Cybozu office seminar2020
•
0 gostou•12,121 visualizações
ハンズオンセミナー「サイボウズ Office はじめの一歩講座：基本機能編」のテキストです。
Recomendados
Recomendados
Mais conteúdo relacionado
Semelhante a Cybozu office seminar2020
Semelhante a Cybozu office seminar2020 (20)
Mais de Cybozucommunity
Mais de Cybozucommunity (20)
Cybozu office seminar2020
- 5. グループウェアとは
- 9. 複数ツールで管理するデメリット 9 • どこに何があるのか探しきれない • 個人が情報を管理しているので、引き継ぎが大変 • 見なければならない場所が多くて、作業が複雑になり、時間 がかかる Excel？ 紙？ ファイルサーバー？ デスクトップ？ メール？
- 10. 「サイボウズ Office」でまとめて管理するメリット • どこにどの情報があるか探す時間が省ける • 情報がまとまった状態で共有できるので、引き継ぎがラク • 複数のソフトウェアやタブを切り替える必要がない 10 情報を一元管理できる！ 業務の効率がよくなる！
- 13. ①「社内の最新事情を知る」ためのアプリの紹介 （フロー編） 日々の予定管理／ 社内での連絡事項／ 業務進捗の把握 ②「業務のデータを溜める」ためのアプリの紹介 （ストック編） 資料の共有／ 顧客の対応履歴／ 勤怠管理 日々の予定管理 資料の共有 汎用 スケジュール ToDoリスト プロジェクト ファイル管理 アドレス帳 報告書 タイムカード ワークフロー カスタムアプリ 掲示板 メッセージ 電話メモ シーン別の紹介
- 14. フロー ストック 日々の予定管理 資料の共有 社内での連絡事項 顧客の対応履歴 業務進捗の把握 勤怠管理 汎用 スケジュール ToDoリスト プロジェクト ファイル管理 アドレス帳 報告書 タイムカード ワークフロー カスタムアプリ 掲示板 メッセージ 電話メモ 14 「社内の最新事情を知る」ためのアプリの紹介
- 15. こんなお悩みありませんか？ 15
- 19. フロー編：日々の予定管理 スケジュール ★今回は便利な「スケジュールのTips」をご紹介★ ユーザー 設定 その他の操作から出来る事 ✓ スケジュールを再利用できる ✓ 印刷表示できる ✓ 予定参加者の日/週表示が見れる ✓ Myグループに追加できる 「サイボウズ Office」は機能単体でももちろん利用していただけますが、 「その他の操作」から各機能を連携しながら利用していただくことができます。 19
- 22. 管理者の設定でスケジュールの使い勝手は変わる！ フロー編：日々の予定管理 スケジュール 管理者 設定 設定方法：「サイボウズ Office」システム設定＞各アプリケーション＞スケジュールと施設予約 インターネット上に 配置された設定ファイルから、 最新 2 年分祝日データを 取り込みます。 特定のユーザーのスケジュ－ル の閲覧や変更を組織や ユーザーごとに制限できます。 予定を色分けできます。 スケジュール設定のメイン ・予定の登録単位 ・保存期間 ・ユーザーの権限 等 予定の登録時間を 10 分ごとにしたい ユーザーの登録権 限を設定したい 祝日をスケジュールに 反映させたい 等 22
- 27. 「サイボウズ Office システム設定」 > 「詳細設定タブ」 > 「運用管理」枠にある「システムメールアカウント」 > 「使用する機能」 > 「電話メモの通知に使用する」にチェックをいれて設定する。 メール転送に必要な設定管理者 設定 ユーザー 設定 「個人設定」 > 「詳細設定タブ」 > 「個人情報」枠にある「メール通知」 > メール通知の宛先をモバイルメールアドレスにチェックを切り替え、 通知を飛ばしたい端末のメールアドレスを「モバイルメールアドレス」に入力する > 電話メモの「メール通知を有効にする」にチェックをいれて設定する。 27 フロー編：日々の予定管理 電話メモ
- 33. なぜEメールではなく、メッセージなのか 1. 社内のみ送信できるので、宛先指定ミスのリスクがない 2. メーリングリストと違い、宛先に誰がいるのか明確で、 議論がしやすい 3. 異動があっても宛先に追加するだけで過去の経緯を確認できるので、引き 継ぎがラク！ 4. スレッド形式なのでテーマや組織別にやりとりをまとめることができて、 時系列で確認できる。 5. ひとつのデータや添付ファイルを共有するので、 サーバー容量を節約できる メールのように1件ずつ別のメッセージにするのではなく コメント欄をうまく利用するのがポイント メッセージ ユーザー 設定 33 フロー編：社内での連絡事項
