Diseño de salidas del sistema

Presentado por:
Alexander Castillo
Ana Milena Posada
Bárbara Ramírez
Danilo Mauricio Bolagay
Desideria Hernández
María Dora Suarez
Nelly Laiton Poveda
Yesenia Uribe Sanabria

Introducción
La calidad de las salidas en cualquier sistema de información es uno de los
requisitos más importantes para los usuarios de dicho sistema, ya que de no
resultarles útil podrían desistir de su uso fracasando inevitablemente.
Por ello es indispensable identificar, detallar y especificar las necesidades de
los usuarios, con el objeto de lograr desarrollar salidas eficientes y eficaces.
Cómo diseñar la salida que produce un sistema de información, cómo utilizar
los requerimientos identificados; qué decisiones debe tomar quien diseña el
sistema, opciones de las cuales dispone y cómo elegir y especificar tal opción
son algunas de las temáticas que abarca esta presentación.

Objetivo general
•Comprender el diseño de las salidas de un sistema de información.
• Determinar el propósito y tipos de salidas de un sistema.
• Conocer las distintas formas de presentar la información.
•Presentar las salidas de la información en formatos impresos y de
pantalla.
Objetivos específicos
Hacer una aproximación al concepto de salida y a los elementos
inmersos dentro del diseño de las salidas de sistema, caracterizando
cada uno de ellos e identificando las generalidades de dichos
elementos.

Acerca del término salida
El término salida se usa para denotar cualquier información producida por un
sistema de información , ya sea impresa o en una pantalla que será entregada
a los usuarios.
Algunos datos requieren un procesamiento extenso antes de que se
conviertan en salida adecuada, y otros datos son guardados y considerados
salida cuando se les recupera con poco o ningún procesamiento.
La salida puede tomar muchas formas, la permanente tradicional de los
reportes impresos y la fugaz, tal como la de las pantallas VDT, microformas y
sonido.
Los usuarios dependen de la salida para realizar sus tareas, y frecuentemente
juzgan el mérito de un sistema únicamente por su salida.

Acerca del término salida
Para crear la salida más útil posible, los analistas de sistemas trabajan de
cerca con los usuarios, por medio de un proceso interactivo hasta que el
resultado se considera satisfactorio.
Cuando los analistas diseñan la salida, seleccionan métodos para representar
la información y crean documentos, informes u otros formatos que contienen
información producida por el sistema.
Los analistas deben decidir cuando imprimir, desplegar o presentar su salida
en forma audible. La salida impresa puede utilizar papel en blanco o formas
preimpresas, la salida visual puede utilizar una o múltiples pantallas para
desplegar información.

Cómo identificar las necesidades
del sistema
•Identificar la salida específica que es necesaria para satisfacer los
requerimientos de información.
•Seleccionar los métodos para presentar la información.
•Crear los documentos, reportes u otros formatos que contienen la
información producida por el sistema.

Objetivos de la salida
•Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado
actual o proyecciones para el futuro.
•Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o
advertencias.
•Iniciar una acción.
•Confirmar una acción.

Tipos de salidas
La salida siempre será un resultado de computadora.
La salida puede ser:
•Un reporte.
•Un documento.
•Un mensaje.
De acuerdo con las circunstancias y los contenidos, la salida pueden
ser impresa o presentada en una pantalla.

Contenido de la salida
El contenido de la salida tiene su origen en las fuentes:
•Recuperación de un dispositivo de almacenamiento.
•Transmisión desde un proceso o actividad del sistema.
•Directamente desde una fuente de entrada.

Aspectos importantes en la salida
1. Quiénes recibirán la salida: usuarios internos y externos.
2. Cuál es el uso que se le pretende dar: el uso determina el contenido,
la forma y medio a utilizarse para su generación.
3. Cuántos detalles son necesarios: la cantidad de datos sugiere si
deben emplear métodos de impresión o de presentación en una
pantalla.

Aspectos importantes en la salida
4. Cuándo y con qué frecuencia es necesaria la salida: las
oportunidades de salida son determinadas por el diseño del
sistema. Pueden aparecer en mayor o menor frecuencia de
acuerdo con ciertas condiciones establecidas.
5. Qué método utilizar: impresa o presentada en pantalla.

