Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc mình muốn, nhưng chúng ta luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất”.

1. L o g o
BỒI DƯỠNG
NGẠCH
CHUYÊN VIÊN
TS. BÙI QUANG XUÂN
buiquangxuandn@gmail.com
0913 183 168
QUẢN LÝ THỜI
GIAN
Chuyên đề 10

2. QUẢN LÝ THỜI GIAN
 Thời gian là tài nguyên duy nhất con người
không thể mượn, mua hay trao đổi.
 Và thời gian từ chối tuân theo một
trong những nguyên lý chính của luật
cung và cầu: khi cầu tăng cao, cung sẽ
tăng theo để đáp ứng cầu.
 Chúng ta có thể sử dụng khoảng thời
gian khác nhau để đạt được kết quả,
nhưng tất cả đều có cùng một khoảng
thời gian mỗi ngày: 86.400 giây.

3.  Chúng ta phải sử dụng thời
gian một cách thông minh và
mãi mãi nhận ra rằng luôn
luôn là thời điểm đúng để làm
điều đúng đắn.
• Nelson Mandela

4. QUẢN LÝ THỜI GIAN
 Khả năng quản lý thời gian thực sự là một
trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn
đến sự thành công hoặc thất bại trong cuộc
đời bạn.
 Áp lực công việc ngày càng căng thẳng
và phức tạp, đòi hỏi chúng ta phải nỗ
lực hết mình.
 Tuy nhiên, nếu dành quá nhiều thời
gian cho công việc, bạn sẽ có nguy cơ
thất bại trong cuộc sống gia đình.

5. QUẢN LÝ THỜI GIAN
A. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ
QUẢN LÝ THỜI GIAN
B. HỌC CÁCH SỬ DỤNG THỜI
GIAN HIỆU QUẢ

6.  “Chúng ta không bao giờ có đủ
thời gian để làm mọi việc mình
muốn, nhưng chúng ta luôn có
đủ thời gian để làm những việc
quan trọng nhất”.
• (Brain Tracy)

7. QUẢN LÝ THỜI GIAN
 Quá trình lập danh sách
những điều phải làm,
 Nguyên tắc thực hiện thời
gian biểu,
 Đảm bảo rằng mọi việc
được thực hiện theo đúng
kế hoạch, không bị lãng
phí

8. QUẢN LÝ THỜI GIAN
HIỆU QUẢ ĐEM LẠI
NHIỀU LỢI ÍCH
THUYẾT PHỤC

9. • Ta phải sử dụng thời gian
một cách sáng tạo, với sự
hiểu rõ rằng luôn luôn là
đúng lúc để làm điều đúng
đắn.
• Martin Luther King Jr.

10. • Dù bạn có bất cứ lý do gì để níu
giữ lòng căm hận, tôi biết chắc
chắn một điều này: Không có gì
đáng với cái giá bạn trả bằng
thời gian đánh mất.
• Oprah Winfrey

11.  Tài sản lớn nhất của bạn
là khả năng kiếm tiền.
Tài nguyên lớn nhất của
bạn là thời gian.
• Brian Tracy

12.  Tiền bạc và thời gian là những gánh
nặng ghê gớm nhất của cuộc đời...
và những kẻ bất hạnh nhất là những
người sở hữu chúng nhiều hơn mình
có thể sử dụng.
• Samuel Johnson

13.  Ở điểm cuối của cuộc đời, bạn sẽ không
bao giờ nuối tiếc chuyện không vượt qua
thêm một bài thi, chiến thắng thêm một
tranh chấp, hay hoàn thành thêm một
việc kinh doanh. Bạn sẽ nuối tiếc đã
không sử dụng thời gian để ở bên cạnh
vợ chồng, bạn bè, con cái, hay cha mẹ
mình.
• Barbara Bush

14.  Hỏi: Làm thế nào để không lãng phí thời gian?
 Đáp: Bằng cách lúc nào cũng ý thức về điều đó.
 Những điều có thể làm để lãng phí: Chờ đợi cả ngày
bồn chồn trên ghế trong phòng đợi của nha sĩ; đứng
trên ban công cả chiều Chủ nhật; nghe bài giảng
bằng ngôn ngữ mình không hiểu; đi bằng đường tàu
xa nhất và ít thuận tiện nhất, và dĩ nhiên đứng cả
buổi xếp hàng trước quầy vé rạp hát và rồi không
mua vé; và cứ như vậy...
• Albert Camus

15. QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢĐEM LẠI NHIỀU
LỢI ÍCH THUYẾT PHỤC
1.- Nâng cao hiệu quả và năng suất
sản xuất của cá nhân và tập thể;
2.- Tăng lượng “thời gian riêng tư”
cho mỗi cá nhân;
3.- Giảm bớt áp lực trong công việc;
4.- Tăng niềm vui trong công việc;
5.- Có thể dự trù được nhiều việc
cho kế hoạch tương lai và giải
quyết các vấn đề mang tính dài
hạn;
6.- Nâng cao sức sáng tạo.

