El documento describe varios temas relacionados con Access, incluyendo campos calculados, formularios, consultas, macros e informes. Explica cómo crear campos calculados mediante el uso del Generador de Expresiones en Access. También describe los diferentes métodos para crear formularios, como los formularios automáticos, en blanco y mediante el Asistente para Formularios. Además, explica los tipos de consultas en Access y cómo crear una consulta. Por último, brinda información sobre cómo crear macros y cómo crear informes mediante el uso del Asistente para

1. CONSULTA:
TEMAS DE ACCESS
ING: CARLOS EBLA

2. FADE
ALUMNA: LILIAM QUEL
SEMESTRE: TERCERO 1
FECHA: 22 DE OCTUBRE DEL 2013
INTRODUCCION
Con relación a los temas de consulta podemos decir que son todos de máxima
importancia en el estudio de estos temas y se son relacionados a los temas
abarcados por este programa que estamos estudiando en el presente semestre.
Son de suma importancia los temas en esta presente consulta así como también
se analizara cada uno de ellos para de esta manera tener una mejor comprensión
y de esta manera poder aplicar en la práctica.
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3. FADE
3

4. FADE
CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA
Para investigar las columnas calculadas en las tablas de Access 2010, inicio
mediante la creación de una nueva tabla en una base de datos que se denomina
libro. En general, para crear un campo calculado, debe crear una nueva columna y
especificar su tipo como calculado (consulte la figura 1). Después de crear la
columna, Access presenta el generador de expresiones, como se muestra en la
figura 2. (Aunque puede haber evitado el generador de expresiones para realizar
otras tareas en Access, ya que puede resultarle más fácil escribir el código usted
mismo usando el generador de expresiones a efectos de la creación de un campo
calculado realmente facilita la tarea.
Figura 1 muestra cómo seleccionar el tipo de campo calculado.
Figura 1. Seleccione el tipo de campo calculado
Figura 2 muestra cómo utilizar el generador de expresiones para ayudar a crear un
campo calculado.
Como crear un campo calculado
1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.
2. Desplácese horizontalmente a la columna situada más a la derecha de la
tabla y haga clic en el encabezado de columna Haga clic para agregar.
3. En la lista que aparece, haga clic en Campo calculado y, a continuación,
haga clic en el tipo de datos que desee para el resultado.
Access muestra el Generador de expresiones.
4. Comience a escribir el cálculo que desea realizar en este campo, por
ejemplo:
[Cantidad] * [Precio unitario]
Nota Resulta que no es necesario que la preceda la expresión con un signo
igual (=) .
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5. FADE
5. Haga clic en Aceptar.
Access agrega el campo calculado y, a continuación, resalta el encabezado de
campo para que escriba el nombre del campo.
6. Escriba un nombre para el campo calculado y presione ENTRAR.
Para obtener más información acerca de cómo crear expresiones, vea el artículo
Modificar un campo calculado
1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.
2. Haga clic en el campo calculado en la que desea modificar.
3. En la Campos ficha, en el de Propiedades grupo, haga clic en Modificar la
expresión.
Access muestra el Generador de expresiones.
4. En el cuadro de expresión, realice las modificaciones necesarias para el
cálculo
FORMULARIO
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros
de una tabla o consulta.
En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de
registros y cambiar su diseño.
11.1. Como crear formularios
Para crear un formulario tenemos varias opciones.
Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:
Ejemplos:
Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene
todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de
Navegación.
Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos
que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este
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6. FADE
método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y
rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario
creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En
esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.
Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en
vez de abrirse en Vista Diseño como la anterior opción, se abrirá en Vista
Presentación. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos
simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de
Navegación.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso
en la creación del formulario.
Navegación te permite crear un formulario dedicado a la navegación, que simula la
estructura típica de menús de una página web. Podrás elegir entre seis diseños
distintos.
1.-Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los
registros de una tabla o consulta.
3.- Los Formularios consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que
contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel
de Navegación. Diseño del formulario: abre un formulario en blanco en la Vista
Diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos
aparezcan en él.
4.- Los Formularios en blanco: consiste en crear un nuevo formulario sin
contenido, pero en vez de abrirse en Vista Diseño como la anterior opción, se
abrirá en Vista Presentación. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar
datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el
Panel de Navegación.
