Documentos efemeros ferroviarios. Papeis e bits na Biblioteca / Ana Cabanes Martín

Ana Cabanes Martín
Jefa de Biblioteca y Documentación.
Museo del Ferrocarril de Madrid

III Jornada sobre Bibliotecas Especializadas
”Xestión de documentos singulares”. Junio 2016
Ephemera, etimológicamente plural de la palabra griega
ephemeron que se refiere a una cosa que sólo dura un día.
Aplicada a los documentos escritos John E. Pemberton lo define
como: “los documentos que han sido producidos en relación con
un acontecimiento determinado o un artículo de interés actual y
que no pretenden sobrevivir a la actualidad de su mensaje”
Documentos menores que testimonian la vida cotidiana.
John Grand-Carteret, Vieux papiers vielles images (1900), fundó
en París una sociedad denominada Vieux Papiers. Denominación
en francés
Promoción y estudio de este tipo de documentos, especialistas
Chris Makepeace, Maurice Rickards, John E. Pemberton,
Holcombe.

https://www.reading.ac.uk/typography/research/typ-researchcentres.aspx#ces
Creado por Maurice
Rickards 1993

Documentos menores-Ephemera
Publicaciones societarias o colectivas
Fin administrativo o publicitario
Difusión limitada, sin valor comercial.
Ephemera
• Son frágiles y ordinarios
• Son documentos editado con un fin concreto y que no pretende
sobrevivir a ese momento o evento
• Su adquisición, almacenaje y su catalogación no puede
realizarse con las pautas tradicionales
• Su disponibilidad depende de su lugar de producción
• Su accesibilidad es difícil.
• Puede ser una fuente de información primaria o secundaria

•Bibliografía y catálogos de la colección
•Sesión del ciclo Una cita en la BNE: Ephemera:
imágenes de la vida cotidiana
•Exposición virtual: Quinientos años escribiendo
cartas
•Exposición virtual: Visite España. La memoria
rescatada
•Exposición virtual: El Arte de la Belleza
•En el Blog: entradas sobre Ephemera
•En Flickr: Álbumes de Ephemera
•En Slideshare: Ephemera, imágenes de la vida
cotidiana

Ephemera como objetos artísticos
Desde el mundo del arte se hace hincapié en la necesidad
de ampliar las tipologías tradiciones.
(invitaciones, press releases, flyers, objetos tres
dimensiones)

Una tendencia actual en los estudios es la de incluir entre los
ephemera los materiales digitales, es decir los ephemera creados
directamente como material digital: los correos, los boletines, los
banners, las imágenes o los anuncios electrónicos.
Internet es un nuevo elemento de caos que ha entrado en el ciclo de
los ephemera, para los eventos más importantes Internet es la fuente
de publicación.
Al principio la información en torno a estos eventos se hacía en
paralelo, en papel y en línea, pero ahora las páginas web o la
distribución en línea contienen más información y en algunos casos
incluso más completa.
Redes sociales: Twitter, Pinterest, Facebook

Valor de los ephemera:
Fuente documental.
Valor para coleccionismo.
Arrojan luz sobre la historia silenciada.
Documentos de apoyo informativo en expedientes de
archivo
Fuentes primarias para publicidad, comunicación,
diseño gráfico e imprenta.
Para exposiciones, material gráfico y merchandasing.
Darle valor por parte de documentalistas.

El Nobel J. M Coetzee en el último párrafo de “Walter Benjamin, El
libro de los pasajes” dice: “propone (Benjamin) una nueva manera
de escribir sobre una civilización, usando como materiales sus
desechos en lugar de sus obras de arte; una historia desde abajo,
más que desde arriba (…) una historia centrada en el sufrimiento de
los vencidos, en lugar de en las conquistas de los vencedores

Tratamiento documental
Informe CILIP (The Chartered Institute of Library and
Information Professionals) 2003. Objetivos
Llamar la atención sobre la variedad e importancia de los
ephemera en el contexto de la conservación.
Establecer políticas para su adquisición y preservación.
Establecer estándares y normas para su descripción y
catalogación.
Establecer nexos entre instituciones y particulares con
colecciones de ephemera.
Establecer cooperación y líneas para su digitalización.
Identificar expertos en este campo y programar la formación
académica en este aspecto.
Identificar las necesidades para los ephemera digitales y para
hacerlos accesibles.