16.  Quản lý thời gian có nghĩa là
kiểm soát tốt hơn và đưa ra
những quyết định sáng suốt
về cách chúng ta sử dụng
thời gian.
TÓM LẠI,

17. • Chúng ta nắm giữ đồng hồ cát trong tay, nhưng
không thể ngăn cản nhịp chảy đều đặn của bụi thời
gian. Thể xác chìm đắm say mê trong giấc mộng
phồn hoa, có mấy ai cởi bỏ được chiếc áo khoác
mang tên vật chất, dám nhìn thẳng vào bản chất con
người thật của mình chứ, và mấy ai có thể sống
dửng dưng, không ham hư vinh, không cầu danh
lợi, hay bằng lòng cuộc sống đạm bạc nhưng vẫn
hành thiện mang lại niềm vui cho đời trong chốn đô
hội hoa lệ.

18. 1.1.2. PHÂN CHIA THỜI GIAN HỢP LÝ VÀ
QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

19. 2.1. PHÂN CHIA THỜI GIAN HỢP LÝ
 Nếu thời gian được phân chia
một cách hợp lý
Nghĩa là chúng ta đã có chiến
lược sử dụng thời gian một
cách thông minh cho việc theo
đuổi những mục tiêu quan
trọng nhất;

20. 2.2. QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
 Là quá trình thường xuyên thực hiện
hiệu quả việc phân chia thời gian
hợp lý bao gồm:
 Việc lập kế hoạch làm việc,
 Danh mục những việc cần làm,
 Ủy quyền công việc và những hệ
thống khác.

21. Bước 1: Ghi 7 mục tiêu quan trọng nhất của bản
thân.
Bước 2: Mỗi ngày hãy viết ra 6 đến 7 hành động
được hoàn thành
Bước 3: Hãy chắc chắn rằng mỗi hành động hàng
ngày là tập trung, có liên quan và có kết quả định
hướng
Bước 4: Cân nhắc mức độ ưu tiên, xem hành động
nào nên được thực hiện trước, hành động nào thực
hiện sau hoặc hành động nào là quan trọng nhất
1.1.3. CÁC
BƯỚC QUẢN
LÝ THỜI
GIAN HIỆU
QUẢ

22. Thứ nhất, nhà quản lý không dành thời
gian để lập kế hoạch công việc gắn với
trách nhiệm của mình.
Thứ hai, họ không phân quyền hoặc phân
quyền không hiệu quả.
Thứ ba, họ không có ý thức thực thi chặt
chẽ kế hoạch được lập, sa đà vào những
việc lắt nhắt
NGUYÊN
NHÂN
CHÍNH

23. Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng
I II
- Khủng hoảng - Các kế hoạch dàihạn
- Các vấn đề cấp bách - Xây dựng mối quan hệ
- Các dự án đến hạn - Tìm kiếm cơ hội
- Công việc tồn đọng - Phát triển cá nhân
III IV
Không quan
trọng
- Công việc đột xuất - Các công việc vô bổ
- Thư từ, email - Điện thoại
- Họp hành - Tán gẫu
- Các vấn đề cấp bách - Hoạt động “giảitrí”

24.  Để quản lý thời gian có hiệu quả, mỗi
cá nhân cần nhận thức được tầm quan
trọng của thời gian, nhận diện những
yếu tố gây lãng phí thời gian đồng thời
chủ động xây dựng kế hoạch quản lý
thời gian của mình
TÓM LẠI,

25.  Cho dù chọn sử dụng công cụ nào để quản lý
thời gian thì cũng cần phải duy trì sự hài hòa
giữa mục đích cuối cùng của cuộc đời với mục
đích ngắn hạn, vai trò và thứ tự ưu tiên công
việc;
 Cần giữ thăng bằng trong cuộc sống;
 Giữa công việc bận rộn vẫn cần phải chú ý đến
những việc có ý nghĩa lâu dài như sức khỏe,
tinh thần và quan hệ với mọi người.
TÓM LẠI,

26.  Con người quan trọng hơn công việc.
 Mục đích lập ra biểu là để phục vụ cho
chính bản thân và duy trì quan hệ tốt đẹp
với mọi người.
 Phục vụ con người mới là mục đích cuối
cùng của quản lý thời gian.
TÓM LẠI,

