CommuniCare's Leitfaden zu Blogbeitrag "Richtig einladen (1): Basics - Versandart eMail" auf http://blog.communi-care.at

1. Richtig einladen (1): Basics – Versandart eMail
Events sind etwas Tolles. Oft gelingt es schon mit der Einladung, beim Empfänger eine
gewaltige Portion an Vorfreude auszulösen. Neben der Angabe von Basisdaten braucht eine
richtig gute Einladung noch ein paar weitere Zutaten, um viele Gäste anzulocken …
Kreativer Überschwang
Einladungen müssen nicht zwangsweise mit der Brieftaube eingeflogen werden oder beim
Öffnen ein „Feuerwerk“ für Augen, Nase und Ohren bieten, um beim Empfänger für einen
guten Eindruck zu sorgen. Angesichts allzu überschäumender Kreativität (seitens des
Grafikers, der Werbeagentur, des Gastgebers …) fallen bei Einladungen leider manchmal
die wirklich wesentlichen Dinge durch den Rost.
Basisdaten
Versetze ich mich in die Lage des Eingeladenen – also des potenziellen Gastes –, sind es
vier Dinge, die ich auf den ersten Blick in der Einladung erfassen können will:
• Wer lädt mich ein?
• Wann findet der Event statt? An welchem Wochentag, Datum, zu welcher Uhrzeit?
• Wo geht die Sause über die Bühne?
• Warum wird eingeladen? Was ist der Anlass?
Die Versandart: eMail
Natürlich gibt es unzählige Möglichkeiten, eine Einladung an die Empfänger zu bringen. Ich
beschränke mich an dieser Stelle auf zwei davon und bringe die dabei wesentlichsten
Punkte zur Sprache.
Einladungen per eMail zu verschicken, spart einerseits Porto und lässt andererseits vielerlei
kreative Spielchen zu: Auf elektronischem Wege können Sie Ihre Einladungen mit allen nur
erdenklichen Animationen bestücken, Attachments wie beispielsweise Bilder, Flyer als PDF-
Dokument oder Anfahrtsskizzen beifügen, auf andere Seiten wie Google Maps, jene der
öffentlichen Verkehrsbetriebe oder die Website der Location verlinken oder gleich eines der
im Internet kostenlos verfügbaren Event-Organisations-Tools nutzen. Damit demonstrieren
Sie Modernität, geben Ihren potenziellen Gästen die Chance zu Interaktivität und wie wir aus
C o m m u n i C a r e – Susanne Lohs PR-Beratung e.U.
Albert-Loacker-Straße 8 | A-6960 Wolfurt
Tel.: +43 (0)699 11 86 81 28 www.communi-care.at s.lohs@communi-care.at http://blog.communi-care.at

2. eigener Erfahrung wissen, ist auf eine Einladung per eMail schneller und einfacher zu- oder
abgesagt als auf eine, die in Papierform in den Briefkasten flattert.
Dennoch sollten Sie einige Dinge bedenken, wenn Sie sich für diese Versandart
entscheiden:
• Nicht jeder Ihrer Empfänger ist technisch so gut ausgerüstet und versiert wie Sie – und
wenn dann statt eines tollen Layouts nur kryptische Zeichen im elektronischen
Posteingang ankommen oder sich angehängte Dateien mangels entsprechenden
Programmes nicht öffnen oder abspielen lassen, ist der ganze Zauber nicht nur
verflogen, sondern kommt gar nicht erst auf.
• Der Absender der eMail muss klar ersichtlich und eindeutig zuordenbar sein – lassen
Sie die Einladungen deshalb nicht vom Account Ihres Praktikanten, den niemand kennt,
oder von Ihrer Werbeagentur verschicken, sondern geben Sie sich zu erkennen à la
ihrname@ihrefirma.com . Auch eigens für den Event eingerichtete eMail-Accounts sind
möglich: event@ihrefirma.com
• Setzen Sie niemals mehrere Empfänger ins „An“-Feld der eMail – das spart zwar Zeit, ist
aber eine Verletzung der Privatsphäre der Angeschriebenen. Das selbe gilt für das „cc“-
und das „bcc“-Feld. Schreiben Sie nämlich viele Empfänger auf einmal an, kann es sein,
dass Ihre eMail nicht nur im übertragenen Sinne „nicht ankommt“, sondern dies auch
tatsächlich der Fall ist: Sind zu viele Empfänger auf einmal adressiert, kann das für
Sicherheitsprogramme Anlass genug sein, Ihre eMail als Spam zu markieren und gleich
auszusortieren – das würde bedeuten, Ihre eMail kommt im wahrsten Sinne des Wortes
nicht an.
• Wählen Sie eine griffige, keinesfalls zu lange Betreffzeile – ideal ist es, wenn Sie mit 25
Zeichen auskommen, das entspricht dann in etwa DIESER ANZAHL AN ZEICHEN. Der
Betreff muss dem Empfänger in aller Kürze klarmachen, worum es in der eMail geht.
• Verschicken Sie niemals eine (Einladungs-)eMail ohne Betreff und/oder nur den
Einladungsflyer als PDF im Anhang – das, eventuell noch in Kombination mit einem
unbekannten Absender löst bei mir immer sofort nur einen einzigen Impuls aus:
LÖSCHEN. Und zwar, ohne die eMail überhaupt geöffnet zu haben.
• Wenn Sie Ihren Einladungsflyer nicht als Anhang beifügen, sondern Inhalt und Layout
direkt in die eMail kopieren: Fehlen auf dem Flyer essenzielle Informationen oder ist
keine klare Struktur zu erkennen oder gibt es keinerlei Handlungsaufforderung, dann ist
auch das keine allzu gute Idee.
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3. • Investieren Sie ein bisschen Zeit (und gegebenenfalls ein bisschen Geld, wenn Sie
diesen Part outsourcen) und texten Sie ein paar Zeilen für Ihre eMail – dann können Sie
als Begleitung auch gerne den Einladungsflyer als PDF beilegen. Also gesetzt den Fall,
Sie wollen nicht ohnehin die komplette Einladung (mit allen relevanten Basisdaten) in
reiner Textform direkt via eMail versenden.
• Wichtig beim Versand von Einladungen via eMail sind, kurz zusammengefasst: generelle
Aufmachung (technische Details …), Absender, Empfängerkreis, Betreff, Text und
gegebenenfalls Beilagen.
Im nächsten Blogbeitrag geht’s um die gute alte Versandart „Briefpost“ und was Sie dabei
beachten sollten.
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