Vortrag von Tino Schmidt, Abteilungsleiter Portal Solutions bei der Communardo Software GmbH, zum Treffen der GPM Regionalgruppe Dresden, 19. April 2012
2. Agenda
> Communardo – kurz vorgestellt.
> Wie arbeiten Unternehmen und Projektteams
heute?
> Herausforderungen verteilter Teams
> Warum vernetzt Social Software verteilte
Projektteams?
> Praxisbeispiele zu Anwendungsbereichen in
verteilten Projektteams.
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3. Communardo Software GmbH
> Beratung und
Softwarelösungen zur
Optimierung der
Kommunikation und
Zusammenarbeit in
Unternehmen.
> Gegründet 2001 mit Hauptsitz
in Dresden und Standort in
Stuttgart.
> Insgesamt über 280 feste
Mitarbeiter, davon 70 feste
Mitarbeiter in der Beratung
und Lösungsentwicklung.
> Communardo Tochter-
unternehmen Communote
2012 gegründet.
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4. Unternehmensstrukturen und Projektarbeit
Wie arbeiten Unternehmen heute?
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5. Beispiel 1: Kirchhoff Gruppe
> 1785
• Nadelfabrik WITTE
> 1984
• Start der Expansion Fa. M.
Kutsch
> 1994
• Zukauf von FAUN (7 Werke,
6 Länder)
> 2006
• Zukauf Reha Gruppe
> 2011
• Zusammenarbeit Van-Rob
Die KIRCHHOFF Gruppe mit
42 Werken in 16 Ländern
Kein Kundenbeispiel: Quelle (Bild, Text): http://kirchhoff-automotive.de/
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6. Beispiel 2: Beratungsunternehmen
> Siemens: „Bei uns gilt der
Grundsatz: Beratung vor Ort beim
Klienten.
> ME: „Wir beschränken uns bewusst
auf zwei bis drei Tage pro Woche vor
Ort beim Klienten“
> ME: „Als ME-Berater betreuen Sie
anfangs einen, später zwei, als
erfahrener Projektleiter bis zu drei
Klienten gleichzeitig.“
> HPO: 12.15 Uhr: Mittagessen
gemeinsam mit HPO’lern, die auf
anderen Projekten in Bern arbeiten
> Capgemini: Die Bürowoche wird
i.d.R. nach der 5-4-3-Regel gelebt.
• 5 Tage Kunden beraten
• vier Tage davon beim Kunden vor Ort.
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7. Beispiel 3: typische Projektorganisation (Communardo)
Kunde > Kunde:
• ca. 180 Standorte weltweit
• ca. 65.000 MA
Generalauftragnehmer • ca. 10 Teammitglieder
> Auftragnehmer
w. Subauftragnehmer
Auftragnehmer • 7 Teammitglieder
> Communardo
Produkthersteller
• 22 Projektmitglieder
• 5 Teams involviert
• Projekt und Produktentwicklung
> weitere Subauftraggeber
• ca. 5 und 2 Projektmitglieder
> Arbeitsstandorte
• Dresden: Firmenverbund 3
Unternehmen
• Kundenstandort Deutschland
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8. Projektebeispiel
Projekt Netzwerk
„Bildungswissenschaften“
Ziel: „ …. E-Learning-Aktivitäten an den
Hochschulen in Rheinland-Pfalz zu
initiieren und zu koordinieren“
Kein Kundenbeispiel: Quelle (Bild, Text): http://netbi.vcrp.de/index.php/NetBiPublic/Beteiligte
/
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9. Projektbeispiel
Projekt „LIST“
Lichteinfang in der Silizium-basierten
Dünnschichtsolarzellen-Technologie
Ziel: „ …. Neue Strukturen und
Materialen finden und zur
Produktreife führen.
Kein Kundenbeispiel: Quelle (Bild, Text):http://www.helmholtz-berlin.de/forschung/enma/si-pv/projekte/list_de.html
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10. Erfolgsfaktoren für Projekte – Studie GPM
Häufigste Ursache für das Scheitern von Projekten (2007) • Wie stelle ich sicher,
dass räumlich
getrennte, unter
Top- und Low Performer - Indikatoren
Zeitdruck agierende
Projektteams gut
kommunizieren?
• Wie erhält das
Management den
Überblick über
Projektlage?
• Wie greife ich auf
Erfahrungen aus
früheren Projekten
Quelle: http://www.competence-site.de/downloads/f5/c6/i_file_12399/PA_GPM_Studie_Erfolgsfaktoren_Projekte.pdf
zurück?
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11. Unternehmensstrukturen und Projektarbeit
Wie sehen Ihre Projekt-
strukturen aus?
Was sind Ihre größten
Herausforderungen
und Hindernisse?
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12. Warum verteilte Projektteams aufbauen?
