Este documento describe la metodología para realizar un diseño conceptual de la implantación de SAP/R3 en una organización empresarial. El diseño conceptual incluye fases como la organización del proyecto, el análisis de la situación actual, la definición de requerimientos y la elaboración de un modelo técnico y de negocio. El objetivo es asegurar el éxito de la implantación mediante la alineación de la estrategia, procesos y sistemas de la empresa con SAP/R3.

1. Metodología de análisis del impacto
de la implantación de SAP/R3 en
una organización empresarial:
diseño conceptual SAP/R3
Introducción Para evitar situaciones que generen insatis-
En la actualidad, y como respuesta a múlti- facción en la empresa cliente y pueden poner
ples condicionantes, gran par te de las em- en peligro un proyecto extenso tanto en tiem-
presas están planteándose confiar sus sistemas po como en recursos humanos y monetarios,
de información a paquetes de software es necesaria la elaboración de un proyecto
estandard, también conocidos como ERP inicial de Diseño Conceptual de SAP R/3. Así
(Enterprise Resource Planning). Estas solu- mismo es importante la metodología de im-
ciones, que nacieron como respuesta a las plantación con el objetivo de asegurar el éxito
necesidades de información financiera en las del cambio tecnológico en la organización
empresas, paulatinamente han incorporado derivado de la implantación de SAP R/3.
también funcionalidades de las áreas logísti- Este enfoque, combina la metodología propia
cas (Ventas, Producción, Gestión de Materiales, de SAP (ASAP) y la consecución de resultados,
Mantenimiento…) y últimamente podemos proporciona a la empresa cliente los siguientes
observar como incluyen dentro de su estan- análisis:
dard las más novedosas tecnologías (Inter- • Definición de resultados a obtener con la im-
net, Workflow, Gestión Documental…). plantación de SAP R/3 en el entorno empre-
Dentro de estos ERP destaca el producto sarial sujeto al estudio. Beneficios a conse-
Marta Sanz Sanz R/3 de SAP, que tanto por su tecnología guir derivados directamente de la
Ingeniero de ICAI (1992) y master en como por su cuota de mercado está llamado implantación y focalización de beneficios in-
Manufacturing Engineering & Manage- a conver tirse en el estandard empresarial. directos o no fácilmente identificables.
ment por la Universidad de Birmingham Pero la implantación exitosa de SAP está • Definición de la estrategia de implantación,
(UK). Su experiencia profesional es de sujeta a múltiples factores, tanto tecnológicos orientando el proyecto a la cobertura de los
siete años en REE (Red Eléctrica de como funcionales y organizativos (gestión de procesos empresariales básicos para el
España) en Gestión de Proyectos, tres equipos, conocimiento del producto, reinge- negocio de la empresa, (incluyendo una visión
años en DMR (Consultoría de Ges- niería, dimensionamiento de máquinas, es- sectorial), su secuencia de implantación en el
tión y Tecnologías de la Información) tructuras, análisis coste/ beneficio,…) que tiempo, y el grado de cobertura final de los
como jefe de proyectos de implanta- hace que muchas empresas no valoren mismos.
ción de SAP/R3 y actualmente es con- adecuadamente el reto que supone la im- • Evaluación de oportunidades para software
sultor senior. plantación de SAP en su entorno empresarial. complementario a SAP, que cubra las funciona-
22 anales de mecánica y electricidad / marzo-abril 2004

2. lidades requeridas por la empresa en el área ello el esfuerzo necesario para la implanta-
de tecnologías de la información, y que no ción. Se realiza en aquellos sectores o mer-
están cubiertas por el estándar de SAP R/3. cados en los que los sistemas de información
• Alineamiento de la estructura y plataformas no son elemento crucial en la estrategia
tecnológicas al análisis del impacto de SAP competitiva de las empresas.
R/3 y software complementario, definición • Implantación a medida: Es la más co-
del Modelo Tecnológico resultante. (Elabora- rriente , consiste en la definición de un
ción de un mini Plan de Sistemas). modelo de negocio y la adaptación de la
• Análisis del cambio organizativo por la im- empresa y de SAP R/3 al modelo de negocio
plantación del producto en la empresa y por la definido.
aplicación de las mejores prácticas de negocio • Implantación Roll out: Es aquella implan-
(reingeniería). tación en la que los requerimientos del
• Entrega de una visión completa de la solución sistema SAP R/3 ya están definidos, normal-
a implantar tanto por el nivel de detalle como mente por la empresa matriz, y por tanto la
por la concreción para la elaboración de las implantación consiste en la adaptación de
siguientes fases del proyecto, delimitando de este modelo a la situación específica de una
esta forma el ámbito de los proyectos futuros. empresa en cuestión (Mercado y legislación
De esta forma se consigue dimensionar del país).
