Dokumen tersebut membahasikan langkah-langkah dan halangan dalam proses perancangan. Terdapat empat langkah utama dalam perancangan iaitu menetapkan matlamat, menghuraikan keadaan semasa, mengenalpasti sokongan dan halangan, serta mengemukakan tindakan. Dokumen ini juga menjelaskan dua bentuk halangan utama dalam perancangan iaitu keengganan menetapkan matlamat dan tentangan terhadap perubahan, serta beberapa f

1. PERANCANGAN Asas Pengurusan
PERANCANGAN
Objektif Pembelajaran : Memahami dan mengetahui langkah–langkah serta
halangan dalam proses perancangan.
Hasil Pembelajaran : Di akhir unit ini, pelajar dapat:
• Menerangkan langkah-langkah proses perancangan
• Mengenalpasti halangan–halangan dalam proses perancangan serta
faktor-faktor yang mengubah perancangan.

2. PERANCANGAN Asas Pengurusan
UNIT 4 : PERANCANGAN
4.0 Pengenalan
Dalam setiap aktiviti yang melibatkan proses, kita memerlukan langkah-langkah
tertentu agar setiap aktiviti yang dijalankan dapat disempurnakan dengan baik.
Berdasarkan langkah-langkah inilah sesuatu tindakan yang dibuat tidak
terpesong daripada matlamatnya yang telah ditetapkan. Setelah mempelajari
dan memahami pengertian perancangan, marilah kita sama-sama mengenal
pasti langkah-langkah serta halangan dalam proses perancangan di dalam unit
ini.
4.1 Langkah–Langkah Dalam Proses Perancangan
Terdapat 4 langkah dalam proses perancangan iaitu:
Menetapkan Menghuraikan Menentukan Mengemukakan
Matlamat Keadaaan Dorongan / Tindakan
Halangan

3. PERANCANGAN Asas Pengurusan
4. 1. 1 Menetapkan Matlamat
Penetapan matlamat amat penting dalam sesebuah organisasi, kerana
dengan adanya matlamatlah sesebuah organisasi boleh membangun. Ibarat
manusia, yang tiada matlamat hidup, maka perjalanan hidupnya tidak tentu
arah. Maka persoalan yang perlu dijawab adalah tentang apakah yang
hendak dicapai oleh organisasi kita dalam jangkamasa panjang ataupun
jangkamasa pendek. Matlamat yang ditetapkan mestilah mengandungi ciri-ciri
seperti jelas dan nyata, rasional, logik, mempunyai jangkamasa dan mestilah
mencabar. Contohnya: Matlamat sebuah syarikat penjualan komputer
mempunyai matlamat yang jelas dan nyata dalam jangkamasa panjang
adalah untuk mencapai sasaran jualan sebanyak 50 buah unit komputer
sebulan.
4. 1. 2 Menghuraikan Keadaan Semasa
Apabila matlamat organisasi telah ditetapkan dengan jelas, maka kita
sebagai ahli organisasi sama ada pengurus peringkat atasan, bawahan dan
pertengahan perlu lihat keadaan organisasi kita sekarang dan
membandingkan dengan matlamat yang hendak dicapai. Tentukan sama ada
sumber yang ada mencukupi dari segi kewangan, tenaga kerja ataupun
maklumat untuk mencapai matlamat yang telah ditentukan. Sekiranya
matlamat yang hendak ditetapkan adalah mencabar tetapi bila dilihat dari
sudut kewangan , tidak mencukupi maka kita perlu mengubah suaikan
kedaan perancangan tersebut dengan kedudukan kewangan organisasi.
Lihat kembali kepada contoh tadi, di mana target jualan syarikat komputer
adalah menjual 50 buah unit komputer dalam sebulan. Maka kita perlu lihat
dengan keadaan semasa sekarang, dari segi permintaan, siapa pelanggan
kita, cukupkah tenaga kerja kita untuk mempromosikan komputer kita dan
cukupkah maklumat yang kita ada dari segi persaingan kita serta cukupkah

