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- 1. Les réunions Préparé par : AMRANI Nouhaida DAHROUCH Mariam FARID Khalid MAAMA Soumia Encadré par : EL KORTBI Imane 2022/2023
- 2. 1 2 3 4 5 6 7 PLAN Introduction: Définition de la réunion les causes d’échec d’une réunion Les différents types de réunions Les objectifs de la réunion Les différentes phases d’une réunion Les techniques d’animation d’une réunion 2 Khalid, Mariam, Nouhaida, Soumaia 2 conclusion
- 3. Introduction la réunion La réunion est un moyen de partager, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème pour prendre une décision collective.
- 4. Les différents types de réunions: Les 12 types de réunion les plus fréquents: 1. La réunion d’information Type de réunion le plus répandu en entreprise pour communiquer une information descendante à une équipe et transmettre des messages importants. Il faut néanmoins veiller à ne pas la faire durer : passer 30 minutes, les participants perdent en attention. 2. La réunion de résolution de problèmes Pour débloquer une situation et résoudre un dysfonctionnement, mieux vaut se réunir plutôt que de laisser les problèmes s’accumuler. L’animateur de la réunion rassemble toutes les personnes concernées et dirige le débat jusqu’à ce que des décisions soient prises.
- 5. 3. La réunion collaborative Réunion participative par excellence, l’animateur réunit le groupe de travail pour faire avancer un sujet en particulier. Débats, échanges, discussions, chacun est appelé à participer pour faire avancer les sujets de manière efficace. 4. La réunion de service Weekly meeting, daily meeting… la réunion de service est un rendez- vous récurrent avec les personnes d’une même équipe. Le but est de réunir tous les collaborateurs pour faire un point sur les projets en cours, les problèmes éventuels et l’humeur du moment. 5. La réunion de projet Format préféré des chefs de projet, il permet d’effectuer la revue de projet. Kick-off meeting, point d’avancement, réunion de travail, réunion de clôture et de bilan, ces points sont conduits de manière méthodique par le responsable du projet.
- 6. 6. La réunion commerciale Un basique pour toute équipe commerciale, cette réunion permet de faire une revue des objectifs commerciaux et des performances de chacun. 7. Le séminaire Le séminaire, la conférence, l’assemblée générale sont autant d’événements corporate qui rassemblent plusieurs dizaines de participants autour d’un ou de plusieurs animateurs autour d’un sujet en particulier. 8. La réunion à distance La réunion à distance est un sujet contemporain. Entre télétravail, collaborateurs nomades et mondialisation, les entreprises doivent s’organiser pour faciliter la collaboration à distance..
- 7. comme on trouve : Le one to one et le stand up meeting ,et la formation,Le brainstorming..
- 8. Les objectifs de la réunion : Une réunion ne doit être organisée que si les contacts téléphoniques et épistolaires ne suffisent pas à traiter le problème posé. L’intérêt d’une réunion est de profiter de la dynamique d’un groupe et de sa créativité. Les participants doivent viser l’efficacité et la productivité. • Se distraire et se détendre Donner des informations • Recueillir des informations. • Réfléchir sur un problème • Trouver la solution d'un problème • Prendre des décisions
- 10. Les différentes phases d’une réunion : 1. Préparer La Réunion -Définir l'objectif de la réunion. -Préparer le plan. -Prévoir le temps de chaque point abordé. -Choisir les participants : selon le type de réunion. -Réunir les documents nécessaires. -Choisir et réserver un lieu : dans une salle de réunion, dans un bureau, Chez le client ou chez un partenaire ou à distance. -Convoquer les participants soit en physique ou par téléphone ou par mail.
- 11. Les différentes phases d’une réunion : 2. Accueillir les participants -Se présenter et demander à chaque participant de faire la même chose. -Annoncer l'objectif de la réunion. -Présenter le déroulement. -Désigner un secrétaire si nécessaire. -Définir les règles de fonctionnement. -Annoncer les éventuelles difficultés de dialogue. -Introduire la réunion en démontrant son importance pour chacun.
- 12. Les différentes phases d’une réunion : 3. Maîtriser Le Déroulement -Donner un temps suffisant pour l'exposé des faits. -Utiliser des pauses des temps de silence. -Réguler la circulation de l'information en donnant la parole à chacun. -Utiliser le questionnement pour favoriser les échanges. -Réguler les tensions dues aux avis différents. -Reformuler pour vérifier que tout le groupe a compris la même chose. -Proposer une méthode pour examiner une question ou un problème. -Faire des points réguliers par rapport au déroulement prévu. -Recentrer sur le sujet en cas de dérive. -Noter les points d'accord ou de désaccords. -Conclure en reprenant le déroulement.
- 13. Les différentes phases d’une réunion : 4. Clore La Réunion Faire la synthèse de la production du groupe et présenter les conclusions. Préciser ce que la réunion va permettre de réaliser. Répartir les tâches et fixer le planning. Faire l'évaluation, le bilan de la réunion par chaque stagiaire. Remercier les participants en valorisant leur efficacité.
- 14. Les différentes phases d’une réunion : 5. Après la réunion Réaliser le compte-rendu de la réunion. Parler de la réunion, pas du comportement des participants.
- 15. les technique d’animation d'une réunion 15
- 16. 16 Brainstorming cette technique est utile pour générer des idées et des solutions créatives à un problème. Le tour de table cette technique permet à chaque participant de s'exprimer de manière équitable. Le jeu de rôle cette technique est utile pour explorer différentes perspectives et points de vue. Le groupe de discussion cette technique est utile pour explorer en profondeur une question ou un sujet. Le vote cette technique est utile pour prendre une décision collective.
- 17. Les causes d’échec d’un réunion Principales causes d’échec 1. Problème d'organisation : le délai de convocation est trop court : de nombreux désistements peuvent survenir et les participants peuvent manquer de temps pour préparer la réunion Convoquer trop de monde : certaines personnes pouvant rester longtemps à l'écart du débat ou de la discussion.
- 18. Les causes d’échec d’un réunion Un lieu inadéquat par sa dimension ou sa forme peut occasionner une difficulté d'écoute pour les participants. Une insuffisance ou inexistence de moyens, audio-visuels.
- 19. Les causes d’échec d’un réunion 1. Problèmes liés au déroulement de la réunion Des participants passifs, conduisent à des luttes d'influence sur les temps de parole, ce qui déséquilibre le débat, ralentit la progression de la réunion.
- 20. Les causes d’échec d’un réunion 1. Problèmes liés au déroulement de la réunion Une animation soporifique crée des apartés entre petits groupes de personnes et un manque d'assiduité. Au contraire, une animation stressante et autoritaire mène à une réticence à la prise de parole.
- 21. Les causes d’échec d’un réunion 1. Problèmes liés au déroulement de la réunion Enfin, les incidents de réunion (éclats de voix, départ brusque d'un ou plusieurs participants) sont à gérer par l’animateur, qui doit garder son sang-froid tout au long de la réunion.
- 22. Conclusion Finalement pour réussir une réunion il faut respecté successivement les étapes de réunion ainsi que les principes de communication de groupe, les aspects matériels et logistiques, les objectifs et les spécificités, le rôle des différentes personnes impliquées dans ce processus et en particulier l'animateur.
- 24. Merci pour votre attention