Xây dựng bộ mã - coding system

1. Bộ mã trong doanh nghiệp
Biên tập: Cao Cự Chức
Nguồn:
- Internet
- Kiến thức nhân loại
Phục vụ quản trị & phân tích

2.  Chuẩn hóa các loại dữ liệu trong công ty
 Tổng hợp số liệu, phân tích số liệu dễ dàng
 Kiểm soát chi phí, cân đối với kết quả cần đạt
 Làm cơ sở để lập kế hoạch kinh doanh, lập ngân sách
 Làm cơ sở để ra các quyết định quản lý
Tại sao cần bộ mã ?
Trước khi tiến hành đặt mã, câu hỏi quan trọng nhất cần
trả lời là mục đích quản trị của mình là gì, nguồn lực (con
người, tiền bạc) của mình có tới đâu để làm cho phù hợp

3. Ví dụ sơ đồ tổ chức đơn giản
Sơ đồ tổ chức là một yếu tố cơ bản để xác
định nhu cầu quản trị và phương pháp đặt
mã: nếu nguồn lực hạn chế thì làm đơn
giản, tuy nhiên cần cân nhắc đến sự phát
triển của công ty trong thời gian tới

4. Các đối tượng cần đặt mã
Kinh nghiệm cho thấy không nên sử dụng nhiều hơn 6
ký tự dù các thông tin cần quản lý nhiều như thế nào
”
“

5. Trung tâm chi phí là gì ?
 Mỗi một đơn vị trong công ty đều sử dụng tiền (ngân sách)
 Tiền sử dụng được sử dụng cho một số mục đích nào đó
 Cần theo dõi, quản lý và kiểm soát số tiền mỗi đơn vị sử dụng
 So sánh số tiền bỏ ra và kết quả đạt được để tính hiệu quả
 Mỗi đơn vị được gọi là một trung tâm chi phí (dựa trên sơ đồ tổ chức)
 Trung tâm chi phí là cơ sở để lập kế hoạch (ngân sách)
Ví dụ sử dụng ngân sách:

6. Hạng mục chi phí là gì ?
Ví dụ
 Là tên gọi các khoản chi tiêu của công ty
 Dùng tên giống nhau, thống nhất cho một loại chi phí

7. Mã TTCP Tên trung tâm chi phí Mã HMCP Tên hạng mục chi phí
PKD Phòng Kinh doanh TLUO Tiền lương
PMK Phòng Marketing DTIN Điện thoại, Internet
PKT Phòng Kế toán VPPH Văn phòng phẩm
PMH Phòng Mua hàng TKHA Tiếp khách
Ví dụ trung tâm chi phí và hạng mục chi phí
- Phương pháp đặt mã, đặt tên phải nhất quán
- Chỉ một người phụ trách đặt mã
- Hạng mục chi phí nên sử dụng 4 ký tự vì một số công ty
hạng mục chi phí rất nhiều, 3 ký tự không xử lý nổi

8. Ví dụ mã khách hàng, nhà cung cấp
 Đối tượng công ty bán hàng được gọi là khách hàng
 Đối tượng công ty mua sản phẩm, dịch vụ được gọi là nhà cung cấp
Mã KH Tên khách hàng
CTHO01 Công ty TNHH Thiện Oanh
CDND01 Công Ty Cổ Phần TM Dược Phẩm Ngọc Đông
CDTN01 Công Ty TNHH Thảo Dược Đại Thiên Nương
CCTI01 DNTN SX-TM-DV Công Tiến
Mã NCC Tên nhà cung cấp
VVCB01 Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam
VA4H01 Công Ty TNHH SX-DV-TM 3A4H
VKNA01 Công Ty TNHH MTV Khởi Nguyên An
VKNG01 Công Ty TNHH MTV Bao Bì Khang Nguyễn
 Bắt đầu bằng chữ C (Customer)
 3 ký tự gợi nhớ
 Số thứ tự, bắt đầu bằng 01
 Nếu 5 ký tự đầu trùng thì chuyển sang 02
 Bắt đầu bằng chữ V (Vendor)
 3 ký tự gợi nhớ
 Số thứ tự, bắt đầu bằng 01
 Nếu 5 ký tự đầu trùng thì chuyển sang 02

9. Ví dụ phân nhóm
Để quản lý tốt cần đưa
các mặt hàng cùng tính
chất vào cùng một nhóm
để dễ phân tích sau này

10. Ví dụ mã thành phẩm
Mã SP Tên sản phẩm Size Batch Series
CGTH01 Chả giò thịt heo 0520T X01-5215
HCTO01 Há cảo tôm 2505H X02-4815
- Gói 500 g
- 20 gói/thùng
- Gói 250 g
- 5 gói/hộp giấy
- SX tại xưởng 01
- Tuần 52
- Năm 2015
Nếu sản phẩm
phức tạp, cần
bổ sung số
series

11. Ví dụ các loại mã khác
- Trừ thành phẩm, 6 nhóm đầu tiên có cách đặt mã giống nhau
- Ký tự thứ 1 dùng để phân nhóm sản phẩm (vd: nguyên liệu hay phụ liệu)
- Ký tự thứ 2 dùng để mô tả một tính chất nào đó (tôm/cá/carton/hộp giấy)
- Ký tự thứ 3-4 dùng để mô tả các tính chất khác
- 2 ký tự cuối cùng là ký tự số, bắt đầu từ 01  99
Ví dụ: NSHE01 – thịt heo
BTA101 – Thùng carton A1 – 25x45x5

