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•  P. 2  Ouvrir un compte •  P. 4  Se loguer – Aller dans ‘son compte’ •  P. 5  Déposer une référence bibliographique •  P. 6  Saisie des métadonnées (données descriptives) •  P. 8  Saisie des auteurs de la publication •  P. 12  Modifier une référence bibliographique    ajout de mots-clés,  ajout de résumés…   •  P. 13  Déposer le texte intégral associé à une référence •  P. 16  Cas particuliers : Working papers -  Rapports •   P. 17 Mémo droits : quel(s) droit(s) pour quel(s) dépôt(s) •   P. 21 Clause Archives Ouvertes (Dir. affaires juridiques du CNRS) M é m o   H A L - S H S C. Boulai - C. Laube UMR5206 Triangle mars 2012
Dans l’onglet  « Déposer »,  choisir « S’inscrire ».   HAL-SHS : s’incrire Aller sur le site :   http://halshs.archives-ouvertes.fr/
Remplir les champs obligatoires  (flèches oranges) URL personnel : (facultatif) par défaut, indiquer l’adresse de votre page web sur le site de Triangle. Langue et discipline préférées pourront être modifiées à chaque dépôt. Aide contextuelle Cliquer sur Créer pour valider.  Une fenêtre apparaît pour confirmer  la création du compte.  Activer son compte : Cliquer sur le lien dans le message de confirmation envoyé par e-mail.  La page « Mes dépôts » s’ouvre alors.
Si l’on est déjà inscrit :   Aller sur le site :  http://halshs.archives-ouvertes.fr/ Dans le cadre « S’authentifier », indiquer son identifiant et son mot de passe, cliquer sur OK. En cas d’oubli de l’identifiant, contacter Cécile Laube En cas d’oubli du mot de passe, cliquer sur « retrouver son mot de passe ».
Déposer une référence bibliographique seule : Choisir l’onglet « Déposer »  puis  «  référence bibliographique seule  ». Sélectionner ensuite le  type de document  qui sera référencé. Pour les communications à colloque :  Possibilité de déposer des  références de communications sans actes Ne pas déposer  des  références  de publications  à paraître
Exemple d’un article dans une revue à comité de lecture : Saisie des métadonnées [écran 1] Les  champs obligatoires  sont précédés d’une  flèche orange . Date de production/écriture :  ne pas remplir La discipline choisie au moment de l’inscription est indiquée ici par défaut. Pour la modifier, cliquer sur la croix rouge pour la supprimer et choisir une autre discipline en cliquant sur la liste.  Pour ajouter une autre discipline, cliquer sur Interdisciplinarité. Commencer à saisir le titre de la revue et le choisir dans la liste déroulante. Pagination à indiquer sous la forme : 5-10
Mots-clés libres, séparés par des ; Il est conseillé d’indiquer des mots-clés en anglais également. Cliquer sur  étape suivante.
Saisie du (des) auteur(s) [écran 2] Votre nom est indiqué par défaut. Si vous n’êtes pas l’auteur, cliquer sur la croix rouge, puis ajouter le ou les auteur(s) un par un en cliquant sur « ajouter un nouvel auteur ». Commencer à saisir son nom pour le trouver dans la liste. Ajouter le  laboratoire d’appartenance  si nécessaire en cliquant sur le crayon à côté du nom de l’auteur.
Cliquer sur « étape suivante ». Saisir lentement les premières lettres du nom du laboratoire  et le sélectionner dans la liste déroulante qui s’affiche (zone en surbrillance). Valider. Ajouter  un laboratoire  d’affiliation
Pour ajouter rapidement  un auteur  avec son affiliation Passer par  «  sélectionner  des auteurs d’un laboratoire  »,  en saisissant les premières lettres du nom du labo.  Le sélectionner dans la liste qui s’affiche  (cliquer sur la zone en surbrillance) ou Cliquer  sur «  sélectionner  depuis mes auteurs  »,  cocher le nom de l’auteur et cliquer sur « ajouter »
Pour  modifier  ces informations, cliquer sur « étape précédente » ou directement sur « métadonnées » ou « auteurs » Lorsque vous avez  vérifié les données , cliquez sur  « Déposer ».  . Cliquer ici pour se déconnecter La page «  Récapitulation  » reprend toutes les données  saisies précédemment  et présente  la référence bibliographique telle qu’elle apparaîtra  dans HAL-SHS dans la  fiche détaillée
Modifier une référence   Ajouter un résumé Il sera possible de  modifier  la référence   (y compris pour modifier  ou  ajouter un   résumé ) en la sélectionnant  sur la page  « Mes dépôts » rubrique « Mes notices », (bien penser à cliquer  sur  « Tout afficher »  pour voir toutes les références) puis en cliquant sur  « modifier  les métadonnées »   ou  « modifier la référence  de publication » (type de doc.) .