5.- Los Formularios Asistente para formularios: utiliza un asistente que nos va
guiando paso por paso en la creación del formulario.
6.- Los Formularios Navegación: te permite crear un formulario dedicado a la
navegación, que simula la estructura típica de menús de una página web. Podrás
elegir entre seis diseños distintos.
7.- ¿Cómo crear un formulario con el asistente para formularios? Clic en asistente
para formularios Seleccionar la tabla sobre la cual se quiere hacer el formulario e
introducir los campos.
8.- ¿Cómo crear un formulario con el asistente para formularios? Se escoge la
distribución que se desea para el formulario. Por defecto viene señalado el campo
columna
9.- ¿Cómo crear un formulario con el asistente para formularios? Damos un título
al formulario y seleccionamos entre las dos opciones disponibles: Abrir formulario
para ver o introducir información. Modificar el diseño del formulario
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7. FADE
10.- ¿Cómo crear un formulario con el asistente para formularios? Abrir el
formulario nos lleva al formulario en sí y modificar el diseño nos permite realizarle
cambios como el tema entre otros.
11.- Pestaña de diseño de Formulario En ver de la pestaña de diseño podemos
cambiar entre la vista de diseño y la vista formulario. En el grupo Temas
encontrarás herramientas para dar un estilo homogéneo al formulario.
12.- Pestaña de diseño de Formulario En la parte central puedes ver el grupo
Controles en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea más
cómodo añadirlos en el área de diseño.
13.- Pestaña de diseño de Formulario En encabezado y pie están las herramientas
de logo que permite insertar una imagen en la cabecera del formulario, Titulo que
nos permite colocarle un titulo al formulario y fecha y hora que son dos campos
que nos muestran la fecha y la hora actual del formulario.
14.- Pestaña de diseño de Formulario En el grupo Herramientas podrás encontrar
el botón Agregar campos existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer
el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de
datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos
más adelante.
15.- Pestaña de formato de Formulario En esta pestaña encontramos todas las
herramientas de formato del formulario, de las cuales solo vamos a utilizar por
ahora las herramientas de imagen de fondo y relleno de forma
CONSULTA.1.-¿Qué es una consulta en Access?
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos
de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Según Access se puede definir una consulta como la unión de filas resultantes se
denominan consultas de resumen, también se conocen como consultas sumarias,
las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a
las filas de las demás tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a
varias
filas
de
la
tabla
origen
Una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de
la tabla origen, entonces se va a originar una serie de restricciones que sufren las
consultas de resumen.
2. Tipos de consulta Según Access.
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8. FADE
Existen varios tipos de consultas y estos son:
Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de
consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de
creación de tablas. Las veremos más adelante.
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de
una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado
podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la
consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica
porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y
cada vez que se abre se vuelve a calcular en unos de los campos seleccionados.
Consultas específicas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino
que se tienen que definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unión.
Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que
saber
SQL,
cosa
que
no
es
objeto
de
este
curso.
Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL o
nuestro Curso de SQL Server, con los que aprenderás a realizar
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos
de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de
una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado
podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la
consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica
porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y
cada vez que se abre se vuelve a calcular).
Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de
consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de
creación de tablas. Las veremos más adelante.
7.2. Crear una consulta
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
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9. FADE
Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:
•
También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que
puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de
ayuda.
MACROS
Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas
como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar
informes, etc.
También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten
tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base
de datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar
busca una macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se
ejecute antes de lanzar cualquier otro.
Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar
procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.
La configuración por defecto de Access, nos impedira ejecutar ciertas acciones de
macro si la base de datos no se encuentra en una ubicación de confianza, para
evitar acciones malintencionadas.
Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos
fiables, podemos añadir la ubicación en el Centro de confianza, tal como vimos en
la Unidad 10 al realizar consultas de acción.
14.2. Crear una Macro
Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que
automatizarán un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará
automáticamente sin necesidad, en principio, de interacción por nuestra parte.
Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario cuando el
usuario haga clic en un botón, o una Macro que abra una consulta para subir un
diez por cien el precio de nuestros productos.
Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic el botón Macro
de la pestaña Crear y se abrirá la ventana con la nueva macro, así como sus
correspondientes Herramientas de macros, englobadas en la pestaña Diseño.
Si habías utilizado versiones anteriores de Access, notarás que en la actual
versión se ha modificado un tanto la forma de trabajar con las macros.
