1. CONGRES
CONGRES
1

2. 1. Vos constats et vos attentes
• Je suis frustrée : je ne peux
pas inviter qui je veux mais
qui je peux
ANTICIPER
2

3. 1. Vos constats et vos attentes
• Je suis perdue : QUI ?
QUOI ? QUAND ? OU ?
COMMENT ? A QUI ?
MIEUX PLANIFIER
PLUS DE CLARTE
3

4. 1. Vos constats et vos attentes
• Je suis seule : pas le temps
de voir et répondre à tout le
monde, de noter les
contacts, de regarder les
topos allergie…
ETRE PLUS NOMBREUX SUR LE STAND
AVOIR PLUS DE DISPONIBILTE
4

5. 1. Vos constats et vos attentes
• Je suis fatiguée et stressée :
monter, démonter, envoyer…
AVOIR DU SERVICE/SOUTIEN
5

6. 1. Vos constats et vos attentes
• Je suis le petit face aux
géants de l’agro
ETRE ATTRACTIF
SE DIFFERENCIER
6

7. 1. Vos constats et vos attentes
• Je n’ai pas de retours
lorsque je ne participe pas
au congrès
AVOIR DU FEEDBACK
7

8. 1. Vos constats et vos attentes
• Plus c’est contraignant,
moins je suis motivée
• Pas de processus militaire et
rigide
SIMPLIFIER POUR EN TIRER LA MEILLEURE
RENTABILITE
8

9. 2. Critères de succès
AVANT :
• Bien anticiper, coordonner, planifier et informer toutes les personnes
concernées
PENDANT :
• Stand attractif pour attirer le maximum de médecins et véhiculer notre
image de marque : professionnelle et innovante
• Bonne préparation du collaborateur et plus de disponibilité pour transmettre
le bon message au plus grand nombre et développer le relationnel labo/PE
et VM/PE
>> Se différencier et rester un maximum dans les esprits des visiteurs
APRES :
• Faire le bilan
• Feedback siège>VM et VM>siège
FAIRE MOINS MAIS FAIRE MIEUX POUR EN TIRER UNE MEILLEURE
RENTABILITE
9

10. CONGRES NATIONAUX
10

11. 3. Bonnes pratiques 2013
ANTICIPER &
IMPLICATION EN AMONT
QUOI QUI QUAND
Planning des congrès Marie > DZ > VM Fin d’année
nationaux (date, lieu, M-4/6
nombre d’invités/VM, date
de retour)
11

12. 3. Bonnes pratiques 2013
MIEUX PLANIFIER
MIEUX ORGANISER
PLUS DE CLARTE
QUOI QUI QUAND
Pour le siège :
CHECK LIST Marie
Pour le VM :
DOSSIER VM Marie > VM + DZ J-10/15
CONF CALL CALAGE Siège + VM +DZ J-7
12

13. 3. Bonnes pratiques 2013
ETRE PLUS NOMBREUX SUR LE STAND
Avoir de la disponibilité pour bien développer le relationnel
QUOI QUI QUAND
Congrès national : au Marie + VM + DZ M-4/6
moins 3 personnes (2 VM)
Congrès régional : au VM + DZ/Marie M-2
moins 2 personnes
Fiche Planning et
Permanence dans
DOSSIER VM 13

14. 3. Bonnes pratiques 2013
ATTRACTIF
COMPETITIF
QUOI QUI QUAND
Stand clé en main : Prestataire
structure,mobilier
Close meeting
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15. 3. Bonnes pratiques 2013
AVOIR DU SERVICE
QUOI QUI QUAND
Stand clé en main
(structure, mobilier,
machine à café)
Pour le VM : montage et Prestataire J-1
démontage (procès
verbaux) Dernier J
Pour le siège : stockage et Prestataire
envoi garanti
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16. 3. Bonnes pratiques 2013
AVOIR DU FEEDBACK
QUOI QUI QUAND
Compte-rendu auprès des Collaborateurs J+3
VMs qui ont invité des présents
médecins
Transmission des fiches Marie J+3
contacts aux VM
Enquête de satisfaction VM > Siège + DZ
auprès des médecins
16