Adquisición
Publicaciones societarias con difusión limitada, uso interno y sin valor
comercial
Publicaciones antiguas, ignoradas o expurgadas sobreviven gracias a las
colecciones individuales.
Objetivo sacar a la luz colecciones particulares difusión por depósito o
donación a instituciones.
Colecciones John Jhonson
Bodleian.
Donaciones y compra bibliotecas
forma habitual de obtener
documentos antiguos.
Otra opción compra en
anticuarios y comercio
electrónico.
Establecer precio justo.

Impresos modernos:
Recopilación del material en el momento de su producción.
Recopilar una gran variedad después selección y expurgo.
Especializar la recopilación por centros de interés:
Pautas para la selección:
Si la información que da el documento aparece en otra fuente.
Si registra un suceso importante.
Si su edición o impresión tiene alguna particularidad.
Si su diseño gráfico es especialmente atractivo o singular.
Si es un documento relevante para la organización o el centro
que lo va a custodiar.
Si el documento no duplica excesivamente la información que
aporta

Organización y catalogación
Paso inicial será su identificación, organización y clasificación,
agrupando los distintos tipos de materiales. En algunos centros
se establece un criterio temático, en otros cronológico, en otros
formales e incluso mixto.
La clasificación en tipologías nos permitirá establecer si en la
catalogación la descripción se hace por colecciones o por ítem.
Una primera división de los documentos efímeros podría
establecerse de acuerdo a la función que cumplieron en el
momento de su producción,
Problemas para la agrupación y conceptualización, subjetividad
de las agrupaciones.

Bajo índice de catalogación
Elevado coste en los recursos humanos, para la catalogación de
cada ítem.
No existe tradición de su catalogación, falta una normativa.
Descripción por cada elemento de manera individual o por
colecciones
Individual favorece la recuperación por parte de los investigadores
Permite obtener metadatos para la digitalización y favorecer su
recuperación en internet .
Una descripción más detallada protege y afirma la colección.
Evita duplicidades.
Cada centro establece sus pautas y será el formato y la
información que aporta la que incline la balanza hacia un tipo u
otro de descripción

Normativa para la descripción de ephemera: AACR2, MARC21
y las ISBD para materiales gráficos .
En el caso de los archivos se utilizan las normas ISAD (G) y lo
más habitual es que los ephemera estén descritos como parte de
un expediente.
Uso título y series facticias.
Importancia de la descripción física.
Campos de notas.
Encabezamientos materias, autores, entidades.
Uso de Tesauros Getty y Library of Congress

Registro Biblioteca Nacional

Registro Tate Galery

Registro Library of Congress

Digitalización
La digitalización es un incentivo para los estudiosos e
investigadores, pero además es un aliciente para los centros,
imprescindible para la difusión de las colecciones a través de
Internet, creando galerías de imágenes; o a través de las redes
sociales, como Twitter o Pinterest.
Es una solución para la preservación y una buena opción para
permitir la consulta de este material.
Fácil por su pequeño tamaño permite usar equipos de
sobremesa. Pueden leerse en pantallas de pequeño tamaño sin
necesidad de utilizar una gran resolución.

Ephemera en el
Museo del Ferrocarril de Madrid

Ferrocarril representatividad como actividad cotidiana y como
icono de modernidad. Presencia en muchas colecciones de
ephemera.
Aficionados al ferrocarril arraigo con el coleccionismo, sobre todo
en el mundo anglosajón.
Colecciones del London Transport Museum (Reinhold Collection
y Frank Pick Collection)
National Railway Museum York (Robert Forsythe).
Representación en CILIP y parte del equipo de trabajo sobre
Ephemera.
Caso español : no existe apenas coleccionismo privado o no se
conoce. Las estrategias publicitarias de las empresas ferroviarias
tardía.