4. PERANCANGAN Asas Pengurusan
sumber kewangan kita untuk melaksanakan matlamat tersebut. Maka
menentukan keadaan semasa amat penting agar matlamat yang ditentukan
tidak terpesong jauh dengan persekitaran semasa.
4.1.3 Mengenalpasti Sokongan Ataupun Halangan
Di tahap ini kita perlu lihat apakah faktor dalaman ataupun luaran yang dapat
membantu ataupun mungkin menghalangi proses pencapaian matlamat
tersebut. Dari segi faktor dalaman kita boleh lihat bagaimana syarikat boleh
mendapatkan kakitangan yang berkaliber untuk mempromosi barangan
tersebut. Maka syarikat perlu melatih mereka yang berkelayakan untuk
mempromosikan komputer tersebut. Manakala bagi faktor luaran, kita boleh
lihat persaingan dari syarikat-syarikat komputer lain yang menawarkan harga
yang lebih rendah, maka menjadi satu halangan kepada pencapai matlamat
tersebut. Dengan itu pihak organisasi perlu mencari alternatif untuk
mengenalpasti sokongan dan halangan serta jalan penyelesaiannya.
4.1.4 Mengemukakan Tindakan
Sekiranya didapati adanya sokongan yang boleh menolong dari segi
perlaksanaan perancangan seterusnya tercapainya matlamat, atau halangan
yang boleh melambatkan perjalanan perancangan maka, pengurus boleh
mengemukakan tindakan sama ada teruskan tindakan terhadap perancangan
atau cari jalan lain untuk setiap perancangan.
Katakan dari contoh tadi, didapati banyak halangan yang timbul dari
sokongan maka organisasi perlulah menukar kepada matlamat yang baru
atau merangka perancangan yang baru yang boleh menguntungkan
organisasi tersebut.

5. PERANCANGAN Asas Pengurusan
Peringkat ini amat penting kerana ia melibatkan proses membuat dan
mengambil keputusan yang teliti dan cermat. Setelah semua langkah tadi
telah dilalui dengan sempurna, maka perancangan tadi bolehlah
dilaksanakan.
4.2 Halangan Kepada Perancangan
Setelah memahami proses perancangan , kita perlu lihat apakah halangan yang
timbul terhadap pencapaian perancangan yang berkesan. Di dalam sesebuah
organisasi mengenalpasti halangan yang mungkin timbul adalah perlu bagi
setiap pengurus peringkat atasan dan pertengahan kerana mereka inilah yang
menentukan setiap perancangan yang baik.
Terdapat dua bentuk halangan yang besar:
4.2.1 Keengganan mewujudkan matlamat
Kegagalan mengemukakan matlamat adalah menjadi penghalang kepada
keberkesanan sesuatu perancangan. Siapakah yang enggan mewujudkan
matlamat? Di sini yang terlibat di dalam penetapan dan mewujudkan
matlamat adalah pengurus. Jadi penguruslah yang enggan mewujudkan
matlamat.
Mengapakah seseorang atau pengurus itu enggan mewujudkan matlamat. Ia
sebenarnya berpunca daripada perkara-perkara berikut:

6. PERANCANGAN Asas Pengurusan
a) Bimbang sekiranya timbul kegagalan.
.
Mereka enggan mewujudkan matlamat yang baru kerana takut berlakunya
kegagalan. Sekiranya gagal atau tidak tercapainya matlamat tersebut
ianya akan memberi tekanan kepada pihak pengurusan, hilangnya rasa
kepercayaan orang bawahan kepada pihak pengurus dan masa depan
kerjayanya mungkin tergugat.
b) Sayang untuk melepaskan matlamat yang sedia ada.
Sekiranya pengurus mengadakan matlamat yang baru, maka matlamat
yang sedia ada terpaksa diketepikan. Maka, mereka sayang melepaskan
matlamat yang sedia ada kerana masa dan tenaga telah banyak yang
telah dicurahkan pada masa lalu.
c) Kurang pengetahuan tentang persekitaran
Memandangkan pihak pengurus kurang pengetahuan tentang
persekitaran seperti dari segi pasaran saham, teknologi maklumat dan
persaingan, maka mereka enggan mengwujudkan matlamat yang baru.
Sekiranya tiada atau kurangnya pengetahuan tentang persekitaran maka
secara tak lansung kita tidak boleh bersaing dengan persekitaran luar dan
matlamat pun tidak boleh diwujudkan.
d) Kurang keyakinan
Matlamat yang hendak dibentuk memerlukan pengorbanan. Maka,
pengorbanan memaksa pengurus untuk bersifat penuh keyakinan dan
sanggup menerima dan mengambil keputusan yang berisiko. Sekiranya
dalam diri pengurus tersebut tidak yakin dengan diri sendiri , tak perlulah
mengwujudkan matlamat yang baru.

