talk auf dem ux camp hamburg #uxcamphh 2018
zu zusammenarbeitsmodellen
– wer arbeitet wie für was sinnvoll zusammen? wie lassen sich projektrisiken sinnvoll benennen und eingrenzen? welche fragen gilt es neben den eigentlichen projektkosten zu beleuchten?
1. ux camp hamubrg, 20180811
Delegation, Co-Ordination, Co-Creation, Co-Operation
Zusammenarbeitsmodelle
Diana Frank – nutzerzentrierte Prozesse, München
@ux_muc
Aufgaben
2. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
Diana Frank
Experte für nutzerzentrierte Prozesse,
Customer Experience Strategie
manchmal einfach „nur“ Storytelling,
gerne Verknüpfung von real und digital…
Sonst so: draußen – Laufen, an der Isar oder Berge rauf. Und gutes Essen.
3. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#zusammenarbeitsmodelle
wer mit wem
für welche Aufgaben…
4. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#wermitwem
Organisationen:
Start-up
kleine Unternehmen
Mittelstand
Großunternehmen
Konzerne
Öffentliche Träger
Vereine, Interessengemeinschaften
(…)
haben
Eigentümer
Management
Mitarbeiter
---
Vorstand
Gremien
Betriebsrat
Gewerkschaft
Shareholder
Stakeholder
(…)
arbeiten mit
anderen Unternehmen/
anderen Bereichen
Agenturen
Beratern
Spezialisten
Leiharbeitern
externen Teams
Lieferanten (Liefergegenstand)
(stragetischen) Partnern
(Kunden)
für/ mit
Kunden
Interessenten
Konkurrenten
---
Verbände
Regularien
nicht Teil des Vortrags
5. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#aufgabe
was soll getan werden?
bekannt
grob umrissen
undefiniert
Das Problem ist noch nicht identifiziert?
6. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#aufgabe
was soll getan werden?
bekannt
grob umrissen
undefiniert
Das Problem ist noch nicht identifiziert?
in welchem Bereich?
Kerngeschäft (1)
Erweiterung (2)
Spielwiese (Innovationsprojekte & Co) (3)
Research/ Forschung
Spezialthema (4)
Sonderanlaß (z.B. Messe) (5)
2 3
4
5
1
7. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#aufgabe
was soll getan werden?
bekannt
grob umrissen
undefiniert
Das Problem ist noch nicht identifiziert?
in welchem Bereich?
Kerngeschäft (1)
Erweiterung (2)
Spielwiese (Innovationsprojekte & Co) (3)
Research/ Forschung
Spezialthema (4)
Sonderanlaß (z.B. Messe) (5)
eigene Expertise?
wenn andere so etwas machen wollen fragen sie uns
können wir aus Bekanntem ableiten/ weiterentwickeln
wir wissen was wir brauchen
wir können die Lösung der Aufgabe bewerten
haben wir noch nie gemacht
haben wir schon gemacht, können wir nicht (gut genug)
können wir nicht
2 3
4
5
1
8. #bewertung
Kompexität der Aufgabe
Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
abhängig
einfach komplex
isoliert
delegierbar,
automatisierbar?
braucht
Umsetzungskompetenz
braucht
Integration
braucht
(Organisations)
Wissen
9. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#risiken
zu langsam
zu teuer
falsche Aufgabe gelöst
Qualität stimmt nicht
- Folgekosten
- Imageverlust
ist nicht nachhaltig
- verlorenes Wissen
- nicht reproduzierbar
Abhängigkeit (von Systemen/ Dienstleistern)
Wissen geht an Konkurrenz
mangelnde Integration
- paßt nicht zur Organisation
fehlende Akzeptanz (Kunde/ Mitarbeiter/ Management)
(…)
10. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#ausgangsthese
Nicht jedes Zusammenarbeitsmodell
funktioniert für jedes Unternehmen zu jeder
Zeit.
11. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
was und wann
geben Hinweis auf ein sinnvolles
wie…
Es ist abhängig der Art der Aufgabe, dem Reifegrad
der Organisation UND dem Willen zu lernen bzw.
Verantwortung und Risiko selbst zu tragen.
12. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#reifegradmodell
Reifegrad 1
nicht fähig und nicht willig
Reifegrad 2
nicht fähig, aber willig
Reifegrad 3
fähig, aber nicht willig
Reifegrad 4
fähig und willig
Teilaspekt der im Jahr 1977 von Paul Hersey und Ken Blanchard entwickelten Theorie des Situativen Führens.
https://de.wikipedia.org/wiki/Reifegradmodell_(Führungslehre)
14. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#ISO-9004:2009-reifegradmodell
Stufe 1
initial
Stufe 2
gemanaged/ wiederholbar
Stufe 3
definiert/ etabliert
Stufe 4
qualitativ gemanaged/ vorhersehbar
Stufe 5
optimiert
unterschiedliche Begrifflichkeiten, teilweise ergänzt durch Level 0: unvollständig/ zufällig
eher anwendbar auf einzelne Prozesse und
Ogranisationsformen im Allgemeinen
–––
Aufgaben für Zusammenarbeit ergeben
sich auf unterscheidlichen Ebenen mit
unterschiedlichen Zielsetzungen, teils mit
der Absicht bestehende Strukturen zu
durchbrechen.
17. ( )
Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
Reifegrad
der Organisation
Lernwille Wissen (wieder)verwenden?eye
time Zeit Verfügbarkeiten? Ergebnisdruck? Zeit zu lernen?
shield Verantwortung nehmen, delegieren
piggybank Budget (zu)viel, (zu)wenig
nodes Wandel(barkeit) eigene Veränderungsfähigkeit
18. ( )
Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
Reifegrad
der Organisation
Lernwille Wissen (wieder)verwenden?eye
time Zeit Verfügbarkeiten? Ergebnisdruck? Zeit zu lernen?
shield Verantwortung nehmen, delegieren
piggybank Budget (zu)viel, (zu)wenig
nodes Wandel(barkeit) eigene Veränderungsfähigkeit
Strategische Fragen
Kosten
persönliche Interessen,
Firmenpolitik, hidden Agendas
Organisationsentwicklung
19. Potential und Abhängigkeiten erkennen.
Welche Interessen werden verfolgt?
Was ist leistbar, zu welchem Zeitpunkt?
Was ist gleichzeitig machbar?
Welche Kompetenzen sind vorhanden UND verfügbar?
Wie steuern – nach innen, nach außen?
Was paßt zur eigenen Arbeitsweise/ Kultur?
Was kann isoliert, was muß im Kontext betrachtet werden?
Welches Risiko ist man bereit zu nehmen?
Überblick verschaffen,
ehrliche Entscheidungen treffen…
Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
20. #zusammenarbeitsmodelle
Arbeitsmodell:
Delegation
Co-Ordination
Co-Creation
Co-Operation
Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
Hauptmerkmal
Auftragsvergabe
intern/extern
Aufgabenverwaltung
Erweiterung
Kompetenz
gemeinsame Aufgabe
Verantwortung
für das Ergebnis wird
abgegeben
Umsetzungsverantwortung
abgeben, organisatiorische
Veranwortung bleibt
Umsetzungsverantwortung
wird geteilt
Strategische Verantwortung
wird geteilt
wer?
Dienstleister
Agenturen
andere Abteilungen (…)
Umsetzungspartner, Spezialisten,
Inhouse-Teams, Lead-Agenturen
(…)
Spezialisten, Inhouse-Teams,
andere Abteilungen, strategische
Partner (…)
früher: andere Unternehmen
heute auch: strategische Partner,
klassische Dienstleister (…)
22. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#delegation beispiele
typische „einfache“ oder isolierte Aufträge:
• wir brauchen eine neue Landingpage
• Programmierung einer App
• Messestand
exemplarisch „komplexe“ Aufträge:
Rechtemanagement für alle Icons unserer
Partner samt Reinzeichnung der Icons
(Anzahl Partner unbekannt, Formate grob vordefiniert, Anzahl
Märkte und Rechtsgrundlagen unklar, Budget gedeckelt)
selbsterklärenden Angebotsfinder aus
bestehendem Angebot konzipieren und
umstetzen
(leider ohne Übersicht über die historisch gewachsenen
Angebote und wie diese aktuell technisch zusammen
funktionieren – daran wird noch gearbeitet…)
wer wird gefragt es zu tun?
