Materials del taller Localret: “Transformació intel·ligent de la Gestió d’Acords i Resolucions dels Òrgans de Govern”

1. Desplegament dels conceptes
i normativa d'eAdministració,
Gestió Documental i Interoperabilitat
10 de Febrer de 2015

2. MODERNITZACIÓ
ADMINISTRACIÓ
ELECTRÒNICA
GOVERN
OBERT
• Reenginyeria de processos
• Automatització expedients
• OAC
• Web
• Informació tràmits
• Expedient electrònic integral
• Gestió Documental
• Adequació seguretat
• Normes tècniques d’interoperabilitat
SEU ELECTRÒNICA
 Carpetes
 Oficina virtual
 Pagament on line
 Factura electrònica
 eTauler
• TRANSPARÈNCIA
• COL·LABORACIÓ
• PARTICIPACIÓ
FRONT OFFICE
BACK OFFICE
• Publicitat activa automatitzada
• Open Data
• Accés i reutilització
• Eines de participació i col·laboració
Full de ruta

3. Arquitectura Jurídica
Llei de Transparència, Accés a la
Informació Pública i Bon Govern
Llei 37/2007 sobre
Reutilització de la
Informació del
Sector Públic
Ordenança d’administració electrònica
Reglament de
Participació
Llei 29/2010 de l’ús
dels mitjans
electrònics al sector
públic de Catalunya
Llei 11/2007 accés
electrònic dels ciutadans
als serveis públics
ROM

4. Expedient
Digitalització
segura
Model de procediment/serveis d’administració
electrònica a Catalunya

5. Model de Sant Feliu
de Llobregat

6. Atmosfera electrònica
GD-MatrixGestió documental
Expedients electrònics
Serveis electrònics comuns

7. Eines que ens faciliten la implantació AE
ORDENANÇA
D’ADMINISTRACIÓ
ELECTRÒNICA,
TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I
REUTILITZACIÓ DE LA
INFORMACIÓ
SIMPLIFICACIÓ
PROCESSOS I REDUCCIÓ
CÀRREGUES
ADMINISTRATIVES
GESTIÓ D’EXPEDIENTS
I SISTEMA DE
GESTIÓ DOCUMENTAL
GESTIÓ DE LA SEGURETAT
INFORMACIÓ I
DOCUMENTACIÓ
TECNOLOGIA
ORGANITZACIÓNORMATIVA
INTEROPERABILITAT

8. Gestió expedient electrònic

9. Gestió d’expedients
ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I
REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ
Principis generals de l’accés electrònic de la ciutadania
LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)
DRET:  A triar el mitjà de relació amb l’administració
 No aportar dades i documents que es troben en poder de les
administracions
D’acord amb la LOPD garantir que les dades facilitades a l’Administració
s’usen amb la finalitat concreta per a la qual s’han facilitat
 A utilitzar els diferents sistemes de signatura (DNI, certificats
electrònics reconeguts LFE)
SOL·LICITUD
REGISTRE
D’ENTRADA
INFORMES
TÈCNICS
RESOLUCIÓ ARXIU
INFORMES
EXTERNS
DIARIS OFICIALS
I TAULERS
TRÀMIT
D’AUDIÈNCIA
REGISTRE SORTIDA
NOTIFICACIÓ
Seu electrònica
Registre electrònic
Projectes relacionats:
Comunicacions
canvis de domicili Compulsa electrònicaDigitalització massiva
LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA
DRET: A la no-discriminació i a una atenció adequada (tria del canal de
comunicació)
A l’ús dels mitjans electrònics (habilitar serveis electrònics, dret a
obtenir i utilitzat qualsevol sistema signatura electrònica)
A la presentació de sol·licituds, comunicacions i altres documents
(declaracions responsables i comunicacions prèvies, no aportar dades
i documents que es troben en poder de les administracions)
Nivell d’identitat digital de cada tràmit FUE

10. ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I
REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ
PRINCIPI: Foment de l’accessibilitat.
Trencar barreres d’espai i temps en l’accés a
l’administració
Impuls dels mitjans electrònics
LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)
DRET:  Fer tràmits i gestions per mitjans electrònics 24 h /365 dies
 Obtenir còpies electròniques dels documents electrònics
 A ser informats de la data efectiva del còmput de terminis (en cas inici inhàbil)
 A rebre un rebut acreditatiu del lliurament de la documentació garantint la integritat
i no repudi en la seva recepció
Gestió d’expedients
Projectes relacionats:
Interconnexió registres:MUX
Registre electrònic
Validació de certificats
Passarel·la de pagaments
E-factura
REGISTRE
D’ENTRADA
INFORMES
TÈCNICS
RESOLUCIÓ ARXIU
INFORMES
EXTERNS
DIARIS OFICIALS
I TAULERS
TRÀMIT
D’AUDIÈNCIA
REGISTRE SORTIDA
NOTIFICACIÓ
SOL·LICITUD
LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA
DRET: Registre electrònic administratiu
Interconnexió i col·laboració entre registres

11. ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I
REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ
PRINCIPI: Col·laboració i cooperació entre administracions
públiques
Interoperabilitat
Impuls dels mitjans electrònics
LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)
DRET:  A obtenir còpia electrònica dels documents que formin part de
procediments que tinguin consideració d’interessat
 En els procediments relatius a l’establiment d’activitats de
serveis: a obtenir electrònicament les dades de les autoritats,
associacions i organitzacions professionals competents
Gestió d’expedients
Projectes relacionats:
Signatura electrònica
Informes tècnics
Via oberta: accés dades
altres AP
REGISTRE
D’ENTRADA
RESOLUCIÓ ARXIU
INFORMES
EXTERNS
DIARIS OFICIALS
I TAULERS
TRÀMIT
D’AUDIÈNCIA
REGISTRE SORTIDA
NOTIFICACIÓ
INFORMES
TÈCNICS
SOL·LICITUD
LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA
DRET: A una bona administració (conèixer l’estat de tramitació)
A l’ús dels mitjans electrònics(tramitació electrònica)
Accés als expedients administratius
Tramitació electrònica del procediment

12. ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I
REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ
PRINCIPI: Promoció i garantia dels drets de participació ciutadana
Publicitat i transparència administrativa
Impuls dels mitjans electrònics
LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)
DRET: A accedir a l’expedient electrònic en qualsevol moment de la
tramitació
A presentar al·legacions per via electrònica
A obtenir informació a través de mitjans electrònics.
DIARIS OFICIALS
I TAULERS
REGISTRE SORTIDA
NOTIFICACIÓ
Gestió d’expedients
Carpeta ciutadana
Carpeta de les entitats
Tauler d’anuncis electrònic
Inserció d’anuncis als
butlletins oficials
Perfil de contractant
Projectes relacionats:
ARXIU
REGISTRE
D’ENTRADA
INFORMES
TÈCNICS
RESOLUCIÓ
INFORMES
EXTERNS
TRÀMIT
D’AUDIÈNCIA
SOL·LICITUD
Carpeta del proveïdor
LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA
DRET: A una bona administració (participar en la presa de decisions,
conèixer l’estat de tramitació)
A l’ús dels mitjans electrònics(tramitació electrònica)
Accés als expedients administratius

13. ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I
REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ
PRINCIPI: Simplificació administrativa
Impuls dels mitjans electrònics
LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)
DRET:  A obtenir còpies electròniques
 A comunicar-se amb l’ajuntament a través d’una seu electrònica amb totes les
garanties
 A triar lliurement l’opció de ser notificat electrònicament
 A que es garanteixi l’accessibilitat universal del canal de notificació
Gestió d’expedients
REGISTRE
D’ENTRADA
INFORMES
TÈCNICS
RESOLUCIÓ ARXIU
INFORMES
EXTERNS
DIARIS OFICIALS
I TAULERS
TRÀMIT
D’AUDIÈNCIA
REGISTRE SORTIDA I
NOTIFICACIÓ
Comunicacions internes
electròniques
Descentralització i interconnexió
registre de sortida
Notificacions
electròniques
Projectes relacionats:
SOL·LICITUD
LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA
DRET:
A una bona administració (decisions motivades, resolució expressa i notifiqui en
el termini establert, conèixer l’estat de tramitació)
A l’ús dels mitjans electrònics(tramitació electrònica)
Accés als expedients administratius