Colección de ephemera localizada en tres áreas del Museo:
conservación, archivo y biblioteca.
Documentación impresa: biblioteca y archivo, objetos colección
del museo.
Archivo
Ephemera incluidos en expedientes como documentos de apoyo
no expurgados.
Incluidos en casi todas las series documentales.
Tipologías variadas: billetes, tarjetas comerciales, recortes y
anuncios de prensa, catálogos y folletos comerciales, avisos y
tarifas, octavillas y panfletos.
Descritos en los expedientes y catalogados como publicaciones
siguiendo las normas ISBD

Conservación
Colección incluida en el inventario del Museo (Domus) guías y
folletos. Se van incorporando en el fondo de Biblioteca.
Biblioteca
Tipología documental conservada inicialmente de manera fortuita
intercalada con otros documentos o incluida en el catálogo general
como folletos. Almacenamiento sin organización.
Colección inicial proviene bibliotecas antiguas compañías y
departamentos de Renfe.
Donación personal Juan López de Chicheri (Dir. Comercial de
Renfe) Dir. de Comunicación RR.EE enriquecimiento colección y
detonante para la gestión de ephemera.

Adquisición
Documentación origen empresarial. Dificultad de acceso por
dispersión de la edición.
Falta protocolo para su transferencia. Incorporaciones puntuales.
No existe conciencia de su importancia.
Incorporación : involucración personal a través de la asistencia a
jornadas, congresos y ferias.
Donaciones que han aumentado con la incorporación del archivo y
la biblioteca en el Museo. Beneficios fiscales y elaboración de
documento para la valoración de colecciones.
Pautas para la selección y expurgo

Ephemera digitales, desafío del patrimonio digital caos de la red.
Qué conservamos y cómo lo conservamos. Trasponemos las tipologías
documentales impresas a las electrónicas y las conservamos.
La documentación, en formato PDF o JPG, almacena en discos duros,
reproduciendo el cuadro de clasificación para la organización de carpetas, a
la espera de su catalogación.
Decidir si mantenemos el formato como material gráfico o como
documento electrónico.
Recurso en línea el carácter efímero se acentúa ¿lo conservamos en papel o
almacenamos la página web?.
Otra cuestión que debemos definir, en este caso respecto a los formatos,
¿consideramos : los banner publicitarios, los twittees o algunos pines de
Pinterest . ¿cómo los conservamos?
Conclusión : abismo de dudas.

Organización y proceso técnico
Establecimiento de una clasificación que pudiera ser común
para todos los documentos de este tipo.
Dos criterios: el formal, ya sean folletos, marcapáginas o
loterías, esta clasificación sería común para todas las áreas.
Criterio, temático u orgánico, nos sirve para establecer
subgrupos y, en este caso sólo se aplica en la documentación de
la Biblioteca.
Complicado por la diversidad del material, dificultad de elegir
el concepto para establecer un grupo o por la aparición de
documentos que son difícilmente encajables en una categoría.
El cuadro de clasificación se actualiza según se incorporan
nuevos tipos de documentos..

Catalogación Biblioteca
SGB Kobli, y se utiliza el formato MARC21, siguiendo las normas ISBD para
material gráfico.
Criterios comunes, como establecer un título y una serie facticios.
Incluir como materia, además de los términos que especifiquen los temas
concretos, también el descriptor geográfico o de género/forma.
Autores y entidades
Uso de los campos de notas para desarrollar la información recogida en los
campos etiquetados.
Catalogación ephemera, por colección o por ítem. En nuestro caso ambos
función de la calidad y cantidad de información que aportan los documentos.
Item: folletos, horarios, avisos cada uno de ellos aporta información diferente.
Colección: felicitaciones navideñas o calendarios.

Digitalización
En escáneres de mesa y con producción propia.
Mucho material y precisa dedicar recursos humanos y
tiempo.
No existe un programa establecido para su digitalización,
por lo que se realiza en función de las necesidades y de los
recursos disponibles.
En estos momentos están digitalizados los folletos de Renfe
y las felicitaciones navideñas.
Sin embargo, entendemos que es una necesidad de cara a la
preservación y a su difusión y por ello se irá abordando la
digitalización del resto de las colecciones.

www.docutren.com

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