Cómo presentar la información
Formato tabular
El formato tabular debe utilizarse bajo las siguientes condiciones:
•Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios o
explicaciones.
•Cuando los detalles son presentados en categorías discretas.
•Cuando cada categoría debe tener una etiqueta.
•Cuando se deben obtener totales o realizar comparaciones entre
diversos componentes.

Formato tabular
En el formato tabular se deben resaltar los siguientes aspectos:
•Excepciones a las expectativas normales.
•Categorías más importantes de actividades o entidades.
•Resúmenes de las categorías o actividades más importantes.
•Identificación única de la información.
•Entidades que dependen del tiempo.

Formato gráfico
En los sistemas de información basados en computadora el formato gráfico
constituye un área en continuo crecimiento gracias a la existencia de software
muy poderoso y de bajo costo que produce diagramas y gráficas de alta
calidad, y que además permite usar datos provenientes de las bases de datos.
Las gráficas pueden mostrarse en pantallas de video, elaborarse con varios
colores en impresoras de bajo costo, dibujar en graficadores o producirse
transparencias de color por medio de cámaras especiales que pueden
conectarse a la computadora.

Tipos de gráficas
•Gráficas de sectores: describen partes de un todo que guardan relación
con un desarrollo o actividad en particular.
•Gráficas de áreas: muestran cambios en el desempeño a lo largo de
varios períodos de tiempo.
•Gráficas de curvas: estas gráficas pueden ser utilizadas por ejemplo,
para señalar el aumento en los gastos de los sistemas de producción,
mercadotecnia y solicitudes de personal, dando realce a la tendencia
global de los gastos además de indicar qué categoría de gasto es la que
presenta el mayor cambio.

Tipos de gráficas
•Gráficas de barras y escalones: también muestran cambios en
categorías. Miden los puntos dato desde la escala horizontal hasta el nivel
apropiado de la escala vertical. Cada período puede ser discreto, como en
las gráficas de barras, o puede mostrarse de lado a lado, como en las
gráficas de escalones. Con frecuencia, se superponen varios objetos para
comparar las categorías de una año a otro.
•Mapas: pueden mostrar con eficacia variaciones a través de distintas
zonas geográficas. Los mapas generados por computadora tienen la
misma efectividad para mostrar las ventas o la penetración en el mercado.

Tipos de gráficas

Por qué emplear gráficas
1. Facilidad para la presentación efectiva de datos
•Las gráficas son más adecuadas para detectar tendencias en el
desempeño de la empresa.
•Facilita las comparaciones.
•Ayudan a recordar grandes cantidades de datos asentados en una
serie de reportes.

2. Manejo del volumen de información
•Separa la información en grupos más pequeños, lo que permite
recordarlos y comprenderlos con mayor facilidad.
•La información fragmentada aísla los elementos y facilita su
comparación.

3. Satisfacción de preferencias personales
•Se debe preparar la información de acuerdo a las necesidades de un
campo determinado u ambiente específico.
•Es importante utilizar formatos de presentación que resulten
familiares.

Estándares para el diseño de gráficas
• Todo reporte gráfico en forma impresa o de pantalla debe incluir un título y la fecha en
que se preparó.
•Añadir números de páginas para una serie completa.
•Colocar el texto en un sitio que facilite su legibilidad.
•Para los datos verticales, las etiquetes deben colocarse en forma horizontal teniendo
cuidado de evitar detalles en exceso. Es conveniente colocar un espaciamiento entre
una y otra etiqueta para aumentar la claridad.
•El valor de los datos debe colocarse en el extremo de la barra.

Estándares para el diseño de gráficas
•Todos los ejes horizontales y verticales deben ser proporcionales al igual que sus
etiquetas.
•Se pueden utilizar tipos en negritas, itálicas o subrayados para recalcar las frases o
palabras importantes.
•Debe evitarse las abreviaturas, uso exclusivo de mayúsculas en palabras, títulos o pies
de figura extensos, ya que disminuye la claridad.
•Emplear la misma tipografía.

