BPMN in der Praxis

1. BPMN in der Praxis Jakob Freund, camunda services GmbH

2. BPMN ist ein Hype-Thema 1000 800 600 400 200 0 EPK UML BPMN Interesse Praxiserfahrung Auswertung von rd. 2.400 Profilen auf BPM-Netzwerk.de, 09/2009

3. Agenda  Warum es BPMN gibt  Wann lohnt sich der Einsatz?  Was bringt BPMN 2.0?  BPMN in der Praxis

4. BPM Common Body of Knowledge 2009: • BPM = Geschäftsprozessmanagement • Automatisierte und Nicht-Automatisierte Prozesse • Systematischer Ansatz zur Verbesserung • Abstimmung mit der Unternehmensstrategie Mehr Infos: www.EABPM.org

5. camunda BPM-Kreislauf IST- Prozessmodell Neuer Problemdiagnose Prozess Workshops Ursachenforschung Interviews Potentialschätzung Beobachtung Schwachstellen? Prozess- Prozess- Prozess- Modellierung Ja erhebung dokumentation analyse Soll-Konzept Prozess-Simulation Existierender Bewertung von Alternativen Nein ROI-Schätzung Prozess Modellierung IST- Prozesslandkarten Prozess- Ablaufdiagramme modell Prozess- Prozess- controlling konzeption Kontinuierlich, bis Prozessverbesserung notwendig wird Prozess- umsetzung Change Management SOLL- Klassische IT-Projekte Prozessmodell Prozessautomatisierung BPM-Governance

6. Prozessautomatisierung und Process Engine Modeling Technisches Monitoring und Prozessmodell Reporting Process Engine Human Workflow Management Messung der Durchlaufzeit Aufgaben- Aufgaben- Service-Call Service-Call Zuweisung Zuweisung Service Orchestration Prozessbeteiligter IT-System IT-System Prozessbeteiligter

7. Vorteile einer Process Engine Vorfertigungsgrade Vielseitigkeit Überwachbarkeit Business-IT-Alignment (?)

8. Ein technisches Prozessmodell in BPEL <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <bpws:process name="SimpleBPEL" targetNamespace="http://www.camunda.com/example" ... > ... <bpws:partnerLinks> <bpws:partnerLink name="client" myRole="SimpleBPELProvider" partnerLinkType="tns:SimpleBPEL"/> <bpws:partnerLink name="someWebservice" partnerRole="ServiceProvider" partnerLinkType="tns:SimpleService"/> </bpws:partnerLinks> <bpws:variables> <bpws:variable messageType="tns:RequestMessage" name="input"/> <bpws:variable messageType="tns:InvokeMessage" name="parameter"/> </bpws:variables> <bpws:sequence name="main scope"> <bpws:receive name="receive" createInstance="yes" operation="initiate" variable="input" partnerLink="client" portType="tns:SimpleBPEL"/> <bpws:assign name="assign" validate="no"> ... </bpws:assign> <bpws:invoke name="invoke" operation="methodName" inputVariable="parameter" partnerLink="someWebservice" portType="tns:ServiceInvoke"/> </bpws:sequence> </bpws:process>

9. Werdegang der BPMN bis 2002 Entwicklung Stephen A. White, IBM 2002 Veröffentlichung Business Process Management Initiative (BPMI) Seit 2005 Übernahme und Weiterentwicklung Object Management Group (OMG) Aktueller Stand: BPMN 1.2; In der Entwicklung: BPMN 2.0

11. Mehrwert von BPMN BPMN 2.0 BPMN 1.2 Prozesse SOLL-Prozessmodelle Business-IT- organisatorisch für IT-Umsetzung Alignment von dokumentieren erstellen Prozessmodellen mit Process Engine

13. BPMN 2.0: Essentials  Liegt aktuell als Entwurf vor  Feinschliff in der „Finalization Task Force (FTF)“  Verabschiedung voraussichtlich Q2/2010  Formales Metamodell (XSD)  Direkte Ausführbarkeit (BPMN Engine erforderlich)  Neue Symbole für BPD  2 neue Diagrammtypen