correctamente la implantación SAP (Planifica-
ción de Tiempos, recursos, costes,…) y lo que Fases y Actividades
es más importante orientación del proyecto a El Diseño Conceptual SAP R/3 consta
la estrategia futura de la empresa cliente. de una serie de fases y actividades (ver Fi-
gura 1):
Resultados • Organización del Proyecto
El resultado de este estudio es beneficioso • Análisis de la situación actual
para la empresa cliente ya que le proporciona • Definición de requerimientos
los siguientes parámetros para la toma de • Elaboración Modelo Técnico y Modelo de
decisiones: Negocio
• Conciencia a la Alta Dirección del Alcance • Análisis del Impacto Organizativo
del proyecto SAP en la organización empre- • Gestión de Resultados
sarial y consigue su par ticipación desde el • Elaboración Plan de Implantación y Reco-
principio. mendaciones finales
• Determina si la empresa continua con la
implantación de SAP R/3 o por el contrario Ventajas
comprueba que no cumple con las expec- • Ahorro: La elaboración de este Diseño
tativas de la empresa por rendimiento o Conceptual ahorra tiempos en la implantación
coste.
• Facilita la elaboración de los objetivos a aco-
meter por el equipo de trabajo. Es una guía Figura 1. Diseño Conceptual SAP
para el seguimiento de los resultados a obte-
ner, y la evolución de los objetivos en el Análisis del Impacto Organizativo
tiempo.
• Adecuada gestión del proyecto para procu- Gestión de resultados
rar los recursos necesarios tanto humanos
como tecnológicos y financieros.
Modelo
Enfoques Técnico
Las actividades y documentación que cons- Organización Análisis de la Definición de Plan de
tituyen el Diseño Conceptual SAP R/3 de- del Proyecto Situación Actual Requerimientos Implantación
penderán del enfoque que cada empresa Modelo
Negocio
cliente aplique a la inversión en SAP R/3.
Se pueden identificar tres enfoques dife-
rentes a una implantación SAP: Control de Calidad
• Implantación completamente estándar:
Este tipo de implantación consiste en la
Business Blueprint (ASAP)
adecuación total de la empresa al funciona-
miento estándar SAP R/3, disminuyendo con
Metodología de análisis del impacto de la implantación de SAP/R3 en una organización empresarial: diseño conceptual SAP/R3 23

3. Figura 2. Organización del Proyecto
Sin embargo, conviene definir aquellas fa-
ses o actividades indispensables y comunes a
todo tipo de Diseño Conceptual SAP R/3,
Estructura independientemente del enfoque aplicado o
Organizativa
del tiempo y recursos dedicados al mismo.
Plan Inicial Medidas de
Lanzamiento Estas fases son las que se detallan a conti-
Proyecto Calidad
Estándares
nuación.
Procedimientos
Fase I: Organización del proyecto
El objetivo fundamental de esta primera
fase es iniciar el proyecto y asegurarse de
que existe una visión común para alcanzar
Tabla 1. Entregables de la Fase I los objetivos del proyecto. Para ello el equipo
SAP producirá un “Project Statement” que
Objetivos Productos: Proyect Statement
contendrá:
• Iniciación del Proyecto • Detalle estructura organizativa del equipo.
• Visión Común para alcanzar los objetivos • Infraestructura necesaria para el Proyecto.
• Alcance del proyecto, asunciones y factores
del Proyecto
críticos de éxito.
• Planificación del Proyecto.
• Estándares y procedimientos.
• Miembros de equipo, organización, roles y
responsabilidades.
• Modelos de Calidad.
• Resultados de las reuniones de lanzamiento.
• Plan de proyecto: Fases, tareas de los distintos
grupos de trabajo, documentación/entregables
de las distintas fases, plan de formación…
• Presupuesto del proyecto y necesidades.
En definitiva, se intentará conseguir y ase-
gurar que toda persona que se encuentre
Figura 3. Análisis de la Situación Actual involucrada, directa o indirectamente, en el
proyecto, conozca los objetivos del proyecto,
los procedimientos a aplicar, sus propias
Proceso de
Negocio
responsabilidades y los factores que son crí-
ticos en la realización del proyecto.