> Unternehmensübergreifende
Kooperation
• Stärkere Auswahl nach fachlichen
Kompetenzen und weniger nach regionalen
Gesichtspunkten
• weltweiter Einbezug von Experten
> Verfügbarkeit von Informationen
• dezentral angesiedelte Informationen
werden allen Teammitgliedern zugänglich
> Beschleunigung der Arbeitsprozesse
• Virtuelle Teamarbeit kann durch schnellen
Informations- und Wissensaustausch die
Performance klassischer Teams übertreffen
• Nutzung des regionalen Zeitversatzes
> Aufträge im Partnerverbund
• die Kapazitäten mehrerer Unternehmen
können genutzt werden
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13. Verteilte Projektteams.
Herausforderungen verteilter Teams.
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14. Informationsflüsse im verteilten Team
Räumliche Trennung bedingt:
> Kommunikation erfolgt ausschließ-
lich über elektronische Medien
> Fehlende Orientierung für
Mitarbeiter durch unsichtbaren
Rahmen des Teams
Virtuelle Teams > Geringere Identifikation mit der
durch Telefon, E- gestellten Aufgabe und dem Team
Mails, Fileserver > Die Bereitschaft, Knowhow zu teilen,
und Dokumente ? sinkt durch fehlende Transparenz
> Rat und Unterstützung sind
schwieriger zu bekommen
> Leistungen werden nicht sichtbar ->
geringere Motivation des Einzelnen
> Missverständnisse und fehlende
Kommunikation können Teams
spalten
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15. Wie arbeiten private Nutzer zusammen?
Social Networks :
> verändert und beschleu-
nigt Kommunikation
> ermöglicht Vernetzung
mit Anderen
> schaffen transparente
Informationsräume
> ist ein offenes Infor-
mationsmedium
> ermöglich es Jedem,
Informationen zu
erstellen und zu teilen
> den Austausch und die
Zusammenarbeit fördert
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16. Web 2.0 im Unternehmen - Social Software
Warum fördert Social Software die
Zusammenarbeit und Kommunikation in
verteilten Projektteams?
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17. Virtuelle Räume
Projekträume
mit Social Software
Quelle: http://www.hpi.uni-potsdam.de/hpi/veranstaltungen/cebit/cebit_2008.html
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18. Team Collaboration in Projekträumen
> Eine Anlaufstelle für
das Projektteam
> Steigerung der
Transparenz im Projekt
> Kontextinformationen
werden verfügbar
• Projektteam
• letzte Änderungen und
Ergebnisse
• Ergebnisse von
Statusmeetings
• Probleme und Lösungen
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19. Kommunikation
Kommunikation
mit Social Software
Quelle: http://www.hpi.uni-potsdam.de/hpi/veranstaltungen/cebit/cebit_2008.html
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20. Projektkommunikation
Kunde
Projektkommunikation erfolgt nicht
hierarchisch sondern über Prozesse,
Generalauftragnehmer Projekt- und Organisations-
w. Subauftragnehmer strukturen hinweg
Communardo
Produkthersteller
Kommunikation
Generalauftragnehmer
Kunde
w. Subauftragnehmer
Communardo Produkthersteller
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21. Kommunikationsvielfalt
> Statusupdates
• Ich teile meinen persönlichen Status, Probleme,
Fragen.
• Feedback über Antworten oder Kommentare
> Microblogging zur Teamkommunikation
• Sichtbare Kommunikation im Team
• Effiziente Verteilung von Informationen
• Rahmen für eigenständige Problemlösungen
> Instant Messaging
• Erreichbarkeit unabhängig vom Ort
• Schnelle Antworten
> Xing, Twitter , Facebook
• Dialog mit Kunden, Partnern, (pot.) Mitarbeitern
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22. Microblogging zur Teamkommunikation
Diese Konver-
sation steht
dem Projekt-
team zur
Verfügung
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23. Informationsbedarf
Mit Social Software
Informationen erhalten
Quelle: http://www.hpi.uni-potsdam.de/hpi/veranstaltungen/cebit/cebit_2008.html
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24. Meine Information selbst zusammengestellt.
> Das Following Prinzip:
• Ich warte nicht, ich informiere mich, folge und werde
(automatisch) informiert.
• ‚Verfolgbar‘ sind :
• Personen und Netzwerke
• Communities und Workspaces
• Dokumente, Wiki Seiten, Blogs
• Themen (Tags, Suchen)
> aktiver Prozess
> Informationen können an den Bedarf
angepasst werden.
> Gewinn:
• Schnelligkeit. Anpassbarkeit.
• Optimierte Informationsversorgung.
• Netzwerke.
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25. Kommunikationsvielfalt
> Activity Streams
• Einbindung unterschiedlichster Nachrichtenströme
• auch unternehmensexterne Quellen lassen sich
integrieren:
• Blogs, Foren,
• Youtube, Flickr, Podcasts
• Artikel, Kommentare, Ideen, Feedback
• Soziale Netze
• bieten Interaktion zur
• Zusammenarbeit mit anderen Social Software
Plattformen und Communities
• Zur Handhabung (Filterung, Tagging) des persönlichen
Informationsbedarfes
Quelle: What's New in IBM Lotus Connections 3, Lotusphere 2011
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26. Social Evolution – E-Mail trifft Activity Stream
Quelle: What's New in IBM Lotus Connections 3, Lotusphere 2011
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27. Vernetzung
Vernetzung
mit Social Software
Quelle: http://www.hpi.uni-potsdam.de/hpi/veranstaltungen/cebit/cebit_2008.html
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28. Corporate Facebook für mehr Vernetzung
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29. Corporate Facebook für mehr Vernetzung
> User Generated Content – Mein Profil
• Anwender können Profile eigenständig pflegen
• Profilseiten fördern Transparenz durch Tags, Status
Updates, Netzwerk, neueste Aktualisierungen
• Profilseiten verknüpfen eigene Aktivitäten (Blogs-
Wikieinträge, ….)