• Agentur oder Inhouse-Abteilung
• Externe
• kleine spezialisierte Teams
• Dienstleister
• der, der uns sonst auch hilft…
23. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#delegation beispiele
typische „einfache“ oder isolierte Aufträge:
• wir brauchen eine neue Landingpage
• Programmierung einer App
• Messestand
exemplarisch „komplexe“ Aufträge:
Rechtemanagement für alle Icons unserer
Partner samt Reinzeichnung der Icons
(Anzahl Partner unbekannt, Formate grob vordefiniert, Anzahl
Märkte und Rechtsgrundlagen unklar, Budget gedeckelt)
selbsterklärenden Angebotsfinder aus
bestehendem Angebot konzipieren und
umstetzen
(leider ohne Übersicht über die historisch gewachsenen
Angebote und wie diese aktuell technisch zusammen
funktionieren – daran wird noch gearbeitet…)
wer wird gefragt es zu tun?
• Agentur oder Inhouse-Abteilung
• Externe
• kleine spezialisierte Teams
• Dienstleister
• der, der uns sonst auch hilft…
nach Aufzeigen des Risikos
Projekt zu teuer. Scope mußte
klarer definiert werden.
24. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#delegation beispiele
typische „einfache“ oder isolierte Aufträge:
• wir brauchen eine neue Landingpage
• Programmierung einer App
• Messestand
exemplarisch „komplexe“ Aufträge:
Rechtemanagement für alle Icons unserer
Partner samt Reinzeichnung der Icons
(Anzahl Partner unbekannt, Formate grob vordefiniert, Anzahl
Märkte und Rechtsgrundlagen unklar, Budget gedeckelt)
selbsterklärenden Angebotsfinder aus
bestehendem Angebot konzipieren und
umstetzen
(leider ohne Übersicht über die historisch gewachsenen
Angebote und wie diese aktuell technisch zusammen
funktionieren – daran wird noch gearbeitet…)
wer wird gefragt es zu tun?
• Agentur oder Inhouse-Abteilung
• Externe
• kleine spezialisierte Teams
• Dienstleister
• der, der uns sonst auch hilft…
es konnte ein anderer
Konzeptansatz gefunden werden
– ohne Angebotsfinder.
nach Aufzeigen des Risikos
Projekt zu teuer. Scope mußte
klarer definiert werden.
25. #delegation
Voraussetzung:
klare Definition von Aufgabe, Ergebnisart und
Qualität im Vorfeld notwendig.
Risiko:
Qualität
Termintreue
Einflussnahme im Verlauf gering
Gefahr von Abhängigkeit mangels Kompetenzaufbau
Fähigkeit zur Bewertung des Ergebnisses muß
gegeben sein
Vorteil:
bedingte Skalierbarkeit
scheinbare Kostentransparenz
Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
man lernt seinen Dienstleister besser kennen und ob man sich auf ihn
verlassen kann
Ergebnisverantwortung ist nach außen verlagert
Kontrolle verborgener Interessen mitunter schwer
Ausrichtung Dienstleister auf bestehende Strukturen
für Spezialthemen mitunter Diktat des Dienstleisters
direkte Verbindung von Zeit zu Budget (oder Qualität), Kosten für Vorbereitung und
Risiko werden oft vergessen
oder
eye
time
shield
piggybank
nodes
26. #delegation für was und wo?
Ux camp hamburg, 20180811
abhängig
einfach komplex
isoliert
delegierbar,
automatisierbar?
braucht
Umsetzungskompetenz
braucht
Integration
braucht
(Organisations)
Wissen
Kerngeschäft (1)
Erweiterung (2)
Spielwiese (Innovationsprojekte & Co) (3)
Research/ Forschung
Spezialthema (4)
Sonderanlaß (z.B. Messe) (5)
x
O
x
O
check
check
2 3
4
5
1
Diana Frank @ux_muc
braucht klare Aufgabe
offen bleibt Kostenfrage
und Qualität
Expertise gegen Geld.
je näher am Kerngeschäft oder
an vernetzten Prozessen, je höher
Risiko und Abhängigkeit.
27. Ux camp hamburg, 20180811
#co-ordination
Aufgaben
Diana Frank @ux_muc
28. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#co-ordination beispiele
typische „einfache“ oder isolierte Aufgaben:
• Qualitative und quantitative Usability Tests
• Konzepterstellung Portal inhouse
• Messestand
exemplarisch „komplexe“ Aufgaben:
Lastenhefterstellung für Selbst-Service-Portal
(samt Abstimmung mit allen Schnittstellen, wer was bis wann
liefern muß um über verteilte Services die notwendigen Daten
aus den Bestandssystem zur Verfügung zu stellen)
wer wird gefragt es zu tun?
