Cómo hacerlas eficaces.

1. Reuniones de trabajo
Cómo hacerlas operativas y eficaces
Enrique Pampliega
www.epampliega.tel
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2. REUNIONES EFICIENTES
1 Convocatoria y preparación
2 Fecha,, hora de inicio y tiempo estimado de reunión
p
3 Dirección
4 Actitudd
5 Roles
6 Cierre y documentación
7 Segimiento
8 Qué debemos evitar. Lo básico

3. 1. Convocatoria y preparación
Objetivo de la reunión
j
Se deben tener claros los puntos a tratar. Muchos puntos es contraproducente.
Planificación
Quién debe asistir. Orden del día anticipado. Qué debe llevar cada cual.
Logística
Lugar y material necesario.

4. 2. Fecha, hora de inicio y tiempo estimado de reunión
La fecha debe ser apropiada
p p
Hay que definir claramente el inicio y la finalización
Errores clásicos
Al final de la jornada laboral
Por la tarde un viernes o en víspera de un puente o festivo
En la época estival
En fechas especiales: Impuestos, p
p p puntas de trabajo, cierres, etcétera.
j

5. 3. Dirección
Puntualidad en el inicio y a la finalización prevista
Se seguirá el orden del día establecido
No se hablará sobre temas ya finalizados
Impedir interrupciones
p p
Impedir que alguien se extienda
Los acuerdos se tomarán por consenso
Obtener acuerdos claros

6. 4. Actitud
Acepar las normas y reglas acordadas
Escuchas y analizar puntos de vista diferentes
Ver lo que ven los demás
Estar dispuesto a cambiar de opinión
p p
Justificar nuestras propuestas y solicitar justificación a los demás
No tener miedo a equivocarse
No precipitarse en juicios prematuros

7. 5. Roles
El Luchador: Siempre tiene razones para quejarse y querellarse. Hay que obligarle a argumentar su
posición desde la lógica.
El Bueno: Siempre dispuesto a ayudar. Hacerle aportar su contribución.
El Listillo: Quiere imponer su opinión en todo. Hay que hacer que el grupo no se deje llevar.
El Tímido: Tiene ideas pero no las formula. Hay que apoyarle y hacerle preguntas fáciles.
El Di tid Le gusta ll lla contraria. Pesado pero sin ánimo d
Discutidor: llevar d destructivo. Se d b sondear sus
deben d
motivos.
El Pícaro: S aprovecha d l resto d compañeros. N aporta nada. H que apartarlo d l equipo.
Pí Se h del de No d Hay l del i
El Aristócrata: Mira al grupo por encima del hombro. Se intentará no criticarle y hacerle participar.

8. 6. Cierre y documentación
Siempre debemos dejar constancia de:
Fecha de la reunión
Asistentes
Ait t
Temas tratados
Acuerdos tomados
Temas pendientes
p
Fecha de la próxima reunión

9. 7. Seguimiento
Los acuerdos deben llevarse a la práctica
El responsable debe comprobar el inicio, momento y finalización
de las tareas para lo consecución de los resultados acordados
Una reunión sin resultados no sirve para nada

10. 8. Qué debemos evitar. Lo básico.
Convocar una reunión sin asunto que realmente lo justifique
Invitar a personas que no estén involucradas con el tema a tratar
Llegar tarde
Trivializar la reunión
Monopolizar la reunión
No ejercer la autoridad que el cargo le confiere
Abusar d l t id d
Ab de la autoridad que ell cargo confierefi
Permitir que la reunión se aleje de su objetivo principal

11. SUERTE