Presentatie van Ben de Jong ten behoeve van het congres van de Digital Groep op 23 september 2010, met als onderwerp 'Het Nieuwe Werken'.

1. Structuur in digitale chaos een lijst van procesnamen is alles wat je nodig hebt! 23 september 2010 Ben de Jong

2. 2

3. 3 Digital groep, 23 september 2010

4. 4

5. 5

6. Groei 6 Digital groep, 23 september 2010

7. Mogelijke (sub) doelstellingen terugdringen van de papieren informatiestromen voorkomen van het steeds opnieuw moeten maken van (kwijtgeraakte) informatie het versnellen van processen het laten voldoen van processen aan wet- en regelgeving Trends: digitaal, zaakgewijs en nieuw werken 7 Digital groep, 23 september 2010

8. Risico: authenticiteit 8

9. 2. Betrouwbaarheid Ligt er een juiste relatie met de transactie of de gebeurtenis? Is het opgemaakt door individuen met kennis van zaken? 3. Integriteit Is het archiefstuk volledig en ongewijzigd? Is het goed geautoriseerd? Risico: onbetrouwbare toegang–ondeskundig gebruik 9

10. Risico: verkeerde interpretatie 10

11. Risico: context onduidelijk 11 Digital groep, 23 september 2010

12. Een organisatie behoort beleid, procedures, en praktijken voor informatie- en archiefmanagement vast te stellen …... …... om te voldoen aan de behoefte aan bewijs, om verantwoording te kunnen afleggen en aan informatie over haar activiteiten. (NEN-15489) Maatregelen 12 Digital groep, 23 september 2010

13. Het is noodzakelijk dat een archiefstuk wordt afgeschermd tegen ongeautoriseerde wijzigingen. Zaakgewijs werken: informatiebeveiliging autorisatie op zaaktypen in zaaksysteem NEN-15489 (1) - autorisatie 13 Digital groep, 23 september 2010

14. De context waarin het archiefstuk is opgemaakt, ontvangen en gebruikt, behoort duidelijk te zijn, inclusief het bedrijfsproces waarvan de transactie onderdeel is, de datum en het tijdstip van de transactie en de deelnemers in de transactie. Zaakgewijs werken: de zaak en zaaktype als context rolverdeling (wie is toewijzer, behandelaar e.d) NEN-15489 (2) - context 14 Digital groep, 23 september 2010

15. De koppelingen tussen archiefbescheiden die een opeenvolging van activiteiten documenteren, behoren te worden gehandhaafd. Zaakgewijswerken: gerelateerde zaken, bijvoorbeeld beschikking gevolgd door bezwaar NEN-15489 (3) - relaties 15 Digital groep, 23 september 2010

16. De relaties tussen documenten, apart bewaard, maar tezamen een dossier vormend, behoren aanwezig te zijn. Zaakgewijs werken: meerdere documenten volgens generieke documenttypen in een zaakdossier NEN-15489 (4) - dossier 16 Digital groep, 23 september 2010

17. Een archiefstuk behoort op correcte wijze te weerspiegelen wat gecommuniceerd of besloten werd, of welke actie ondernomen werd. Zaakgewijs werken: besluiten volgen besluittypes NEN-15489 (5) - besluiten 17 Digital groep, 23 september 2010

18. Het archiefstuk behoort de behoeften van een bedrijfsproces, waar het aan is gerelateerd, te kunnen ondersteunen. Zaakgewijs werken: zaaktypencatalogus vs. processenlijst NEN-15489 (6) - werkproces 18 Digital groep, 23 september 2010

19. Een bruikbaar archiefstuk is een archiefstuk, waarvan de vindplaats bekend is, dat kan worden teruggevonden, weergegeven en geïnterpreteerd. Zaakgewijswerken: zaken volgen zaaktypes resultaten volgen resultaattypes documenten volgen documenttypes extra metadatering zoals: auteur, creatiedatum etc. NEN-15489 (7) – zoeken en vinden 19 Digital groep, 23 september 2010

20. Door op zoek te gaan naar de essentie en de eenvoud... Door dienstverlening, afhandeling, terugkoppeling en archivering te verbinden Hoe? 20 Digital groep, 23 september 2010

21. volgens de organisatie; volgens het onderwerp (BAC); volgens de werkprocessen (conform NEN-15489) Hoe? 21 Digital groep, 23 september 2010

22. primaire processen ondersteunende processen besturings processen Eventueel verbeterprocessen (INK) Nodig voor: 22 Digital groep, 23 september 2010

23. 23 Bron: gemeente Oisterwijk

24. Welke bril zet u op bij het beschrijven van processen? 24 Digital groep, 23 september 2010

25. Niet op het niveau van iedere stap 25

26. 26

27. Maar zo 27 Bron: Robert Mekking

28. Of zo 28 Bron: Corné Dekker

29. Dus: volgens een generiek procesmodel 29 Bron: King

30. door zaken … 30 testarten (en daarmee het archiveren) aantevullen terelaterenaaneenanderezaak tebehandelen tevolgen (statussen) aftehandelen teheropenen (optioneel) over tedragenalszaakrecords alszaakrecordsbeschikbaartestellen alszaakrecordstebewaren of vernietigen (op termijn) Digital groep, 23 september 2010

31. Volgens de basisplaat Procesarchitectuur 31

32. Zo generiek mogelijk, tenzij wisselt: Doorlooptijden Statussen Resultaten Bewaartermijn Herkenbaarheid NB: Een onderwerpskenmerk is géén reden tot splitsing, bijv. subsidiesoorten. Het is wel een zoekveld. Criteria voor het benoemen/splitsen van zaaktypen 32 Digital groep, 23 september 2010

33. Zorg er voor dat front-, (mid-) en backoffice (mutlitdisciplinair) één taal spreken en dat DIV hierop aansluit v.w.b. de informatiestructuur TIP 1: één Taal 33 Digital groep, 23 september 2010

34. Overeenkomst Elke overheidsorganisatie hoort archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te hebben en houden (Archiefwet 1995 artikel 3 ) Verschil DSP : Beschrijvend & vrijblijvend Zaaktypencatalogus: Sturend & verplichtend Groeipad De Zaaktypencatalogus kan het DSP vervangen zodra alle processen die zich niet volledig als een ‘zaak’ gedragen daarin zijn opgenomen zoals Beleids-, Project-, Bestuurs- & Personeelszaken Tip 2: (Model-)DSP of ZTC 34

35. 35

36. Voorbeeld ZTC (1) - ordening 36 Digital groep, 23 september 2010

37. Voorbeeld ZTC (2) - zaaktype 37 Digital groep, 23 september 2010

38. Voorbeeld ZTC (3) - documenten 38 Digital groep, 23 september 2010

39. Voorbeeld ZTC (4) - archivering 39 Digital groep, 23 september 2010

40. Tip 3 : Bepaal het model voor zoeken en ordenen 40

41. Stel een beleidskeuze op voor management en bestuur Stel eisen op voor het proces als de benodigde informatievoorziening (requirementsvoor software voor zaakgericht werken). Stel de (zaaktype) parameters op in een multidisciplinair team: KCC DIV Procesontwerp Administratieve Organisatie ICT Kies uit de eenvoudige of de uitgebreide proces-variant (zie KING). Maak een plan voor de gehele c.q. gefaseerde implementatie. Tip 4: Implementatie 41 Digital groep, 23 september 2010

42. 42

43. Keep it Simple Tot Slot: Tip 5 43 Digital groep, 23 september 2010

44. Zie verder: 44