• Spezial-Agentur/ Labor
• Spezial-Dienstleister
• Experten, projektweise für Aufgaben
intern (aus Fachteam oder extern)
• Beratungsteams, Teams die vor Ort
gesamte Arbeitspakete übernehmen
(teils samt Co-Ordinations-Aufgabe)
29. #co-ordination
Voraussetzung:
Klare Aufgabe, Überblick, Verfügbarkeit für
Abstimmung, hinreichend Wissen über Inhalt und
Zusammenhang
Steuerungsfähigkeit
Eventuell ein hohes Maß an Organisationskenntnis
Risiko:
hohe nicht aufgabenrelevante Kosten, Overhead
eingeschränkte Kostentransparenz
Mangel an direkter Kommunikation (Stille Post)
hierarchische Entscheidungswege, fehlende
Transparenz über Entscheidungen, Dokumentation
Ergebnisqualität
Synergien gehen verloren, falls vom Co-Ordinator
fachlich nicht verstanden
Vorteil:
Monitoring, zentraler Ansprechpartner
Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
wenn man den Überblick behält, recht gutes Monitoring
Organsiationsanforderung vor Lösungskompetenz
Ergebnisverantwortlich bei geringer inhaltlicher Beteiligung.
je nach Kultur kann diese Zusammenarbeitsform flexibel gestaltet werden
Eigenleistung kann Kosten senken. Große Teile der Kosten (Zeit, Geld) sind nicht
aufgabenrelevant
eye
time
shield
piggybank
nodes
31. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#co-creation
Aufgabe
32. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#co-creation beispiele
typische „einfache“ oder isolierte Aufgaben:
• Persona-Workshops für 4 Märkte
• Pilotprojekt Handelsplattform
• Product-Lab als inhouse Forschungsprojekt
• Whitelable-Lösung für Travel-Portal (B2B2C)
exemplarisch „komplexe“ Aufgaben:
Neues Design und Migrationskonzept für CMS
Ablöse eines Portals mit 50.000 Content Seiten
(Als geschlossenes Arbeitspaket geplant, wurde die Sorge des
Auftragsgebers und die Machbarkeit durch den CMS-Dienstleister
erst in gemeinsamem Content-Review-Workshop geklärt. Zitat
CMS Dienstleister: normalerweise kommen Agenturen mit einem
fertigen Konzept von ein paar Hundert Seiten und dann schicken
wir sie wieder nach Hause und sie müssen alles neu machen…)
wer wird gefragt es zu tun?
• Agentur-Team + Spezialist + Kunde
• Agentur-Team + Moderation/ Spezialist
+ Spezial-Dienstleister
• Inhouse-Team + externer Spezialist
• Inhouse-Teams + externe Berater
33. #co-creation
Voraussetzung:
Moderation
Zeit und Commitment der Beteiligten
Klares Ziel, Aufgabe die daraus folgt kann im Verlauf
erarbeitet werden.
Risiko:
fehlende KPI
Stakeholder nicht verfügbar
Spielwiese statt Ergebnis
mangelnde Akzeptanz bei nicht Beteiligten
Ergebnissicherung, Integration des Ergebnisses
Vorteil:
Akzeptanz bei den Beteiligten
schnell
zielführende Ergebnisse
Kompetenzgewinn
Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
Kompetenzgewinn
volle Ergebnisverantwortlichkeit aller Beteiligten, Wissen wird geteilt, auch internes,
gute Vertrauensbasis erforderlich, Organisatorisch verantwortet der „Sponsor“
Ausrichtung auf Kultur und Wachsen (Organisationsentwicklung)
Planung, Etablierung der Zusammenarbeitskultur brauchen Zeit
Beteiligung (teurer ) Stakeholder notwendig (interne Kosten sind Kosten)
eye
time
shield
piggybank
nodes
34. #co-creation
Ux camp hamburg, 20180811
abhängig
einfach komplex
isoliert
delegierbar,
automatisierbar?
braucht
Umsetzungskompetenz
braucht
Integration
braucht
(Organisations)
Wissen
Kerngeschäft (1)
Erweiterung (2)
Spielwiese (Innovationsprojekte & Co) (3)
Research/ Forschung
Spezialthema (4)
Sonderanlaß (z.B. Messe) (5)
O
check
check
check
check
check
2 3
4
5
1
Diana Frank @ux_muc
braucht interne Stakeholder
und Wissensträger und
Vertrauensbasis.
klares Ziel vereinbaren!
35. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#co-operation
Aufgabe
36. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
#co-operation beispiele
typische „einfache“ oder isolierte Aufgaben:
• Forschung für Automotive-Themen
• Forschungsdatenbankbetreiber und
Versicherer
• gemeinsame Produktentwicklung von
Unternehmen und Umsetzungspartner
(Gewinnbeteiligung statt Bezahlung)
exemplarisch „komplexe“ Aufgaben:
Weltbank, Versicherer, Rückversicherer, Welt-
gesundheitsorganisation entwickeln Regelwerk
und Fondstruktur für Versicherbarkeit von
Epidemien (PEF)
wer wird gefragt es zu tun?
• Partner mit Spezialwissen und
gemeinsamem Interesse an einer
Aufgabe
• Organisationen, Partner
• die, die es tun können…
• Experten
37. Etablierung der Zusammenarbeit. Bei räumlicher Ferne hohe Abstimmungsaufwände.
Beteiligung (teurer ) Stakeholder notwendig (interne Kosten sind Kosten)
#co-operation
Voraussetzung:
klares Verständnis über das gemeinsame Ziel und
gegebenfalls dessen Abgrenzung
Risiko:
Vertrauen und Zufriedenheit bei den Partnern
Ungleichgewicht der Partner, Nehmer und Geber
wettbewerbsrelevantes Wissen schwer zu schützen
Eigeninteressen vor gemeinsamem Ziel
Entscheidungswege
Abstimmungsaufwände
Vorteil:
Stärken um Stärken ergänzen
Kompetenzerweiterung ohne eigene (neue)
Mitarbeiter
Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
Komplementärkompetenz, umfangreicher Wissenstransfer
geteilte Verantwortung. Risiko teilweise außerhalb des eigenen Handlungsraums.
Hidden Agendas als klares Risiko.
Kulturherausforderung bei unterschiedlicher Ausgangsbasis. Treffen auf
Augenhöhe notwendig.
eye
time
shield
piggybank
nodes
38. Kosten-Nutzen
#co-operation
Ux camp hamburg, 20180811
abhängig
einfach komplex
isoliert
delegierbar,
automatisierbar?
braucht
Umsetzungskompetenz
braucht
Integration
braucht
(Organisations)
Wissen
Kerngeschäft (1)
Erweiterung (2)
Spielwiese (Innovationsprojekte & Co) (3)
Research/ Forschung
Spezialthema (4)
Sonderanlaß (z.B. Messe) (5)
O
check
check
check
check
check
2 3
4
5
1
Diana Frank @ux_muc
Klares Ziel vereinbaren!
braucht Kultur für gemeinsames Ziel. Akzeptanz und Identität als
Herausforderung für große Unternehmen. Augenhöhe für kleinere
Partner?
42. Nachhaltigkeit beginnt bei Organisation & Mindset.
Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
<< ambivalent >>mag >>
genügt sich selbst
<< erwartet Produktivität
<< versteht, mehr oder weniger >
< ambivalent >>
<< versucht zu erreichen
43. << ambivalent >>mag >>
genügt sich selbst
<< erwartet Produktivität
<< versteht, mehr oder weniger >
< ambivalent >>
<< versucht zu erreichen
Nachhaltigkeit beginnt bei Organisation & Mindset.
Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
Nutzer selbst: Hat ganz andere Fragen und Probleme…
< spürt die Auswirkung >>
44. Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
Verantwortungfür
positive Markenwahrnehmung und
Kundenerlebnis
ist nicht delegierbar.
… sonst zahlen Organisation UND Kunde langfristig den Preis.
Selbst die beste (Kundenzufriedenheits-)Kampagne schadet, wenn am Ende
Produkt- und Service-Versprechen nicht eingelöst werden…
45. stay in contact
Ux camp hamburg, 20180811
Diana Frank @ux_muc
muc@dianafrank.de
xing.to/UX
de.linkedin.com/in/frankdiana/
@ux_muc