27. 2. HỌC CÁCH SỬ
DỤNG THỜI GIAN
HIỆU QUẢ

29.  Thấu hiểu bản thân cũng có nghĩa
bạn cần nhận ra đâu là điểm mạnh
của mình, nhận ra cơ hội từ những
lần vấp ngã.
 Đó sẽ là niềm động lực để bạn
không lặp lại những sai lầm, đồng
thời phát triển những điểm mạnh
vốn có của bản thân.
THẤU HIỂU BẢN THÂN.
Nếu không hiểu
được bản thân, bạn
sẽ chẳng thể thành
công

30. Nghĩ về những mục tiêu cá nhân
Cần biết được khi nào bạn làm việc tốt
nhất.
Kiểm tra cách sử dụng thời gian.
Kiểm soát cảm giác căng thẳng
Chuẩn bị cho sự thay đổi .
2.1.
HIỂU
VỀ BẢN
THÂN.

31. CHUẨN BỊ CHO SỰ THAY ĐỔI BẢN THÂN
 Thales đã nói, thấu hiểu bản thân không
phải là một nhiệm vụ đơn giản, vì chúng ta
luôn chối bỏ chính bản thân mình.
 Khả năng thấu hiểu nội tâm không đến một
cách tự nhiên như những gì chúng ta vẫn
làm với thế giới quan bên ngoài. Nhưng
chúng ta có thể học được nó.
Vấn đề nằm ở chỗ, chúng ta có xu hướng
tự dối lòng, tự che lấp đi sự thật.

32.  Thales đã nói, thấu hiểu bản thân không
phải là một nhiệm vụ đơn giản, vì chúng
ta luôn chối bỏ chính bản thân mình.
 Khả năng thấu hiểu nội tâm không đến
một cách tự nhiên như những gì chúng
ta vẫn làm với thế giới quan bên ngoài.
Nhưng chúng ta có thể học được nó.
Vấn đề nằm ở chỗ, chúng ta có xu
hướng tự dối lòng, tự che lấp đi sự
thật.
CHUẨN BỊ CHO SỰ THAY ĐỔI .
• Tự dôi lòng la
điều tệ hại có thể
xảy ra với một
người
• socrates

33.  Làm sao thay đổi được người
khác? Thứ duy nhất bạn có
thể thay đổi, đấy là bản thân
mình.
 "Ai cũng thất bại, kể cả
những cá nhân kiệt xuất.
Nhưng thay vì bỏ cuộc, họ
chấp nhận học hỏi và trở
thành kẻ chiến thắng ngay khi
có cơ hội".
TỰ THAY ĐỔI BẢN THÂN.
Tự thay đổi bản thân là cách duy nhấtgiáo sư Howard Gardner

34. THẤU HIỂU VỀ BẢN THÂN
Hiểu rõ hơn về bản thân, từ đó bộc lộ chúng ra
ngoài, cuối cùng bạn sẽ hiểu hơn về thế giới xung
quanh.
WarrenBennis
Tức là, ta cần thấu hiểu bản thân, để rồi có
thể nhìn thế giới một cách rõ ràng với một
tâm thế và niềm đam mê hoàn toàn khác biệt.

35. 2.2. HIỂU VỀ CÔNG VIỆC.
 Làm rõ công việc của bạn.
 Không né tránh công việc.
 Giữ tập trung.
 Nâng cao khả năng ra
quyết định.
 Hãy linh động hơn về nơi
làm việc.

37. 1. Khi cuộc sống đẩy bạn vào khó khăn. Đừng
uất ức “TẠI SAO LẠI LÀ TÔI”. Hãy mỉm cười
“CỨ THỬ TÔI ĐI!”.
2. Công việc đôi khi quá nhiều áp lực, áp lực
không phải vì nó quá nhiều mà áp lực vì chính
chúng ta không yêu thích công việc đó
HIỂU VỀ CÔNG VIỆC.

39. HIỂU VỀ CÔNG VIỆC.
Chúng tôi sẽ làm tất cả để thành công.
Đơn giản bởi chúng tôi là những
người trẻ và chúng tôi không bao giờ
biết từ bỏ. Đây là câu nói nổi tiếng của
Jack Ma và nó dành cho bạn trẻ nào
muốn có stt về công việc mới, stt về
công việc hay.

41. Nếu bạn không từ bỏ, bạn vẫn sẽ
còn một cơ hội. Nếu bạn quá nhỏ
bé, bạn hãy sử dụng sức mạnh
của trí óc, thay vì thể lực. Bạn có
thể giửi câu nói này đến bạn bè
của mình và kèm theo những lời
chúc hay mỗi ngày nhé.

