Presentación para el curso USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO

1. “Dime cómo escribes y te diré quién eres”
Uso eficaz del
correo
electrónico
USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO

2. SUMARIO
1. Punto de partida
2. Cuándo escribir
3. A quién escribir
4. El asunto
5. El estilo
6. El formato
7. Ortografía y gramática.
8. La gestión del correo.
9. Un decálogo
“Dime cómo escribes y te diré quién eres”
USO EFICAZ DEL CORREO ELECTRÓNICO

3. Punto de partida
 El 33% de los trabajadores manifiestan
estar estresados por la cantidad de
correo electrónico recibido.
 El 28% cree que el volumen de correo
electrónico es fuente de presión.
 Solamente el 38% se manifestó
despreocupado
 Un 50% de los empleados lo revisa una vez cada hora.
 Otro 35% cada cuarto de hora.
 Algunos trabajadores entre 40 –60 veces cada hora.¡!
 4 de cada 10 empleados consultan el correo electrónico corporativo
durante sus vacaciones.
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4. Cuándo escribir
¿Es realmente necesario escribir ese correo?
•A veces una llamada telefónica consigue lo mismo de forma
más rápida.
•Si hay que felicitar a alguien, igual el correo electrónico no es
la mejor opción.
Nunca envíes un correo
cuando estás enfadado
•Tómate tu tiempo.
•Adquiere cierta distancia.
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5. A quién escribir
Al menor número de personas posible.
•Incluir sólo a las personas que tienen realmente que ver con el
correo.
• Procura no enviar correos masivos,
pueden colapsar el servidor.
• Utiliza con cuidado la copia oculta,
puede dar lugar a malentendidos.
• Utiliza la copia oculta cuando haya que
mantener confidencialidad con las
direcciones de correo.
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6. El asunto
El objeto o asunto es la parte
más importante del mensaje
• Es lo primero que lee el destinatario y
es lo que le anima o no a abrirlo.
• Se utiliza para búsquedas.
• Mejor una frase corta y relevante.
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7. El estilo
• Piensa que los correos se leen, cada vez más, en dispositivos
móviles.
• Utiliza un grado de formalidad que se ajuste al destinatario.
Piensa que siempre es mejor pecar por exceso que por
defecto.
• Evita el sarcasmo y la ironía, es
fácil que se malinterprete.
• Céntrate en un solo tema por
correo.
• Emplea un estilo sencillo y escueto,
y procura “ir al grano”.
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8. El formato
A
B
C
• Utiliza un formato austero. D
• Cuida la organización de los
párrafos para facilitar la lectura.
• Huye de los fondos y letras de colores, de los
sonidos, de las animaciones… salvo que te
dediques a un sector relacionado con estos
recursos.
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9. La ortografía y gramática
ir.
Se lo que quieres dec
to va muy bien.
A nivel de cliente, el proyec
eras irán a la huelga.
Los médicos y las enferm
selección de
Esta semana vamos a realizar la
candidatos.
dinero
En los primeros añ os del alcalde había
r cosa.
para pagar cualquie
con tanto trabajo.
Última mente no doy abasto
“La corrección gramatical y ortográfica no es discrecional”
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10. La gestión del correo
• Clasifica los mensajes en carpetas.
• Lee tu correo, como máximo, cada dos horas.
• No pongas sonido cuando recibes un correo.
• El Para… es lo último que hay que escribir.
• Marca los correos pendientes como tareas o arrastrarlos a tareas.
• Puedes poner correos de una persona
en un color determinado
• Empieza a leer los correos desde los
más nuevos a los más antiguos, así
evitamos leer dos veces o cometer
errores.
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11. Un decálogo de buenas
prácticas
es 4D:
• Toma de decision
ate,
• Gestiona el correo
cada Delete, Do it, Deleg
2/3 horas. Defer it.
s que
nte por • Escribe los correo
• No envíes lo urge
te gustaría recibir..
correo.
idos,
orreo • No utilices ni son
• No discutas por c ni otro tipo de aviso
s..
electrónico.
• L unca envíes un
N
• e ensaje cuando estás
m
e fadado.
en
eos
• Gestiona los corr
u tos. e
• Regla de los 2 min cada día..
l
c
o
r
USO EFICAZ DEL CORREO r
ELECTRÓNICO

12. En resumen…
“Menos correos enviados, menos líneas a
leer y menos personas a les que se dirige el
correo significan más tiempo disponible,
más concreción y más eficiencia.”
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13. ¿Qué podemos conseguir?
• Reducción de un 32% del tiempo en el correo
electrónico.
• Reducción de un 33% del tiempo dedicado a la
búsqueda de información.
• Reducción del número de
interrupciones de hasta un 61%
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