7. PERANCANGAN Asas Pengurusan
e) Kurang berpengetahuan mengenai organisasi
Pengurus yang baru sememangnya tidak berpengetahuan secara
keseluruhan mengenai organisasi. Kegagalan melihat unit yang ada
sebagai penyumbang kepada keseluruhan aktiviti organisasi, maka ia
memberi kesan kepada peranan mereka dalam mengujudkan matlamat
atau objektif.
4.2.2 Tentangan kepada perubahan
Sekiranya keengganan mewujudkan matlamat di lihat dari sudut pengurus
maka di bawah tajuk ini kita akan lihat dari sudut pekerja . Di mana pekerja
menentang setiap perubahan yang bakal wujud dari setiap perancangan yang
dibuat. Mengapa menentang kepada perubahan tersebut? Ini terjadi kerana:
a) Tidak pasti mengapa sebab dan kesan perubahan ini.
Kebanyakkan pekerja tidak pasti pasti dengan kesan atau hasil dari
perubahan tersebut. Mereka tidak diberi penerangan yang selanjutnya
tentang kebaikan dan keburukan dari perancangan yang dibuat.
b) Pekerja enggan melepaskan matlamat yang sedia ada.
Bagi pekerja sekiranya sesuatu perancangan itu telah berjaya dengan
cemerlangnya, maka mereka tidak mahu kepada penetapan perancangan
yang baru. Mereka rasa perancangan tersebut memang bersesuaian
dengan mereka.
Contohnya , setiap tahun bagi sebuah syarikat menjual jamu, sasaran
keuntungan adalah RM 2 juta. Sekiranya perancangan baru adalah
meningkatkan sasaran keuntungan sebanyak RM 4 juta, maka perlu
bekerja dengan lebih gigih lagi. Ini mungkin akan membebankan pekerja.

8. PERANCANGAN Asas Pengurusan
Maka mereka ini enggan menerima setiap perubahan terhadap bebanan
kerja.
c) Pekerja sudah mengetahui kelemahan-kelemahan yang ada dalam
rancangan tersebut.
Sekiranya pekerja sudah mengenalpasti dengan kelemahan yang bakal
wujud dalam setiap perancangan baru yang ditetapkan maka mereka
akan menentang kepada setiap perubahan yang wujud. Contohnya,
Penggunaan Bahasa Inggeris di dalam matapelajaran Matematik dan
Sains. Guru-guru sudah mengenalpasti bahawa kemungkinan
perancangan ini akan wujudnya kelemahan kerana tidak semua pelajar
dapat berkomunikasi dan mempelajari Bahasa Inggeris dengan baik.
Maka, perancangan ini mendapat tentangan dari beberapa pihak yang
akan melaksanakannya.
4.3 Perubahan Persekitaran
Setelah diteliti dan memahami tentang proses serta halangan yang wujud
dalam perancangan maka kita juga perlu lihat apakah faktor-faktor yang
boleh menyebabkan berlakunya perubahan kepada perancangan sama ada
yang telah sedia ada atau yang hendak dibuat. Di antara faktor–faktor yang
boleh dikenalpasti adalah :
a) Ekonomi
Ekonomi sesebuah negara memainkan peranan yang penting dalam
sesuatu perkara yang hendak dirancangkan. Sekiranya ekonomi sesuatu
negara itu berada di dalam keadaan kukuh dan stabil maka segala
perancangan yang hendak dilaksanakan akan berjalan dengan lancar.
Sekiranya ekonomi sesebuah negara itu berada di dalam keadaan goyah
maka perubahan akan berlaku keatas perancangan yang akan
dilaksanakan. Contohnya kita dapat lihat dari segi penghantaran pelajar

9. PERANCANGAN Asas Pengurusan
keluar negara. Pada satu waktu dulu, penghantaran pelajar Malaysia ke
Luar Negara menjadi satu agenda dalam perancangan negara,
malangnya apabila keadaan ekonomi kita jatuh sedikit maka,
perancangan penghantaran pelajar terpaksa diubah.
b) Budaya dan Sosial
Budaya sesuatu negara atau sesebuah organisasi juga berperanan
penting dalam menentukan sesuatu perancangan. Budaya juga boleh
menyebabkan sesuatu perancangan boleh berubah. Kita boleh ambil
contoh bagi sebuah organisasi kedai makanan segera “KFC”. Kalau di
tahun 70 an, makanan segera ini tidak begitu popular, tetapi di tahun 90
an budaya ini telah menular keseluruh penduduk Malaysia. Maka
perancangan bagi untuk memperkembangkan kedai makanan segera ini
perlu diubahsuai agar setiap negeri ada kedai ini.
c) Pelanggan
Persediaan ke atas perubahan kepada perancangan yang akan
dilaksanakan sekiranya pihak organisasi berdepan dengan pelanggan
yang berkelakuan cerewet.
d) Pembekal
Pembekal juga amat penting dalam menentukan sesuatu perancangan itu.
Contohnya perancangan sebuah syarikat komputer adalah mendapatkan
bilangan komputer yang hendak dijual adalah 100 buah untuk
sebulan.Tetapi sesuatu telah terjadi kepada syarikat pembekal di mana
mereka tidak boleh membekalkan sebanyak yang diminta pada masa
tertentu maka perubahan perancangan perlu diubah.
e) Teknologi
Teknologi juga perlu dalam menentukan sesuatu perancangan.
Contohnya perubahan perancangan perlu di buat ke atas penggunaan

