1. Facturación electrónica
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2. Introducción
– La factura electrónica es un documento tributario generado por medios
informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico
en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones
de seguridad no observadas en la factura en papel
– La factura electrónica consiste en un fichero
• con el contenido exigido por Ley a cualquier factura,
• que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos
• y que posee unas características que aseguren la autenticidad del origen y la
integridad del contenido.
Definiciones de factura electrónica (fuente AEAT)
Existen diferentes terminologías: factura electrónica, factura digital, factura
telemática, …
…según la AEAT una factura puede ser:
En papel
En electrónico
3. Facturación Electrónica
Proveedor
Facturación Convencional
Facturación Convencional eFactura
Sist.
Gestión
Proveedor
Cliente
(Receptor)
Factura en Papel
Correo Postal
Archivo en Papel
Archivo en Papel
Sist.
Gestión
Cliente
(Receptor)
Factura
Electrónica
Archivo
Fichero
Archivo
Fichero
El proceso de factura electrónica es exactamente el mismo que el de factura convencional.
Simplemente eliminamos en papel. Mantenemos la factura mediante un archivo electrónico.
A partir de los datos de facturación, se
imprime un papel que se hace llegar al
Cliente.
En ocasiones se generan varias copias
(Administración, Agente comercial, Cliente…)
Con el correo postal podemos perder el
control de la situación exacta de la factura.
Antes de imprimir la factura, habitualmente se
genera un fichero electrónico (word, excel, pdf,
o ficheros de texto sin formato)
Este mismo fichero ya puede ser una factura
electrónica si la firmamos electrónicamente
y la ponemos a disposición del Cliente.
¡No es necesario mantener copia en papel si aplicamos la FIRMA ELECTRONICA!
4. Facturación electrónica
Resulta aplicable a todas las formas y modalidades de facturación
– Facturas tradicionales, Recapitulativas, Rectificativas, Duplicados, Documentos
sustitutivos, etc.
Mismos requisitos y formalidades: Contenidos, plazos remisión, etc.
Principios de facturación electrónica
5. Facturación electrónica
La factura electrónica se debe confeccionar con mecanismos que garanticen
dos principios básicos:
– Autenticidad del origen.
– Integridad de su contenido.
Los modos de firma más habituales son “Attached” y “Detached”
– Ambos son válidos en procesos de facturación electrónica
Autenticidad
en Origen
Firma Electrónica
Confidencialidad
No Repudio
Integridad
de contenido
Principios de facturación electrónica
La firma electrónica de documentos ofrece
componentes de seguridad adicional
FirmaFirma
Attached
La firma se “integra” en el
documento firmado
Detached
La firma queda separada
del documento firmado
6. Autoridades de Certificación Reconocidas
Hasta hace poco, la AEAT sólo reconocía certificados de FNMT.
Actualmente, la propia AEAT reconoce otros certificados recogidos en su página web, siendo
todos ellos admisibles para la firma electrónica de facturas:
CamerFirma: Autoridad de Certificación de las Cámaras de Comercio
CerEs (Certificación Española): FNMT- Fabrica Nacional de la Moneda y Timbre
Izenpe
CatCert
Generalitat Valenciana
Tipos de Certificados
Personal: el Titular siempre será una persona física (por ejemplo, el DNI electrónico)
De Persona Jurídica: Similar a un “sello de empresa”
De pertenencia a empresa: Persona Física con Atributos de Persona Jurídica
–Contiene información sobre el Titular (DNI) como de la Empresa (CIF)
–Puede contener información sobre el cargo, unidad organizativa…
–Tanto la Persona Física como la Empresa podrán revocar el certificado
Específico para facturación electrónica
Certificados Electrónicos
Autoridades de Certificación Autonómicas
7. Principios de facturación electrónica
Neutralidad Tecnológica: las facturas y documentos sustitutivos…
– Pueden emitirse en cualquier formato
(.pdf, .doc, .xls, .html, .xml, edifact, …), aunque lo recomendable es utilizar un
formato de fichero estándar y de uso extendido
– Deben gestionarse en el formato original
Junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma.