- 34. メッセージ 社内宛のメールはメッセージで管理しよう！ ※メッセージは 個人フォルダ内に入っている機能です。 ユーザー設 定 ここがポイント コメント欄を利用しよう テーマ別にメッセージをたてる。 （例 タイトル：新製品プロジェクト） 本文欄に概要を記載し、コメント欄に進捗などの やりとりを追記することで、メールBOX内でバラ バラになっていた情報をまとめて確認することが できます。 本文欄 コメント欄 「サイボウズ Office」を利用している ユーザー宛にメッセージを 送ることができます。 その他の利用方法 個人と個人でよくやりとりする人がいれば、 「【連絡帳】●●さん⇔××さん」 という両者の名前入りのタイトルをつけ、 コメント欄に用件を書いてやりとりする。 34 フロー編：社内での連絡事項
- 35. 掲示板 メッセージ ユーザー 設定 掲示板とメッセージの使い分け 掲示板 メッセージ 全社に向けて連絡をしたい 特定のユーザー/組織に 向けて連絡をしたい 売上 情報 総 務 人 事 ビル 清掃 情報 図書 情報 人事 異動 各部署からのお知らせ 営 業 社長の声 日報 健康 診断 勤怠 連絡 落し物 部署間の連絡帳 部署内の連絡帳 プロジェクトの連絡帳 個人間のやりとり 活用例 活用例 オープン クローズド 例：営業⇔マーケティング 35 フロー編：社内での連絡事項 意見が欲しい もの、議論を したい連絡 社内のお知らせ (誰がいつ確認し たかを確認する 必要のないもの)
- 44. フロー編：業務進捗の把握 申請から決裁まで、ワークフローを試してみましょう。 ワークフロー ユーザー 設定 44 申請する 経路を設定する （ここでは自分自身を承 認者にしてみましょう） 承認する
- 45. フロー編：業務進捗の把握 作り方は 3 ステップ ワークフロー 管理者 設定 STEP 1 役割の設定 STEP 2 申請項目の設定 STEP 3 承認経路の設定 承認経路の設定で必要 フォームを作成 ５つのテンプレートを コピーして自社仕様に変更 することもできます！ 初期値を事前に 設定できます 45 詳細は、別紙 「ワークフローの設定方法」 をご覧ください。
- 48. 「業務のデータを溜める」ためのアプリの紹介 フロー ストック 日々の予定管理 資料の共有 社内での連絡事項 顧客の対応履歴 業務進捗の把握 勤怠管理 汎用 スケジュール ToDoリスト プロジェクト ファイル管理 アドレス帳 報告書 タイムカード ワークフロー カスタムアプリ 掲示板 メッセージ 電話メモ 48
- 52. 削除してしまったファイルも保存期間を設定すれば復旧できます。管理者 設定 ファイル管理 「サイボウズ Office システム設定」 > 「詳細設定タブ」 >「各アプリケーション」枠にある「ファイル管理」 > 「一般設定」 1 - 10 日間まで保存できます。 容量もその分使用するため、運用に合 わせて変更をおすすめいたします。 ユーザー 設定 削除したフォルダを選択し、「その他 の操作」>「フォルダの詳細」を選択 「復旧」を押すと元のフォルダに 戻ります。 52 ストック編：資料の共有
- 53. 管理者 設定 ファイル管理 ファイル管理 / 添付ファイルの容量制限を設定できます。 初期値では無制限になっています。 「サイボウズ Office システム設定」 > 「詳細設定タブ」 >「カスタマイズ」枠にある「サイズ制限」 初期値では無制限になっています。 メール/ メモは、組織/ユーザーごとに 容量制限を設定できます。 53 ストック編：容量制限
- 57. ストック編：顧客の対応履歴 アドレス帳 報告書 ユーザー 設定 設定のポイント STEP 1 アドレス帳に 顧客情報を登録 STEP 2 訪問予定が入ったら、 スケジュールに 顧客情報を取り込んで 予定を登録 STEP 3 報告書を作成する際に はスケジュール から作成 57 詳細は、別紙 「かんたん SFA スケジュール×アド レス帳×報告書連携 の設定方法」 をご覧ください。
- 58. アドレス帳 報告書 管理者 設定 ブックのアクセス権と運用管理者の設定 • 部署ごとのアドレス帳を追加できます。 • 部署単位などでアクセス権を設定できます。 「サイボウズ Office システム設定」 > 「詳細設定タブ」 >「各アプリケーション」枠にある「アドレス帳」 >「ブックの管理」 58 ストック編：顧客の対応履歴