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],si la référence bibliographique  n’a pas été déposée   dans HAL-SHS: choisir l’onglet « Déposer », puis  « Un document avec texte intégral  et  référence bibliographique »  et sélectionner le type de document à déposer (possibilité de déposer le texte d’une communication)   Pour les 2 premiers écrans (métadonnées et auteurs), la procédure est la même que pour une référence bibliographique seule, à une exception près :  le résumé est obligatoire  (procéder par copier/coller).
Sur la page  « fichiers » [écran 3],  sélectionner le format  du document déposé (pdf, rtf…). Cliquer sur « parcourir »  pour indiquer  le chemin du fichier à déposer, puis  « Transférer » (ce n’est pas le dépôt,  il sera possible de l’effacer) Pour supprimer un fichier à ce niveau-ci, il suffit de cliquer  sur la poubelle à côté de l’icône. Dans le cadre grisé intitulé  « Origine des fichiers déposés »,   cocher  « fichiers auteurs »   si c’est le cas. Pour la  question des droits ,  voir aussi page 16 et suivantes, ou consulter Cécile Laube Transférer le fichier vers HAL
Cet écran permet de vérifier les données.   Des modifications sur les métadonnées, auteurs ou fichiers peuvent encore être apportées en cliquant sur l’intitulé correspondant dans la barre de menu. Lire le contenu de la licence, cocher « j’accepte ces conditions ». Attention,  une fois votre document modéré, il ne pourra plus être retiré du site . Cependant, une autre version pourra être ajoutée. Vous pouvez choisir une mise en ligne  différée  de votre document (jusqu’à 2 ANS) Pour achever le dépôt, cliquer sur   « Déposer ». Vous recevrez un e-mail pour vous informer de l’état de votre dépôt.
Cas particuliers :  Working Papers - Rapports ,[object Object],[object Object]
Droits – Politique d’archivage des éditeurs Le portail  Héloïse http://heloise.ccsd.cnrs.fr/   affiche les politiques éditoriales de revues françaises Sont distingués  trois niveaux :   - les fichiers «  auteurs  »  (soumis) - les fichiers «  validés  »  (postprint auteur) - les fichiers «  éditeurs  »
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Déposer la version « validée »   (si différente de la version « auteur »,  également appelée « postprint auteur) Vérifier  également   Héloïse cf page 18
Clause  Archives Ouvertes La direction des affaires juridiques du CNRS recommande aux auteurs l’ajout de la clause suivante  dans leurs contrats : « L’auteur cède à titre exclusif  le droit d’exploitation commerciale sur support imprimé ….  mais conserve le droit d’archivage numérique de l’œuvre, en libre accès  [immédiat / différé de … mois après publication], pour un usage non commercial,   ce droit [incluant / n’incluant pas] le dépôt du PDF de l’éditeur. »

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  • 5. Déposer une référence bibliographique seule : Choisir l’onglet « Déposer » puis «  référence bibliographique seule  ». Sélectionner ensuite le type de document qui sera référencé. Pour les communications à colloque : Possibilité de déposer des références de communications sans actes Ne pas déposer des références de publications à paraître
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  • 7. Mots-clés libres, séparés par des ; Il est conseillé d’indiquer des mots-clés en anglais également. Cliquer sur étape suivante.