Contexto
Organizativo
Fase II: Análisis de la Situación
Valoración de Actual
Sistemas
El objetivo de esta segunda fase es com-
prender y valorar varios aspectos de la orga-
nización.
del Sistema R/3, ya que par te del Business El Modelo organizativo existente en la em-
BluePrint (Método ASAP) está ya realizado. presa, las relaciones de poder y distribución
• Calidad: Sienta las bases de control de cali- de la información de la empresa (formales e
dad que se llevará a cabo a lo largo de la informales). Si se trata de un grupo empresa-
implantación. rial habría que recabar información sobre las
• Flexibilidad y adaptabilidad: En algunos relaciones entre las distintas empresas.
casos no todas las fases o actividades son
necesarias para la realización del Diseño Definición de la estrategia futura
Conceptual SAP R/3. Así por ejemplo, en de la empresa
el caso de implantaciones roll out, el es- La dinámica de la operativa actual (Mapa
fuerzo necesario en la realización del Aná- de Procesos) de la empresa cliente. La apli-
lisis de la Situación Actual o en la defini- cación de SAP produce cambios en proce-
ción de los Requerimientos es mucho sos, por lo que el diseño futuro del modelo
menor que en implantaciones a medida, ya de procesos debe estar basado en la com-
que el sistema SAP R/3 vendrá en gran prensión de la operativa actual.
par te definido por las prescripciones de la El estado actual de los Sistemas de Infor-
matriz. mación, análisis de la cobertura de las necesi-
Por tanto las fases y actividades a realizar en dades de información que tiene la empresa,
un proyecto de Diseño Conceptual depende- detección de riesgos.
rán de la situación y necesidades específicas Alguno de estos análisis puede no ser
de cada empresa. necesario o no deben realizarse en detalle:
24 anales de mecánica y electricidad / marzo-abril 2004

4. Por ejemplo si los sistemas de información Tabla 2. Entregables de la Fase II
son inexistentes u obsoletos se podría obviar
la última fase o minimizarla en extremo. Objetivos Productos
El objetivo principal es comprender varios • Contexto Organizativo.
Fase III: Definición de aspectos de la organización empresarial • Procesos de Negocio.
Requerimientos • Modello organizativo existente en la empresa • Valoración de Sistemas de Información.
y relaciones (Formales e Informales).
Cuando una empresa se plantea la inver-
• Definición de la estrategia futura de la empresa.
sión en un ERP es que ha detectado que
• Mapa de procesos actual.
los Sistemas de Información que posee han
• Estado actual de los Sistemas de Información.
quedado obsoletos, y no cubren de manera
adecuada las necesidades actuales o futuras
de la empresa, o que el esfuerzo para cu-
brir estas necesidades no es eficiente en la Figura 4. Definición de Requerimientos
asignación de recursos o rentable econó-
micamente. La definición de los requeri-
Recolección Identificación Priorización
mientos consiste en la identificación de Requerimientos Origen Requerimientos
necesidades y exigencias específicas de la
empresa.
Los requerimientos permitirán perfilar la
configuración objetivo de la estructura, los
procesos y los sistemas de información de la Figura 5. Definición de los Resultados
empresa.
La relación entre los beneficios de la inver-
Identificación Cadena de
sión en SAP y los requerimientos puede ser Beneficios Resultados
de dos tipos:
• La empresa define en primer lugar una serie
de beneficios a conseguir con la implantación
de SAP. Posteriormente se definen las carac-
terísticas específicas de la organización, pro- Tabla 3. Entregables de la Fase III
cesos y sistemas de información necesarias
Objetivos Productos
para que la empresa consiga dichos beneficios
• Identificación de las necesidades actuales y • Requerimientos Funcionales y técnicos.
(Caso I). futuras de los Sistemas de Información. • Checklist de funcionalidad de SAP.
• La empresa define en primer lugar unas • Determinación de las exigencias específicas de • Documento de Identificación de Beneficios.
condiciones y características indispensables la empresa.
• Cadena de resultados Inicial.
de la organización, procesos y sistemas de in- • Identificar y validar los beneficios de una
formación. Dadas estas características se implantación SAP.
identifican los beneficios posibles que puede • Desarrollar estrategia y plan global para la
realización de estos beneficios.
obtener la empresa con una implantación
• Identificar las iniciativas de negocio necesarias
ERP (Caso II). para la realización de beneficios.
La identificación de los beneficios de una • Consenso de las áreas para la medición de
implantación de un ERP tiene los siguientes los beneficios.
objetivos: • Desarrollo de métricas de resultados objetivas
• Identificar y Validar los beneficios de una y fáciles.
implantación SAP.