14. ORDENANÇA D’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA, TRANSPARÈNCIA, ACCÉS I
REUTILITZACIÓ DE LA INFORMACIÓ
PRINCIPI: Vetllar per la protecció jurídica garantint la integritat,
la protecció i conservació dels documents electrònics
Lliure reutilització
Publicitat de la informació pública
Accés a la informació pública
Accés immediat i per mitjans electrònics
Qualitat de la informació i documentació
LLEI D’ACCÉS ELECTRÒNIC DELS CIUTADANS ALS SP (LAECSP)
DRET:  Conservació en format electrònic per l’ajuntament dels
documents electrònics que formin part de l’expedient
A que se’ls garanteixi la privacitat de les dades de caràcter
personal
Gestió d’expedients
REGISTRE
D’ENTRADA
INFORMES
TÈCNICS
RESOLUCIÓ ARXIU
INFORMES
EXTERNS
DIARIS OFICIALS
I TAULERS
TRÀMIT
D’AUDIÈNCIA
REGISTRE SORTIDA
NOTIFICACIÓ
Gestor de Documents
Projectes relacionats:
iArxiu
Foliat electrònic Llibres d’Actes i Decrets electrònics
SOL·LICITUD
LLEI DE RÈGIM JURÍDIC I DE PROCEDIMENT DE LES AP DE CATALUNYA
DRET: L’ús dels mitjans electrònics (SGD i conservació dels
documents)
A l’ús dels mitjans electrònics(tramitació electrònica)
Accés als expedients administratius
Accés a Arxius i registres
A una informació veraç i de qualitat

16. Sistema de Gestió
Documental

17. Que ens permet un SGD
• Assolir un control eficient i sistemàtic de la documentació, des de la seva creació o
recepció, fins a la seva eliminació o transferència a l’Arxiu, tot assegurant i garantint la
integritat, l’autenticitat, la fiabilitat, l’accés, la disponibilitat i la conservació dels documents.
• Identificar els documents essencials sobre els quals establirem polítiques específiques de
conservació.
• Homogeneïtzar els criteris de classificació, ordenació i descripció dels documents, per tal
d’aconseguir la recuperació ràpida i eficaç de la informació des de qualsevol punt de
l’organització.
• Assegurar el control, la integritat, l’accessibilitat, la conservació i la confidencialitat de tota
la documentació, evitant-ne la pèrdua i l’accés a persones no autoritzades.
• Capturar, gestionar i oferir accés als documents al llarg del seu cicle de vida.
• Descriure i indexar per a recuperar la documentació.
• La formació als usuaris en el seu lloc de treball incorporant en la gestió diària els criteris
arxivístics i de gestió documental

18. Sistema de gestió documental
Documentació de
suport
Manuals i protocols
Entorn Paper
Els arxius de les
oficines
Entorn electrònic
Web semàntica
Carpetes de la Xarxa (X, L, M,..)
Aplicacions corporatives (SdE, Matrix, ..)
Sistema de Gestió
Documental de la
plataforma
GD-Matrix
Polítiques del Gestor
Disposició
Conservació i retenció
Migració
Accés i seguretat
Eines de gestió
QdC
Tipologies documentals
Calendaris de retenció i
eliminació
Catàleg de procediments
Catàleg de documents i
dades interoperables
Responsabilitats
Manteniment del QdC
Gestor de documents
Rols
Formació
+ de 80.000 expedients / + de 650.000 documents / 4.000 documents a la setmana

20. Política de gestió de documents electrònics
 Objecte:
Determinarà les condicions tècniques i organitzatives en que s’assenta el Sistema de Gestió
Documental (SGD) de l’Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat, així com les responsabilitats dels
diferents òrgans en la gestió dels documents.
El SGD permetrà controlar de manera eficient i estructurada la concepció, la creació, la recepció, el
manteniment, la utilització i la disposició dels documents i la informació, independentment de la
fase del cicle de vida en què es trobin, del tipus, del format i del suport, assegurant la seva
l’autenticitat, fiabilitat, integritat i disponibilitat al llarg del temps.
 Ámbit de aplicació:
S’aplicarà a tota la documentació i/o informació pública de l’Ajuntament de Sant Feliu de
Llobregat, independentment dels seus suports i/o formats, de les diferents plataformes,
aplicacions i repositoris existents.

