I den superfleksible og hektiske nye arbeidshverdagen strømmer forespørsler og informasjon mot oss i alle kanaler. Da er det lett å bli presset tilbake i stolen og jobbe med innkommende forespørsler istedenfor å drive mot egne og virksomhetens mål.
Samtidig blir det mer og mer å gi medarbeidere selvstendig ansvar for å drive mot egne mål, med fleksibilitet til å arbeide hvor man vil og når man vil så lenge man når sine mål.
En annen utfordring er at de fleste blir mer og mer avhengige av å samarbeide med andre for å nå egne mål. I følge Corporate Executive Board – CEB sier 67% av de spurte i en global undersøkelse at de er mer avhengige av å samarbeide med andre enn de var for 5 år siden.
Beginners Guide to TikTok for Search - Rachel Pearson - We are Tilt __ Bright...
Smart arbeid og samarbeid i den nye arbeidshverdagen smaksprøve
1. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014
Hvordan du
kommer fra mål
til handling for å
oppnå gode
resultater
2. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014
Smart arbeid og samarbeid i den nye
arbeidshverdagen
1. Prioriter arbeid som fører til resultater
2. Etabler klar sikt fra mål til handling
3. Fokuser på strategiske arbeidsoppgaver
4. Lag en plan for å nå resultatmål
5. Balanser forespørsler fra andre og egne
oppgaver!
6. Arbeid med og samarbeid om aktiviteter
7. Sikre gjennomføring av planer
3. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014
Prioriter arbeid som fører til resultater
Plott hvordan du
1. erfarer balansen
langs hver av
aksene i dag
2. hvordan du
ønsker den
skulle være.
Sett et merke på
hver av de 6 aksene
mellom 0 til 5 og
trekk en linje
mellom merkene.
0
1
2
3
4
5
Strategisk arbeid
Arbeid for å nå mine mål
Bruker tiden som planlagt
Taktisk/daglig operasjonelt
arbeid
Bidra til at andre når sine
mål
Tid brukt på uplanlagt arbeid
I dag Ønsket
4. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014
Etabler klar sikt fra mål til handling
• Eks. KundetilfredshetFokus-
områder
• Eks. for handlingsplaner
• Gruppe: Forbedre kundetilfredshet i bedriftsmarkedet
• Personlig: Innføre kundetilfredshetsmåling
Handlingsplan og
Aktivitetsplaner
• Eks. velge metode for måling av
kundetilfredshet
Aktiviteter
• Eks. Innhente informasjon om
leverandører av målinger
Oppgaver
Planlegging
Handling
5. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014
Balanser forespørsler
fra andre og egne
oppgaver!
Arbeid med
mine viktige
oppgaver
Arbeid med
forespørsler
fra andre
6. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014
Smart aktivitetsplanlegging
med OneNote!
1. Gjennomgå
handlingsplaner
ukentlig
2. Velg aktiviteter du
må starte, eller følge
opp neste uke
3. Lag ukeplan
med Outlook
oppgaver
Klikk og skriv inn oppgaven
Eks. Sende ut spørreskjema til kunder
Fokusområde Handlingsplan Ønsket resultat
Eks. Forbedre
kundetilfredshet i
bedriftsmarkedet
1. Innføre
kundetilfredshetsmåling
2. Analysere første resultater
3. Sette i verk forbedringstiltak
4. Måle på nytt
1. Undersøkelse gjennomført før 1.
mars
2. Forbedringsplan iverksatt før 1.
mai
3. Ny måling i august som vise minst
20% forbedring av tilfredshet
8. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014
Aktivitetsplan - eksempel
Forbedre
kundetilfredshet
Aktivitet Når/Hvem Notater og grunnlagsmateriale
1. Innføre kunde-
tilfredshetsmåling
Utrede og velge metode Medio
Januar
Linker:
• Kundetilfredshet og omdømmestyring - TNS Gallup
• Spørreundersøkelse på nett | Online Undersøkelse ...
• GAP Vision – webbasert verktøy for å måle
kundetilfredshet
Bruke 4, punkt eller 5 punkt skala?
