Forli' cesena 3 dicembre 2013 Tecnologia - Giacomo Barbieri

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Modulo 5

Tecnologia ed E-Business
Giacomo Barbieri
Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti
IDSC Srl - Servizi in evoluzione per una professione che cambia
giacomo.barbieri@barbierieassociati.it
www.barbieri.it

LinkedIN: it.linkedin.com/in/giacomobarbieri
Twitter: @dott_barbieri
Tour IFAC 2013/2014 – Tecnologia per lo Studio
Forlì – 3 dicembre 2013

1


Programmare gli
investimenti in IT per il
2014
Il sistema IT di uno studio deve garantire

affidabilità
prestazioni
attraverso la massima semplicità
Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»
Quello che c’è deve servire a qualcosa


Siamo in grado di
controllare la
tecnologia e le
novità che
introduciamo o
rischiamo di
esserne
ostaggio?


Siamo soddisfatti di come stiamo già
gestendo le singole aree applicative?

Partenza obbligata sono le persone che
dovranno usare gli strumenti, altrimenti
potremmo arrivare ad una soluzione ideale
ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà
Di quali aspetti si lamentano?
 tenere traccia delle anomalie!
Che cosa non sarebbero assolutamente in
grado di usare?
Come valorizzare i giovani?


Di cosa non si può fare a meno?

Flessibilità/versatilità/elasticità
Scalabilità
Sicurezza
Protezione
Manutenibilità
Semplicità



Di quali applicazioni
ha bisogno uno Studio?
gestionale specifico da
commercialista
produttività personale
collaborazione
archiviazione/classificazione/ricerca
banca dati


Le scelte strategiche
Quale dei vari software «guida» la filiera?
(ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del
progetto?)

A quale software affidiamo organizzazione
del lavoro, consuntivazione, fatturazione?
In quale modulo risiedono i dati critici per
la gestione dello studio? Anagrafiche,
elenco pratiche, modelli, archivi


I buoni propositi

finite le
dichiarazioni
questa volta
cambiamo il
software
gestionale !



«finite le dichiarazioni questa volta
cambiamo il software gestionale!»
gli
aggiornamenti
tardano

l’assistenza
fa acqua

Perché?

costa
troppo

non fa
quello che
ci serve

È troppo
complicato

È lento, è
vecchio

non
interagisce
coi clienti


non è nella
nuvola


sarebbe il
31 dicembre e
non l’abbiamo
ancora
cambiato…



… e perché non l’abbiamo
cambiato?

È già il
31???

I call center
sono tutti
uguali

Come mai?
I miei clienti
non sono
pronti

La nuvola
è un
rischio

Avevamo poi
deciso di
cambiarlo?

E cosa state
aspettando,
di grazia?

Costano
troppo

E imparare
tutto da capo?
A che pro?

Fanno le
stesse cose



Il software gestionale
Tutti i maggiori applicativi da commercialisti
stanno integrando funzionalità per il controllo di
gestione, la collaborazione, l’archiviazione, ma si
tratta di soluzioni paragonabili ai software
specializzati?
I limiti spesso imposti dalle soluzioni proprietarie
valgono la maggiore integrazione con il
gestionale?
Quali elementi soffrono di più questa scelta?
Agenda, contatti e collaborazione
Come capire quando è ora di cambiare?
Come gestire la transizione?


La produttività personale
Outlook: generazione di azioni partendo da un
messaggio, sincronizzazione tra dispositivi
differenti, PEC, integrazione con i social
network
Word: stampa unione, indici/sommario,
revisioni
Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo
dei dati, formattazione condizionale
Access: analisi dati
Powerpoint


Strumenti per la collaborazione

gestione agenda,
contatti,
scambio documenti,
condivisione processo di creazione
documenti
nello studio, con i clienti, con altri
professionisti, con la p.a., da remoto


Nuovi strumenti da valutare
www.wetransfer.com
www.dropbox.com
www.evernote.com
www.teamviewer.com
www.webex.com
www.ifttt.com
www.wappwolf.com