Consentimiento del destinatario
– Según apunta la normativa de la AEAT: El consentimiento podrá formularse por
cualquier medio, verbal o escrito.. o por silencio si no remite una comunicación
negativa a las pretensiones del expedidor en el plazo de 15 días
– Debemos facilitar al Cliente las herramientas necesarias para visualizar la
factura y para validar que la firma electrónica es válida
No es necesario mantener copia en papel!!
Facturación electrónica
8. Proveedor
(Emisor)
Factura
Firmada Electrónicamente
Archivo en
Formato Electrónico
Cliente
(Receptor)
Archivo en
Electrónico
Sist.
Gestión
Cliente
(Receptor)
Sist.
Gestión
Archivo en
Papel
Coexistencia de Procesos
La implantación del proceso de facturación electrónica puede ser gradual, de
forma que coexiste con el de facturación en papel.
– A algunos clientes se envía factura electrónica, y a otros factura en papel
9. Proceso de facturación convencional
ClienteRecepciónArchivo
Envío
Postal
SelladoEnsobradoPlegadoImpresiónGeneración
ClienteRecepciónArchivo
Envío
Postal
SelladoEnsobradoPlegadoImpresiónGeneración
Facturación electrónica
Generación ClienteEnvío
Nos proporciona muchas posibilidades de automatización
Facturación electrónica ≠ Automatización: En función de la repetitividad de las tareas
y para optimizar el rendimiento, las soluciones se orientan a la automatización.
Firma Archivo
Desde cualquier
aplicación de la
empresa
e-Mail
Otros medios
Usuario reconocido,
con certificado digital.
En soporte
electrónico
Recibe la factura en
décimas de segundo
Proceso seguro
Proceso de facturación electrónica
10. Beneficios
En términos genéricos, se pueden agrupar en las siguientes áreas y
afectan tanto al emisor como al receptor de las mismas:
Agiliza el proceso de pago, reduciendo el periodo de maduración financiera.
Permite integración en los sistemas de información. Fidelización de Clientes.
Mejora la trazabilidad de las facturas, reduciendo la posibilidad de fraude.
Acelera el proceso de aprobación y gestión de discrepancias.
Eficiencia en los
Procesos
Accesos simultáneos a las facturas, desde distintos puntos geográficos.
Facilita los procesos de auditoría, reporting y control de gestión.
Mejora del Control
y visibilidad
Garantiza la autenticidad en el origen. Confidencialidad
Control de modificaciones indeseadas.
Plena validez legal.
Seguridad
Eliminación de la impresión, plegado, ensobrado, sellado y franqueo.
Reduce la intervención manual, minimizando errores y excepciones.
Disminución de lugares físicos de almacenaje.
Reducción Costes
Sostenibilidad medioambiental y Responsabilidad Social Corporativa
Aplicación de soluciones TIC’s para la gestión empresarial
Integración del work-flow de negocio con Proveedores y Clientes
Imagen de Empresa
11. La factura convencional y la electrónica tienen exactamente el mismo aspecto.
– Resulta aplicable a todas las formas y modalidades de facturación (Facturas
tradicionales, Rectificativas, Duplicados, Documentos sustitutivos, etc.)
– Debe cumplir los mismos requisitos y formalidades: Contenidos, plazos remisión, etc.
La representación de la firma se puede mantener oculta, o visualizar de
diferentes maneras
Representación de la Firma
Factura Convencional Factura Electrónica
12. Prácticas erróneas
Algunas prácticas de facturación electrónica no cumplen
con los requisitos exigidos por la Administración
tributaria:
Utilización del e-mail para el envío de facturas tradicionales (sin firma electrónica) y
posterior impresión por el receptor.
Software de facturación que no reúne los requisitos exigidos a la e-facturación.
Empresas suministradoras de servicios en cuyas Webs ofrecen la descarga y
custodia de e-facturas que no cumplen con los requisitos.
La factura electrónica se debe confeccionar con mecanismos que garanticen dos principios básicos: Autenticidad del origen e Integridad de su contenido.