21. Adequació als esquemes
(ENS/ENI/LOPD)

23. ENI
SEGURETAT
ENS Alineat mesures RLOPD
PLA D’ADEQUACIÓ
INTEROPERABILITAT A:
Comunicacions de les AAPP
Reutilització i transferència de
tecnologia
Signatura electrònica i de certificats
Recuperació i conservació del
document electrònic
…
POLÍTICA DE
SIGNATURA I
CERTIFICATS
POLÍTICA GESTIÓ
DE DOCUMENTS
POLÍTICA DE SEGURETAT
PLA
D’ADEQUACIÓ
ENS - ENI
SANT FELIU
Adequació ENS – ENI Sant Feliu
Adequació ENS – ENI Sant Feliu

24. INFRAESTRUCTURA FÍSICA
LOPD
SISTEMA DE TRAMITACIÓ
LOPD / ENS i ENI
PROCÉS INTEGRAL
SEGURETAT DAVANT ACCIDENTS
O ACCIONS ILÍCITES
Sistemes
d’identificació
BIBLIOTECA DE POLÍTIQUES
ACTIUS D’INFORMACIÓ
INTEROPERABILITAT
GESTIO DOCUMENTAL
Gestió de la Seguretat

25. Sant Feliu de Llobregat: Organització de la seguretat
Reestructuració de l'organització de la seguretat en òrgans col·legiats
(Comissió i Subcomissió de seguretat)
Documents que habiliten aquesta organització (Decret creació, Document
de Seguretat LOPD, Política de Seguretat ENS)
Composició i règim de funcionament dels òrgans de seguretat
Funcions (LOPD/ENS) Comissió de Seguretat
Funcions (LOPD/ENS) Subcomissió de Seguretat
El full de ruta de la Subcomissió (auditories LOPD/ENS i Pla d’adequació)
Formació i difusió als usuaris (espai Intranet, notícies, EVA…)
El registre d’incidències
Millores en Infraestructura de servidors i BBDD
Gestió de logs (Pissarra BI)

26. Metodologia d’anàlisi,
simplificació i reducció de
càrregues administratives

27. Comparativa de la Metodologia de l’Ajuntament
de Sant Feliu vs Manual de la AGE
Sant Feliu de Llobregat Administració General de l'Estat
Títol Metodologia d’anàlisi i simplificació dels
procediments
Manual de Simplificació Administrativa i
reducció de els cargues per a l’Administració
Mode
l’aprovació
Aprovada per Junta de Govern i
d’aplicació obligada
Resolució del 7 de octubre de 2014, de la
Secretaria d’Estat d’Administracions Públiques,
per la que es publica l’Acord del Consell de
Ministres, de 19 de setembre de 2014, per el
que es pren coneixement del Manual de
simplificació administrativa i reducció de
càrregues per l’Administració General de
l’Estat
Objecte Pautes metodològiques a seguir per part
de l’Ajuntament a l’hora de realitzar
l’anàlisi i la millora dels seus
procediments per a la producció dels seus
serveis, amb els objectius de disminuir al
màxim les càrregues administratives a la
ciutadania i empreses i les càrregues de
gestió per al mateix Ajuntament
Pautes metodològiques generals que els
diferents ens poden aplicar a l’hora de revisar
les seves actuacions des de l’òptica de la
simplificació administrativa i reducció de
càrreges per a l’administració.

29. Revisar la necessitat i finalitat de la
intervenció administrativa
Anàlisi i revisió del
procediment
1.1
1
1.2 Adequar la intervenció administrativa
Diagramar i descriure el procediment
incorporant els primers aspectes de
millora i simplificació
Full de procés (incorpora primeres millores i simplificacions
identificades)1.4
1.3 Recollir les dades del procediment
Inventari de Plantilles dels documents i formularis del
procediment (existents)
Actes de reunions (només en el cas de procediment molt
complex)
Revisar les plantilles de documents i
formularis i els fluxos o passos del
procediment i aplicar criteris de millora i
simplificació
Proposta de millora i
simplificació del procediment
2.1
2
2.2
Inventari de Plantilles dels documents i formularis del
procediment (simplificats)
Full de procés (incorpora millores i simplificacions
addicionals)
Elaborar la proposta de descripció del
procediment, de les plantilles dels
documents i dels formularis
Disseny del nou procediment
3.2
3
4.1
Fer el diagrama de flux definitiu, indicant
les responsabilitats, tant del
procediment com de les seves fases
Inventari de Plantilles dels documents i formularis del
procediment (definitius)
Full de procés (versió definitiva)
Redactar l’esborrany de proposta de
normativa i/o circulars i/o instruccions
de treball internes, si s’escau
Esborrany de proposta de normativa
3.1
Circulars i/o instruccions de treball internes
Identificar requeriments i planificar
l’execució de l’automatització del
procedimentAutomatització del
procediment
5.2 i 3
5
Implantació, demostracions i ajustos fins
a l’automatització del procediment
Procediment automatitzat
sobre els sistemes d’informació
Tramitar l’aprovació del nou
procediment per l’òrgan competentAprovació del nou
procediment
5.1
4 Document de “descripció del procediment” (versió
definitiva; inclou la versió definitiva del Full de procés)
FASES SUBFASES LLIURABLES
Acord d’aprovació del nou procediment
Document de “descripció del procediment” (versió
preliminar)

