El documento describe los conceptos clave del proceso de abastecimiento en una empresa. Explica que el abastecimiento incluye la identificación y adquisición de todos los bienes y servicios necesarios para las operaciones de la empresa, ya sea de proveedores internos o externos. También cubre temas como los subsistemas de abastecimiento, los métodos de compra, el ciclo de compra, y cómo evaluar la eficiencia del proceso de abastecimiento.

1. ADMINISTRACION DE ABASTECIMIENTOS

2. Abastecimiento - Conceptos
• El proceso de abastecimiento es el conjunto de
actividades que permite identificar y adquirir los
bienes y servicios que la compañía requiere para su
operación, ya sea de fuentes internas o externas.
• Se puede apreciar que el abastecimiento va más allá
de la simple adquisición de materia prima, ya que se
encarga de todo lo que requiere la empresa para su
operación, así como de facilitar los medios necesarios
para conseguirlo.

3. Abastecimiento - Conceptos
• Un correcto abastecimiento en una empresa depende
de varios factores:
- Mantenimiento de un registro exacto y a tiempo.
- Determinación correcta de proveedores (externos o
internos).
- Correcta planeación de envío y actualización
de inventarios.
• El concepto de abastecimiento ha cambiado debido
a las nuevas tecnologías informáticas.

4. Abastecimiento - Conceptos
• El sistema de abastecimiento comprende los
siguientes subsistemas:
- Gestión de compras.
- Recepción.
- Almacenaje – Administración de stocks.
• Se relaciona para el cumplimiento de sus funciones
con las áreas de Finanzas, Producción y
Contabilidad.

5. Abastecimiento - Conceptos
- La función de abastecimiento es clave dentro de la
actividad empresarial, constituyendo además una
función compleja.
- Esta complejidad se deriva de la diversidad de los
productos o servicios objeto de adquisición, sin
olvidar otros aspectos como: la necesidad de
adaptarse a un entorno económico altamente
cambiante motivado por la globalización de los
mercados, los cambios tecnológicos y el constante
incremento de las exigencias de calidad.

6. Control de Materiales
• Ningún plan es infalible es por eso se emplea el
control para:
- Enfrentar el cambio:
Forma parte ineludible del ambiente de cualquier
organización. Los
mercados cambian, la competencia en todo el
mundo ofrece productos o servicios nuevos que
captan la atención del público.
Surgen materiales y tecnologías nuevas.

7. Control de Materiales
- Crear mejor calidad:
Las fallas del proceso se detectan y el proceso se
corrige para eliminar errores.
- Producir ciclos más rápidos:
Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de
entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar
los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de
esos productos y servicios nuevos a los clientes.

8. Métodos de compra
• Los más usuales son :
- Por lotes o elementos específicos: se coloca una
orden en caso se origine la necesidad.
- Por programa: se planifican las compras por varios
meses o semanas de acuerdo a consumos previstos, y
se van realizando ajustes a medida de que se van
realizando.
- Por asociación con el proveedor: se trata de
fortalecer un vínculo estable con el proveedor, al
punto de que sea considerado como una dependencia
de la organización.

9. Ciclo de compra

10. Fases del Proceso de Compras
PREPARACION
REALIZACION
SEGUIMIENTO
OPERACIONES
PREVIAS
•Conocimiento detallado de las
necesidades.
•Determinación de las condiciones en
que estas deben ser satisfechas.
•Investigación de Mercado.
•Preselección de proveedores.
•Análisis y comparación de ofertas.
•Negociación con los ofertantes.
•Elección de proveedores.
•Confección de pedidos.
•Vigilancia y Reclamación de
las
entregas.
•Control cualitativo y cuantitativo de los
productos recibidos .
•Eventual devolución de los productos no
conformes.
OPERACIONES
DERIVADAS
•Recuperación de envases, embalajes,
desperdicios, sobrantes, etc.
•Gestión de los inventarios de los
materiales y productos adquiridos.

11. Decisiones de compra

12. Decisiones de compra
• Existen 4 indicadores que resultan básicos :
- Por Precio
- Por Calidad
- Por Condiciones de pago
- Por Plazos de entrega

13. Decisiones de compra
- Por Precio
Este debe estar claramente definido, si incluye o no
toda clase de conceptos como transporte, embarque y
desembarque, etc.
Existen productos que por su especial naturaleza o
destino no los consideran, sobre todo aquellos que son
de importación, debiendo detallarse entonces
conceptos tales como seguros, impuestos, recepción,
etc.

14. Decisiones de compra
- Por Calidad
Desde luego el objetivo no es comprar lo
más barato posible, sino optimizar en su
conjunto, dentro de lo posible, los indicadores de
precio, calidad y servicio.
- Por condiciones de Pago
La forma de pago puede afectar seriamente el
precio, ya que un pago al contado es muy diferente a
plazos.
Asimismo, la condición de cliente.