Uso de íconos
Los íconos son la representación gráfica de la entidades descritas por
los datos. Éstos comunican información en forma inmediata cuando
son seleccionados en forma apropiada, ya que duplican imágenes con
las que los usuarios están familiarizados. Con su uso eliminan la
necesidad de que los usuarios aprendan abreviaturas, notaciones o
nomenclatura especial.

Uso de íconos
Los siguientes son algunos de los lineamientos de cómo y cuándo utilizar los íconos en el diseño de
sistemas:
•Seleccionar los íconos que serán reconocidos y comprendidos en forma inmediata por los usuarios.
•Si no existe ningún ícono familiar para determinada situación, se puede emplear etiquetas que eviten
la necesidad de que los usuarios aprendan y recuerden símbolos o imágenes poco familiares.
•Utilizar el mismo ícono para representar los mismo conceptos a través de varios medios de salida.
•Evitar el empleo de etiquetas en los íconos; la imagen misma debe comunicar su significado con
claridad.
•Utilizar una distribución que mantenga el espacio y evite la aglomeración entre íconos.
•Mantenga el mismo tamaño entre los diferentes tipos de símbolos.

Presentaciones en color
El color debe mejorar, no reemplazar, el buen diseño de la salida. De hecho, una buena práctica para
los analistas es primero diseñar la salida en la mejor forma posible y luego considerar el empleo del
color.
•Se recomiendo el uso de cuatro o menos colores en un reporte o pantalla.
•Mantener la consistencia en el uso del color a través de toda la salida en reportes de un sistema.
•El verde y el azul son mejores para representar situaciones normales.
•Los colores intensos sobre una pantalla recalcan la información más importante.
•Los colores brillantes incluyen al blanco, el turquesa y el rosa.
•Los colores oscuros son el magenta, el rojo, el verde y el azul.

Diseño de salida impresa
La salida impresa se especifica cuando ocurre la
necesidad de enviar por correo un documento ya sea para
un cliente o proveedor, imprimir un registro de datos o
notificar cierta información, o para hacer llegar al mismo
tiempo un gran volumen de información a varias personas.

Reportes Impresos
Varían en tamaño, pero a menudo se emplea los siguientes tamaños
estándares:
•9 1/2 por 11 pulgadas
•11 por 14 7/8 pulgadas
•8 por 14 7/8 pulgadas

Métodos para la salida impresa
Tipo de Impresora Velocidad aproximada de operación
De Impacto
Impresora de líneas de baja velocidad 300-600 línas por minuto
Impresora de líneas de alta velocidad hasta 3600 líneas por minuto
Impresora de caracteres de matriz de puntos 40 a 1200 caracteres por segundo
Impresora de caracteres con tipografía sólida 12-120 caracteres por segundo
De no impacto
Impresora de chorro de tina 20-240 caracteres por segundo
Impresora de deposición de iones 30-150 páginas por minuto
Impresora láser 8-215 páginas por minuto

Formas especiales
Una de las formas especiales más comunes en los sistemas de
información basados en computadora es la forma preimpresa, la cual
está diseñada para incluir símbolos especiales y marcas registradas
de la organización, y que se imprime con varios colores, los que
dependen de los requerimientos establecidos por el analista o usuario.

Uso de las formas preimpresas
•Reglamentos o requerimientos legales que obligan al uso de formas
preimpresas.
•Destinatarios que esperan un formato estándar.
•La inclusión del logotipo de la organización, una marca registrada o símbolo
que debe estar incluido en la forma.
•Trabajo artístico o gráficas que tendrán mejor apariencia si se preimprimen.

Copias múltiples de las salidas
•Copia sin papel carbón: son posibles gracias a un recubrimiento químico
especial que se encuentra en la parte trasera de cada copia, con excepción de
la última. La escritura o impresión del original se traslada a las copias. El
recubrimiento causa que la imagen aparezca en las copias que se encuentran
debajo del original.
•Copias con papel carbón: entre cada hoja de papel se coloca papel carbón
que sirve sólo una vez.

Documentos de retorno
Si la empresa utiliza rastreadores ópticos capaces de leer formas impresas o
escritas a mano, entonces el sistema puede preparar una proposición en un
documento u otra forma para utilizarla como documento de retorno, salida que
más adelante regresará como documento de entrada. Un ejemplo de
documento de retorno se ve representado en los estados de cuenta de
servicios públicos.

