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Introducción a las fórmulas y funciones en Excel.
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- 3. Resumen En esta presentación se aborda el tema de fórmulas, se revisan sus componentes e identificar errores. Centro de Cómputo Académico
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- 6. Fórmulas “Ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular el contenido de otras celdas, comprobar condiciones, etc. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=).” Ejemplos: =5+2*3 =A1+A2+A3 =SI(A1>0) Centro de Cómputo Académico
- 7. • Fórmulas •Componentes de una fórmula •Operadores •Constantes •Referencias •Funciones • Tipos de funciones • Errores en Excel Centro de Cómputo Académico
- 8. Operadores Centro de Cómputo Académico
- 9. Tipos de operadores Aritmético Comparación Concatenación de texto Referencia Centro de Cómputo Académico
- 10. Operadores aritméticos Operador aritmético Significado Ejemplo + (signo más) Suma 3+3 – (signo menos) Resta Negación 3–1 –1 * (asterisco) Multiplicación 3*3 / (barra oblicua) División 3/3 % (signo de porcentaje) Porcentaje 20% ^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2 Centro de Cómputo Académico
- 11. Operadores de comparación Operador de comparación Significado Ejemplo = (signo igual) Igual a A1=B1 > (signo mayor que) Mayor que A1>B1 < (signo menor que) Menor que A1<B1 >= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1 <= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1 <> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1 Centro de Cómputo Académico
- 12. Operador de concatenación Operador de comparación Significado Ejemplo & Concatena una o varias cadenas de texto Hola& a& todos A1& B1 Centro de Cómputo Académico
- 13. Operadores de referencia Operador de comparación Significado Ejemplo : (dos puntos) Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas B5:B15 ; (punto y coma) Operador de unión, que combina varias referencias en una sola SUMA(B5:B15;D5:D15) (espacio) Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias B7:D7 C6:C8 Centro de Cómputo Académico
- 14. Orden de cálculo Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. =A1*B2+5 Centro de Cómputo Académico
- 15. Jerarquía de los operadores Operador Descripción : (dos puntos) Operadores de referencia – – Negación (como en –1) % Porcentaje ^ Exponenciación * y / Multiplicación y división + y - Suma y resta & Conecta dos cadenas de texto (concatenación) >= < > <= = Comparación Centro de Cómputo Académico
- 16. Es posible cambiar el orden de evaluación de los operadores haciendo uso de paréntesis (). Ejemplo: =5+2*3 Resultado: 11 =(5+2)*3 Resultado: 21 Jerarquía de los operadores Centro de Cómputo Académico
- 17. Constantes Centro de Cómputo Académico
- 18. Constantes Una constante es un valor que permanece igual siempre, es decir, que no se calcula. Ejemplos: 10-08-2010 “Resumen de ventas” 3569 21:00 Centro de Cómputo Académico
- 19. Referencias Centro de Cómputo Académico
- 20. Referencias Identifican una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indican a Excel dónde debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. A1 (Predeterminada) 3D F1C1 Existen 3 estilos: Centro de Cómputo Académico
- 21. Referencia A1 Para hacer referencia a Utilice La celda de la columna B y la fila 11 B11 El rango de celdas de la columna B y de las filas 11 a 21 B11:A21 El rango de celdas de la fila 16 y de las columnas C a F C16:F16 Todas las celdas de la fila 6 6:6 Todas las celdas de las filas 6 a 11 6:11 Todas las celdas de la columna I I:I Todas las celdas desde la columna I hasta la K I:K El rango de celdas de las columnas B a F y de las filas 11 a 21 B11:F21 Nos enfocaremos en este estilo de referencia Centro de Cómputo Académico
- 22. Referencias Para hacer referencia a una hoja de cálculo se debe anteponer el nombre de la hoja al rango de celdas, separados por el signo !. =PROMEDIO(Ventas!B5:B10) Nombre de la hoja Rango de celdas de la hoja Ventas Separador Centro de Cómputo Académico
- 23. Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Copiando la fórmula Centro de Cómputo Académico
