Cours 3 : Animation, communication, travail d'équipe (LPro, IDEISST)

1. Animation, communication,
travail d’équipe
Manip. Freemind, outil de représentation graphique des idées
Animer une réunion…etc
Françoise GOUZI. Licence Pro IDEISST (MAJ oct. 2015)
1

2. La communication du projet
 Vendre son projet
 S’assurer de l’appui du commanditaire tout au long
du projet
 Informer l’équipe projet et les acteurs concernés
 Pallier aux risques et freins (humains le plus
souvent)
2

3. Définir les axes, cibles et moyens de
communication
 Mettre en place tous les canaux d’échanges
d’informations entre les acteurs.
 Promotionnelle
 Opérationnelle
 Informative
3

4.  Ce plan doit respecter la politique, stratégie et tactique
de communication définies au préalable
 Afin de renforcer le caractère unique et fédérateur du
projet :
 L’identifier avec nom + logo (l’ensemble des documents du
projet doivent être identifiés par l’ensemble des acteurs – nom
+ logo doivent y figurer)
4

5. Phase 6 : Pilotage
Etapes : Lancement - Réalisation
5

6. 1/ Lancement
 Cette phase de pilotage
nécessite le moins de
dépenses de ressources.
 L’energie se concentre sur la
réalisation du produit
 Gde régularité ds la gestion
de la doc + gde discipline
dans la prépa et tenue des
réunions
 C’est le moment où le plan
de com va être mis en
oeuvre
 Clef du projet = mobilisation
des acteurs /motivation
 Lancer la réalisation
 Mettre en oeuvre le plan
de communication
6

7. Lancer la réalisation
 Une réunion de lancement au niveau des acteurs
opérationnels (équipe projet)
 Une réunion d’information
 La communication des documents -dernière version-
(planning, note de cadrage, plan de com ou PC)
7

8. Mettre en oeuvre le plan de communication
 Entre mise au point du PC et démarrage de phase
réalisation, le comportement des acteurs peut évoluer 
prévoir chgts possibles
 Lancer la mise en oeuvre des actions de com. prévues
au début de cette phase (et préparer celle de toutes les
actions qui vont se réaliser pdt la phase de pilotage)
 Communiquer ni trop tôt ni trop tard
 Ne jamais oublier qu’une mauvaise communication agit
directement sur les acteurs, leur motivation et donc sur le
projet et les objectifs
8

9. Actions à entreprendre pour cela
 Vérifier si le PC est toujours d’actualité
 Ajouter ou supprimer des actions de communication
 Valider l’impact sur la planification
 Communiquer aux acteurs principaux les modifs
 Faire valider au commanditaire ou au Comité de pilotage
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10. 2/Piloter la réalisation du produit
 Récupérer l’info concernant
ce qui a été réalisé
(“reporting”)
 Intégrer ce qui a été réalisé
dans les documents de suivi
 Comparer ce qui a été prévu
et ce qui a été réalisé
 Planifier les réajustements
éventuels
 Les communiquer
Et en plus…..
 Management de l’équipe
projet
 MAJ de la planification
 MAJ de la documentation
projet
 Mise en oeuvre des
réunions prévues dans le
PC
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11. 2/Piloter la réalisation du produit
Observer
Comparer
Intégrer
Enregistrer
Réajuster
Communiquer
11

12. 2/Piloter la réalisation du produit
Actions à entreprendre Conseils
 Mettre à jour de manière
régulière les outils de
cartographie des
ressources humaines
 Réajuster en permanence
la stratégie de
communication
 Phase difficile = tenir les
bonnes résolutions prises pdt la
phase de prépa. et respect des
engagements pris.
 Recadrer rapidement les
ressources qui dérapent
(retard..) car le projet est piloté.
 Un chef de projet à l’écoute
(ressources humaines, cas
individuel)
 Pas de décision hâtive !
 Conserver le caractère formel
des réunions même si
sympathie /acteurs
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13. Organiser des réunions efficaces
Source : R. Bachelet cours Outils basiques
13