Esempio di uso di Dropbox
Elaborazione di una stima aziendale da
parte del perito nominato
1. creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2. condivido la cartella con il perito, che riceve un
messaggio automatico
3. comincio a caricare i documenti richiesti
4. inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo
traccia automatica delle revisioni
5. ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei
documenti viene aggiornato o aggiunto
6. i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella
loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso



Esempio di uso di Dropbox
Elaborazione di una stima aziendale da
parte del perito nominato
1. creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2. condivido la cartella con il perito, che riceve un
messaggio automatico
3. comincio a caricare i documenti richiesti
4. inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo
traccia automatica delle revisioni
5. ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei
documenti viene aggiornato o aggiunto
6. i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella
loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso
l’azienda, sia da casa


Archiviazione / ricerca

Capitalizzare la conoscenza dello Studio
Seguire il ciclo di vita di un documento
(workflow)
Raccolta dati dagli altri software
Pubblicazione di dati per gli altri software



Banche dati
Sono ancora strumenti attuali?
Perché spendere in costosi abbonamenti
se gli utilizzatori preferiscono fare ricerche
su Google o wikipedia?
Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo
realmente usando?



Architetture a confronto

Fisica / Virtuale /
Cloud
Quale è più adatta al nostro scopo?
Stiamo già usando prodotti cloud?
Lo scenario BYOD (Bring Your Own
Device) per gestire gli end-point


Una proposta concreta

Fisica / Virtuale /
Cloud
costo fisso da ammortizzare

per gli end-point
(con ricorso al BYOD)

costo variabile

per l’infrastruttura IT
(server applicativi e desktop virtuali)

periferiche
(stampanti, multifunzi
one, switch, connettiv
ità, server, storage di
rete)

Client Tipo
PROFESSIONISTA

mobilità

integrazione

ergonomia

archiviazione
sicurezza

Client Tipo PROFESSIONISTA

mobilità

integrazione

ergonomia

archiviazione
sicurezza!


Alcuni obiettivi spiccioli
validi per tutti
Minimizzare la ripetizione dei dati
Avere le informazioni che servono quando servono
Darsi delle regole di lavoro e condividerle
1) Condividere la rubrica telefonica (con sé stessi
sui vari dispositivi e con i colleghi)
2) Condividere l’agenda (dentro e fuori studio)
3) Condividere i modelli, le checklist e l’archivio
documenti
4) Raccogliere dati gestionali (timesheet, kpi sulle
pratiche)


A cosa prestare attenzione
in un progetto Cloud?
•Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità
•Business continuity: un’architettura cloud ha punti
deboli diversi (tipicamente la connettività…)
•Informativa adeguata al cliente per non incorrere in
violazione del segreto professionale, valorizzazione dei
vantaggi
•Controlli sulla riservatezza più serrati
•Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di
riservatezza e rispetto del segreto professionale, di
protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a
responsabile del trattamento, obbligo di informativa
sulle variazioni tecniche, modalità di uscita)
•Standardizzare i comportamenti!


Riflessioni

Oggi si può fare a meno dell’infrastruttura
IT come tradizionalmente intesa?
Perché devo mantenere un server di posta
interno? Che vantaggio mi dà?
La versione online di Exchange costa
78€/anno per utente…
Come fare la scelta del gestionale?



In conclusione

conviene investire
in strumenti, in
software o in
conoscenza?


Grazie dell’attenzione
giacomo.barbieri@barbierieassociati.it
@dott_barbieri

Via Riva di Reno 65 - 40122 Bologna
www.barbieri.it



Il segreto professionale
Dareste mai ad un passante una busta
destinata ad un cliente affinché la faccia
giungere dall’altra parte della città?
E se sapeste che anche nella fortunata
ipotesi in cui la busta arrivi a destinazione,
ad ogni passaggio di mano ne è stata fatta
una copia integrale?
Eppure lo stiamo facendo ogni giorno…

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