El documento describe el Estudio Osterling Abogados, una firma jurídica peruana líder. Explica el Centro de Información del estudio, que gestiona el archivo, biblioteca y bases de datos legales. También detalla el proyecto de digitalización del archivo para permitir el acceso electrónico a documentos históricos después de que parte del archivo físico se perdió. El proyecto busca optimizar el sistema de información mediante la migración de bases de datos, búsquedas mejoradas y envío de información relevante a los usuarios.

1. IMPLEMENTACIÓN Y USO
DELARCHIVO ELECTRÓNICO
Maria Isabel Vargas Billon
Responsable del Proyecto de Digitalización del
Centro de Información (CI)
Estudio Osterling Abogados

2. Estudio Osterling Abogados
• Es una firma de asesoría jurídica y considerado como uno de los estudios más
destacados del país.
• Las áreas de práctica son:
 Seguros, Reaseguros y Bancario
 Derecho Civil y Contratos
 Corporativo
 Laboral, Recursos Humanos y Seguridad Social
 Litigios, Estrategias y Solución de Controversias
 Propiedad Intelectual
 Minería, Recursos Naturales y Medio Ambiente
 Tributario
• Entre el gran número de clientes que conforman la cartera del Estudio están:
 PRIMA AFP S.A.
 PROFUTURO AFP
 RIMAC INTERNATIONAL CIA. DE SEGUROS Y REASEGUROS.
 VOLCÁN COMPAÑÍA MINERA S.A.A.
 COMPAÑÍA MINERA ANTAMINA S.A
 SANOFI-AVENTIS DEL PERÚ S.A.
 LOS PORTALES S.A.

3. Centro de Información (CI)
• En 1996 se crea el CI y se
aprueba la organización y
automatización de los procesos
de Archivo, Biblioteca, Normas y
Jurisprudencia, así como, los
servicios.
• El CI cuenta con un grupo de
profesionales de Bibliotecología y
Ciencias de la Información, de
Historia y auxiliares que ayudan
en las labores del CI.
• En el año 2000 se inicia un
proyecto de digitalización del
Archivo y otras fuentes
(Jurisprudencia). Sin embargo,
no se consigue el financiamiento.

4. Centro de Información (CI)
• El trabajo del CI está dividido en cuatro procesos
importantes que tiene que ver con:
Sistema de Archivo
Sistema de Normas Legales
Jurisprudencia
Biblioteca y Hemeroteca

5. Centro de Información (CI)
• 2005-2006.- Proyecto de desarrollo de plataforma web de las
bases de datos en Winisis.
• 2006-2007.- Proyecto Portal del EO: proyecto integral que
incluye las bases de datos del CI en Winisis e incorpora
procedimientos internos que potenciarían el desarrollo de las
funciones de cada trabajador del CI: Suscripciones, Circulación,
Adquisiciones, Estadísticas, etc. Sin embargo, no se logró el
acceso directo de los usuarios finales a los recursos a través del
portal, con la excepción del abogado que promovió el proyecto,
y el equipo de su área.

6. Web del CI

7. Portal Web del Estudio

8. Proyecto de digitalización de archivo
• 2009-2012.- Proyecto de Digitalización. Al sufrir el siniestro la
empresa que nos brindaba servicio de almacenamiento y
resguardo de documentos históricos (inactivos) y se perdiera
buena cantidad del acervo archivístico del EO, se presentó la
propuesta de digitalizar todo la documentación del archivo. Se
evaluaron las alternativas de tercerización e intermedias.
• Se decidió por la opción ‘en casa’: digitalizar y organizar los
archivos electrónicos para acceder a ellos a través de nuestra
plataforma en web y el portal.

9. Proyecto de digitalización de archivo

10. De camino al cambio…
• Existe un proyecto en curso para optimizar el sistema completo del
CI, por el cual se intenta lograr lo siguiente:
 La migración sin pérdida de las BD Winisis a la BD del sistema propuesto.
 Que se genere automáticamente backups de cada base de datos.
 Un campo para poder usar código de barras para las bases que describan
documentos físicos.
 Módulo de circulación (préstamos): que permita la interacción entre el usuario
y el CI con opción para usar el sistema de código de barras.
 Que se permita búsquedas sobre búsquedas. Es decir, en un resultado se
podrá especificar algo así como: ‘Buscar solo en los resultados’ de manera
que se pueda ir haciendo más específica la búsqueda y evitar ruido
informativo.
 Incluir una opción para buscar sólo en los archivos electrónicos que se
encuentren en las distintas base de datos.
 La Diseminación Selectiva de la Información –DSI- a través de la cual se
envíen a los usuarios, por grupos de interés y a todos según se requiera.
 Todas las BD tendrán la facilidad de permitir los hipervínculos a documentos
en texto completo en cualquier tipo de formato (zip, doc, pdf, xls, ppt, gif, jpg,
etc.).

11. De lo aprendido…
• El valor que tiene el profesional de la información.
• No postergar el cambio de tecnologías.
• Sustentar el costo/beneficio.
• Evaluación de hardware y software por especialistas.
• El control de calidad permanente.
• Trabajo en equipo y en cooperación.

12. Para cualquier consulta e información:
Maria Isabel Vargas Billon
mvargas@osterlingfirm.com