14. 1/ Participants / Rôles à tenir
 La réunion va-t-elle se dérouler ?
- Fixer une date ni trop ni trop tard p.e via DOODLE
…avec les bons participants ?
- Les personnes présentes sont-elles les bonnes ?
 Pourquoi investit-on du temps ?
- Préparer la réunion : 1h de réunion = jusqu’à 4 de préparation
- Avant de commencer, balayer les objectifs de la réunion
 Deux rôles à tenir
- L’animateur est le garant de l’efficacité/temps et de l’OJ
- Le secrétaire rédige et envoie le compte rendu
 Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ?
- Un compte rendu doit déboucher sur des objectifs d’actions précis
14

15. 2/Qu’est-ce qu’un bon objectif ?
CAMERA
 Cadré (spécifique, précis,
défini)
 Approuvé, consensuel
 Mesurable, critère de
validation donné
 Échéance précise dans le
temps, daté
 Réaliste, faisable
 …mais Ambitieux
Cf objectifs SMART
On n’impose pas un objectif à quelqu’un,
on le discute (ou idéalement c’est la
personne ou le groupe qui propose
l’objectif qu’elle souhaite atteindre)
Ne demandez pas « d’être moins fermé »
mais proposez « de prendre la
responsabilité de tel travail collectif ou
d’animer tel type de réunion »
Trop facile, un objectif n’est pas
stimulant. Trop difficile, risque de se
décourager.
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16. 3/ Quatre types de réunion
Réunion technique
 Participants : membre(s) de l’équipe concernés, spécialistes du
domaine, client…
 But : approfondir des points précis
 Séquences : OJ, traitement point/point, objectifs
 Durée : peut prendre du tps !
Réunion de chantier
 Participants : avec les encadrants, le comité de pilotage
 But : présenter l’avancement
 Séquences : OJ, présentation, questions, (délibération), bilan
 Durée : jamais plus d’une heure
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17. 3/ Quatre types de réunion
Réunion interne :
- Participants : toute l’équipe
projet
- But : suivre l’avancement
- Séquences : OJ, traitement
point/point, objectifs
Stand-up meeting
- Participants : membres
disponibles
- But : faire un point rapide
- Séquences : tour de table,
traitement pt/pt, objectifs
- Durée :
très courte
Contrôle : le travail étant réparti au sein de différents pôles,
chacun présente ses avancées au groupe et valide ses
objectifs de la semaine.
Entre-aide : En cas de blocage, la réunion permet d’exprimer
le pb et l’ensemble du groupe cherche à résoudre la
situation.
2 fois/semaine – le lundi et le jeudi, les 7 membres du groupe
projet se rencontrent à la pause de 10h pour discuter de leur
avancement et de leurs blocages
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18. 4/ Les comptes-rendus de réunion
1/Contenu
- Informations, décisions, actions
2/Conseils
- Modèles de comptes rendus
- Voir fiches pratiques utilisables via google docs (partageable, modifiable)
- En mind map au format Freemind, flash, Mindmeister (payant)
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19. Le compte-rendu, les « plus »
 La cohérence : le modèle CR est standard
 Les objectifs sont détaillés (voir modèle « Todolist »)
- Responsable / livrable concret et précis /date de fin/charge de travail …
 Suivi : Commencer par balayer la « todolist » en cours
 La simplicité : si les CR sont courts, plutôt que de multiplier les
fichiers morcelés, les enchaîner sur le même doc. partagé
 La rapidité d’action : le CR est envoyé aux participants et aux
absents sous 48h
- L’approbation est demandée …par défaut (si nécessaire merci de bien
vouloir amender avant le XX/XX)
 Enfin, pour améliorer vos propres réunions, vous pouvez
utiliser le modèle : check-list : efficacité d’une réunion projet
19

20. 20

21. Représentation graphique des idées
Mindmap et cartes conceptuelles
21

22. Le mind map
(source cours en ligne : Rémi Bachelet http://gestiondeprojet.pm )
 Une carte conceptuelle (concept map en anglais), dont
la variante simplifiée est la mind map ou carte
heuristique, est un diagramme qui représente les liens
entre différents concepts. En gestion de projet, elle
permet d’animer des brainstorming ou des réunions.
 Mieux travailler individuellement et en groupe sur des
sujets complexes.
22