15. BPMN „vergeigen“ in 5 Schritten 1. Wohlwollen (Standard), aber auch hohe Erwartung (Business-IT-Brücke) 2. Überschätzung der eigenen Modellierungserfahrung 3. Unsicherheit wegen Komplexität / Mächtigkeit der BPMN 4. Fehleinschätzung der Rolle von Teilprozessen (Verfeinerung ist keine Frage der Syntax!), dadurch Scheitern im Übergang von Business zu IT 5. Ablehnung, meistens: „Zu kompliziert fürs Business!“

16. Jede Baustelle muss beachtet werden Rollen BPM Methoden Werkzeuge

17. „Real Practice“ Modellierung: Alles geklärt? Logistik Kunde schickt Vertrieb prüft die Buchhaltung stellt versendet die Kunde bezahlt Bestellung Bestellung die Rechnung Ware

18. „Real Practice“ Modellierung: Alles verstanden?

19. Ein Prozess – Viele Modelle! Owner Manager Participant Analyst Engineer Prozessmodell Prozessmodell Prozessmodell Prozessmodell Prozessmodell Prozess-Realität

20. Entdecke die Möglichkeiten…

21. Praxis-Übung: Regressnahme Prozess: Wenn ein Versicherungsnehmer (VN) möglicherweise in Regress genommen werden kann, wird mir dies gemeldet. Ich prüfe dann den Fall, und wenn die Möglichkeit tatsächlich besteht, schicke ich dem VN eine entsprechende Zahlungsaufforderung und setze den Vorgang auf Wiedervorlage. Ansonsten schließe ich den Vorgang. Wenn das Geld eingegangen ist, verbuche ich den Eingang und schließe den Vorgang. Möglicherweise widerspricht der VN, dann prüfe ich seinen Widerspruch. Wenn seine Zahlungsverweigerung gerechtfertigt ist, schließe ich den Vorgang. Ansonsten gebe ich ihn an unseren Inkasso- Dienstleister ab. Dasselbe mache ich, wenn die Wiedervorlage-Frist abgelaufen ist, ohne dass ich einen Geldeingang verzeichnen konnte oder der VN widersprochen hätte. Erläuterung: Aus unterschiedlichen Gründen können Versicherungsnehmer, nachdem ein Schaden reguliert wurde, in Regress genommen werden. In solchen Fällen müssen sie das von der Versicherung erhaltene Geld zurück bezahlen. In dieser Übung schildert ein Sachbearbeiter der Versicherung, wie dieser Prozess funktioniert.

22. Typische Lösung vor der BPMN-Ära… Vorgang an Inkasso Widerspruch Widerspruch Zahlungs- Auf eingegangen? gerechtfertig? Wiedervorlage aufforderung Wiedervorlage bearbeiten schicken setzen Geld eingegangen? Geldeingang Vorgang verbuchen schließen

23. Regressnahme mit BPMN Widerspruch Gerechtfertigt? erhalten Widerspruch Vorgang Ja prüfen schließen Vorgang Nein Regress geschlossen Regressnahme Sachbearbeiter möglich? Wiedervorlage fällig Vorgang an Zahlungsauf- Vorgang auf Inkasso- Fall prüfen Ja forderung an Wiedervorlage Dienstleister VN schicken setzen Regressverdacht geben gemeldet Vorgang Nein offen Geld eingegangen Vorgang Geldeingang Vorgang schließen verbuchen schließen Vorgang Vorgang geschlossen geschlossen

24. Rollen Prozessmodellierung: Ein Dreiklang! BPM Methoden Werkzeuge Menschen / Rollen / Organisation / Kultur Vorgehensmodell Framework / Pattern / Palette BPMN lt. Spezifikation BPM-Software

25. camunda BPMN-Framework (caBPMN) Prozesslandschaft Freund, Rücker, Henninger Praxishandbuch BPMN Januar 2010 Inhalt: Prozess im Überblick Ebene 1 Ziel: Schnelles Verständnis Strategisches Prozessmodell Inhalt: Operative Abläufe Ebene 2 Ziel: Arbeits- und Fachlich Operatives Prozessmodell Umsetzungsgrundlage (Business) Technisch (IT) Ebene 3a Ebene 3b Technisches IT-Spezifikation Prozessmodell Inhalt: Technische Details Ziel: Umsetzung Mit Process Engine Ebene 4b Implementierung Ohne Process Engine