- 24. Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Copiando la fórmula Centro de Cómputo Académico
- 25. Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o viceversa. Centro de Cómputo Académico
- 26. Funciones Centro de Cómputo Académico
- 27. Funciones Fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Ejemplo: =PROMEDIO(A1,B3) Centro de Cómputo Académico
- 28. Estructura de una función =REDONDEAR(C10,2) Nombre de la función Argumentos entre paréntesis Los argumentos pueden ser: números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda, constantes, fórmulas u otras funciones. Van separados por coma Centro de Cómputo Académico
- 29. Escribir funciones con el asistente 2 1 3 4 1. Indicar la celda 2. Clic en Fx 3. Buscar la función 4. Aceptar Centro de Cómputo Académico
- 30. 1 1 1. Establecer los argumentos Se puede apoyar del botón 2. Clic en Aceptar Escribir funciones con el asistente Centro de Cómputo Académico
- 31. • Fórmulas • Componentes de una fórmula • Operadores • Constantes • Referencias • Funciones •Tipos de funciones • Errores en Excel Centro de Cómputo Académico
- 32. Tipos de funciones Excel organiza las funciones por categorías entre las que encontramos: • Financiera • Fecha y hora • Estadísticas • Base de datos • Texto • Lógicas • Entre otras… Centro de Cómputo Académico
- 33. • Fórmulas • Componentes de una fórmula • Operadores • Constantes • Referencias • Funciones •Errores en Excel • Tipos de funciones Centro de Cómputo Académico
- 34. Errores en Excel Centro de Cómputo Académico Tipo de error Significado Detalle #¿NOMBRE? No puede encontrar el nombre. Error en la captura de la fórmula. #¡REF! No hay referencia. Eliminamos referencias que son parte de la fórmula de Excel. #¡DIV/0! Dividido por cero. El denominador es de valor cero. #¡VALOR! Valor inválido. Argumentos erróneos en la fórmula. #N¡NUM! Número inválido. Valores numéricos no validos. #¡NULO! Valor vacío. No se puede determinar el rango de la fórmula. #N/D No disponible. No encuentra el valor buscado. ########## No se puede mostrar valor. No se puede mostrar el contenido de la celda.
- 35. Conclusiones Comprender el funcionamiento, estructura y componentes de las fórmulas y funciones es de vital importancia ya que son una parte fundamental en el uso de Excel, además la identificación de los errores en base a su código nos ayudará a resolverlos en menos tiempo. Centro de Cómputo Académico
- 36. Referencias • Microsoft. (2014). Descripción general de fórmulas. Recuperado el 11 de Noviembre de 2013, de http://office.microsoft.com/es-es/excel- help/descripcion-general-de-formulas-HP010081865.aspx • ExcelTotal. (29 de Junio de 2012). Errores en Excel. Recuperado el 11 de Noviembre de 2013, de http://exceltotal.com/errores-en-excel/ • https://exceltotal.com/formulas-matriciales-en- excel/#:~:text=%C2%BFQu%C3%A9%20es%20una%20f%C3%B3rmula%20matricial,con%20una%20serie%20de%20datos. • https://support.microsoft.com/es-es/office/directrices-y-ejemplos-de-f%C3%B3rmulas-de-matriz-7d94a64e-3ff3-4686-9372-ecfd5caa57c7 • https://support.microsoft.com/es-es/office/mostrar-e-imprimir-f%C3%B3rmulas-65a29965-b1b1-40db-9cb7- 4fd051da3a5c#:~:text=Con%20solo%20una%20r%C3%A1pida%20combinaci%C3%B3n,acentos%20graves%20(%60)). • Microsoft. (2014). Mostrar las relaciones entre fórmulas y celdas. Recuperado el 11 de Noviembre de 2013, de http://office.microsoft.com/es- hn/excel-help/mostrar-las-relaciones-entre-formulas-y-celdas-HP010066253.aspx • Microsoft. (2014). Usar comprobación de errores para corregir errores comunes en las fórmulas. Recuperado el 12 de Noviembre de 2013, de http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/usar-comprobacion-de-errores-para-corregir-errores-comunes-en-las-formulas-HA010342331.aspx • ExcelTotal, (22 de junio de 2011). Evaluar fórmulas. Recuperado el 11 de Noviembre de 2013, de http://exceltotal.com/evaluar-formulas/ Centro de Cómputo Académico
Notas do Editor
- El orden en que se ejecutan las operaciones puede afectar el valor devuelto de la fórmula; por lo tanto, es importante conocerlo y además como puede cambiarlo para obtener los resultados deseados. Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.
- Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel efectúa la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5)
- Una expresión o un valor obtenido como resultado de una expresión, no son constantes. Si utiliza constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia solo si modifica la fórmula.
- Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas. De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas con letras (de A a XFD, para un total de 16.384 columnas) y a las filas con números (del 1 al 1.048.576). Estas letras y números se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2. F1C1 F[-2]CReferencia relativa a la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna.F[2]C[2]Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y dos columnas hacia la derecha.F2C2Referencia absoluta a la celda de la segunda fila y la segunda columna.F[-1]Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa 3D Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Excel utilizará las hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5 Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear fórmulas mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA. )
- Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas.
- Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas, de modo que puede resultar necesario cambiarlas a referencias absolutas.
- Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta.
- Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR redondea un número en la celda A10.
- Error #¿NOMBRE? El tipo de error #¿NOMBRE? se genera cuando una celda hace referencia a una función que no existe. Por ejemplo, si introducimos la fórmula =FORMATOFINAL() obtendremos este tipo de error porque es una función inexistente. Cuando veas desplegado el error #¿NOMBRE? debes asegurarte de que has escrito correctamente el nombre de la función. Y si estás acostumbrado a utilizar el nombre de las funciones en inglés, pero te encuentras utilizando una versión de Excel en español, debes utilizar su equivalente en español o de lo contrario obtendrás este tipo de error. Error #¡REF! Cuando una celda intenta hacer referencia a otra celda que no puede ser localizada porque tal vez fue borrada o sobrescrita, entonces obtendremos un error del tipo #¡REF!. Si obtienes este tipo de error debes revisar que la función no esté haciendo referencia a alguna celda que fue eliminada. Este tipo de error es muy común cuando eliminamos filas o columnas que contienen datos que estaban relacionados a una fórmula y al desaparecer se ocasiona que dichas fórmulas muestren el error #¡REF! Error #¡DIV/0! Cuando Excel detecta que se ha hecho una división entre cero muestra el error #¡DIV/0! Para resolver este error copia el denominador de la división a otra celda e investiga lo que está causando que sea cero. Error #¡VALOR! El error #¡VALOR! sucede cuando proporcionamos un tipo de dato diferente al que espera una función. Por ejemplo, si introducimos la siguiente función =SUMA(1, “a”) obtendremos el error #¡VALOR! porque la función SUMA espera argumentos del tipo número pero hemos proporcionado un carácter. Para resolver este error debes verificar que has proporcionado los argumentos del tipo adecuado tal como los espera la función ya sean del tipo texto o número. Tal vez tengas que consultar la definición de la función para asegurarte de que estás utilizando el tipo de datos adecuado. Error #¡NUM! El error #¡NUM! es el resultado de una operación en Excel que ha sobrepasado sus límites y por lo tanto no puede ser desplegado. Por ejemplo, la fórmula =POTENCIA(1000, 1000) resulta en un número tan grande que Excel muestra el error #¡NUM! Error #¡NULO! El error #¡NULO! se genera al especificar incorrectamente un rango en una función. Por ejemplo, si tratamos de hacer una suma =A1 + B1 B5 Excel mostrará este tipo de error. Observa que en lugar de especificar el rango B1:B5 he omitido los dos puntos entre ambas celdas. Este error se corrige revisando que has especificado correctamente los rangos dentro de la fórmula. Error #N/A Este tipo de error indica que el valor que estamos intentando encontrar no existe. Por esta razón el error #N/A es muy común cuando utilizamos funciones de búsqueda como BUSCARV o BUSCARH. Cuando la función BUSCARV no encuentra el valor que estamos buscando, regresa el error de tipo #N/A Cuando te familiarizas con los errores en Excel podrás resolver fácilmente las causas que ocasionan cada uno de ellos.