Här hittar ni d

1. HANDLEDNING 2012 – Ekonomiska ramar och regelverk
Allmänt
Projektet Folkhögskola 2.0 har idag till sitt förfogande den budgetram som godkänts av
ESF/Europeiska Socialfonden. Erfarenheterna under arbetet höstterminen 2011 – och de
synpunkter som kom in bland annat under internatdagarna – har gjort att processkansliet
lämnat in en ansökan om revidering av budgeten, men fortfarande förstås inom den totala
ramen.
Självklart ska alla planerade utgifter vara relevanta för projektet, följa dess målsättningar
och syften samt clearas med processkansliet, som ansvarar för att ESFs regelverk följs.
Nedan hittar ni de ekonomiska ramarna samt Regelverken.
EKONOMISKA RAMAR
Siffrorna nedan är de som nu gäller för grupperna och för det gemensamma arbetet under
2012 (Inom parentes anges de utgiftsslag som godkänts av ESF. Alla siffror är inklusive
allt.)
A - Till gruppernas förfogande vid planering av arbetet:
1. För resurspersoner/föreläsare o liknande
(Externa Tjänster)
9 000 kr per grupp & termin
2. För litteratur, pedagogiskt materiel etc
(Materiel)
1 200 kr per person & helår
3. För resekostnader etc träffar, vid workshops,
samverkan mellan skolorna etc
(Resor) Se nedan under Resekostnader
B - Till skolornas förfogande för lokala samverkansinitiativ:
För föreläsare, ”snabba inbjudningar” etc som
skolorna föreslår lokalt (men som alltid också
är öppna för alla och erbjuds via hemsidan)
(Externa Tjänster)
3 000 kr per skola

2. C - Till gemensamma aktiviteter för utbyte och samverkan:
1. Dagskonferens, vecka 32 (10 aug) konferenspaket
(förtäring heldag), 200 personer à 500 kr
100 000 kr
(Externa Tjänster)
2. Dagskonferens, vecka 44 (29 okt)
konferenspaket (förtäring heldag), 250 personer à 500 kr
125 000 kr
(Externa Tjänster)
Dagskonferens 1 & 2, föreläsare och resurspersoner
2 x 2 à 12 500 kr
50 000 kr
(Externa Tjänster)
D - Till karriärcoaching (med särskilt anslag i ansökan):
Erbjuds individuellt via skolornas ledningar 100 000 kr
(Externa Tjänster)
OBS! Inom projektet finns ingen budget för mat och fika vid gruppernas/delprojektens
möten. Lunch bekostar alla själva. Eventuellt bjuder skolan på fika. Eventuella funderingar
kring detta: kontakta oss.
REGELVERK
När vi gör planeringen och när vi fakturerar måste vi naturligtvis hålla oss inom
budgetramarna, sätta våra aktiviteter och upphandlade resurser i relation till projektets mål
och följa det regelverk som ESF har för de verksamheter som får stöd.
När man jobbar med ESF-projekt ersätts kostnader alltid i efterskott. Det finns alltså ingen
pott med pengar som vi kan dela ut till de olika grupperna eller direkt till skolorna att
förfoga över. Gruppledarna måste samråda kring gruppens behov med
processkansliet som sköter beställningar och upphandlingar, eller ger riktlinjerna
för hur det ska gå till. Samma sak gäller för skolornas lokala samverkansinitiativ
och för karriärcoachingen, där rektorsgruppen har en aktiv roll.
Nedan hittar ni information om hur ni gör, steg för steg.

