Este documento describe las diferencias entre datos, información y documentos. Explica que los datos son representaciones simbólicas de atributos o variables, la información está compuesta por datos ordenados que permiten resolver problemas y tomar decisiones, y los documentos son objetos que ofrecen información de manera escrita o no escrita. También presenta cuatro tipos de documentos importantes para la administración documental en las empresas: correspondencia comercial, documentos contables, documentos especiales y documentos legales.

1. GUÍA DE APRENDIZAJE 2
César Tulio Rivera Zuluaga
Administración Documental en el Entorno Laboral

2. 1. DIFERENCIAS Y CARACTERÍSTICAS ENTRE:
DATO, INFORMACIÓN Y DOCUMENTO

DATO: Representación simbólica (numérica, alfabética,
algorítmica, etc) de un atributo o variable cuantitativa.
Los datos describen hechos empíricos, sucesos y
entidades.

3. 
INFORMACIÓN: La información está constituida por
un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que
sirven para construir un mensaje basado en un cierto
fenómeno o ente. La información permite resolver
problemas y tomar decisiones, ya que su
aprovechamiento racional es la base del conocimiento.

4.  DOCUMENTO:
Documento es todo objeto que
ofrece información. Es una noción
compleja, difícil de delimitar. El origen
etimológico de la palabra está en el término
latino "docere", que significa "enseñar".
 "todo escrito que sirve de prueba o información"
(Diccionario Robert)
 "todo elemento de conocimiento o fuente de
información registrada, materialmente
susceptible de ser utilizada para
consulta, estudio o prueba." (Union Française
d'Organismes de Documentation)

5. 2.ACTIVIDAD DE
CONTEXTUALIZACIÓN

¿Cuál sería la clasificación de los documentos
mencionados según el soporte?
TEXTUALES
Notas
Borradores
Apuntes rápidos

6. NO TEXTUALES
Cintas Magnéticas
Mapas
Dibujos
Planos
Fotografías
Cuadros
Videos
Discos Duros

7. HE CLASIFICADO LOS DOCUMENTOS SEGÚN SU SOPORTE EN
TEXTUALES Y NO TEXTUALES, YA QUE ESTOS DOCUMENTOS
CONTIENEN INFORMACIÓN LA CUAL PODEMOS TANTO LEER COMO
VER, OÍR Y EN TAMBIÉN LA PODEMOS MANIPULAR PARA OBTENER UN
CONOCIMIENTO.

8. 3. PANTALLAZO DE LA ACTIVIDAD

9. a. Observe la imagen que se presenta a continuación y explique con sus palabras cuál
es el procedimiento que se evidencia en la misma.
Aquí podemos observar el proceso que se lleva a cabo cuando queremos transformar los
datos en información útil que nos pueda llevar al conocimiento, los datos por si solos no
nos dicen nada, por eso el primer paso es el de la recolección, aquí podemos ver que
los datos están en desorden y no tienen un sentido, en el segundo paso podemos
observar que los datos ya tienen cierto orden, se puede decir que los hemos
ordenado, clasificado, en fin hemos llevo a cabo un procesamiento, y por ultimo
podemos observar la transformación de eso datos ordenado en información que nos
puede servir para tomar decisiones o llevar a cabo alguna actividad.

10. ESCRIBA LAS CUATRO TIPOLOGÍAS
DOCUMENTALES QUE SE PRESENTAN EN EL
CONTENIDO Y EXPONGA LA IMPORTANCIA DE
CADA UNA DE ELLAS, EN EL PROCESO DE LA
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.
CORRESPONDENCIA COMERCIAL
DOCUMENTOS CONTABLES
DOCUMENTOS ESPECIALES
DOCUMENTOS LEGALES

11. Importancia de cada de las Tipologías Documentales:
La correspondencia comercial nos sirve para dejar constancia en los archivos
de la empresa de las comunicaciones que hemos tenido con nuestros clientes y
así como de los procesos de ventas que puede llevar a cabo una empresa.
La documentación contable son tipos de documentos con los cuales la empresa
puede en un momento dado justificar en que se invierte en dinero y si se esta
haciendo un uso adecuado del mismo, por este motivo es de vital importancia este
tipo de documentacion.
Por sus condiciones especiales podemos decir que los documentos especiales
son importantes por el hecho que nos brindan la posibilidad de guardad
información de muchos tipos en poco espacio.
La importancia de los documentos legales radica en que estos documentos
contienen la información que prueba la existencia de hechos que generan actos
legales y que son muy importantes tanto para las administraciones como para los
ciudadanos en general.

12. WEBGRAFIA

http://es.wikipedia.org/wiki/Dato
Concepto de información - Definición, Significado y
Qué
es http://definicion.de/informacion/#ixzz2skm5XO34