12. ỨNG DỤNG TRONG PHÂN TÍCH

13. Tại sao chi phí bán
hàng tăng, tăng ở các
khoản nào ?

14. Mã TTCP TTCP Mã chi phí Hạng mục/Tên chi phí Tháng 1 Tháng 2 Tháng 11 Tháng 12 Tổng cộng
DOM Phòng bán hàng nội địa 12,254,813 6,617,391 11,239,119 13,486,943 145,040,369
TLUO CP tiền lương 2,195,262 1,917,300 1,277,873 1,533,448 15,958,769
BHXH Bảo hiểm XH, BHYT, KPCĐ 217,320 217,320 144,880 173,856 1,759,541
VCHU CP vận chuyển 9,842,231 4,482,771 9,731,939 11,678,326 125,255,444
THUE Thuế và lệ phí - - - - 412,512
DTHO CP điện thoại, internet, cáp, EMS, DHL... - - 83,670 100,404 504,657
PCKT Chuyển khoản đi ngoài tỉnh khác TP Hồ Chí Minh - - - - 11,061
HHMG CP hoa hồng, chiết khấu - - - - 1,000,000
TBAY CP trưng bày - - - - 48,311
PCKH Chuyển khoản trong TP Hồ Chí Minh - - 758 909 16,364
KOHD Không có hóa đơn - - - - 73,711
KHAC CP khác - - - - -
EXP Phòng bán hàng xuất khẩu 70,679,388 43,934,705 101,419,755 121,703,706 1,217,059,733
TLUO CP tiền lương 6,911,800 6,347,942 5,399,632 6,479,558 75,956,837
BHXH Bảo hiểm XH, BHYT, KPCĐ 605,234 605,414 602,680 723,216 6,927,877
TBLX Phí thông báo LC xuất khẩu 208,556 314,738 704,685 845,622 5,058,431
PPCN Phí phát chuyển nhanh LC xuất 1,856,193 1,075,503 861,950 1,034,340 12,269,821
NHNN Phí ngân hàng nước ngoài 10,104,762 6,048,013 5,473,177 6,567,813 77,580,713
DPTX Điện phí TT LC xuất ( Điện khác) 54,475 26,658 - - 735,747
PTCX Phí thông báo tu chỉnh LC xuất 127,804 54,425 244,078 292,893 1,366,988
TBCT Phí thanh toán bộ chứng từ xuất khẩu 4,233,388 2,225,382 3,118,951 3,742,741 38,706,265
BHIE CP mua bảo hiểm 3,904,652 - 5,923,937 7,108,725 61,510,131
VCHU CP vận chuyển 14,692,583 18,816,833 19,138,492 22,966,191 218,736,400
PNCR Phí nâng cont rỗng 1,592,423 1,059,848 2,190,151 2,628,181 23,108,247
CTAU CP cước tàu 14,403,571 2,654,683 7,889,000 9,466,800 155,754,242
CTDV Phí chứng từ & dịch vụ ( DO) 1,276,123 641,400 - - 4,040,724
HBCX Hạ bãi chờ xuất cont 2,007,538 1,349,696 2,295,002 2,754,002 27,300,714
PHCR Phí hạ cont rỗng - 29,545 - - 29,545
DTHO CP điện thoại, internet, cáp, EMS, DHL... 64,084 42,956 - - 107,040
HHMG CP hoa hồng, môi giới 5,679,536 - 44,303,021 53,163,626 469,537,705
KNGH CP kiểrm nghiệm, kiểm dịch, chiếu xạ - - - - 86,750
KOHD Không có hóa đơn 2,956,667 2,641,667 3,275,000 3,930,000 38,011,667
KHAC CP khác - - - - 233,892
TỔNG CỘNG 98,258,828 61,031,708 128,362,818 154,035,381 1,493,834,731
Ví dụ phân tích chi phí bán hàng
Mỗi một chi phí được gắn với
một đơn vị sử dụng sẽ cho bức
tranh toàn cảnh chi phí của từng
đơn vị.
Điều này có thể thực hiện được
dễ dàng với một hệ thống mã
hóa chuẩn và áp dụng triệt để,
kỷ luật cao.
Áp dụng rất tốt trong việc kiểm
soát ngân sách.
Cần so sánh cùng kỳ
năm trước, tìm ra các
nguyên nhân thay đổi,
do chính sách, do dự
án, do chiến lược…

15. Lưu ý
 Ý tưởng & phương pháp là quan trọng.
 Các ví dụ ở đây chỉ là gợi mở, tùy đặc thù từng đơn vị mà điều chỉnh cho phù hợp,
một cách làm không đúng cho mọi trường hợp. Năng lực của người khai thác cũng là
một điểm hết sức quan trọng, có dữ liệu mà không biết xử lý, không biết sử dụng thì
cũng như không có, thậm chí còn mang lại phiền toái, tốn chi phí mà không hiệu quả.
 Muốn có dữ liệu phân tích thì phải tổ chức được cấu trúc dữ liệu khoa học, phù hợp
và phải có dữ liệu nhập vào hệ thống; có đầu vào mới có đầu ra, đây là điểm đặc biệt
quan trọng vì tốn thêm thời gian nhập liệu.
 Hệ thống công nghệ thông tin, trình độ nguồn nhân lực, kỷ luật sắt trong quá trình
thực hiện mới đảm bảo được sự vận hành của hệ thống.
 Rất nhiều công ty triển khai không thành công hệ thống ERP (dù là công ty cực lớn), lý
do là mỗi người, mỗi đơn vị làm mỗi kiểu, yêu cầu mỗi kiểu và đều được đáp ứng 
sau một thời gian thì nát hệ thống và dự án sụp đổ.