30. Grups de treball multidisciplinaris
Constituir un grup de treball en funció del procediment a analitzar i simplificar, el qual està format per:
• Responsable del procés.
• Persones clau que participa en l’execució del procediment.
• El Servei Jurídic de l’Ajuntament, per a l’aplicació de la normativa que afecta al procediment
i la identificació de canvis necessaris en la normativa pròpia de l’Ajuntament per a la seva
posterior redacció, si s’escau. La normativa s’aprovarà seguint el procediment formal
establert en cada cas.

31. Full de próces
 La Unitat de Gestió del Coneixement i Qualitat, en base a l’anàlisi de documentació
relacionada amb el procediment (normativa, exemples d’expedients, accés al sistema
d’informació que el gestiona, etc.) i també en base a reunions d’anàlisi del
procediment que es realitzen amb els diferents agents que s’han exposat en els
punts anteriors, procedeix a realitzar una primera aproximació del procediment
simplificat. Per fer-ho utilitza el “Full de procés” que inclou el següent:
• Abast i contingut del procediment.
• Responsable del procediment.
• Òrgan d’aprovació del procediment.
• Data de revisió del procediment (si s’escau).
• Fluxograma general del procediment indicant les tasques que es realitzen i el
seu executor.
• Descripció breu de les activitats i accions del procediment.
 El “Full de procés” serveix per realitzar reunions d’anàlisi del procediment i permet
obtenir el consens entre les parts implicades de com operarà el procediment
simplificat abans de començar amb la redacció de la “descripció del procediment”,
generant-se tantes versions com sigui necessari.

32. Descripció del procediment
 Addicionalment, la Unitat de Gestió del Coneixement i Qualitat recull l’inventari de plantilles dels
documents i formularis associats al procediment que, si s’escau, es redefiniran conjuntament amb
els responsables i participants del procediment.
 Durant el procés d’anàlisi i simplificació és possible que sorgeixin necessitats de modificar la
normativa de l’Ajuntament. En aquests casos, en paral·lel a l’automatització del procediment, el
Servei Jurídic procedirà a la redacció de la nova normativa la qual serà aprovada per l’òrgan
competent.
 La redacció de la “descripció del procediment” la realitza la Unitat de Gestió del Coneixement i
Qualitat a partir del “Full de procés” definitiu, que conté els següents apartats:
• Objecte
• Abast
• Organisme responsable del procediment
• Normativa aplicable
• Procediments relacionats
• Definicions i abreviatures
• Responsabilitats
• Desenvolupament del procediment
• Full de procés (basat en el “Full de procés” que inclou una breu descripció del procediment)
• Sentit del silenci administratiu
• Indicadors
• Documents resultants
• Annexos
• Models de documentació (a partir de l’inventari de plantilles de documents i formularis)
• Observacions

33. Aprovació i automatització
 La “descripció del procediment” és revisada i aprovada per l’òrgan competent en
cada cas i així en queda constància en el propi document. Addicionalment, el
document recull un històric de versions del mateix que facilita les tasques de revisió.
 El “Full de procés” definitiu i la “descripció del procediment” aprovat s’incorporaran al
catàleg de procediments de l’Ajuntament.
 Finalment, a partir dels documents anteriors, es passa a la fase d’automatització del
procediment.

35. La transparència, l’accés i la
reutilització de la Informació

36. Actuacions Govern Obert
Autoavaluació ITA’10
Formació de la DireccióAvaluació 2012
Formació de responsables
operatius
Acord de Ple ‘12
Transparència
Simplificació
Dades Obertes
Ordenança d'Administració
Electrònica i Transparència
(Ple '14)
Avaluació ITA’12
Acord de Ple ‘13
Govern Obert
Revisió i aprovació
ROM (Ple '14)
Revisió reglament de
participació
Avaluació ITA’14
Automatització
Publicació Indicadors

37. www.santfeliu.cat