17. 3. Bonnes pratiques 2013
SIMPLIFIER POUR EN TIRER LA MEILLEURE RENTABILITE
PAS DE PROCESSUS MILITAIRE MAIS DE LA RIGUEUR
QUOI QUI QUAND
Pour les VM :
1 seul interlocuteur au Marie
siège pour les congrès
Formation congrès
Pour le siège:
Un rôle clair pour chacun
KIFEKOI
17

18. CHECK LIST - congrès nationaux
• 4 étapes
Etape 1 : Lancement
Etape 2 : Préparation
2A : Communication
2B : Invitations
2C : Acheminement et aménagement du stand
Etape 3 : Permanence sur le stand
Etape 4 : Bilan Post Congrès
• Liste documents
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19. CHECK LIST - congrès nationaux
Etape 1 : lancement de l’opération
Quand ? Quoi ? Qui ? Dateline Ckeck
M-4/6 Récupération des documents de base : Marie
Présentation du congrès
Annuaire des exposants du congrès précédent
Plan du salon, plan d’accès
Procédure d’admission, tarifs
Fiche d’inscription/BDC
M-4/6 Constitution du groupe de projet : répartition des Marie
rôles de chacun et désignation des collaborateurs
présents sur le stand
M-4/6 Organisation d’une réunion de « calage » : Marie/Anne
Rappel éventuel du bilan du précédent congrès et
les conclusions à en tirer
Les attentes vis-à-vis de la manifestation
Le budget
M-4/6 Préparation du planning (MS project) Marie
M-4/6 Choix définitif de l’emplacement et de la surface, des Marie
prestations et installations (électricité, arrivée
d’eau…)
M-4/6 Inscription auprès de l’organisateur et demande de Marie
badges
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20. CHECK LIST - congrès nationaux
Etape 2A : Préparation de la communication
J-30 Définir le message Marie/Anne
J-45 Création des supports d’affichage : Marie/Anne
Panneaux et signalétiques d’identification
Posters
J-30 Impression des supports d’affichage : Pascale
Panneaux et signalétiques d’identification
Posters
J-45 Préparation des animations : Marie/Anne/Pascal
Objets publicitaires et cadeaux (stylos..) e
Vidéo
Jeu (Quizz,…)
J-45 Préparation de la documentation : Pascale
Brochures
TAP
Carte de visite
MAJ bi-mensuelle du fichier MATERIEL CONGRES Pascale
J-20 Remplir le fichier MATERIELS CONGRES Marie/Anne
M-4/6 Réservation des espaces publicitaires : Marie/Anne
annuaire des exposants
presse spécialisée
J-10/15 Préparation et envoi d’un DOSSIER VM auprès des Pascale
collaborateurs
Carte de visite VM présents sur le stand à remettre Pascale
dans la chambre d’hôtel avec message personnel du
VM du médecin
20

21. CHECK LIST - congrès nationaux
Etape 2B : préparation des invitations
M-4/6 Choisir le lieu d’hébergement pour les invités Marie
M-4/6 Réservation de l’hébergement (invités + collaborateurs) Marie
M-4/6 Réservation du transport (invités + collaborateurs) Marie
M-4/6 Information du nombre d’invités/VM, lieu, hébergement… Marie > DZ >
VM
M-3 VM remonte ses invités au DZ (coordonnées/N° ordre médecin, VM >DZ
inscription/transport/hébergement)
M-2 Création dans Teams des invités et accord DZ VM
M-3 DZ remonte les invités de sa région (coordonnées/N° ordre médecin, DZ >Marie
inscription/transport/hébergement)
M-3 Liste invités définitive Marie
M-4 Rédiger message invitation + créer l’invitation congrès CLOSE MEETING Marie
M-3 Impression des cartons d’invitation CLOSE MEETING Pascale/agen
ce
J-60 Envoi des cartons d’invitation par mail copie VM Pascale/agen
ce
J-30 Envoi le courrier de confirmation d’invitation par publipostage ou par mail Pascale/agen
ce
J-45 Inscription des médecins au Congrès Marie
J-45/60 Déclaration DMOS au CNOM 21
Réglementair
e