• Tags ermöglichen übergreifende Suche und Filterung
> Following und Einladungen
• Netzwerke werden individuell aufgebaut
• Netzwerke stehen zur Ideenfindung, bei Fragen und
zur Problemlösung zur Verfügung
> Verzeichnis
• Selbstorganisiert, aktuell, übergreifend
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30. Wo ist die Grenze meines Netzwerks?
Mobile Nutzung des
Corporate Facebooks
Zugriff auf alle
Bereiche des eigenen
Netzwerks.
Verfolgen der
Kommunikation
Zusammenarbeit in
Communities
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31. Informationsflüsse im verteilten Team
Social Software überwindet räumliche
Trennung, weil:
> Zusammenarbeit in Communities
Zusammenhalt und Orientierung
bietet
> Informationen gezielt zusammenge-
stellt und schneller ausgetauscht
werden
> Kommunikation und damit Ergeb-
nisse, Leistungen, Erfolge und
Probleme sichtbar werden
> Die Transparenz die Identifikation
mit der gestellten Aufgabe und dem
Team erhöht
> Rat und Unterstützung durch
Mitarbeiternetzwerke leichter
nutzbar sind
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32. Beispiele aus der Praxis
Welche Lösungen unterstützen verteilte
Projektteams?
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33. Projektdokumentation mit Confluence
> Erstellung der
Dokumentation im Team
• Jeder kann seinen Teil
beitragen
• Alle Projektmitglieder
sehen den aktuellen und
vollständigen Stand
> Änderungen werden
sichtbar
> Kommunikation erfolgt am
Inhalt
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34. Projektkommunikation mit Communote
http://www.communote.com
> Projektraum zur
Teamkommunikation
> Selbstorganisation im
Team durch Transparenz
> Automatische Verteilung
von Informationen
• z.B. Ergebnisse aus
Statusgesprächen
> Hohe Innovations- und
Problemlösungs-
kompetenz im Team
> Aktive Wissenssicherung
im Projekt
> Wechsel der Projekt-
mitglieder ohne
Wissensverlust
• Link
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35. Team Collaboration mit IBM Connections
> Zusammenarbeit in
Projekt-Communities
> Nutzung der Blogs für
Statusdokumentation
> Nutzung des Wikis für
gemeinsam erarbeitete
Dokumente
> Nutzung von Aktivi-
täten in Communities
zur gemeinsamen
Planung
> Ablage von Dateien in
der Projekt-Community
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36. Projektaufgaben mit Jira verwalten
> Verteilung von Aufga-
ben im Team
> Nutzung eigener
Workflows und
Freigaben
> Agile Projektarbeit
Enge Integration in
Confluence
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37. Projektmanagement mit Projexec
> Verknüpft
Projektmanagement
und Team
Collaboration
> Kommunikation und
Diskussion im
Projektkontext
> Sichtbarkeit von
Status, Fertig-
stellungsgrad,
Aufgaben
> Mobiler Zugriff auf
Projekte
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38. Projektmanagement mit Projexec
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39. Nutzen von Social Software 2.0 im Unternehmen
Nutzung des weltweit
ermöglicht Feedback und
verteilten Wissens
Mitarbeitereinbindung selbstständige
Zusammenarbeit
fördert Ideen
und Innovationen
optimal informierte
Mitarbeiter
Transparente
Führung in Projekten und Teams
Über Standorte hinweg vernetzte Mitarbeiter,
schnelle Entscheidungen
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40. Projekt- und Beratungsgeschäft
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41. Unser Kompetenzen
Weitere Informationen:
> Communardo Homepage
www.communardo.de
> Communardo Techblog
http://www.communardo.de/t
echblog
> HNC-Blog
http://www.humannetwork
competence.de
> www.communote.com
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42. Unsere Kunden – D / A / CH (Auswahl)
Dresden
Stuttgart
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43. Kontakt
Tino Schmidt
Tino.schmidt@communardo.de
www.xing.com/profile/
Tino_Schmidt5
http://Twitter.com/TinoSchmidt
Telefon: +49 (351) 8332-214
Michael Grüning Communardo Software GmbH
Kleiststraße 10 a
michael.gruening@communardo.de
01129 Dresden
www.communardo.de/home/mgr
Leinfelder Str. 64
Telefon: +49 (711) 22254-403
70771 Leinfelden-Echterdingen
Mobil: + 49 (160) 7 47 97 54
www.communardo.de/
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