GESTION DE DOCUMENTOS ELECTONICOS

1. EL DOCUMENTO ELECTONICO
EJE TEMATICO Nº1
GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES
Profesor. Jorge Mario Zuluaga Campuzano
Integrantes:
Carmen Ruth Alarcón
Jully Paola Álvarez
Alba Catalina Cabrera
Diana Chicacausa
Yaquelin Cruz Moreno
John Freddy Beltrán
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
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2. INTRODUCCION
La evolución del documento, va de la mano de la evolución de la
civilización, la piedra su primer cómplice y en el trascurso de los
tiempos un sinfín de formatos han acompañado al documento.
Ahora los avances tecnológicos, han traspasado el límite de la
materia, ya no los tocamos, ni los olemos, ni se nos caen de las
manos, esa comunión, ese contacto desaparece, para convertirse en
solo, lo que es información.
El documento electrónico es la nueva forma de la información por lo
que se hace necesario conocer el tratamiento que se le debe realizar
desde el momento de su creación hasta su disposición final y las
herramientas necesarias para su tratamiento.
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3. OBJETIVO GENERAL
Reconocer el nuevo estadio donde el dato y con ello el documento
toma una nueva dimensión, adjudicando una gran variedad de
nuevas características, estamos hablando del documento
electrónico, de lo tangible a lo virtual.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
-Identificar los términos, las características y las aplicaciones que
conforman el documento electrónico.
-Dar la importancia que se merece el documento electrónico, en los
tiempos en que la tecnología invade cada centímetro de la vida del ser
humano.
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4. CONTENIDO
Eje temático No 1
1.EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
2.EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN SUS 3
FASES
3.EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA
4.- ¿QUE ES INFORMACIÓN?
5.- ¿QUE ES UN DATO?
6.-¿PORQUE ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA?
7.CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS
8.MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS:
9.-DOCUMENTOS
10.-BASES DE DATOS
11.ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA
INFORMACIÓN.
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5. DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Documento cuyo soporte material es producido, recibido,
conservado y transmitido haciendo uso de la electrónica
permitiendo reproducir las decisiones humanas.
El documento electrónico, según Alicia Casas de Barrán tiene
cuatro componentes:
Contenido: Información registrada o materia del documento.
Estructura: Forma de organizar los datos, mediante el uso de
encabezamientos y otros dispositivos para identificar y
etiquetar partes del documento. Así mismo utilizando
tipografías especiales (cursiva, negrita) para efecto de destacar
los datos significativos del contenido.
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6. Contexto: Entorno y la red en la que el documento ha ido
creado y utilizado. Relación del dato con otros.
Presentación: Apariencia del documentos al realizar su
recuperación.
Los documentos que no se encuentran en algún medio
físico impreso o grabado y que haya sido creado o
transmitido por medios electrónicos son considerados
electrónicos.
Los siguientes documentos son considerados electrónicos:
Correos electrónicos, textos, hojas de cálculo producidos
en computador, las fotografías, los videos y música digital,
las páginas de Internet, los mensajes multimedia y de texto
creados y enviados por celular, etc.
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7. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:
•Digitalizados: Su creación se realiza a partir de
documentos impresos.
•Digitales para imprimir: Creados para ser impresos
•Multimediáticos: Son creados para ser consultados con
ayuda de un computador.
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8. :
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
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9. CREACIÓN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGURO:
La captura es un interface técnico entre el sistema de
gestión de documentos y los programas Excel, email, etc.
siguiendo los procedimiento establecidos para tal fin.
En esta etapa es importante que la información capturada
sea la correcta y que se establezcan los vínculos con la
serie o agrupación documental a la cual corresponde.
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10. :
SELECCIÓN Y DISPOSICIÓN DE CONJUNTOS
DOCUMENTALES:
El sistema que sea utilizado debe permitir la conformación
de expedientes alojando documentos que se encuentren
relacionados o que pertenezcan a un mismo tema o permitir
la organización de los mismos permitiendo a futuro tomar
decisiones para efectuar selección.
Preservación, transferencia y conservación de conjuntos
documentales:
El conjunto de documentos para los cuales se haya
determinado su conservación permanente, deben ser
transferidos para su custodia tomando las medidas
necesarias para conservar la información a largo plazo.
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11. :
EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA
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12. ¿QUÉ ES INFORMACIÓN?
:
Es un conjunto organizado de datos procesados
llevados al conocimiento de una persona o de un
grupo.
La información puede ser calificada según sus
características.
De significado: Cada persona adecuada sus
acciones y actitudes de acuerdo a las
consecuencias previsibles según el significado o la
interpretación de la información recibida.
Importancia: relativa al receptor, en la medida en
que cambie la actitud del individuo.
Vigencia: Relacionada con el espacio y el tiempo.
Validez: Relacionada con el emisor. Constancia de
confiabilidad sobre la información recibida.
Valor: Según la importancia de la misma para el
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receptor

