RESUME : KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Information and Communication Technologies for Knowledge Management Ronald Maier -Third Edition

1. KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
Information and Communication Technologies for Knowledge Management
Ronald Maier -Third Edition
Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Knowledge Management pada
Program S-1 Jurusan Manajemen Bisnis Telekomunikasi dan Informatika
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Telkom
Oleh :
Dea Daulika
1201110088
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS TELKOM
2014

2. Di dalam buku ini dijelaskan bahwa Knowledge Management merupakan
aset strategi perusahaan. Dengan demikian, manajemen pengetahuan (KM)
telah diperkuat dengan lebih menekankan pada pengetahuan intensif seperti
proses bisnis komprehensif, proses design yang berorientasi pada kegiatan KM
dan intervensi yang ditargetkan dengan bantuan seperangkat instrument
manajemen pengetahuan (KM). Manajemen pengetahuan (KM) yang baik harus
didukung dengan informasi dan komunikasi bidang IT (TIK). Tujuan yang jelas
untuk mempelajari gagasan KMS dalam teori dan praktek untuk mendapatkan
wawasan ke dalam implementasi dan penyebaran Teknologi ICT untuk
mendukung inisiatif manajemen pengetahuan dalam organisasi. Dari segi teknis,
beberapa perkembangan inovatif untuk akhir tahun 90an telah berubah menjadi
infrastruktur Intranet (sisitem teknologi informasi) di banyak bidang
pengetahuan organisasi. Ini berlaku terutama untuk manajemen konten yang
digunakan dengan mudah, kolaborasi dan jaringan, alat-alat yang disebut
perangkat lunak sosial. Teknologi yang sesuai diperkirakan mendalam
mengubah perilaku, yaitu distribusi produsen dan konsumen di Internet. Buku
ini dimaksudkan untuk memberikan petunjuk konkret, model dan metafora
tentang cara untuk merancang, melaksanakan dan menggunakan KMS.
Knowledge Management System
Sistem manajemen pengetahuan (KMS) adalah sistem ICT yang
merupakan sebuah sistem aplikasi atau ICT yang berperan menggabungkan dan
mengintegrasikan fungsi dari beberapa bidang ilmu pengetahuan baik secara
eksplisit (dari luar) maupun secara implicit (dari dalam) dari seluruh organisasi
atau bagian dari organisasi yang ditargetkan oleh KM. Sebuah sistem
manajemen pengetahuan (KMS) menawarkan jasa yang terintegrasi dengan
berbagai bidang ilmu pengetahuan untuk menyebarkan instrumen manajemen
pengetahuan (KM) untuk sebuah jaringan, yaitu pengetahuan para pegawai
dalam bisnis dan proses siklus pekerjaan. Tujuan utama dari sistem manajemen
2