Utforme spørsmål til
undersøkelsen
Innen utg.
av januar
Sjekk om det finnes noe andre har gjort som kan gjenbrukes
Sende ut undersøkelse Medio
februar
Sende på E-post
2. Analysere første
resultater
Analysere resultater Mars
Bruke spider-diagram for å
analysere resultater og sette mål
3. Sette i verk
forbedringstiltak
… April
9. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014
Overfør oppgaver fra aktivitetsplan til Outlook
Forbedre
kundetilfredshet
Aktivitet Når/Hvem Notater og grunnlagsmateriale
1. Innføre kunde-
tilfredshetsmåling
Utrede og velge metode Medio
Januar
Linker:
• Kundetilfredshet og omdømmestyring - TNS Gallup
• Spørreundersøkelse på nett | Online Undersøkelse ...
• GAP Vision – webbasert verktøy for å måle
kundetilfredshet
Bruke 4, punkt eller 5 punkt skala?
Utforme spørsmål til
undersøkelsen
Innen utg.
av januar
Sjekk om det finnes noe andre har gjort som kan gjenbrukes
Sende ut undersøkelse Medio
februar
Sende på E-post
2. Analysere første
resultater
Analysere resultater Mars
Bruke spider-diagram for å
analysere resultater og sette mål
3. Sette i verk
forbedringstiltak
… April
10. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014
Sikre gjennomføring av planer
Unngå å avbryte
deg selv
Unngå avbrytelser
fra andre
Din handling i
avgjørende øyeblikk
11. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014
Gjør en smart endring på
jobben
La teknologi og struktur arbeide
for deg
Frigjør plass i hodet til
innovasjon og til å skape
resultater.
I den nye, fleksible arbeidsdagen blir det
stadig viktigere å kunne arbeide og
samarbeide uavhengig av hvor man
befinner seg. Da blir det helt nødvendig å
kunne bruke teknologi for å støtte
planlegging, prioritering og samarbeid over
nettet.
Potensielt kan en leder spare, eller
omprioritere, opp til en dag pr. uke ved å
benytte teknologi de allerede har
tilgjengelig. Dessverre blir ledere sjelden
tilbudt relevant og tilpasset opplæring.
De har heller ikke tid til å sette seg inn i
mulighetene på egenhånd.
Gjennom SmartEndring bygger jeg på
mange års erfaring som leder i Microsoft
og lærer ledere å ta noen smarte grep for å
beherske den nye arbeidshverdagen på en
time eller to.
For mer informasjon og for å avtale uforpliktende
møte om eventuell gjennomføring av Smart
samarbeid i den nye arbeidshverdagen, ta kontakt
på E-post bjorn.hopland@smartendring.no, eller
telefon 90173524
Les mer, og se også andre SmartEndring leveranser
på http://www.smartendring.no
Notas do Editor
For å kunne prioritere arbeid som gir de ønskede resultater må man først ha kontroll på egen hverdag. Man må både kunne håndtere innkommende forespørsler og fremdeles ha tid og energi til å drive mot egne mål. Dette krever god prioritering.
Videre bør man ha en overordnet strategi og plan for hva man skal drive, hvordan man skal samarbeide med andre og ikke minst gjennomføre planene. For de fleste er dette det vanskeligste. Mange har gode strategier og planer, men mangler gjennomføringskraft til å gjennomføre dem. Dette kan man gjøre noe med.
For å kunne prioritere arbeid som gir de ønskede resultater må man først ha kontroll på egen hverdag. Man må både kunne håndtere innkommende forespørsler og fremdeles ha tid og energi til å drive mot egne mål. Dette krever god prioritering.
Videre bør man ha en overordnet strategi og plan for hva man skal drive, hvordan man skal samarbeide med andre og ikke minst gjennomføre planene. For de fleste er dette det vanskeligste. Mange har gode strategier og planer, men mangler gjennomføringskraft til å gjennomføre dem. Dette kan man gjøre noe med.
