Este documento describe los diferentes roles de apoyo gerencial en una oficina, incluyendo operador de texto, asistente administrativo, supervisor, corrector de pruebas, archivista, recepcionista y procesador de datos. Describe las tareas, responsabilidades y habilidades requeridas para cada posición. También discute cómo los requisitos para estos roles están cambiando a medida que las empresas adoptan un enfoque de calidad total y horarios más flexibles.

3. Función hacia apoyo gerencial
Términos:
Asistente Administrativo
Asistente Ejecutivo
Técnico Sistema de Oficina
Secretaria Administrativa
Secretaria Ejecutiva

4. Persona que sirve de apoyo
a los administradores en
el trabajo diario de la oficina.

5. •Operador de Texto o Especialista
• Asistente Administrativo
•Supervisor
•Corrector de Pruebas
•Archivista
•Recepcionista
•Procesador de Datos

6. Operador de Texto o Especialista
Personal que utiliza la computadora
para procesar información
Puede ascender: I, II, III, IV o V

7. •Rapidez y exactitud crear documentos
•Rapidez y exactitud para hacer revisiones
•Dominio de la aplicación para procesar texto
•Dominio en aplicaciones hoja de cálculo,
• Gráficas, base de datos y otros programas
•Técnicas eficientes de cotejo
Operador de Texto o Especialista
•Dominio de los símbolos corrección errores
•Conocimiento estilos documentos
•Habilidad trabajar bajo presión
•Establecimiento de prioridades
•Dominio técnicas archivo electrónico

8. Tareas:
•Atender al publico
•Contestar el teléfono
•Archivar, etc.
Tareas dirigidas a dar apoyo a los gerentes:
Asistente Administrativo
•Toma de decisiones
•Recopilación de información
•Seguimiento a asuntos pendientes
•Manejo calendario citas y compromisos
•
Posición Sec. Ejecutiva oficina tradicional es la
que se convierte en Asistente Administrativa en la
oficina automatizada.

9. Poseer conocimiento tareas realiza resto del
personal de oficina y poseer experiencia
Conocimiento en:
Supervisor
• Supervisión
• Gerencia
• Adiestramiento
• Reclutamiento personal
• Relaciones humanas

10. Persona que coteja los trabajos que las demás
personas preparan en la computadora.
Conocimiento en:
•Idioma español e inglés
Corrector de
•Ortografía
Pruebas
•Gramática
•Puntuación
•Estilos y tipos de documentos
•Signos de corrección, etc.
Le debe gustar la lectura y ser persona discreta.

11. Empresas grandes – centralizados los archivos
Archivista – persona encargada de:
• Custodiar
• Guardar
• Localizar
Conocimiento en:
Archivista
• Reglas de archivo
• Archivos electrónicos
• Microfilmación
• Retención y destrucción de información
• Seguimiento documentos prestados

12. Persona que contesta el teléfono
Recibe los visitantes
Cualidades:
• Buena apariencia
• Buen tono de voz
• Cortesía
Recepcionista • Diplomacia
Primera persona que ve el visitante
Primera voz que oye
Puede realizar otras tareas que no requieren de
mucha concentración ni urgencia

13. Oportunidad empleo en aumento
Tareas:
Preparar estructuras para base de datos
Entrar datos a tablas previamente diseñadas
Responsabilidades:
Realiza consultas y prepara informes y
formularios
Procesador Datos
Cualidades necesarias:
1. Lógica
2. Analítico/a
3. Flexible
4. Responsable
5. Sistemático/a
6. Gustar utilizar el teclado

14. • Mayor preparación
académica
• Empresas funcionan
con menos
empleados
• Enfoque hacia calidad
total de productos y
servicios
• Horarios flexibles

15. • Trabajar sin
supervisión directa
• Interacción con
empleados de
diferentes culturas y
experiencias
• Flexibilidad para
manejar cambios
• Iniciativa

16. • Buena comunicación
• Buena organización y
administración del
tiempo
• Calidad en las
relaciones humanas

17. • Médica
• Legal
• Educativa
• Técnica
• Turismo
• Radio y TV
• Gobierno Federal