15. Decisiones de compra
- Por Plazo de Entrega
Este factor es importante a considerar para no
entrar en ruptura del inventario, o lo que es peor,
paralización del proceso productivo o se servicios.
Resulta de interés que el plazo de entrega sea lo más
pequeño posible para trabajar con una menor cartera
de pedidos y tener una menor financiación
comprometida.

16. Decisiones de compra
Se requiere también que el plazo sea fiable.
Si no lo fuera pues nos vemos obligados a mantener
un mayor nivel de inventario de seguridad, lo que se
traduce en mayores costos de conservación y mayor
capacidad para el almacén.
Para lograr plazos adecuados será conveniente
conocer la evolución de nuestra demanda al comienzo
del periodo de planificación y poder acordar y
negociar con el proveedor la cantidad y frecuencia de
los pedidos, facilitando de esta forma la planificación
del mismo.

17. Decisiones de compra
Por otra parte, siempre que sea posible, es
conveniente contar con varios proveedores, fomenta
competitividad en cuanto a precio, calidad y servicio,
dándonos flexibilidad a la hora de repartir pedidos.
Es preciso tener cuidado con las promociones a bajo
precio, esta bien si son nuevos de introducción, pero
en otras ocasiones pueden provenir de inventarios
almacenados durante mucho tiempo o ser de baja
calidad.
Por el contrario, una calidad excesiva de los
productos puede ser innecesaria y hace incrementar
los precios sin aportar valor añadido al consumidor.

18. Evaluación de la Eficiencia de compra
• La evaluación es importante porque permite a los
directivos , gerentes, etc :
a. comprobar si es eficaz como realizan la labor.
b. constatar si alcanzan los objetivos que se fijaron.
c. medir el trabajo del jefe de compras y su personal.
• La evaluación basada en informes que emiten se basa
en diferentes métodos, mencionaremos tres que se
utilizan mayormente :
a. Asignación por objetivos.
b. Índices de medición de eficiencia.
c. Costo neto final de compras

19. Evaluación de la Eficiencia de compra
a. Asignación por objetivos.
-Se fijan metas las cuales se deben de alcanzar de
acuerdo al tiempo establecido.
-Esta asignación de objetivos se puede realizar a la
respuesta de ciertas preguntas:
¿Es posible reducir el costo de compras’ ¿en cuánto
o en qué rangos?
¿Qué porcentaje de descuento se obtienen de los
proveedores de la empresa? ¿Se puede aumentar?
¿Se conoce y se tiene acceso a las instalaciones de
los proveedores? ¿Podemos conseguirlos?
¿Existe el MOF, MAPRO y políticas? ¿Pueden
formularse?

20. Evaluación de la Eficiencia de compra
Existen cinco pasos para un uso efectivo de la
administración por objetivos, utilizadas con el
propósito de alcanzar las metas de la empresa:
1. Descripción precisa de las responsabilidades de
cada puesto.
2. Fijación de metas individuales.
3. Metas por departamento, oficina.
4. Fijación de estándares o puntos de referencia.
5. Resultados.

21. Evaluación de la Eficiencia de compra
b. Índices de medición de eficiencia .
-Es necesario tener información emitida en las
empresas, principalmente dentro del área de
compras, como cantidad, montos de adquisición,
consumo, personal involucrado, existencias, etc.
-También es necesario contar con otros datos
pertenecientes a otras áreas de la empresa como
ventas, personal que labora en toda la empresa; datos
que contribuirán a medir los índices establecidos.

22. Evaluación de la Eficiencia de compra
c. Costo neto final de compras
- Los factores que se emplea son:
(1) Economías Comprobadas:
Precios pagados por los materiales adquiridos.
Métodos o sistemas perfeccionados.
Sustitución de artículos por otros mejores y de
menor costo.
(2) Gastos de funcionamiento de la dependencia.

23. Evaluación de la Eficiencia de compra
(3) Gastos ocasionados por errores en las compras.
Costos mayores, debido a retrasos en la
recepción, falta de material, etc.
Devolución de artículos comprados.
(4) Gastos de almacenaje y comprobación de las
existencias en almacén (costo de posesión).

24. Evaluación de la Eficiencia de compra
De acuerdo a lo tratado, existen dos enfoques que
pueden emplearse para evaluar el desempeño de la
labor de compras.
1. Una evaluación continúa que compara los
resultados de operación con el plan, el presupuesto y
los objetivos establecidos para el departamento y el
personal.
2. Una auditoría externa realizada por personal
fuera de la empresa.

25. Conclusión
Aprovisionamiento eficiente = Rebajar costes
en cliente-proveedor = Bajar precio = Mantener
beneficio.