• Desarrollar una estrategia y un plan global
para la realización de estos beneficios. de la implantación del sistema (Comités de
• Identificar las iniciativas de negocio necesa- Dirección, Consejos de Administración, Jefes
rias para la realización de beneficios. de Área, Jefes Departamento…).
• Conseguir consenso dentro de las áreas Una vez identificados y validados estos be-
implicadas a la hora de medir los beneficios. neficios se procede a la construcción de una
• Desarrollar métricas de resultados que sean cadena de resultados inicial que recogerá sin
objetivas y fáciles de aplicar. entrar en mucho detalle los resultados inter-
La identificación de resultados se inicia con medios, iniciativas y presunciones que desem-
la comprensión, a partir del análisis de la situa- bocarán en los resultados finales, es decir los
ción actual, de los principales beneficios espera- beneficios. Durante fases posteriores esta
dos de una implantación SAP. Estos beneficios cadena de resultados inicial se irá completando
deberán ser validados por los responsables y afinando.
Metodología de análisis del impacto de la implantación de SAP/R3 en una organización empresarial: diseño conceptual SAP/R3 25

5. Figura 6. Modelo de Negocio
La elaboración de los Modelos de Negocio
y Técnico se inicia con la elaboración de los
modelos a partir simplemente de los reque-
Modelo de Análisis Modelo de
Negocio Cobertura SAP Negocio SAP rimientos identificados, sin tener en cuenta la
posible cobertura de la solución SAP.
Una vez desarrollados los Modelos de Ne-
gocio y Técnico, se elaborará un informe en
el que se analizará la cober tura de los re-
Figura 7. Modelo Técnico querimientos funcionales y técnicos por
parte de la solución SAP (entendiendo como
Modelo Análisis Modelo
solución SAP, el sistema SAP, el software
Técnico Cobertura SAP Técnico de SAP complementario y la infraestructura tecnoló-
gica necesaria para la implantación) y la
aparición de posibles “gaps” tanto funcionales
como técnicos.
Los “gaps” pueden dar origen o bien al des-
Tabla 4. Entregables de la Fase IV arrollo de ciertas iniciativas o bien a la redefini-
ción del Modelo de Negocio y Técnico. En este
Objetivos Productos
sentido esta fase tendrá un carácter cíclico.
• Elaboración del Modelo de Negocio • Modelo de Negocio.
y Técnico partiendo de recogidos en la Tras el análisis del informe de cober tura
• Análisis de Cobertura SAP.
fase anterior. SAP, se redefinirán los Modelos de Negocio
• Modelo de Negocio SAP.
• Comparación con la cobertura SAP. y Técnicos incluyendo esta vez las implicaciones
• Cadena de Resultados Detallada.
• Análisis de los “gaps” originados: desarrollo derivadas de haber optado por la solución
de iniciativas o redefinición del modelo de SAP.
negocio.
Fase V: Plan de Implantación
Una vez desarrollados los Modelos Técni-
Ejemplo de identificación resultados cos y de Negocio, y analizada la viabilidad del
Beneficio: Una empresa quiere aumentar la mismo en SAP R/3, se producirá la recomen-
satisfacción de los clientes en un mercado en dación de invertir o no invertir en SAP R/3:
el que la fidelización del cliente es vector puede que SAP R/3 no se adapte a las nece-
competitivo esencial. sidades de la empresa de forma óptima, y
Necesidades: Muchas de las quejas de los por ello la mejor opción puede ser adoptar
clientes se refieren al tiempo de envío de otra solución como por ejemplo seleccionar
mercancías desde el momento de realización otro ERP, realizar un desarrollo a medida,
de un pedido, por ello se debe implantar un esperar hasta que SAP desarrolle una solu-
proceso que permita disminuir el tiempo de ción adecuada a la empresa (esto se produce
envío de mercancías. SAP permite gracias a la en muchos casos en los que SAP desarrolla
integración on-line entre el departamento de soluciones sectoriales).
pedidos y almacén la disminución del tiempo En el caso de que se decida implantar
de envío. Necesidad = Implantar SAP. SAP R/3 el plan de implantación es el resul-
Riesgo: La automatización hace desaparecer tado final del Diseño Conceptual SAP R/3.
un punto de control (el documento físico La experiencia viene demostrando que
pedido ya no llega al almacén) y con ello la básicamente existen tres tipos de Planes de
probabilidad de error en el envío, especial- Implantación:
mente si no se forma adecuadamente a em- • Plan de Implantación Novedosa: Es la pla-
pleados poco habituados a utilizar herra- nificación de implantaciones que no dependen
mientas informáticas. ni de los sistemas de información anteriores,
ni del modelo de negocio anterior: Es como
Fase IV: Elaboración del Modelo si se implantara SAP de cero.
de Negocio y Modelo Técnico Estas implantaciones son características de
Partiendo de los requerimientos funciona- empresas nuevas y que por tanto no tienen
les y técnicos identificados en la fase anterior ni sistemas de información anteriores un ni
se elaborarán respectivamente el Modelo de modelo de negocio predefinido.