Como podrás observar, la ventana principal consta de una lista desplegable que te
permite elegir la Acción para la macro. En el panel de la izquierda encontrarás
estas mismas acciones agrupadas por categorías según su tipo y con un útil
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10. FADE
buscador en la zona superior, de forma que te sea más sencillo localizar la que
deseas aplicar.
Podemos añadir tantas acciones como queramos, ya que al elegir una opción en
el desplegable aparecerá otro inmediatamente debajo del primero, y así
consecutivamente. Simplemente deberemos tener presente que se ejecutarán en
el orden en que se encuentren. Es una cuestión de lógica, se ejecuta de forma
lineal, de forma que no tendría sentido tratar de Cerrar ventana si aún no la hemos
abierto, por ejemplo.
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes arrastrarlas
con el ratón hasta la posición correcta o bien utilizar los botones de la acción, que
aparecerán al pasar el cursor sobre ella. Con ellos podrás subir o bajar un nivel la
acción por cada pulsación.
INFORME.Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta,
generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los
datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se
pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la
información y sacar totales por grupos.
En esta unidad veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y cómo
cambiar su diseño una vez creado.
12.2. Crear un informe
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11. FADE
Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la
pestaña Crear:
Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos
los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación.
Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no
se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear
un auto informe o utilizar el asistente y después sobre el resultado modificar el
diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en
la creación del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.
12.3. El asistente para informes
En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botón.
Esta es la primera ventana que veremos:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro
Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de
varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego
elegir como origen del informe esa consulta.
Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas
basándose en las exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los
datos bajo el formato de facturas, etiquetas, postales, listines telefónicos... Existe
la posibilidad de diseñar informes que presenten las informaciones del modo que
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12. FADE
se desee gracias al uso de diversos elementos gráficos, de texto, de imágenes...
Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo
profesional.
Crear un informe.- Antes de crear un informe es necesario establecer la
procedencia de los datos: si se encuentran en una tabla, vincularemos el informe a
la tabla; sin embargo, si se...
2.- Que es un informe en Access Los informes sirven para presentar los datos de
una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los
formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar
o imprimir
3.- Crear informes con el asistente En la pestaña Crear, grupo Informes,
iniciaremos el asistente pulsando el botón . Esta es la primera ventana que
veremos:
4.- Crear informes con el asistente En esta ventana nos pide introducir los campos
a incluir en el informe.
5.- Crear informes con el asistente Al dar en siguiente a la ventana anterior nos
aparecerá una ventana en la cual podremos agrupar la información del informe en
grupos.
6.- Crear informes con el asistente
7.- Crear informes con el asistente En esta pantalla elegimos la distribución de los
datos dentro del informe. Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de
la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa distribución.
8.- En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título
también será el nombre asignado al informe.
Vista previa del informe: en este caso veremos el resultado del informe
preparado para la impresión Modificar el diseño del informe si seleccionamos esta
opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos modificar el
aspecto del informe.
CONCLUSIONES:
En cada uno de estos temas consultados, tienen su importancia como son los
informes que nos sirven para definir pantallas y editar registros
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13. FADE
Como de las consultas que podemos hacer dentro de Access nos permite
recuperar datos de una tabla y modificarlos.
De los macros podemos decir q nos ayudan de una manera diferente a los antes
mencionados pero que también es de suma importancia en el aprendizaje y en la
practica
En los informes dentro de Access nos ayuda en forma secundaria como presentar
una tabla de una manera más rápida y para imprimir el documento
BIBLIOGRAFIA
https://www.google.com.ec/?
gws_rd=cr&ei=M7FmUviwE8XD4APmnYCIBw#q=QUE%20ES%20UNA
%20CONSULTA%20en%20access
http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/conceptos-basicos-sobrebases-de-datos-HA010064450.aspx
http://www.buenastareas.com/ojear/
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14. FADE
Contenido
INTRODUCCION.................................................................................................................................. 2
CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA.......................................................................................... 4
7.2. Crear una consulta................................................................................................................... 8
14.2. Crear una Macro ................................................................................................................... 9
12.2. Crear un informe................................................................................................................. 10
12.3. El asistente para informes .................................................................................................. 11
CONCLUSIONES:............................................................................................................................... 12
BIBLIOGRAFIA................................................................................................................................... 13
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