22. CHECK LIST - congrès nationaux
Etape 2C : Acheminement et aménagement du stand
J-15 Planification du montage et démontage avec le Marie
standiste et désigner collaborateur réceptionneur
J-7 Organisation d’une réunion générale de briefing (conf Siège, VM, DZ
call) avec tous les participants :
Rappel des objectifs du congrès
Rappel du planning des permanences sur le stand
Rappel des procédures mises en place (gestion des
contacts…)
Parcourir dossier collaborateur
J-1 Organisation de la petite restauration (eau minérale, Siège/vm
jus, sucre, biscuits, vaisselle jetable, serviettes, sacs
poubelle)
J-7 pour Envoi du matériel sur le lieu du congrès : Prestataire
réception structure (stand + mobilier + présentoir)
J-1 TV/vidéoprojecteur
Cafetière
Fournitures de bureau (ciseau, scotch)
J-14 pour Envoi du matériel promotionnel au VM STACI/Pascale
réception
J-7
J-1 Préparation du matériel emporté personnellement par VM
les collaborateurs sur le congrès :
-Matériel promotionnel
-Petite restauration
-Appareil photo
J-0 Mise en place : VM
Supervision du montage (signature procès verbal)
22
Installation des petits matériels

23. CHECK LIST - congrès nationaux
Etape 3 : Permanence sur le stand
Quand ? Quoi ? Qui ? Dateline Ckeck
J-0 Accueil des médecins Tous
J-0 Délivrance du message sur le congrès Tous
J-0 Collecte des contacts Tous
(fiches contact)
J-0 Collecte des informations sur les concurrents Tous
J-0 Invitation au repas Tous
J-0 Invitation au close meeting Tous
J+2-3 Démontage du stand Collaborateur
désigné
23

24. CHECK LIST - congrès nationaux
Etape 4 : Bilan post congrès
Quand ? Quoi ? Qui ? Dateline Ckeck
J+7 Premier bilan du congrès : ressenti, chiffrage,
dysfonctionnements
J+7 Synthèse des améliorations à apporter pour une
prochaine exposition
J+7 Remercier les VM présents
J+7 Compte-rendu auprès des VM qui ont invités des
médecins.
J+7 Transmission des fiches contact au VM concernés.
J+30/60 Enquête de satisfaction (VM remontent infos)
24

25. OUTILS/FICHIERS
Nom Contenu Dossier VM
Check list congrès Ce document rempli avec les dateline Non
Planning global Planification de toutes les actions à mettre en place avec délais Non
Planning congrès Programme congrès et permanences Oui
Matériel congrès Matériels et quantités à envoyer sur le congrès Oui
Budget congrès Suivi budgétaire total des dépenses de congrès Non
Invitation congrès Coordonnées postales et mail des médecins invités confirmés, de Non
leur CSN, + rooming + transport + budget
Liste Invités congrès Participants invités au congrès et au close meeting avec Oui
coordonnées de leur VM
Carton d’invitation Envoyé aux médecins Non
Courrier confirmation invitation Envoyés aux médecins
Fiche contact congrès Coordonnées du médecin contacté et de ses demandes oui
Fiche état matériel Date, lieu, nom congrès, signature, nom matériel (à insérer avec
le renvoi du matériel au siège) surtout pour congrès régional
Liste VM France Au cas où le médecin demande les coordonnées de son VM oui
Kikalestand Tracer les stands pour les congrès régionaux non
CNOM congrès Liste des participants à déclarer
Carte de visite VM VM qui ont invité médecin font un message avec coordonnées du
VM présent sur le congrès (Marie)
Dossier collaborateur oui 25

26. DOSSIER VM systématique
• Objectif du congrès
• Messages
• Planning/permanences/horaires
• Animation stand
• Matériel
• Animation externe (close meeting,…)
• Hôtel
• Acheminement médecin
• Liste invités
• Fiche contact
• Fiche état matériel
• Liste VM France
• Infos badges
• Infos transport local (plan…)
26

27. STAND NATIONAL - critères
• Identité visuelle MJN et Nutramigen
• Image professionnelle et innovante
• Stand 12m2 (amovible 3x4 et 2x6)
• Amovible 2 cloisons (ouvert) et 3 cloisons (fermé)
• Durable (structure pérenne, communication changeable)
• 3 points de discussion avec flux de circulations à
l’intérieur et autour du stand (si ouvert)
• Supports de communication : grand format et adaptable
• Ecran TV (sous réserve budget)
• Mobilier : tables et chaises hautes (bar/machine à café)
• Vitrine produits
• Réserve
27