Desarrollo de una plantilla para la salida impresa
La plantilla de salida es la distribución de objetos en el medio de salida. Al
diseñar dicha plantilla se construyen un modelo de reporte o documento tal
como aparecerá después de que el sistema entre en operación. La plantilla
debe mostrar la localización y posición de lo siguiente:
Información variable: detalles, resúmenes y totales, marcas de control,
separadores (por ejemplo, símbolos como el subrayado y el guión)
Todos los detalles preimpresos: encabezados, títulos y nombres del
documento, nombre de la compañía y dirección, instrucciones, notas y
comentarios.

Convenciones para la presentación de datos
•Información variable: X para denotar que la computadora imprimirá un
carácter alfabético o especial (por ejemplo, A-Z, a-z, *, /, $ y otros); 9 para
denotar que la computadora imprimirá o presentará un número (0-9)
•Información constante: información escrita sobre la forma, tal como debe
aparecer cuando ésta sea impresa.

Diseño de la salida impresa
Para el diseño de la salida impresa se tienen en cuentan los siguientes
aspectos:
•Encabezados
•Datos y detalles
•Resúmenes
•Lineamientos

Diseño de la salida impresa
Lineamientos
•Los reportes y documentos deben estar diseñados para leerse de izquierda a derecha
y de arriba hacia abajo.
•Los datos más importantes deben ser los más fáciles de encontrar.
•Todas las páginas deben tener un título y un número de página además de mostrar la
fecha en que fue preparada la salida.
•Todas las columnas deben estar etiquetadas.
•Se deben evitar las abreviaturas.

Diseño de salida en pantalla
Plantillas para pantallas
Cada página de presentación visual recibe el nombre de pantalla o panel. En este caso,
la plantilla facilitará o impedirá su uso.
Características de la pantalla de presentación visual:
•Dimensiones físicas de la pantalla.
•Número de renglones y columnas de datos que pueden ser mostrados al mismo tiempo.
•Grado de resolución (alta, mediana o baja)
•Número de colores disponibles.
•Método de realce.
•Métodos para el control de la intensidad (alta/baja; normal/inversa)

Diseño de pantallas
Al diseñar pantallas de salida se necesitan áreas para:
•Encabezados y títulos.
•Contenido de la pantalla.
•Mensaje e instrucciones
•Algunas explicaciones sobre la información que se presenta.

Diseño de pantallas múltiples
Con frecuencia los diseñadores emplean varias pantallas para dar a los
usuarios la información que ellos necesitan. La primera pantalla proporciona
información general. Al presionar una tecla específica, el usuario recupera una
segunda pantalla que contiene los detalles.
Esta técnica permite que los usuarios recorran con rapidez todos los detalles e
identifiquen cada artículo para el que requieren de más información. Al mismo
tiempo, la “explosión” en detalles para un artículo en particular sobre una
segunda (incluso una tercera) pantalla, mantiene la facilidad de lectura de la
primera al requerir sólo los detalles suficientes para identificar el artículo
deseado.

Diseño de ventanas
Las ventanas son subdivisiones de la pantalla que hacen posible presentar al mismo tiempo
diferentes conjuntos de salida.
Capacidades de las ventanas
Puede ser posible reposicionar las ventanas sobre la pantalla, de acuerdo con los detalles del
sistema. Su uso debe considerarse cuando la aplicación lo requiera o deba ser mejorada con
facilidades para:
•Presentar datos diferentes o conjuntos de reportes al mismo tiempo.
•Para cambiar entre varios programas, mostrando la salida de cada uno de ellos.
•Mover información de una ventana a otra (dentro del mismo programa o entre diferentes programas)
•Permitir que los usuarios reposicionen la información sobre la pantalla para adecuarla a sus
necesidades particulares.

Criterios de diseño para ventanas
•Debe seguir las buenas prácticas de diseño: títulos, encabezados, números
de página y demás aspectos importantes en las ventanas.
•La plantilla es importante.
•Se requiere la capacidad del sistema para cambiar de una ventana a otra.
•Cuando surge la necesidad de imprimir una copia de página, debe ser posible
en una forma sencilla.

