1. KETERAMPILAN KOMPUTER
DAN PENGELOLAAN
INFORMASI (KKPI)
BAHAN AJAR
KELAS XI SEMESTER
GENAP
OLEH : BERNI MONTOLALU, S.Pd
berni_design

2. Standar Kompetensi :
Mengoperasikan Sistem operasi
software
Kompetensi Dasar :
Mengoperasikan software aplikasi basis
data
berni_design

3. A. PENGENALAN SOFTWARE BASIS DATA
Software basis data merupakan
software pengolah data yang
digunakan untuk menyimpan dan
mengolah data sehingga data dapat
tersimpan dengan baik dan dapat
diakses dengan muda oleh
pengguna.
Kumpulan data ini biasanya saling
berhubungan satu sama lain yang biasa
disebut database. Salah satu perangkat lunak
yang diperuntukkan untuk mengolah database
yaitu Microsoft Access 2007 berni_design

4. 1.Fungsi Microsoft Access 2007.
Banyak kemudahan yang diperoleh dalam
menggunakan/ bekerja dengan Ms.
Access, diantaranya dapat melakukan proses
pengaturan data, pembuatan tabel
data, pembuatan form, menyaring data, dan
pembuatan laporan.
berni_design

5. 2.Memulai Microsoft Access 2007.
Untuk menjalankan atau memulai Ms. Access
2007, ikuti langkah berikut :
a. Klik Start
b. Pilih All Programs
c. Pilih Microsoft Office
d. Pilih dan Klik Microsoft Access 2007.
berni_design

6. Dalam mengolah database,Microsoft Access 2007
memiliki sarana atau objek yang dapat
mempermudah dalam membangun sebuah database.
Adapun objek – objek tersebut antara lain :
Tabel : merupakan tempat atau sarana untuk
penyimpanan data.
Query : digunakan untuk menyaring data dengan
berbagai kriteria dan urutan yang diinginkan
Form : digunakan untuk memasukkan dan mengubah
data atau informasi yang ada didalam suatu
database dengan menggunakan tampilan
formulir
Report: digunakan untuk menampilkan atau mencetak
data atau informasi dalam bentuk laporan
3. Objek dalam Access 2007
berni_design

7. I. Pengertian
database, table, field, record, dan
primary key
Sebelum memulai Micosoft Access, terlebih dahulu
harus mengenal apa itu basis data dan apa saja
komponen yang ada didalamnya.
Basis Data merupakan kumpulan data yang
tersusun dalam tabel yang terintegrasi menjadi satu
kesatuan yang saling berhubungan. Pengertian
lain, Basis data (database) adalah kumpulan data
yang berhubungan dengan suatu objek, topik, atau
tujuan khusus tertentu. Contoh database antara lain
: buku telepon, buku kamus, katalog buku di
perpustakaan.
B. MEMBUAT, MEMBUKA, DAN
MENYIMPAN FILE BASIS DATA
berni_design

8. Tabel merupakan kumpulan dari
beberapa record dan field.
Field merupakan atribut yang dimiliki
oleh suatu tabel,
Record merupakan isian data yang
dimiliki oleh tabel.
Primary Key berfungsi sebagai pembeda
antar record-record yang ada. Jadi
data pada field ini tidak ada yang
sama. berni_design

9. Sebagai contoh, misalnya ingin membuat sebuah
basis data untuk menyimpan nilai-nilai siswa sebuah
SMK maka basis data ini diberi nama Data Akademik.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk membuat
sebuah data base adalah :
1. Analisis jenis – jenis field yang perlu dibuat
Untuk data akademik diperlukan No. Induk
Siswa, Nama, Program Pilihan, Nilai PKN, Nilai
Bahasa Indonesia, Nilai Matematika, Nilai
Bahasa Inggris, dan Keterangan
Jenis – jenis field yang telah dirancang
sebelumnya dibuat dalam tabel ringkas berikut:
berni_design

10. Tabel. Data
Akademik
No.
Induk
Nama
Prog.
Pilihan
PKN
Bhs
Indo
Matem
Bah.
Inggris
Ket.
001 Heru TKJ 9 9 9 9 Perfect
002 Zoraya TKJ 6 7 5 7 Cukup
003 Tutik TKJ 5 5 5 5 Mengulang
004 Daysi TKJ 8 8 8 8 Baik
005 Bimo TKJ 7 7 7 7 Cukup
berni_design