28. STAND NATIONAL - fermé
28

29. STAND NATIONAL - fermé
29

30. STAND NATIONAL - fermé
30

31. STAND NATIONAL - fermé
31

32. STAND NATIONAL – ouvert 3*4
32

33. STAND NATIONAL – ouvert 3*4
33

34. STAND NATIONAL – ouvert 3*4
34

35. STAND NATIONAL – ouvert 2*6
35

36. STAND NATIONAL – ouvert 2*6
36

37. STAND NATIONAL – ouvert 2*6
37

38. CONGRES REGIONAUX
38

39. CHECK LIST - congrès régionaux
Etape 1 : préparation et organisation
Quand ? Quoi ? Qui ? Dateline Ckeck
J-60 Récupération des documents de base auprès du secrétariat de VM
l’hôpital :
Programme
Lettre de sollicitation (devis)
Facture location au nom de Mead Johnson 14/16 rue Ballu
75009 Paris
RIB association/société
Si association : Statuts de l’association + Inscription au JO de
ces statuts
J-30/60 Demande d’accord au DZ via Teams VM
J-30 Envoi des documents à Marie et Pascale VM
J-30 Vérification de la possibilité de verser de l’argent à l’association Siège
J-30 Information de l’engagement auprès du VM Pascale cc Marie
J-20 Commande de matériel : VM remplit le fichier MATERIEL VM
CONGRES et l’envoie à Pascale cc Marie
Précision dans le mail :
-lieu de livraison (domicile VM ou congrès)
-date de livraison
J-15 Envoi du matériel au domicile STACI et siège
(réception J- OU envoi sur le congrès Pascale > VM
7) Confirmation par mail au VM qu’il est envoyé VM>Pascale cc Marie
J -7 Confirmation par mail du VM de la bonne réception
(réception J
-1)
J-1 Préparation de la petite restauration sur le stand VM 39

40. CHECK LIST - congrès régionaux
Etape 2 : permanence sur le stand
Quand ? Quoi ? Qui ? Dateline Ckeck
Montage du stand (notice accompagne stand) VM
Accueil des médecins 2 VM ou
1 VM/1DZ
Délivrance du message sur le congrès 2 VM ou
1 VM/1DZ
Collecte des contacts 2 VM ou
(fiches contact) 1 VM/1DZ
Collecte des informations sur les concurrents 2 VM ou
1 VM/1DZ
Invitation éventuelle à un repas (opportunité) 2 VM ou
1 VM/1DZ
40

41. CHECK LIST - congrès régionaux
Etape 3 : après le congrès
Quand ? Quoi ? Qui ? Dateline Ckeck
J-0 Démontage du stand VM
J+1 Renvoi du stand au siège avec fiche état matériel VM
signée
J+3 Vérification du stand au siège Pascale
J+3 Envoi du compte-rendu au DZ VM
41

42. CHECK LIST - congrès régionaux
• Comment inviter un médecin à un congrès
régional ?
42

43. STAND - congrès régionaux
• 1 grand stand campagne (3/région)
• 1 stand kakemono gamme (3/région)
• 1 nappe orange (1/VM)
• 1 porte TAP (1/VM)
• 1 porte fiches poso (1/VM)
• 1 machine à café (3/région)
43

44. 1. Vos constats et vos attentes
• Je suis frustrée : je ne peux pas
inviter qui je veux mais qui je peux ANTICIPER
• Je suis perdue : QUI ? QUOI ? MIEUX PLANIFIER & PLUS
QUAND ? OU ? COMMENT ? A QUI DE CLARTE
?
• Je suis seule : pas le temps de voir et ETRE PLUS NOMBREUX
répondre à tout le monde, de noter SUR LE STAND
les contacts, de regarder les topos
allergie…
• Je suis fatiguée et stressée : monter, AVOIR DU SERVICE
démonter, casser, envoyer…
• Je suis le petit face aux bulldozers de ETRE ATTRACTIF &
l’agro COMPETITIF
• Je n’ai pas de retours lorsque je ne AVOIR DU FEEDBACK
participe pas au congrès.
• Plus c’est contraignant, moins je suis SIMPLIFIER POUR EN
motivée TIRER LA MEILLEURE
RENTABILITE 44