13. : ¿QUÉ ES UN DATO?
Un dato es una unidad elemental de información.
Un dato aislado no necesariamente constituye información
relevante, pueden consistir simplemente en estadísticas,
números, etc., los datos agrupados de forma conveniente
son base para que la información sea relevante para la toma
decisiones.
¿POR QUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA?
La diferencia entre la información en soporte papel o
grabada y la electrónica radica en que esta última requiere
de un dispositivo electrónico para poder ser consultada.
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14. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS
El dato es una unidad de información que se puede agrupar en
un documento o catalogo, los datos han metabolizaron en lo
electrónico, esto conlleva a unas nuevas características que
asumen un nuevo formato digital. En el caso de la información
electrónica, aquellos pueden ser tratados, comunicados e
interpretados por ordenadores, maquinas.
Si el dato electrónico, en si solo representa información, su
conjunto representaría un documento electrónico muy similar
con el formato físico incluyendo su legitimidad legal.
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15. El Comité CIA sobre archivos electrónicos define al
documento (record) como un fragmento particular de
información registrada generada, acumulada o recibida en
el inicio, desarrollo o finalización de una actividad
institucional o personal, y que comprende un contenido,
un contexto y una estructura suficientes para constituir
una prueba o evidencia de esta actividad.
La difusión del documento electrónico es más dinámica,
por ejemplo, es fácil copiar un documento electrónico de
un soporte a otro. Esto quiere decir que es más fácil copiar
y difundir la información, pero también se hace más difícil
la crucial delimitación del propio concepto de “original”.
El documento electrónico, como el formato físico debe
cumplir con unas características.
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16. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS:
Una estructura de datos es una forma de organizar un
conjunto de datos elementales con el objetivo de facilitar
su manipulación. Un dato elemental es la mínima
información que se tiene en un sistema.
Una estructura de datos define la organización e
interrelación de estos y un conjunto de operaciones que
se pueden realizar sobre ellos.
Según la finalidad de la información, existen
principalmente dos medios de estructurar los datos:
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17. DOCUMENTOS
Es una estructura utilizada cuando los datos han sido
agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una
actividad.
Un documento electrónico está constituido por cuatro
elementos principales, de los cuales los tres primeros deben
ser conservados:
1)El contenido del documento, que puede incluir varios tipos
de datos:
· Textuales (páginas, párrafos, palabras.
· Numéricos (enteros, flotantes…
· Gráficos, de imágenes, de vídeo y sonido.
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· De enlaces hipertexto

18. 2) La estructura lógica del documento (que puede estar
incluida en el documento o base de datos, o también ser
añadida como entidad separada, en cuyo caso una misma
estructura puede ser utilizada por varios documentos). La
estructura lógica puede ser muy diferente de la estructura
física del documento.
3) El contexto descrito en un documento asociado. Puede
incluir informaciones como:
· Los metadatos técnicos (aplicaciones y equipos
informáticos necesarios, números de versión, estructura del
fichero, descripción de los datos, un extracto histórico de las
relaciones con otros documentos.
· La descripción del contexto administrativo. El
contexto descrito en la documentación puede volverse
complejo cuando el documento se encuentra integrado en
una arquitectura de red. 18