11. Tabel Tipe – tipe data dan Keterangannya
Tipe Data Keterangan
Text Merupakan tipe data yang sering digunakan (alfabetik dan numerik),
panjang maksimum 255
Number Hanya digunakan untuk menyimpan data numerik
Data/time Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam
Memo Mampu menampung nilai sampai 65.535 karakter
Currency Digunakan untuk nilai mata uang
Autonumber Berisi angka urut yang muncul secara otomatis dan nilainya tidak dapat
berubah
Yes/No Berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/False dan On/Off
OLE Object Digunakan untuk eksternal objek, misalnya gambar, suara, dsb
Hyperlink Gabungan dari Text dan Number yang disimpan dalam bentuk teks.
Digunakan untuk menyimpan pointer ke situs web.
LookupWizard Untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau Combo Box
2. Analisis tipe –tipe data dari data yang akan dimasukkan.
Ada beberapa tipe data yang perlu diketahui yaitu sebagai
berikut :
berni_design

12. II. Membuat, membuka, menyimpan
software basis data
1. Membuat File Basis Data
Untuk membuat sebuah database baru, lakukanlah
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Di bagian tampilan awal pilih Blank Database atau
bisa juga memilih New Blank database pada bagian
Office Button.
b. Setelah muncul dialog untuk memasukkan nama file
database, isikan nama file database secara manual
atau bisa mengklik tombol folder untuk
menyimpan secara otomatis.
c. Klik tombol Create untuk membuat sebuah
database atau tombol Cancel untuk
membatalkan proses pembuatan file database.
berni_design

13. 2. Membuka File Basis Data (Database)
Untuk membuka file database dapat dilakukan
dengan cara:
a. Klik Office Button lalu klik Open.
b. Di dalam daftar folder, cari folder atau
alamat tempat disimpannya file database.
c. Ketika sudah menemukan file database yang
diinginkan, pilih salah satu langkah di bawah
ini :
1. Double klik file database untuk membukanya
2. Pilih file database yang diinginkan lalu klik
tombol Open untuk membukanya.
berni_design

14. Gambar. Dialog Open database
berni_design

15. 3. Menyimpan File Basis Data (Database)
Untuk menyimpan file database dapat dilakukan
dengan cara:
a. Klik Office Button lalu klik Save.
b. Cara lain yang lebih cepat adalah dengan
menekan tombol Ctrl+S pada keyboard
berni_design

16. 4. Menutup Microsoft Access 2007.
Menutup Program Ms. Access 2007 berarti keluar
dari program Ms. Access 2007. untuk keluar dari
program Ms. Access 2007 dapat dilakukan dengan
berbagai cara yaitu :
a. Klik Office Button → Exit Access
b. Atau klik tombol close pada titlebar dibagian
sudut kanan atas jendela Ms.Access
c. Atau tekan tombol kombinasi Alt+F4 pada
keyboard
berni_design

17. Membuat Tabel pada Ms. Access 2007.
Langkah-langkanya sebagai berikut :
- Setelah Database dibuat,
kemudian klik icon Design view
-Setelah icon Design view ditekan, isi table name
sesuai yang diinginkan pada kolom Save As, lalu
tekan Ok.
III. Membuat Tabel Pada Ms. Access 2007
berni_design

18. -Kemudian setelah langkah-langkah diatas dilakukan
maka akan muncul tabel dan masukkan nama Field
dan Tipe datanya seperti tampilan berikut ini :
Pada jendela tabel diatas terdapat 3 kolom yaitu :
a. Field Name (nama field), berfungsi memasukkan nama-nama
field dari suatu tabel.
b. Data Type (tipe data), ada berbagai macam tipe data yang ada
di access meliputi :
text, number, date/time, memo, currency, autonumb
er, Yes/No, OLE Object, Hyperlink, lookup wizard.
c. Description (deskripsi), sebagai keterangan yang akan
mempermudah dalam memahami nama field
berni_design