3. pengetahuan (KMS) adalah untuk mendukung dinamika belajar organisasi dan
efektivitas organisasi dalam sebuah tantangan dan persaingan pekerjaan.
ICT pada umumnya dan KMS khususnya memainkan peran sebagai
teknologi atau alat untuk mengimplementasikan manajemen pengetahuan
didalam suatu organisasi. Sistem manajemen pengetahuan (KMS) dapat
membantu kinerja sebuah organisasi. Ada beberapa pendekatan untuk
menentukan ICT yang mendukung manejemen pengetahuan (KM). Hal ini
tercermin dari banyaknya istilah yang digunakan, seperti: sistem manajemen
pengetahuan, sistem informasi dan komunikasi atau teknologi pengetahuan
manajemen atau teknologi manajemen pengetahuan ,sistem informasi berbasis
pengetahuan, infrastruktur pengetahuan, layanan pengetahuan perangkat lunak,
manajemen pengetahuan, sistem pendukung manajemen, alat manajemen
pengetahuan, pengetahuan berorientasi software, pengetahuan portal,
pengetahuan gudang, Sistem memori organisasi, dan Sistem informasi memori
organisasi. Sistem informasi memori organisasi adalah sebagai "sebuah sistem
yang berfungsi untuk menyimpan dan menyediakan sarana pengetahuan dari
masa lalu untuk mendukung aktivitas kegiatan pekerjaan organisasi pada saat
ini, sehingga mengakibatkan peningkatan efektivitas organisasi" (Stein/Zwass
1995, 95, for a discussion of organizational effectiveness e.g., Lewin/Minton
1986).
Sistem manajemen pengetahuan terdapat dua kategori dalam sistem
manajemen dokumen atau sistem komunikasi dan e-learning dengan pelatihan
berbasis komputer. Baru-baru ini, KM tools (alat manajemen pengetahuan) atau
KMS telah mendapatkan penerimaan luas dalam literatur, sedangkan vendor
sistem masih menjadi paket dan memasarkan solusi mereka sesuai dengan
tantangan yang dihadapi dalam era globalisasi yang harus diselesaikan oleh
perusahaan dan organisasi, seperti;
· Solusi untuk bisnis atau kecerdasan organisasi,
· Solusi untuk berkolaborasi dengan organisasi lain,
· Solusi untuk kepatuhan risiko peraturan manajemen,
3

4. · Solusi untuk konten pelanggan yang dihasilkan,
· Solusi untuk manajemen retensi email, untuk memanfaatkan janji yang
dipasarkan sebagai perangkat lunak sosial atau Web 2.0
· Solusi untuk integrasi pengetahuan, (pengetahuan) portal dan integrasi
lainnya inisiatif, untuk visualisasi pengetahuan dan untuk peningkatan
teknologi.
Perbedaan utama antara KMS dan sistem ICT tradisional, terdapat pada
sistem manajemen dokumen, Intranet atau Groupware dapat dikarakteristikan
sebagai inisiatif, konteks, proses, partisipan, instrumen, services, dan platforms.
Definisi KMS sesuai dengan pandangan fungsional dikombinasikan
dengan pandangan KMS sebagai tipe baru penggunaan sistem aplikasi yang
menyadari bagian dari basis organisasi pengetahuan menurut Lehner (2000).
Istilah KMS dapat digunakan untuk menggambarkan dua jenis system yaitu ;
- KMS sebagai sistem aplikasi
KMS dbuat atas dasar ICT platform sudah ada yang menyediakan fungsi
dasar untuk misalnya, pengelolaan data dan dokumen, manajemen kantor serta
komunikasi. Contohnya adalah Intranet atau platform Groupware, seperti Lotus
Notes.
- KMS sebagai platform
Dalam hal ini, sistem manajemen pengetahuan mengintegrasikan fungsi
dasar sebuah platform ICT.
Knowledge Strategy
Strategi manajemen pengetahuan dapat dilihat pada Analisis SWOT
(kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman) di mana Strategi dipandang sebagai
penyeimbang lingkungan faktor eksternal organisasi (peluang dan ancaman)
dengan faktor internal (kekuatan dan kelemahan). Strategi pengetahuan dapat
didefinisikan sebagai penyeimbang pengetahuan organisasi sumber daya dan
4