43.  Rất nhiều những điều vĩ đại trên thế giới
được xây dựng bởi những con người mệt mỏi
và chán nản nhưng vẫn tiếp tục lao động.
 Thành công lớn nhất là đứng dậy sau mỗi lần
bị vấp ngã.
 Đối mặt với mọi khó khăn để mạnh mẽ hơn
lúc này, thật tệ cho cảm giác này cứ tồn tại,
lặp đi lặp lại.

44.  Những con người đẹp nhất là những
người từng bị đánh bại, từng đau khổ,
từng tranh đấu, từng mất mát, và đã
tìm được đường ra khỏi vực sâu.
Những người này có lòng cảm kích, sự
nhạy cảm và thấu hiểu đối với cuộc
đời, cuộc đời đã làm họ tràn đầy sự
cảm thông, sự dịu dàng và quan tâm
yêu thương sâu sắc. Người đẹp không
tự nhiên mà có.
• Elisabeth Kübler-Ross

46. Người tính khí thất thường thì suốt
đời không làm nên một công việc
 Ai điều
khiển
được
lòng say
mê của
mình thì
đó là
ông chủ.

47. 1. Dọn dẹp bàn của bạn
2. Viết nhật ký
3. Xây dựng các hệ thống
4. Lập một kế hoạch làm việc thật thực tế
2.3. NGĂN NẮP

48. 1. Làm việc thông minh
2. Dành thời gian để tiết kiệm thời gian
3. Xác định những việc quan trọng và những việc cấp thiết.
4. Lập các bước cụ thể để thực hiện công việc
5. Làm đúng ngay từ đầu
6. Cuộc sống bên ngoài công việc
2.4. LÀM VIỆC TỐT HƠN

49. 1. Làm việc hòa thuận cùng nhau thuận
2. Ủy thác hiệu quả
3. Lập kế hoạch cho những cuộc họp tốt hơn
4. Điều hành một cuộc họp tốt hơn
2.5. LÀM VIỆC NHÓM

50. 1. Hãy nghĩ về cách bạn giao tiếp
2. Nói chuyện điện thoại
3. Lắng nghe cẩn thận
Kết luận: Biết cách lắng nghe sẽ làm cho các mối quan hệ trở nên
gần gũi hơn và giảm thiểu khả năng lãng phí thời gian cho những
hiểu nhầm không đáng có.
2.6. GIAO TIÊP HIỆU QUẢ HƠN

51. 1. Tạo khung thời gian
2. Giữ tập trung
3. Biến tất cả thành hành động
Kết luận: Quản lý thời gian không chỉ đơn giản là việc xác định
khung thời gian cho công việc mà phải biến những suy nghĩ,
những ý tưởng, những kế hoạch thành những hành động cụ thể
2.7. KIỂM SOÁT THỜI GIAN

52. 2.3. NGĂN NẮP

53. CÂU HỎI THẢO LUẬN
1.Phân biệt hai khái niệm “phân chia thời gian hợp
lý” và “quản lý thời gian hiệu quả”.
2.Sử dụng các kỹ thuật đã học, phân tích các yếu tố
gây lãng phí thời gian của bản thân và lập kế hoạch
triệt tiêu các yếu tố này.

54. BÀI TẬP RÈN LUYỆN KỸ NĂNG
1. - Giả sử cơ quan bạn là cơ quan cấp trên, có nhiều đơn vị cấp dưới trải khắp ba
miền Bắc, Trung, Nam. Thủ trưởng giao cho bạn tổ chức ở mỗi đơn vị một cuộc
họp mà việc phổ biến có nội dung chung cho tất cả các đơn vị. Hãy cho biết cách
thức tốt nhất để phổ biến thông tin cho các đơn vị thuộc cơ quan bạn.
2. - Bộ phận “một cửa”của UBND phường X, thường bị người dân phàn nàn là
chậm trễ, không đúng thời hạn trả kết quả như quy trình đã được niêm yết. Theo
bạn, chủ tịch UBND phường cần phải làm gì để khắc phục tình trạng nêu trên,
lấy lại niềm tin của nhân dântrong phường.
3. - Hãy tự lập kế hoạch làm việc cho một tuần, một tháng, một quý và cả năm, sau
khi kết thúc chuyên đề.

55. 1. Lại Thế Luyện: Kỹ năng quản lý thời gian,
NXB Văn hóa Thông tin, 2010.
2. Quản lý thời gian, Bộ cẩm nang bỏ túi, NXB
Thông tấn, 2007.
3. Tổ chức công việc hiệu quả, Dịch giả Trần
Phi Tuấn, 2008.
TÀI LIỆU THAM KHẢO

57. CHÚC THÀNH CÔNG
& HẠNH PHÚC
BUIQUANGXUAN
0913183168
buiquangxuandn@gmail.com