3. A - Grupperna
1. Resurspersoner
Resurspersoner eller föreläsare till gruppernas träffar kan antingen sökas internt inom
folkhögskolornas egna ramar eller upphandlas externt. Det gäller olika krav om vi använder
interna eller externa resurser.
Oavsett var vi söker personen så måste gruppen klargöra varför man behöver föreläsaren
(syftet), hur föreläsaren hänger samman med projektets mål och vad föreläsarens insats
ska handla om. Den här beskrivningen skrivs ner i gruppens studieplan, som rapporteras
in till processkansliet.
Interna föreläsare / resurser:
Låt oss som exempel ta att en grupp som föreläsare vid en träff önskar använda en lärare
som till vardags är anställd på Österlens folkhögskola.
Gruppen kontaktar läraren och berättar – utifrån sin studieplan – om varför, hur och vad
man vill med föreläsningen. (Och när, hur många timmar och var den ska genomföras,
förstås.)
Läraren kommer överens med sin skolledning att det är ok att friställas från sitt ordinarie
arbete för att bistå gruppen. Skolan betalar lärarens lön precis som vanligt. Läraren märker
ingen skillnad i sitt lönekuvert.
Skolan i sin tur fakturerar projekt Folkhögskola 2.0 för den arbetstid som ställts till
förfogande. Arbetstiden innefattar förberedelser och genomförande. Fakturan tar upp
ersättningen baserad på lärarens lön och åtföljs av kopia på lönespecifikationen för den
månad det gäller.
Läraren får sin reseersättning utbetald av skolan precis som brukligt.
Skolan fakturerar projekt Folkhögskola 2.0 med faktiska kostnader om läraren åkt
kollektivt (med kopia på kvitton) eller med 18,50 per mil vid bilersättning. (Det senare ska
också framgå av lönespecifikationen.)
Externa föreläsare / resurser:
När en grupp anser sig behöva en resursperson som inte till vardags är knuten till våra
folkhögskolor så krävs att vi gör en s.k. affärsmässig upphandling i öppen konkurrens. Här
är det förstås minst lika viktigt att gruppen – utifrån sin studieplan – är tydlig med varför,
hur och vad man vill med föreläsningen. (Och när, hur många timmar och var den ska
genomföras, förstås.)
Med grund i gruppens beskrivning av vad man önskar letar vi minst 3 personer som skulle
kunna motsvara behoven. Dessa får lämna offert där de beskriver hur de ska nå gruppens
krav och anger ett pris för insatsen (allt inklusive, även resor).

4. 2. Litteratur och annat pedagogiskt material
I gruppens studieplan preciseras vilket material som behövs och hur det ska användas
(syftet).
Gruppledaren kontaktar processkansliet för att få klartecken.
Fakturering görs i projektets namn och till projektets adress – se faktarutan längst ned.
Leveransadressen kan vara en annan än faktureringsadressen, t ex till gruppledaren. Hur
leveransen bäst görs för varje grupp kan gruppledaren ta upp med processkansliet.
3. Resekostnader
Reseersättning för gruppens deltagare i samband med gemensamma träffar betalas på
samma sätt som tidigare. Deltagarna får reseersättningen utbetald av respektive skola
enligt skolans rutiner.
Skolan fakturerar projekt Folkhögskola 2.0 med faktiska kostnader om den anställde åkt
kollektivt (med kopia på kvitton) eller med 18,50 per mil vid bilersättning. (Det senare ska
också framgå av lönespecifikationen.)
B - Skolorna för lokala samverkansinitiativ
Här gäller samma regelverk som för grupperna/resurspersoner.
C - Gemensamma aktiviteter
Planeringen sker i samverkan mellan processkansliet, ambassadörerna och rektorerna
med tips och önskemål från grupperna som viktiga pusselbitar.
Upphandlingarna sköts av processkansliet.
D - Karriärcoaching
Riktlinjer och arbetsordning tas fram av processkansliet i samverkan med skolornas
ledningar.

5. Grupper som vet och planerar för att arbeta sammanhållet under hela 2012 kan alltså
planera utifrån 2 x 9 000 kr – men måste anmäla till processkansliet så att vi kan ta hänsyn
till detta i vår budgetuppföljning redan nu. Grupper som vet och planerar för att arbeta
sammanhållet under hela 2012 kan planera för 1 200 kr per person redan nu.
De grupper som vet och planerar för att jobba enbart under vårterminen 2012 utgår från
600 kr per deltagare. I båda fallen rapporterar gruppledaren till processkansliet.
Gäller inledningsvis som schablon för hela året, men kan – om det ger god måluppfyllelse –
utökas med mer medel under hösten.
Vi = gruppledaren i samarbete med processkansliet. För att underlätta för gruppen
ansvarar kansliet för upphandlingen, baserat på gruppens önskemål om lämpliga personer.
FAKTARUTA
FAKTUROR
Alla fakturor som ska betalas av projektet ska innehålla.
Adressen till projektet:
Fhsk 2.0
Folkbildningsföreningen/ Glokala folkhögskolan
Box 8147
200 41 MALMÖ
Följande uppgifter ska framgå:
Referensperson
Vem det handlar om (t ex föreläsare)
Vad det handlar om (t ex reseersättning el rubrik på föreläsning)
När kostnaden uppstod (datum)
Vid fakturering för inköp anges organisationsnummer:
Folkbildningsföreningen 846003-9798