5. kemampuan pengetahuan yang diperlukan untuk menyediakan produk dan
layanan yang unggul dari pesaing (Zack 1999b, 131).
Untuk posisi organisasi terhadap pesaingnya, tiga kategori pengetahuan
berikut harus diidentifikasi per area kompetensi, atau per unit strategi bisnis,
divisi, lini produk, fungsi atau posisi pasar (Zack 1999b, 133f) :
1. Core Knowledge adalah pengetahuan minimum umum dipegang oleh
anggota industri, juga dianggap sebagai penghalang pengetahuan industri
dasar.
2. Advance Knowledge, mendorong organisasi untuk menjadi kompetitif
dalam bersaing.
3. Knowledge innovative memungkinkan organisasi untuk memimpin
industri dan signifikan cantly membedakan dirinya dari para pesaingnya.
Peran manajemen pengetahuan (KM) adalah untuk mengembangkan
strategi aset pengetahuan yang membangun kompetensi inti sehubungan dengan
bidang strategi bisnis. Aset pengetahuan strategis menghubungkan unit bisnis
strategis dan kompetensi inti dan dengan demikian berhubungan dengan faktor
eksternal dan perspektif internal sehingga kompetensi inti terlihat oleh
pelanggan. Strategi manajemen pengetahuan diimplementasikan dengan bantuan
instrumen organisasi dan ICT.
Organization
Umumnya, desain organisasi inisiatif KM dan instrumen organisasi yang
digunakan untuk menerapkannya pada dasar yang kokoh, matang dan luas pada
literatur ilmu organisasi. Kemudian, struktur organisasi dari inisiatif KM ditinjau
lebih jauh untuk mendapatkan hasil yang sebanding di organisasi dan tidak
membingungkan responden dengan perbedaan kecil antara beberapa peran
tersebut, tiga peran berikut akan digunakan dalam empirical study (studi
empiris):
- Knowledge manager (CKO) atau knowledge integrator,
5

6. - Subject mater specialist
- Participant ( author )
Tugas KM yang akan digunakan dalam penelitian empiris harus
dibahasakan dan dipilih karena hasil dari beberapa pretests dengan manajer
pengetahuan:
· Identifikasi pengetahuan,
· Akuisisi pengetahuan eksternal,
· Pelepasan unsur pengetahuan (persetujuan resmi dari pelembagaan),
· menyimpan elemen pengetahuan,
· integrasi pengetahuan ke dalam struktur yang ada (klasifikasi
pengetahuan),
· memperbarui / memperluas struktur pengetahuan yang ada (ontologi),
· distribusi pengetahuan,
· manajemen mutu pengetahuan,
· perbaikan, pengemasan ulang pengetahuan,
· pengetahuan penghapusan, pengarsipan,
· menjual pengetahuan.
Di satu sisi, budaya organisasi (culture organization) harus
dipertimbangkan dalam desain sebuah inisiatif manejemen pengetahuan (KM).
Sebaliknya untuk mengubah budaya organisasi mungkin menjadi tujuan dari
inisiatif manajemen pengetahuan itu sendiri. Fokusnya ditetapkan pada dimensi
kesediaan untuk berbagi pengetahuan dengan bantuan beberapa pernyataan yang
dijelaskan seperti;
· Saling pengertian di dalam kelompok kerja,
· Saling percaya di dalam kelompok kerja,
· Saling mempengaruhi kelompok kerja,
· Saling mendukung sesama kelompok kerja,
6

7. · Komunikasi antara kelompok kerja
· Saling membantu dalam kelompok kerja,
· Kemauan untuk belajar,
· Komunikasi dalam kelompok kerja,
· Adanya sistem insentif untuk berbagi pengetahuan,
· Persetujuan / pengakuan dari perilaku kooperatif,
· Pertukaran informal ide (misalnya, dalam istirahat, di acara-acara
perusahaan, swasta).
Sistem
Bagian ini didedikasikan untuk analisis perangkat ICT dan sistem yang
dapat digunakan dalam inisiatif manajemen pengetahuan (KM). KMS dapat
ditemukan misalnya dalam bisnis intelijen, dokumen atau manajemen konten
web, komunikasi, Groupware, portal, pencarian dan pengambilan data,
visualisasi, dan manajemen workflow (alur kerja). Berbasis implementasi KMS
adalah konten yang dikelola oleh sistem. Berikut daftar jenis konten yang akan
digunakan dalam studi empiris:
- Pengetahuan tentang organisasi dan proses,
- Pengetahuan produk
- Hak paten yang dimiliki oleh organisasi
- Paten eksternal,
- Studi internal
- Studi eksternal / laporan,
- Pelajaran,
- Praktik terbaik,
- Ide dan usulan,
- Pertanyaan, jawaban (FAQ),
- Keterampilan direktori,
- Pengetahuan tentang mitra bisnis,
7