19. 4) La presentación se contempla cada vez más
separadamente del propio documento, lo que permite
abstraer la información en sí misma del modo en que ésta
será presentada. La difusión de la información en soportes
variados (CD-ROM, acceso en línea, papel...), se denomina
“gestión intersoporte”. El instrumento que permita, dentro
de varios años, visualizar los datos documentados hoy en
día, aún no se ha inventado.
Existen varias formas de clasificar los documentos. Las
dos principales son:
•Codificación cronológica (se da un número a cada
documento en el momento en el que se registra).
•Codificación por tema (por ejemplo, cada documento se
adscribe a un número de acuerdo a un plan de
clasificación). 19

20. -
BASES DE DATOS.
Es una colección de datos organizados y estructurados
según un determinado modelo de información que refleja no
sólo los datos en sí mismos, sino también las relaciones que
existen entre ellos. La base de datos se diseña con un
propósito específico y debe ser organizada con una lógica
coherente. Los datos podrán ser compartidos por distintos
usuarios y aplicaciones, pero deben conservar su integridad y
seguridad al margen de las interacciones de ambos.
En esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” o
reserva de información, de donde pueden extraerse o ponerse
al día.
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21. Bases de datos referenciales: Aquellas bases de datos
que ofrecen registros que a su vez son representaciones
de documentos primarios, y entre las que cabe distinguir:
•-Bibliográfica
•-Directorios
Bases de datos fuente: Son las que ofrecen el documento
completo, no una representación del mismo, y entre las
que cabe distinguir:
•Numéricas
•Textuales:
•Mixtas 21

22. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y
APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN.
Al momento de pensar en la adquisición de equipos es
necesario tener en cuenta la gestión documental tanto
electrónica, donde se incluyen diferentes factores desde que
equipos se necesitan para la creación del documento
electrónico, hasta aquellos que permitan la conservación
permanente y consulta de su información, por eso es
necesario diseñar un programa de gestión de documentos
electrónicos personalizado elaborado por un profesional en
ciencias de la información y la documentación que se acople
a las necesidades de la empresa donde se va a implementar.
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23. 23

24. ES MUY IMPORTANTE DETERMINAR:
-Tipo de soporte: papel, microfilm, soporte magnético o
soporte óptico.
-Tipo de formato en que se va a conservar la informacion:
.tiff, .gif, .jpeg, fax u otros formatos, gráficos vectoriales,
textos, datos, bases de datos
-Tipos de programas o software y utilidades a emplear
-Tipo de datos: de audio, de video, de imagen, de texto, etc.
-Estructura de los datos: documentos o bases de datos
tipo de unidades de almacenamiento y migración de la
información
-Tiempo de conservación, de almacenamiento y de
migración
-Normas y estándares en el manejo de la información
-Seguridad y autentificación de los documentos
-Modo de acceso a los datos
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25. CONCLUSIONES
El documento electrónico, ha alcanzado la
validez y la confianza que el documento físico ha
vestido a través de la historia, he incluso
podemos afirmar que su difusión es más potente
que el documento físico.
A través de la investigación para el desarrollo de
este trabajo, nos permitió fortalecer nuestro
conocimiento y vislumbrar la importancia del
documento electrónico en estos tiempos de
tecnología. El documento electrónico tiene la
valides jurídica, social e informativa; incluyendo
nuevas características que conllevan su nuevo
formato virtual, la importancia de reconocer su
valor y verlo como una herramienta que puede
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traspasar lo tangible a lo físico.

26. BIBLIOGRAFIA
http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nico
http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf
http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf
http://www.hipertexto.info/documentos/b_datos.htm
http://www.infotectura.com/2009/09/29/5-formas-de-organizar-la-informacion/
http://1.bp.blogspot.com/-
qaK1dgd9dHM/TlB3Wp8FLzI/AAAAAAAACJA/TqtJxsq8plI/s1600/proceso+de+digit
alizaci%25C3%25B3n.jpg
http://www.buenastareas.com/ensayos/Que-Es-Un-Documento-Electronico-
De/560152.html
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