19. - Setelah nama field dan tipe data
dimasukkan, lalu klik ikon View
-Setelah mengklik ikon View maka akan muncul
Tabel dan masukkan data yang diinginkan kedalam
Tabel tersebut, seperti tampilan dibawah ini :
berni_design

20. 1. Memasukkan Record
sebelum memasukkan record, harus membuka
tabel yang akan diisi dengan data. Pilih tabel yang
baru dibuat dan lakukan langkah-langkah berikut :
 Klik ganda tabel yang baru dibuat hingga muncul
tampilan berikut
Nilai pada tabel diatas masih kosong karena
belum memberikan nilai apapun ke dalamnya
C. MENGOLAH FILE BASIS DATA/DATA
BASE
berni_design

21.  Isi tabel dengan data – data yang telah
dikumpulkan sebelumnya dan Tekan Enter untuk
berpindah dari satu record ke record berikutnya.
 Simpan data dengan menekan Ctrl+S, atau klik
Office Button → Save atau icon save
berni_design

22. 2. Mengubah Record
Untuk mengubah record yaitu dengan membuka tabel
yang ingin diubah, dan klik tepat pada kolom yang
ingin dihapus kemudian ganti data yang akan diganti.
3. Menghapus Recod
Jika ada record yang tidak sesuai denga
keinginan, bisa menghapusnya dari tabel. Langkah –
langkah menghapus record sebagai berikut :
 Buka tabel yang record-nya akan dihapus
 Pilih record yang akan dihapus dengan cara mengklik
area dibagian kiri record yang akan dihapus.
berni_design

23.  Kemudian klik kanan, dan pilih Delete Record.
(Perhatikan gambar dibawah ini)
 Setelah itu akan muncul kotak dialog yang
menginformasikan bahwa setelah menghapus record
tersebut, maka tidak bisa lagi mengembalikan record
tersebut kecuali menambah record baru
 setelah itu record akan hilang dari tabel seperti terlihat
pada gambar dibawah ini
berni_design

24. D. PENCETAKAN FILE BASIS DATA/DATA
BASE
MENCETAK TABEL
Untuk mencetak tabel yang telah
dibuat, langkah-langkahnya adalah sebagai
berikut :
Buka basis data tempat tabel
yang akan dicetak berada.
Kemudian klik Office Button
dan pilih Print, seperti pada
gambar disamping ini.
berni_design

25. Selanjutnya muncul jendela Print dan
lakukan pengaturan pada jendela Print
Selanjutnya klik OK
berni_design

26. 1. Buatlah File database dengan nama : Latihan 1
2. Buatlah tabel siswa yang terdiri dari beberapa
field, kemudian tentukan jenis tipe datanya :
Soal Praktek.
FIELD NAME DATA TYPE DESCRIPTION
*NIS Number Nomor Induk Siswa
NAMA SISWA Text Nama Siswa
TEMPAT LAHIR Text Tempat Lahir
TGL LAHIR Date/time Tanggal Lahir
ALAMAT Text Alamat Siswa
berni_design

27. 3. Simpan tabel dengan nama : Data Siswa dan isi
tabel tersebut dengan 6 data sebagai berikut :
4. Ubah alamat Heru (data ke-4) menjadi Kalatin
5. Hapus data ke-3 (Data Sinta)
6. Cetaklah Tabel Data Siswa tersebut.
Soal Praktek.
NIS NAMA SISWA TEMPAT LAHIR TGL LAHIR ALAMAT
100 BUDI RATAHAN 12 JAN 1990 TOSURAYA
101 RAMA TOMBATU 05 DES 1992 WAWALI
102 SINTA RATAHAN 03 SEPT 1991 WAWALI
103 HERU LOWU 01 AGUST 1992 TOSURAYA
104 DELIA LOWU 15 DES 1990 KALATIN
105 SANTI TOMBATU 20 JUN 1991 TOSURAYA
berni_design

28. Sumber Bahan Ajar :
1. Buku KKPI untuk SMK dan MAK Kelas
XI
Penerbit : Erlangga, Tahun 2008
Pengarang : - Anjrah
Mintana, S.Kom
- Drs. T. Adi Wijaya, M.T
II. Internet
berni_design