Sistema de Gestión documental como herramienta tecnológica en la mediación de la información y el usuario final,

1. SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
ELABORADO POR
EDGAR MAURICIO MORENO MORENO
PRESENTADO A
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
PROFESIONAL EN CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL II
2015

2. Por medio de la actividad propuesta y esta presentación
como desarrollo de la misma será abordado el sistema
de gestión documental como herramienta del
profesional en ciencias de la información y como gestor
de información a través de la consulta de su definición,
requisitos, características. Además mediante la visita a
una entidad que posea un SGD (Sistema de Gestión
Documental) se comprenderá mejor el beneficio del
sistema.
INTRODUCCIÓN

3. El sistema de Gestión Documental es una herramienta
que interactúan con toda la entidad y la cual permite un
mejor manejo de los archivos en un a institución el cual
esta diseñado para organizar, almacenar, recuperar y
difundir la información.
Requisitos.
Poseer la capacidad de relacionarse e interactuar con:
Cuadro de Clasificación documental
Tabla de Valoración Documental
Tabla de Retención Documental
Vocabularios controlados (opcional)
Referencias cruzadas (opcional)
INVESTIGUE Y DEFINA QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y QUE REQUISITOS
SE DEBEN DE TENER EN CUENTA PARA SU IMPLEMENTACIÓN.

4. INDAGUE Y EXPLIQUE CADA UNA DE LAS GENERALIDADES DEL SISTEMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON EL DECRETO 2609 DE 2012.
Según el Artículo 16 del capitulo II del decreto 2609 de 2012
ORGANIZAR LOS
DOCUMENTOS
FÍSICOS Y
ELECTRÓNICOS,
INCLUYENDO SUS
METADATOS A
TRAVÉS DE CUADROS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL.
El sistema debe
poseer la capacidad
de relacionarse con
los CDD para la
gestión documental
ESTABLECER PLAZOS DE
CONSERVACIÓN Y
ELIMINACIÓN PARA LA
INFORMACIÓN Y LOS
DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS DE
ARCHIVO EN TABLAS DE
RETENCIÓN
DOCUMENTAL (TRD) Y
TABLAS DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL (TVD).
El SGD debe ser capas de
relacionarse con los
instrumentos de TRD Y
TDR para asi garantizar un
flujo adecuado del ciclo
vital de los documentos
EJECUTAR PROCESOS
DE ELIMINACIÓN
PARCIAL O
COMPLETA DE
ACUERDO CON LOS
TIEMPOS
ESTABLECIDOS EN
LAS TRD O TVD.
•At través de l sistema se
pueda realizar la
depuración, expurgo
durante el ciclo vital de los
documentos
GARANTIZAR LA
AUTENTICIDAD DE
LOS DOCUMENTOS
DE ARCHIVO Y LA
INFORMACIÓN
CONEXA
(METADATOS) A LO
LARGO DEL CICLO DE
VIDA DEL
DOCUMENTO.
Como la gestión
documental debe
garantizar que los
documentos no sean
alterados,
modificados el SGD
debe estar en la
capacidad de
garantizar los
mismos

5. MANTENER LA INTEGRIDAD
DE LOS DOCUMENTOS,
MEDIANTE AGRUPACIONES
DOCUMENTALES, EN
SERIES Y SUBSERIES.
El sistema debe respetar las
agrupaciones documentales
tal y como están descritas
dese el Programa de
Gestión documental y este
no debe alterarlas
PERMITIR Y FACILITAR EL
ACCESO Y DISPONIBILIDAD
DE LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVO POR PARTE DE LA
CIUDADANÍA Y DE LA
PROPIA ENTIDAD, CUANDO
SEAN REQUERIDOS
La herramienta garantizara
el acceso a la información
como lo estipula
normatividad vigente a las
personas que la requieran
salvo los documentos que
tiene reserva legal
PRESERVAR LOS
DOCUMENTOS Y SUS
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES, EN
SERIES Y SUBSERIES, A
LARGO PLAZO,
INDEPENDIENTEMENTE DE
LOS PROCEDIMIENTOS
TECNOLÓGICOS
UTILIZADOS PARA SU
CREACIÓN.
El SGD es una herramienta
que permite conservar la
información de los
documentos y estos
procesos no deben alterar
los mismos.

6. CARACTERISTICA
Conformidad Los sistemas de Información son respaldo de la
gestión documental en cumplimiento de las
funciones de la empresa.
Interoperabilidad Los SGD deben ser capaces de interrelacionarse con
otros sistemas de información u otros SGD mas
antiguos basándose en el principio de neutralidad.
Seguridad Los SGD deben garantizar la seguridad de los
documentos e información que contengan
Metadescripción El SDG debe tener la capacidad de generar metadas
normalizados desde el mismo sistema para hacer
recuperable la información
USTED ESTÁ EN UNA ENTIDAD EN LA CUAL SE VA A IMPLEMENTAR UN SISTEMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL, Y ES LLAMADO(A) A DAR SU OPINIÓN SOBRE CUÁLES SON LAS
CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR DICHO SISTEMA. INDAGUE Y ELABORE UNA TABLA EN
LA CUAL INCLUYA LAS CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS QUE DEBE REUNIR EL SISTEMA Y
EXPLIQUE EN QUÉ CONSISTE CADA UNA DE ELLAS