23. La carte conceptuelle
Objectifs d’une carte conceptuelle :
 Représenter et organiser l'univers d’une question de
départ, d'un texte…
 Fournir une image plus «parlante» pour l'esprit, quand
le langage écrit et oral atteint ses limites.
 Faciliter l'apprentissage et l'appropriation de concepts
difficiles
 Travailler en groupe et communiquer ses idées en
public
Deux types de cartes :
 en graphe = Carte conceptuelle / Concept map
 en arbre = Carte heuristique / Mind map
23

24. Chapitre 1 :
Fondamentaux des cartes
conceptuelles
 Qu’est-ce qu’une carte conceptuelle ?
 Le résultat attendu
 Comment évaluer sa qualité
 Types de cartes selon leur forme générale
Chapitre 1/3
24

25. La carte conceptuelle : quoi, pourquoi ?
Carte conceptuelle
Représentation graphique
est
Concept(s)
1 individu ou +
composée de
Perçu(s) par
dépasser les limites descriptives
du langage parlé et écrit
Structurer / hiérarchiser
un grand nombre d’infos
Permet de
relations
interconnectés
Cerveau gauche + droit
sollicite
Analytique
Logico-déductif
abstraction
langage
synthétique
global
action
images
Fonctionne en mode
créativité
compréhension
mémorisationCe qui favorise
Schéma par Caroline Verzat
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26. Évaluer une carte conceptuelle
Bonne carte conceptuelle
concept(s)
si
pertinents
bien sélectionnés
Pas d’oubli important
Hierarchisés général  spécifique
Qualité visuelle
Regroupés par équivalence
Bien organisés
Schéma équilibré
liens
Pas d’oubli
important
nature du lien
bien repérés
pertinents
sont
=
et si
sont
=
causalité
subordination
exemple
attribut
condition
….
peut être
double portée
Explication du contexte
générique (transférable)
=
ont
et si
Couleurs, gras, encadrés, images…
faisant ressortir la structure
Deux
conditions
explicitent
Schéma par Caroline Verzat
26

27. La structure des cartes
reflète un type de théorie explicative
« chaîne »
Raisonnement
séquentiel et causal
« étoile »
« réseau »
Acquisition de
connaissances
cloisonnées
Interconnexion
des concepts
27

28. Chapitre 2 :Développer et présenter une
carte conceptuelle
 Aspect général d’une carte
 basique
 bien présentée
 Énoncé d’une proposition et choix des mots de liaison
 Méthode de conception par étapes
 Solution logicielle proposée
 Exemples de cartes
Chapitre 2/3
28

29. Aspect général d’une carte basique
29

30. Une carte plus sophistiquée
Cours de méthodologie de la recherche : Carte source au format VUE
30

31. Propositions
(unités de sens)
Concept (un
nom)
... affecte ...
... cause ...
... contredit ...
... dépend de ...
... est associé avec ...
... est ...
... est composé de ...
... est un intrant de ...
... est un phénomène de ...
... est un symptôme de ...
... est une condition pour ...
... est une conséquence de ...
... est une manifestation de ...
... est une partie de ...
... est une propriété de ...
... inclus ...
... influence ...
... produit ...
…
Concept (un
nom)
Mot de liaison (un
verbe)
Deux propositions
1) Les ondes transportent de l’information
2) Les ondes transportent de l’énergie
Diapositive reprise de André Laflamme
Cartes conceptuelles, proposition de mots de
liaison « L’analyse des relations » de Christian
Barette, 2002
Énoncé d’une proposition
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32. Méthode de conception par étapes
1. Élaborez et faites valider la question de départ à laquelle
votre carte conceptuelle tentera de répondre.
 Claire et précise
 Pertinente/utile
 Ciblée : faisable / temps et connaissances disponibles
2. Recensez les concepts
 Généraux associés à la question de départ,
 Puis les concepts plus spécifiques par ex. ceux associés, non à la
question de départ, mais qui permettent de détailler les concepts
généraux .
3. À partir de cette liste, établissez le schéma d’ensemble de
la carte.
 Regroupez et hiérarchisez les concepts.
4. Reliez les concepts entre eux pour former des propositions.
 Validez pour que cela fonctionne selon différents sens de lecture.
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33. Méthode de conception par étapes(suite)
5. Enrichissez en ajoutant des exemples ou des ressources
 url, images, etc..
6. Révisez votre travail
 ajout de sous-concepts, de relations,
 boîte pour faire des regroupements,
 forme, couleur et taille de police unique pour tous les exemples..
 donner un titre « accrocheur » à la carte
7. Imaginez étape par étape la manière dont vous allez
présenter la carte et préparez la réponse aux
questions/objections prévisibles.
5. Présentez et partagez votre carte conceptuelle
N’oubliez pas ! une bonne carte ce n’est pas juste des
relations entre des concepts, une bonne carte « raconte »
quelque chose, elle expose une thèse
33