Strategisk arbeid: Systematisk arbeid med planlegging, eller gjennomføring av planer som fører til forbedringer. En strategi er en plan av handlinger med hensikt å nå et spesifikt mål. Strategi handler mer om hva som skal gjøres enn om hvordan noe skal gjøres.
Operasjonelt arbeid: Rutinearbeid, arbeid med å gjennomføre en plan
Egne målrettede og viktige oppgaver: Arbeid du gjør for å nå dine mål
Uplanlagte oppgaver og forespørsler fra andre: Arbeid du gjør for at andre skal nå sine mål, eller arbeid som har lav prioritet.
For at vi skal kunne samarbeide godt og gjøre riktige prioriteringer er det viktig at våre mål henger sammen med kollegers og virksomhetens mål slik av vi har en felles interesse i å bidra til teamarbeid.
Topp til bunn fra overordnede og strategiske mål til daglige prioritering av oppgaver.
Over streken er alt planlagt, under streken en blanding av planlagte og uplanlagte oppgaver. Det ofte her prioriteringene blir satt på prøve.
Man kan ikke planlegge alt, men uten en viss planlegging blir alt uplanlagt. Det øker sannsynligheten for at andre fyller din tid ettersom du ikke har fylt den selv med planlagte aktiviteter.
Målene blir referansepunkter for:
Planer
Beslutninger
Motivasjon
Følge opp fremdrift
Korrigere kurs---
Fokusområder – Virksomhetsmål -Avdeling/Funksjon – Personlig
Handlingsplan - Overordnet plan for hvert fokusområde
Aktivitetsplan – Detaljert plan for utvalgte deler av handlingsplanen
Aktiviteter – Et sett med oppgaver som fører til gjennomføring av aktiviteter
De fleste av oss er såpass samvittighetsfulle at vi behandler forespørsler fra andre før vi går løs på egne oppgaver. Det kan lett føre til av vi arbeider for mye med uplanlagte oppgaver og at det ikke blir tid igjen til å arbeide mot egne, strategiske mål. Hvis du kan ta kontroll over, og prioritere kan du få en bedre arbeidshverdag og kapasitet til å både arbeide mot strategiske mål og bidra til andre
Ved å ha en oversikt over alle dine avtaler, oppgaver, frister og leveranser som du holder oppdatert daglig vil du kunne lage en realistisk ukeplan for deg selv. Det gir deg også et godt utgangspunkt for prioritering så du er sikker på at du arbeider med de riktige oppgavene som gjør at du når dine mål.
Mange sier at Excel er universalverktøyet i Office, men jeg holder en knapp på OneNote.
OneNote kan brukes til både ustrukturert og strukturert informasjon. Det er et godt både som personlig verktøy og som samarbeidsverktøy.
Når en OneNote notatblokk ligger på et fellesområde på SharePoint eller på Web kan alle som har tilgang bruke den samtidig.
OneNote er tilgjengelig på både PC, Webapp, nettbrett og smarttelefoner. Det vil si at du har informasjonen med deg overalt.
Dere vil også se at aktiviteter du legger inn i OneNote også kan overføres til Outlook oppgaver og følges opp på samme måte som vi har sett på tidligere
Her er et eksempel på en aktivitetsplan i OneNote. Legg merke til at i «Notater og grunnlagsmateriale kan man legge inn lenker, bilder og dokumenter som er hendige å ha i forbindelse meg gjennomføring av aktivitetene.
Nå kan de som samarbeider om denne aktiviteten selv gå inn i planen og flagge oppgaver for oppfølging. De vil nå bli synlige i Outlooks oppgaveliste på det tidspunktet man ønsker.
Mange klager på at man ikke får gjennomført det arbeidet man har planlagt fordi man blir avbrutt av andre hele tiden. Men i virkeligheten kan det hende at du selv er årsaken til de fleste avbrytelsene.
Det som også ofte skjer er at man legger planer uten å tenke på hva man må endre av arbeidsvaner og at det ikke alltid er så enkelt. Det er lett å beslutte noe, men ikke alltid lett å gjennomføre i praksis.