8. - Direktori masyarakat,
- Komunikasi internal,
- Eksternal jurnal on-line,
- Isi pribadi.
Tidak diragukan lagi, saat ini manajemen pengetahuan menjadi bidang
yang sangat penting dan dinamis serta menarik perhatian banyak disiplin ilmu
penelitian yang mana masing masing disiplin ilmu memiliki pandangan khusus
tentang manajemen pengetahuan (KM). Banyak perusahaan dam organisasi
mulai dari kinerja operasioanl dan kinerja sistem dengan senang hati untuk
memasukkan fungsi dari manejemen pengetahuan (KM) seperti, intelijen bisnis,
data, Intranet, Groupware atau manajemen konten sistem. Situasi ini
memberikan manfaat yang besar mulai dari pendekatan, konsep dan teori dalam
literatur, alat dan sistem pada sebuah perusahaan atau organisasi di pasar global
yang merupakan ciri atau identitas dari sebuah perusahaan atau organisasi
tersebut.
Implementasi manajemen pengetahuan (Knowledge Management)
memerlukan waktu yang lama serta pendekatan dalam organisasi untuk benar-benar
berfungsi secara baik dan optimal yang dapat membuat perbedaan dalam
penanganan pengetahuan. Seperti yang dibahas didalam buku ini, banyak
budaya profesional baik dalam penelitian dan dalam praktek sekarang terlibat
dalam manajemen pengetahuan. Berikut contoh menunjukkan konsep dan
instrumen area fungsional yang berbeda dalam organisasi yang berkontribusi
terhadap pemahaman manajemen pengetahuan (KM) dalam organisasi :
· Strategi : strategi pengetahuan, strategi pasar, aset pengetahuan strategis,
manajemen
kompetensi (inti) berdasarkan teori yang berbasis sumber daya
pandangan (perspektif) dan pengetahuan, aliansi strategis, manajemen
8

9. kompetensi bersama-sama dikembangkan dalam kemitraan, usaha
patungan, jaringan perusahaan, organisasi.
· Penelitian dan pengembangan : manajemen inovasi, manajemen paten
dan
lisensi, laboratorium pembelajaran, jaringan ahli, teknik dan produksi.
· Manajemen mutu : kualitas, manajemen kualitas proses, pengetahuan
mentransfer seluruh organisasi, benchmarking, praktik terbaik, uji coba
produk (trial & error).
· Pemasaran : manajemen hubungan pelanggan, berorientasi pelanggan
(virtual) masyarakat, intelijen bisnis, personalisasi produk dan layanan,
kuantitas, pelayanan, dan kepuasan.
· Sumber daya Manusia (Human Resources) : kualitas dan kuantitas
pegawai atau karyawan, pelatihan, pengetahuan, ujian (test),
keterampilan, pengembangan personal pegawai, mentoring, insentif
sistem untuk berbagi pengetahuan, pelatihan dan pendidikan untuk
pegawai atau pegawai yang baru direkrut.
· Teknologi informasi : alat dan sistem manajemen pengetahuan (KM),
infrastruktur Intranet (jaringan dan sistem), perangkat keras dan lunak
(Groupware platform), intelijen bisnis, e-learning.
Konsep-konsep tersebut merukapan instrumen yang perlu dikembangkan
secara mandiri dan bersamaan dalam fungsional perusahaan atau organisasi
untuk menunjuk ke arah manajemen pengetahuan yang baik dan cara efektif dan
9

10. efisien untuk mengembangkan sebuah perusahaan, terlebih persusahaan yang
baru berkembang. Dengan demikian, tampaknya resistensi terhadap perubahan
dalam organisasi mengenai pelaksanaan konsep manajemen pengetahuan (KM)
berada pada titik tertinggi dan merupakan sebuah konsep yang sangat penting
dalam zaman sekarang.
10