Comparación de métodos de salida
METODO DE SALIDA VENTAJAS DESVENTAJAS
IMPRESORA  Esta al alcance de la
mayoría de las
organizaciones.
 Maneja grandes volúmenes
de salida.
 Llega a muchos en forma
barata.
 Puede ser ruidosa
 Problemas de
compatibilidad con el
software.
 Dependiendo del modelo
puede ser lenta.
IMPRESORAS ESPECIALES
(ELABORADAS DE ETIQUETAS,
IMPRESORAS DE SOBRES ETC)
 Puede lograr fácilmente
tareas especiales que sean
difíciles en una impresora
normal.
 Agiliza el trabajo a realizar.
 Se incurre en costos
adicionales de impresora y
etiquetas especiales.
 No puede ser puesta en red.

PANTALLA VDT  Interactiva
 Silenciosa
 Buena para mensajes
efímeros, accesados
frecuentemente
 Requiere cableado y
espacio
 Puede ser caro si se
requiere para muchos
usuarios.
MICROFORMA  Maneja grandes volúmenes
de información.
 Preserva materiales frágiles,
pero frecuentemente
usados.
 Evita problemas de pasar
hojas en reportes
físicamente problemáticos.
 Requiere software especial
para fácil acceso .
 La inversión inicial puede se
cara.
 Necesita equipo especial
para imprimir una copia en
papel.

CD-ROM  Tienegran capacidad
 Permite salida
multimedia
 Tiene una recuperación
rápida comparada con el
papely las microformas.
 Su desarrollo es caro
 Es más difícil de
actualizar
 Es mas difícil de usar en
unared.
CORREOELECTRONICO  Reduce el papeleo
 Puede ser actualizada
muy fácilmente.
 Puede ser difundida
 Por lo general tiene
menor resolución.
 No se le puede formatear
(correo electrónico) .

En resumen
•Las especificaciones de las salidas se desarrollan durante el diseño lógico del sistema de
información.
•Las salidas de un sistema de información resulta para el usuario la característica más importante, es
por esta razón que si la salida no cumple con sus expectativas el proyecto podría no tener éxito. Es
necesario desarrollar los métodos de salida que comuniquen la información con mayor efectividad.
•La información presentada en formato tabular podría resultar más apropiada para información de
contabilidad, pues este método se recomienda cuando se necesitan detalles concretos como totales y
subtotales.
•Para presentar información en la que se señalen las tendencias y se efectúen comparaciones al
mismo tiempo, existen las gráficas de sectores, curvas, escalones, barras y mapas, facilitando
recordar grandes cantidades de datos.
•También los las representaciones gráficas de la información a través de los íconos, pueden sustituir
los informes tabulares resultando muy útiles para mostrar proporciones o comparaciones.

En resumen
•Las organizaciones de acuerdo con sus necesidades adecuan sus salidas a formas preimpresas,
formas múltiples o los documentos de retorno.
•Las salidas se generan a través de variados medios como impresoras, cámaras e impresoras de
tarjetas. Hoy día son empleadas las impresoras láser por su velocidad y la integración eficiente de las
gráficas.
•La plantilla es el modelo que usan los analistas para mostrar la localización de la información.
•El diseño de la plantilla puede ser manual o por computadora. Allí se marcan valores que son
constantes y los variables; además se indican los resúmenes, los totales y las marcas de control para
enfatizar puntos específicos de información.
•En el diseño de pantallas o paneles es necesario el uso de varias pantallas o capacidades
especiales de la ventana.

Bibliografía
DUANY DANGEL, Armando. Definición de sistema de información. [en línea].
[consultado el 25 de octubre de 2010]. Disponible en
<http://www.econlink.com.ar/sistemas-informacion/definicion>
MORENO MARTÍNEZ, Gerardo. Análisis y diseño de sistemas [en línea].
<http://www.monografias.com/trabajos5/andi/andi.shtml>
SENN, James A. Análisis y diseño de sistemas de información. México:
McGraw-Hill, 1992.
UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA. Diseño de la salida [en linea].
<http://148.202.148.5/cursos/cc321/fundamentos/unidad4/tema4_4.html>

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