Negocio y el Modelo Técnico de las áreas de • Plan de Implantación de Transición: Es la
la empresa afectadas directa o indirectamente planificación de implantaciones en la que se
por la implantación SAP. implanta SAP por fases y en las que por tanto
26 anales de mecánica y electricidad / marzo-abril 2004

6. el sistema debe convivir durante una etapa Figura 8. Plan de Implantación
transitoria con sistemas de información ante-
riores y con un modelo de negocio anterior Plan de Gestión
a la implantación. de Resultados
Estas implantaciones de SAP R/3 implican Plan de Consecución
de Resultados
tener en cuenta aspectos como estrategia
Plan de
de conversión, interfaces transitorias con Implantación
sistemas anteriores, rediseño de procesos de
negocio, etc.
• Plan de Implantación Global: Es la planifica-
ción de implantaciones en las que se produce Tabla 5. Entregables de la Fase V
un arranque total de la funcionalidad de SAP
Objetivos Productos
R/3 en un solo momento determinado en el
• Recomendación acerca de la inversión en • Plan de Implantación.
tiempo. No hace falta definir interfases tran- SAP R/3. • Plan de Consecución de Resultados.
sitorias o procesos provisionales. • Plan de Implantación. • Plan de Gestión de Resultados..
Estos planes son característicos de implan-
taciones con un arranque “Big Bang” o de la
mayoría de las implantaciones “Roll out”.
A partir de los entregables de fases ante- Figura 9
riores se podrá definir a que tipo de Plan de
Implantación corresponde el que se realizará
para la situación concreta de la empresa
objeto de estudio.
I
Otros aspectos a considerar N E Clientes
T X
• La evolución ha venido marcada por el paso E T Escenarios
CRM B2B
G E
de Sistemas no Integrados ó Departamentales, ERP R CRM N
A S On-line Store
cuyas características son: Numerosas interfaces, C I Workplace
Procesos batchs, Múltiples trascripción de I Ó
Ó N Marketplace
datos, Traspaso de documentos en papel, N
Internet
Duplicidad de datos, Falta de uniformidad de Trading
criterios y conceptos, Múltiples sistemas y Partners
plataformas, Múltiples tecnologías heterogéneas APO
a ERPs con Eliminación de interfaces, Procesos
on-line, Concepto de dato único, Continuidad Data Warehouse
en los procesos, Mayor interacción de los
recursos, Uniformidad de la información.Aper-
tura hacia otros sistemas o herramientas de
comunicación (software complementario e de la organización, Dependencia del pro-
Internet), Escalabilidad funcional y temporal veedor/instalador.
(incorporación de nuevas funcionalidades y • Las tendencias del mercado de ERPs
procesos así como facilidad de cambios de – Soluciones adaptadas al Negocio: Solu-
versión), Oficina sin papeles, Ayuda a la siste- ciones Verticales.
matización de la Información y a la unicidad – Integración con Nuevas Tecnologías:
del tratamiento de la misma, Normalización de - Integración del Front-Office dentro del
los procedimientos de trabajo en las áreas ERP: CRM.
funcionales cubiertas por el ERP. - Integración completa de la Cadena de
• ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta a la Aprovisionamiento: SCM.
hora de tomar la decisión de implantar un ERP?: - Integración de la Cadena de Producción
– Incremento del valor del Negocio median- Optimizada: APO.
te el análisis y búsqueda de los beneficios - Integración del DataWarehouse dentro
potenciales que aportará al mismo. del propio ERP: DW.
– Análisis de Riesgo vs. Beneficio del uso - Comercio Electrónico: E-Business.
de ERPs, riesgos tales como Inversión eco- - La oficina sin papeles:Workflow y Gestión
nómica, Esfuerzo de adaptación y asimilación Documental.
Metodología de análisis del impacto de la implantación de SAP/R3 en una organización empresarial: diseño conceptual SAP/R3 27