10. PERANCANGAN Asas Pengurusan
alat komputer sekiranya wujud pembaharuan ke atas sistem komputer.
Kalau dulu nak siapkan sesuatu tugas mengambil masa lebih kurang 2
minggu ,tapi dengan adanya peralatan komputer yang canggih maka
perancangan ke atas tugasan tersebut perlu diubahsuai.
AKTIVITI 4A
Ujikan kefahaman anda sebelum meneruskan input selanjutnya…….!!!!!
Sila semak jawapan anda pada maklum balas di halaman berikutnya.
Arahan: Bulatkan jawapan yang betul.
4.1 Langkah yang kedua di dalam proses perancangan adalah menentukan
halangan atau dorongan.
(B / S )
4.2 Penetapan matlamat sangat penting untuk membangunkan sesebuah
organisasi.
(B / S )

11. PERANCANGAN Asas Pengurusan
4.3 Tiga bentuk halangan yang besar adalah keengganan mewujudkan matlamat,
tentangan kepada perubahan dan perubahan persekitaran.
(B / S)
4.4 Keengganan mewujudkan matlamat adalah salah satu langkah dalam proses
perancangan.
(B / S)
4.5 Salah satu halangan dalam proses perancangan mengapa pengurus enggan
mewujudkan matlamat adalah kurang keyakinan.
(B / S)
4.6 Di bawah ini terdapat 5 perkataan tersembunyi bagi faktor yang
menyebabkan perubahan kepada perancangan. Carikan…
E B U D A Y A P
U I K T K T I E
J Y F E E P O L
E A M K R E U L
K K O N J M J A
O P K O A B G N
N Q L L S E P G
O W P O E K A G
M E R G Y A S A
I S Y I G L E N
MAKLUM BALAS AKTIVITI

12. PERANCANGAN Asas Pengurusan
AKTIVITI 4A
Betul/Salah
4.1 S
4.2 B
4.3 B
4.4 S
4.5 B
4.6 Mencari Perkataan Tersembunyi.
E B U D A Y A P
U I K T K T I E
J Y F E E P O L
E A M K R E U L
K K O N J M J A
O P K O A B G N
N Q L L S E P G
O W P O E K A G
M E R G Y A S A
I S Y I G L E N

13. PERANCANGAN Asas Pengurusan
PENILAIAN KENDIRI
Anda telah menghampiri kejayaan. Sila cuba semua soalan dalam penilaian
kendiri ini dan semak jawapan anda pada maklum balas yang disediakan. Jika
ada masalah sila berbincang dengan pensyarah anda. Selamat mencuba dan
semuga berjaya.
Soalan 1
Dalam membangunkan sesebuah organisasi , perancangan adalah amat
penting. Jelaskan apakah langkah-langkah yang perlu ada dalam proses
perancangan.
Soalan 2
Jelaskan mengapa seseorang pengurus itu enggan menetapkan matlamat.

14. PERANCANGAN Asas Pengurusan
Soalan 3
Huraikan secara terperinci faktor-faktor luaran yang boleh mengubah
perancangan yang dilaksanakan.
MAKLUM BALAS PENILAIAN KENDIRI

15. PERANCANGAN Asas Pengurusan
Soalan 1
Langkah-langkah dalam proses perancangan:
a) Menetapkan Matlamat
b) Menghuraikan Keadaan
c) Menentukan dorongan / halangan
d) Mengemukakan Tindakan.
Soalan 2
Seseorang pengurus itu enggan mengwujudkan matlamat kerana:
a) Bimbang sekiranya timbul kegagalan.
b) Sayang untuk melepaskan matlamat yang sedia ada.
c) Kurang pengetahuan tentang persekitaran
d) Kurang berkeyakinan
e) Kurang berpengetahuan mengenai organisasi.
Soalan 3
Faktor-faktor yang menyebabkan perubahan kepada perancangan adalah:
a) Ekonomi
b) Budaya
c) Pelanggan
d) Pembekal
e) Teknologi.