  • 8. Saisie du (des) auteur(s) [écran 2] Votre nom est indiqué par défaut. Si vous n’êtes pas l’auteur, cliquer sur la croix rouge, puis ajouter le ou les auteur(s) un par un en cliquant sur « ajouter un nouvel auteur ». Commencer à saisir son nom pour le trouver dans la liste. Ajouter le laboratoire d’appartenance si nécessaire en cliquant sur le crayon à côté du nom de l’auteur.
  • 9. Cliquer sur « étape suivante ». Saisir lentement les premières lettres du nom du laboratoire et le sélectionner dans la liste déroulante qui s’affiche (zone en surbrillance). Valider. Ajouter un laboratoire d’affiliation
  • 10. Pour ajouter rapidement un auteur avec son affiliation Passer par «  sélectionner des auteurs d’un laboratoire  », en saisissant les premières lettres du nom du labo. Le sélectionner dans la liste qui s’affiche (cliquer sur la zone en surbrillance) ou Cliquer sur «  sélectionner depuis mes auteurs  », cocher le nom de l’auteur et cliquer sur « ajouter »
  • 11. Pour modifier ces informations, cliquer sur « étape précédente » ou directement sur « métadonnées » ou « auteurs » Lorsque vous avez vérifié les données , cliquez sur « Déposer ». . Cliquer ici pour se déconnecter La page «  Récapitulation  » reprend toutes les données saisies précédemment et présente la référence bibliographique telle qu’elle apparaîtra dans HAL-SHS dans la fiche détaillée
  • 12. Modifier une référence Ajouter un résumé Il sera possible de modifier la référence (y compris pour modifier ou ajouter un résumé ) en la sélectionnant sur la page « Mes dépôts » rubrique « Mes notices », (bien penser à cliquer sur « Tout afficher » pour voir toutes les références) puis en cliquant sur « modifier les métadonnées » ou « modifier la référence de publication » (type de doc.) .
  • 13.
  • 14. Sur la page « fichiers » [écran 3], sélectionner le format du document déposé (pdf, rtf…). Cliquer sur « parcourir » pour indiquer le chemin du fichier à déposer, puis « Transférer » (ce n’est pas le dépôt, il sera possible de l’effacer) Pour supprimer un fichier à ce niveau-ci, il suffit de cliquer sur la poubelle à côté de l’icône. Dans le cadre grisé intitulé « Origine des fichiers déposés », cocher « fichiers auteurs » si c’est le cas. Pour la question des droits , voir aussi page 16 et suivantes, ou consulter Cécile Laube Transférer le fichier vers HAL
  • 15. Cet écran permet de vérifier les données. Des modifications sur les métadonnées, auteurs ou fichiers peuvent encore être apportées en cliquant sur l’intitulé correspondant dans la barre de menu. Lire le contenu de la licence, cocher « j’accepte ces conditions ». Attention, une fois votre document modéré, il ne pourra plus être retiré du site . Cependant, une autre version pourra être ajoutée. Vous pouvez choisir une mise en ligne différée de votre document (jusqu’à 2 ANS) Pour achever le dépôt, cliquer sur « Déposer ». Vous recevrez un e-mail pour vous informer de l’état de votre dépôt.
  • 16.
  • 17. Droits – Politique d’archivage des éditeurs Le portail Héloïse http://heloise.ccsd.cnrs.fr/ affiche les politiques éditoriales de revues françaises Sont distingués trois niveaux : - les fichiers «  auteurs  » (soumis) - les fichiers «  validés  » (postprint auteur) - les fichiers «  éditeurs  »
  • 18.
  • 19.
  • 20. Déposer la version « validée » (si différente de la version « auteur », également appelée « postprint auteur) Vérifier également Héloïse cf page 18
  • 21. Clause Archives Ouvertes La direction des affaires juridiques du CNRS recommande aux auteurs l’ajout de la clause suivante dans leurs contrats : « L’auteur cède à titre exclusif le droit d’exploitation commerciale sur support imprimé …. mais conserve le droit d’archivage numérique de l’œuvre, en libre accès [immédiat / différé de … mois après publication], pour un usage non commercial, ce droit [incluant / n’incluant pas] le dépôt du PDF de l’éditeur. »