de
De informatie op 212 enkelzijdige dvd-schijven. storagevoorziening zelf koopt, maar op
De informatie op 1.430 enkelzijdige cd-schijven. Transitie en retransitie termijn kunt u echt goedkoper uit zijn
Gecomprimeerde digitale opslag van 3 jaar muziek op cd-kwaliteit. Vloeiende overgangen op basis van hel- mits u vraag/aanbod van capaciteit ade-
Gecomprimeerde digitale opslag van 200 uur video op studiokwaliteit dere afspraken die in de overeenkomst quaat managet.
Meer weten?: www.ev.nl Vragen: E: redactie@ev.nl Expanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit IT 4