2. La “to do list”
Tieni una “to do list” ed organizzala in differenti parti,
ad esempio
una parte relativa agli impegni del giorno
una parte riferita ai progetti in essere nel periodo
una parte che riguardi il medio o lungo termine
Porta sempre con te la to do list e consultala /
aggiornala costantemente
Spunta le attività già svolte
Usa il sistema che più ti è semplice da gestire
(elettronico, taccuino cartaceo, ecc.)
3. L’agenda
L’agenda (con pagine giornaliere o settimanali) ha un
senso diverso dalla “to do list”:
essa riguarda gli impegni che sono legati a scadenze,
giornate, orari specifici
I due strumenti possono essere integrati, ma sono diversi
Per la gestione dell’agenda occorre:
individuare nella giornata dei segmenti di tempo
gestibili
tenere conto di eventuali tempi di spostamento fra un
impegno e il successivo
essere realistici circa il tempo da dedicare a ciascun
impegno
È bene destinare un tempo per interruzioni e distrazioni
4. Due nemici: la voglia di rimandare e
il perfezionismo
La tendenza a rimandare porta spesso a difficoltà
nell’uso del tempo, e spesso a vissuti negativi
Il perfezionismo porta talvolta a non concludere le
cose
Alcuni consigli:
tieni una to do list e un’agenda
basati sulla suddivisione del tempo in segmenti gestibili
premia te stesso/a per avere compiuto un certo numero
di compiti oppure i compiti meno gradevoli
decidi quando fermarti riguardo ad un compito(ad es.
“il mio volo arriva a Milano in 60’; è il tempo che
dedicherò a questo compito”)
5. L’importanza degli spazi di
lavoro
Una scrivania in disordine talvolta significa una
mente disordinata
Sviluppa un’organizzazione degli spazi ed una
archiviazione delle cose che funzioni per te
Rendi confortevole lo spazio in cui lavori
non sottostimare l’importanza di una sedia
confortevole, di una penna, di qualcosa da bere,
ecc.
6. Uso dello spazio e
ottimizzazione dei tempi
Usa un criterio come il seguente, basato sulla
frequenza di uso. Ad esempio:
Le cose che devono essere costantemente a portata di
mano – parte centrale o in vista della scrivania
Le cose che vanno utilizzate frequentemente (alcune volte
all’ora) – parte periferica della scrivania o cassetto
Le cose che utilizzi saltuariamente (poche volte nella
giornata) – armadio o cassettiera nella stanza
Le cose che vanno recuperate solo eccezionalmente –
archivio nello scantinato
7. Evita le distrazioni (o meglio ancora:
pianificale)
Predisponi un tempo per la quiete
È buona cosa chiudere la porta di tanto in tanto
Indica il tempo di quiete nella tua agenda / to do list
Predisponi un tempo per le email e per le telefonate
Oppure predisponi uno spazio di lavoro in cui sia difficile
essere raggiunto da telefono e email
Puoi decidere di utilizzare momenti in cui gli altri
non sono al lavoro (es. pause, mattino presto, ecc.).
Ma senza esagerare!
Se un’idea o una cosa importante si affaccia alla tua
mente, appuntala e tornaci più tardi
8. Le interruzioni
Occorre conoscerle per intervenire
Attraverso un diario tieni nota dei motivi più frequenti di
interruzione; quando hai un quadro chiaro allora puoi
occuparti della loro gestione
Gestione delle interruzioni?
Come mi comporto quando capita quel tipo di imprevisto?
A chi posso comunicare / delegare la cosa?
Cosa devo fare immediatamente (magari una piccola cosa)
lasciando poi il resto ad un momento successivo?
Come posso evitare / limitare quel fattore di interruzione?
Quali interruzioni sono invece ad alto valore aggiunto e
devono avere tutta l’attenzione?
9. Dire “sì”
Dire “sì” a qualcosa significa dire “no” a qualcos’altro
O comunque avere meno tempo per le cose nelle quali sei già
occupato
Rientra nelle tue finalità e obiettivi?
Non cadere vittima del pensiero secondo cui devi cogliere
tutte le opportunità che si presentano; a certe condizioni è
bene lasciare correre
Prenditi un tempo prima di decidere
Non metterla sul piano personale
Puoi dire “sì” o “no” al compito, non alla persona
10. Come dire “no”
Prima possibile
Suggerisci qualcun altro che possa essere disponibile
ad uccuparsene, o una soluzione diversa
(se veramente vorresti dire “sì”):
declina ma indica quando vorresti che la cosa ti venisse
di nuovo sottoposta. Indica quando sarai disponibile
stabilisci dei parametri
“non posso rivedere quei 10 articoli, ma posso farne 5”
“potrei occuparmene in 6 settimane invece di 4”
“avrei bisogno di queste risorse…”
11. Ricava del tempo per te
Una delle premesse della sana gestione del tempo
è la qualità di vita
Metti del tempo per te sulla to do list ed agenda
Pianifica attività regolari (o qualche volta speciali)
dedicate alla qualità di vita
Puoi ricavare un po’ di tempo in più, ad esempio:
alzandoti un po’ prima o andando a letto un po’
dopo
gestendo più cose in parallelo
chiedendo aiuto quando puoi