26. camunda BPMN-Framework (caBPMN) Prozesslandschaft Inhalt: Prozess im Überblick Ebene 1 Ziel: Schnelles Verständnis Strategisches Prozessmodell Inhalt: Operative Abläufe Ebene 2 Ziel: Arbeits- und Fachlich Operatives Prozessmodell Umsetzungsgrundlage (Business) Technisch (IT) Ebene 3a Ebene 3b Technisches IT-Spezifikation Prozessmodell Inhalt: Technische Details Ziel: Umsetzung Mit Process Engine Ebene 4b Implementierung Ohne Process Engine

27. Kerngedanke #1: Brüche nach oben verlagern Prozesslandschaft Inhalt: Prozess im Überblick Ebene 1 Ziel: Schnelles Verständnis Strategisches Prozessmodell Inhalt: Operative Abläufe Ebene 2 Ziel: Arbeits- und Fachlich Operatives Prozessmodell Umsetzungsgrundlage (Business) Technisch (IT) Ebene 3a Ebene 3b Technisches IT-Spezifikation Prozessmodell Inhalt: Technische Details Ziel: Umsetzung Mit Process Engine Ebene 4b Implementierung Ohne Process Engine

28. Kerngedanke #2: Verschiedene Sichten auf Ebene 2 Betrachter Process Participant Process Analyst Process Engineer „Wie muss ich „Wie wird „Was macht die Zentrale Frage arbeiten?“ gearbeitet?“ Engine?“ Eigene Gesamte Orchestrierung der Sicht Orchestrierung Kollaboration Process Engine Prozesslandschaft Ebene 1 Strategisches Prozessmodell Inhalt: Prozess im Überblick Ziel: Schnelles Verständnis Ebene 2: Operatives Prozessmodell Inhalt: Operative Abläufe Ebene 2 Ziel: Arbeits- und Fachlich Operatives Prozessmodell Umsetzungsgrundlage (Business) Technisch (IT) Ebene 3a Ebene 3b Technisches IT-Spezifikation Prozessmodell Inhalt: Technische Details Ziel: Umsetzung Mit Process Engine Ebene 4b Implementierung Ohne Process Engine

29. Manager Der „Recruiting-Prozess“ auf Ebene 1 Vertrag unterschrieben Fachabteilung Freie Stelle melden Freie Stelle entstanden Stelle besetzt Unsere Firma Recruiting-Prozess Personalabteilung Stellen- Bewerbungs- Stellen- ausschreibung prüfung besetzung Bewerber Bewerbungs- einreichung

30. Participant #1 Ausschreibung Übergang von Ebene 2 zu Ebene 3 erfolgreich Aufgaben und Sonstiges Führungskraft Fachbereich Anforderungen mitteilen Mehr Infos Stelle erforderlich ausgeschrieben Beschreibung OK? erhalten HR-Portal Stellenbe- Stellenbe- Freie Stelle Korrektur schreibung Nein schreibung melden anmahnen sichten freigeben Personal- bedarf Ja Automatisch Ausschreibung Erfolgsmeldung Engineer durchführen senden Stelle ausgeschrieben Process Engine SB Personal Stelle Stellenbe- Ausschreibung beschreiben schreibung anstoßen korrigieren Nein Führungskraft Stellenbe- schreibung Ja prüfen OK? Alles klar? Stellenbe- Participant #2 HR-Portal Stelle Kanäle für Ja schreibung Ausschreibung beschreiben Ausschreibung korrigieren anstoßen festlegen Freie Stelle Korrektur Beschreibung gemeldet erbeten freigegeben SB Personal Nein Sonstiges Aufgaben und Anforderungen erfragen Ausschreibung Stelle erfolgreich ausgeschrieben

31. Vielen Dank! Spontane Fragen?

32. camunda services GmbH Vielen Dank! Zossener Str. 55-58 1096 Berlin 1 Telefon: +49 30 664 0409-00 Telefax: +49 30 664 0409-29 Email: info@camunda.com Jakob Freund Geschäftsführer Jakob.Freund@camunda.com 1 OMG information days 2. 2009 Der Praxis-Blog zu BPM: www.bpm-guide.de

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