Taller de gestión de tareas con la metodología GTD, realizado en eutokia el 10 de julio de 2013, en el marco del proyecto KEMEN.

1. Un poco de
organización
con GTD
Raúl Tabarés
10/07/2013
@faraondemetal

5. Enemigos

6. El estrés

7. La desmotivación

8. La procrastinación

10. “Procrastination is like
masturbation. At first, you
really enjoy but in the end,
you fuck yourself”
Monty Python

11. http://youtu.be/QQeYwwnNeck

12. Sistema GTD

13. • Getting Things Done, es un método de gestión de las
actividades y el título del libro de David Allen.
• GTD se basa en el principio de que una persona
necesita borrar de su mente todas las
tareas que tiene pendientes guardándolas en un
lugar específico.
• De este modo, se libera a la mente del trabajo de
recordar todo lo que hay que hacer, y se puede
concentrar en la efectiva realización de aquellas
tareas. (Wikipedia)
• La ciencia apoya GTD.

14. • El sistema GTD tiene dos objetivos fundamentales:
• “Capturar” todas las cosas que hay que hacer
• Conseguir la disciplinanecesaria para tomar
decisiones respecto a los asuntos a tratar en
nuestras vidas.
• Los 5 pasos para dominar el flujo de trabajo que propone el
sistema GTD son:
• RECOPILACIÓN
• PROCESAMIENTO
• ORGANIZACIÓN
• EVALUACIÓN
• HACER

16. Recopilación
• Se trata de recopilar todo el trabajo y tareas pendientes de
hacer, para que la mente se asegure de
que no tiene que recordar nada.
• Debemos tener una bandeja de entrada física, al igual que la
del correo electrónico. También tenemos la opción de usar
alguna aplicación que realice esta tarea.
• Con esta fase ponemos “coto” al trabajo a realizar y nos
brinda un mapa de todas las tareas que debemos acometer.
• Es un primer paso que nos enseña a planificar y a acometer
nuestras tareas.

17. Procesamiento
• En esta fase tenemos que ir procesando las tareas que hemos
ido recopilando en la anterior fase de recopilación, de una en
una, no se pueden simultanear tareas.
• Procesamos “cosas” o “asuntos que hacer” en el e-mail, en el
escritorio o en el gestor de tareas que tengamos.
• Esta fase nos ayuda a diferenciar la “paja” (tareas que se
pueden delegar, borrar o hacer en dos minutos), de los
proyectos que nos van a llevar más tiempo o necesitan más
acciones.
• Se estiman las tareas que necesitan acciones, de las que no.

19. Organización
• En ella se recolectan las tareas que requieren de una acción
que no se puede desarrollar en dos minutos.
• Para administrar cosas sujetas a acción se necesita;
• Una lista de “proyectos”
• Un lugar con material de apoyo para los proyectos
• Una agenda
• Una lista de acciones siguientes
• Una lista de “a la espera”
• Material de consulta
• Una lista de “algún día/tal vez”
• Un proyecto es cualquier resultado deseado
que requiere una acción de más de un paso.

20. Evaluación• Fase dedicada a revisar el sistema, ver que posibles fallos
tiene, mejoras a realizar, partes a simplificar, etc.
• El objetivo aquí es mantener la funcionalidad
del sistema.
• La revisión semanal es una de las partes más importante de
esta fase. Es el momento de :
• Reunir y procesar todas las “cosas”
• Revisar el sistema
• Poner al día sus listas
• Estar limpio, despejado, al día y completo.

21. Hacer• Modelo de 4 criterios para escoger acciones al momento
• Situación
• Tiempo disponible
• Energía disponible
• Prioridad
• Modelo Triple para evaluar el trabajo diario
• Realizar un trabajo predefinido
• Realizar el trabajo a medida que éste surge
• Definir su trabajo
• Modelo de 6 niveles para revisar su propio trabajo
• 15.000 metros o más: vida
• 12.000 metros: perspectiva de 3 a 5 años
• 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales
• 6.000 metros áreas de responsabilidad
• 3.000 metros: proyectos actuales
• Pista de aterrizaje: acciones actuales

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23. Otras técnicas

24. La regla de los 2 minutos
• Consiste en que las tareas que proceden de interrupciones o
de procesos de recopilación de “cesto”, deben ser realizadas
inmediatamente, si se estima que su realización conllevará
un tiempo mínimo.
• Es el umbral de la eficiencia. Si la tarea no
merece el trabajo de llevarla a cabo, deséchela.
• Es una regla que fomenta la no acumulación de “tareas
banales”. Pero ojo, sólo mientras efectuamos tareas de
recopilación/cesto.

26. La lista “B” de 3 tareas• Es una técnica orientada a “carburar”, para acometer tareas
más complejas o menos motivadoras, a las cuales no
tengamos mucha predisposición.
• Consiste en anotar en un post-it 3 tareas simples, que puedan
realizarse en un periodo de tiempo relativamente corto (+/-1
hora).
• Sólo se pueden anotar 3 tareas simples. Cuando se han
realizado, se acometen otras tres.
• Es una técnica recomendada para romper bloqueos
productivos. Berto Pena te cuenta más

27. La Dieta Pomodoro
• Técnica creada por Francesco Cirillo en los ´80. La técnica
consiste en dividir nuestra tarea en bloques de tiempo de
aproximadamente 25 minutos (un pomodoro), evitando
distracciones.
• Hay cinco pasos básicos para implementar la técnica:
• Decidir estrictamente que tarea se va a realizar.
• Poner el pomodoro (temporizador) con el intervalo que deseemos,
alrededor de 25 minutos.
• Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene y anotar la tarea realizada.
• Tomar una breve pausa (5 minutos)
• Cada cuatro pomodoros tomar una pausa más larga. (unos 20 minutos).

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29. Cacharrería…

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40. Lecturas

41. Para estar al día…
• Think Wasabi http://thinkwasabi.com/
• Optima Infinito http://www.optimainfinito.com/
• El Canasto http://canasto.es/
• David Torné http://blog.davidtorne.com/es/
• The Cool Ruler http://www.thecoolruler.blogspot.com.es/
• Facile Things http://facilethings.com/blog/es

42. Fotos
• Topgold (Huevos)
• Robert Scoble (David Allen)
• JanickG (Winston Churchill)
• Santi MB (aplauso)
• __o__ (Escritura en tablas de piedra)

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44. Gracias
por vuestra atención
Raul.Tabares@tecnalia.com
@faraondemetal
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