7. CARACTERISTICAS
Adición de Contenidos El SGD debe permitir agregar
nuevos contenidos a los
documentos pero siempre
garantizando la autenticidad del
documento y sus valores
Diseño y Funcionamiento
El SGD debe garantizar el fácil
manejo del mismo para la creación
de los documentos o su escaneo,
captura o importación de los mismos
Gestión Distribuida El SGD debe tener la capacidad de
interrelacionarse con otros sistemas
permiten del enviar y recibir
documentos de los otros sistemas

8. CARACTERISTICAS
Disponibilidad y acceso En el caso del sistema de gestión de
documentos electrónicos, este debe
tener la capacidad de resguardar la
autenticidad, integridad de los
documentos además de permitir el
acceso y consulta en cualquier
momento
Neutralidad tecnológica El estado garantizara la libre
elección de la tecnología para la
implementación del SGD, siempre y
cuando estén acorde a las
recomendaciones y normas
existentes

9. El sistema que se emplea en la Unidad De Consolidación Territorial –
UACT es Orfeo como herramienta de gestión documental, esta se
implementa solamente el manejo de la correspondencia con radicados
de entrada, salida y memorandos, los cuales cumplen con el objetivo
del manejo y seguimiento de las comunicaciones oficiales.
Sin embargo no se cubren todas las necesidades de manejo de
información que requiere Gestión Documental, ya que el archivo
central no cuenta con un sistema de información eficiente, los
documentos se encuentran controlados mediante diversas bases de
datos digitadas en Excel, esto impide una recuperación de información
física y digital en forma ágil y oportuna ya que se requiere un sistema
integral que se ajuste a un Programa de Gestión Documenta.
VISITE UNA ENTIDAD QUE TENGA IMPLEMENTADO UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL E INVESTIGUE TODO LO RELACIONADO CON DICHO SISTEMA, SI ES
POSIBLE ALGUNOS ASPECTOS IMPORTANTES DESDE SU PROYECTO HASTA LA FASE FINAL
DE IMPLANTACIÓN DEL MISMO.

10. En la actualidad el sistema de Gestión documental Orfeo, está
desarrollado exclusivamente para el manejo de la
correspondencia de entrada, salida y memorandos, los
criterios corresponden al manejo automatizado de las
comunicaciones oficiales, sin embargo debido a que otras
áreas de la gestión documental se encuentran excluidas del
programa se esta evaluando la consecución de un nuevo
sistema bajo los siguientes parámetros que incluyan el archivo
de Gestión y el Archivo central para así integrar toda la entidad
y sus fases de archivo al sistema de Gestión Documental
INDAGUE EN LA MISMA ENTIDAD LO SIGUIENTE:
¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la
selección del sistema de gestión de documentos?

11. Estos son algunos criterios que se tomaran en cuenta para la
contratación de un nuevo sistema de Gestión Documental
Correspondencia – Gestión Documental y Archivo
 Generación de Radicados por documentos que ingresan por
el área de correspondencia y digitalización de los mismos
 Generación de Radicados de salida, Creación de
comunicaciones internas (memorandos) radicados con firma
digital
 Generar alerta inmediata sobre comunicaciones entrantes a
cada usuario, Generar alertas mediante correo electrónico
tanto al jefe como al usuario que tiene la comunicación
 Generar modulo de entrega de documentos ingresados por
ventanilla de correspondencia al usuario final

12. Archivos de Gestión
Para esta área se requiere:
 Lineamientos para el manejo de los archivos de gestión
(Glosario y parámetros de archivo)
 Creación de expedientes como: contratos, historias laborales,
entre otros. (digitalización de expedientes y visualización de
estos a través del sistema aplicando la TRD)
 Al momento de transferir los archivos físicos al Archivo Central,
debe existir una acción que permita a su vez la transferencia del
archivo digital Archivo Gestión al Archivo Central, y que se siga
permitiendo la consulta virtual de los expedientes desde las
áreas productoras.
 El sistema debe permitir el acceso de la solicitud de préstamo,
devoluciones y consulta virtual sobre los archivos que se
encuentran transferidos al archivo central (solamente la
consulta sobre archivos que se hayan generado y transferido por
esa dependencia

13.  Archivo Central
 Gestionar permisos de ingreso al sistema, con esto se restringe el
acceso a determinada información que no es pertinente otras áreas
accedan
 El sistema debe permitir establecer el Fondo al que pertenece la
información así como el periodo presidencial en donde se genera la
documentación. (PCI y Archivo UACT)
 Crear Modulo de digitalización de información para archivo central
 Crear Modulo de inventario Archivo Central por áreas y general sobre
formatos establecidos para este fin.
 Generar alertas sobre solicitudes de información mediante el
sistema ( Manejar modulo de solicitud de información de las
diferentes áreas al archivo central)
 Generar histórico de acciones sobre los documentos de archivo (hora
de ingreso al sistema, tiempo de permanencia, modificaciones, etc)

14. Una de las características que tiene el sistema es que
realiza copias de seguridad y la información contenida
en los servidores, para garantizar que los documentos
no se pierdan junto a la información que en ellos se
contienen.
Para el nuevo sistema que se esta gestionando debe
poseer como mínimo los mismos parámetros de
seguridad.
¿DE QUÉ MANERA LOGRAN GARANTIZAR LA
INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA?

15. Logo Orfeo, http://www.upme.gov.co/Aviso_Evento.htm
Guía numero 6 sistemas de gestión documentos,
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-6-
sistemas-de-gestion-de-documentos-v1.pdf
Tabla de retención documental, http://www.archivogeneral.gov.co/tablas-
de-retencion-documental
BIBLIOGRAFÍA