34. Thomas Briand
37 Carte au format LUCIDCHART

35. Chapitre 3 :
Les cartes heuristiques ou mind maps
 Une alternative aux cartes conceptuelles
 Brainstorming,
 Prise de notes
 Gestion de projet
 Solutions logicielles
 Exemples
Chapitre 3/3
38

36. Les cartes heuristiques
• ≠ du modèle relationnel,
• représentation hiérarchique de la mind map
• Plus rapide : une seule relation = la décomposition
• Utile pour mettre des idées au clair lors d’une réunion, faire un
brainstorming, analyser rapidement un problème …
Schéma : source
39

37. Exemple plus développé
Mind map de brainstorming de définition de projet en pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister et éditable au format Freemind40

38. Réaliser vos Mind maps
La solution idéale est Freeplane :
 C'est un logiciel libre et multi-plateformes.
 Une alternative « cloud computing / groupware » : MindMeister
Exemples d’utilisation de Freeplane:
 Mind map de brainstorming de définition de projet (cf. page précédente).
 Schéma de compte-rendu de réunion en pdf, en svg, en flash, sur Mindmeister et au
format Freemind
41

39. Utilisation de Freeplane
 En édition :
 C’est très rapide
 Déplacer les bulles en les attrapant avec la souris (drag and drop)
 Entrée : créer une nouvelle une bulle au même niveau
 Inser : créer une bulle au niveau inférieur
 Texte d’une bulle
 Changer tout le texte d’une bulle : taper un texte lorsque la bulle est sélectionnée
 Éditer le texte : F2
 Ctrl-k : insérer un lien
 Clic droit : couleurs etc..
 Présentation rapide
 Mise en forme/mise en forme automatique
 En présentation :
 Cliquez sur un nœud pour ouvrir/fermer les bulles-filles
42

40. WikiMindMap
Carte heuristique automatique
 Par exemple, de l’article [[carte heuristique]] de Wikipédia
43

41. 44

42. Conclusion
 Conseils
 Retour sur les objectifs
 Pour en savoir plus
 Liens et ressources
45

43. Conseils
Ne confondez pas carte conceptuelle et mind map
 .. et utilisez le bon outil
 Résumer un texte => mind map
 Traiter une question complexe => carte conceptuelle
N’oubliez pas de commencer par définir votre question
de départ
 Claire et précise
 Pertinente/utile
 Ciblée : faisable / temps et connaissances disponibles
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44. Éventail d’utilisation
S’organiser
Réfléchir
Usage
collectif
Usage
individuel
Se préparer :
• Aller à l’essentiel dans un
programme de travail,
• Concevoir une
présentation orale ou le
plan d’un rapport
Trouver des idées :
• Animer un brainstorming
Apprentissage individuel:
• Prendre des notes
• Mémoriser, survoler un texte long
• Résumer des informations
• Chercher des solutions à un problème
Gestion de projet :
• Animer une réunion
• Lister les tâches
• Répartir le travail
• Prioriser, planifier
Communiquer :
• Présenter des idées à un public
• Faire un compte-rendu
• Clarifier les éléments d’une
négociation
Apprentissage collectif :
• Analyser ensemble les ramifications
d’une question complexe
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45. Pour en savoir plus
Guide rapide pour réaliser une carte conceptuelle
 Site de Marc Couture
 A Summary of Literature Pertaining to the Use of
Concept Mapping Techniques and Technologies for
Education and Performance Support
 La théorie qui sous-tend les cartes conceptuelles et la
façon de les construire
 https://framindmap.org/, Xmind, Cmap Tools
 Liste d'outils gratuits de Mind Mapping
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46. Sources images
 www.planetecampus.com
 www.unimedia.fr
 marcjulie.com
 la-formation-en-continu.errefom.fr
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