- 62. タイムカード 管理者 設定 ○自動打刻機能を使用する 【出社時刻】最初にサイボウ Officeへアクセスする時刻 【退社時刻】・タイムカードで、 退社 をクリックする時刻 ・サイボウズOfficeへアクセスした最終時刻 ○自動打刻機能を使用しない 【出社時刻】出社 をクリックする時刻 【退社時刻】退社 をクリックする時刻 「サイボウズ Office」にログインした時間で出退勤を簡易的に 記録することができます。 設定方法： 「サイボウズ Office システム設定」 > 「詳細設定タブ」 >「各アプリケーション」枠にある「タイムカード」 >「一般設定」>「自動打刻機能を使用する」にチェックを入れる 62 ストック編：勤怠管理
- 66. お役立ち情報・コツ：通知 トップページの「最新情報」の通知を確認しましょう 66 ユーザー 設定 通知が来たら、確認して既読にしましょう 帰るときには、最新情報の通知が空になるようにしましょう
- 67. Cybozu Desktop 2 「サイボウズ Office」の新着情報や、会議が始まる時間をポップ アップで、お知らせするクライントツール。 これで、大事な予定を見過ごすこともありません。 新着情報を 定期間隔で通知 予定の時間を 事前にお知らせ ブラウザの 起動は不要対応：クラウド版「サイボウズ Office on cybozu.com」 パッケージ版「サイボウズ Office 10.2」以降 ダウンロード：http://cybozu.co.jp/info/desktop2/ ユーザー 設定 67 お役立ち情報・コツ：通知
- 72. 組織変更に伴うユーザー情報の変更 注意点 組織の変更や削除をすると、 組織と紐付くサイボウズ Officeのデータがあわせて更新されます。 ※cybozu.com共通管理から削除された組織や、組織と紐付くアクセス権は元に戻せません。 例① 「部署A」の部署名を「部署B」に変更 ⇒ファイル管理などで「部署A」という名前で作成されていたものは 「部署B」という名前に変更される。 例② ユーザーAさんの所属部署を「部署C」から「部署D」に変更 ⇒「部署C」として見ることができていた情報にアクセス権がかかっていれば、 「部署D」に異動してからは見れなくなる。 例③ 「部署E」が解散することになったので、「部署E」を削除した ⇒「部署E」と連動するデータはまるごと消えてしまう・・・ 72
- 74. ◆ログイン名の入力 ◆ログイン名とパスワードの保存 ◆自動ログイン ◆パスワードポリシー パスワードの変更 仮パスワードの変更 パスワードのリセット ユーザーパスワードの最低文字数 管理者パスワードの最低文字数 複雑さ パスワードの再利用の制限回数 パスワードの有効期間 ◆アカウントロックアウト アカウントロックアウトまでのログイン失敗数 アカウントロックアウト解除までの時間 ◆セッション（有効期間） ◆ログイン失敗時のメッセージ（表示する言語） ◆SAML認証 Cybozu.com共通管理 ＞ システム設定 ＞ ログインのセキュリティ設定 74 パスワード管理のすすめ
- 75. 社内浸透Tips トップページの最初のレイアウトを 設定できます 「サイボウズ Office システム設定」 > 「詳細設定タブ」 >「カスタマイズ」枠に ある「トップページの最初のレイアウト」 管理者 設定 ログイン画面で全社的にお知らせ 「サイボウズ Office システム設定」 > 「詳細設定タブ」 >「カスタマイズ」枠 にある「トップページでの連絡」 使用するアプリケーションを絞れます 「サイボウズ Office システム設定」 > 「詳細設定タブ」 > 「カスタマイズ」枠にある「使用するアプリケーション」 アプリケーションメニュー名を 変更できます 「サイボウズ Office システム設定」 > 「詳細設定タブ」 >「カスタマイズ」 枠にある「アプリケーションメニュー」 75
- 80. これから使えるサポートコンテンツ
- 84. サポートへの問い合わせ方法 機能についてご不明な点がございましたら、テクニカルセンターまで お問い合わせ下さい。メールまたはお電話にてご対応させていただきます。 ■クラウド版 ■パッケージ版 テクニカルセンターへのお問い合わせは、 ご利用中の「サイボウズ Office」へ管理 者でログインし、画面右上の「歯車」から 可能です。 対象 「Office 10」の「Office 10 継続サービス ライセンス/再契約サービスライセンス」の サービス期間中のお客様 「サポート登録者」で、「Office 10」に ログイン後、トップページ右上の歯車から ［お問い合わせ］をクリックすると、 「サポートオンライン」をご利用いただけます。 プランの変更やユーザー数変更に関するお問い合せはインフォメーションセンターまで。 TEL : 03-4306-0800 月～金 9:00～12:00 、13:00～17:30（祝日・年末年始は除く） メール： contactus@cybozu.co.jp