Báo Cáo Tốt Nghiệp Công Tác Văn Thư Lưu Trữ.

DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM : 0909 232 620
TẢI FLIE TÀI LIỆU – BAOCAOTHUCTAP.NET
BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI XÃ
BÀ ĐIỂM- HUYỆN HÓC MÔN
Họ và tên: Bùi Anh Duy
Lớp: KS10-TC78
Khóa học: 2010-2023
Cơ quan thực tập: UBND Xã Bà Điểm
Thời gian thực tập: 29/1/2023 – 6/3/2023
Giảng viên hướng dẫn: Th.S Nguyễn Thế Tài

TP. Hồ Chí Minh, tháng 3 năm 2023

i
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
Bà Điểm, Ngày Tháng Năm 2023

ii
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
Tp Hồ Chí Minh, Ngày Tháng Năm 2023

iii
LỜI CẢM ƠN

Trước hết, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy hướng dẫn: Thạc sĩ
Nguyễn Thế Tài đã nhiệt tình hướng dẫn, quan tâm sát sao, giúp em có những định
hướng đúng đắn để hoàn thành bài báo cáo thực tập.
Tiếp đến, em xin chân thành cảm ơn toàn thể quý Thầy Cô Học viện hành chính
quốc gia đã tận tình chỉ bảo, truyền đạt kiến thức cho em trong suốt những năm qua.
Đó chính là cơ sở, tiền đề vững chắc giúp em bước vào thực tế để tìm hiểu và học hỏi
nhiều hơn.
Em cũng xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo UBND xã Bà Điểm cùng toàn
thể các cô chú, anh chị đang công tác tại ủy ban đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện
cho em trong suốt quá trình khảo sát thực tế, giúp em có những cơ sở thực tiễn để phục
vụ cho nghiên cứu của mình.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn!
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày …tháng … năm 2….
Sinh viên
DANH MỤC VIẾT TẮT
UBND: Uỷ ban nhân dân

iv
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................... 1
Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ BÀ ĐIỂM - HÓC
MÔN.................................................................................................................. 4
1.1Giới thiệu về cơ quan................................................................................... 4
1.1.1. Giới thiệu tổng quan................................................................................ 4
1.1.2. Tổ chức.................................................................................................... 4
1.1.3. Nhân sự ................................................................................................... 5
1.1.4. Nhiệm v, quyền hạn................................................................................. 5
Chương 2. Thực trạng của công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã
Bà Điểm............................................................................................................. 7
2.1. Nghiệp vụ công tác văn thư tại UBND xã Bà Điểm.................................. 7
2.1.1. Nội dung của công tác văn thư tại UBND xã ........................................ 7
2.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư tại UBND xã ........................................... 7
2.1.3. Hình thức tổ chức công tác văn thư UBND xã ...................................... 8
2.1.4. Các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản
nội bộ, văn bản mật và khẩn tại UBND xã Bà Điểm........................................ 8
2.2. Quy trình giải quyết và quản lý đối với văn bản đến văn bản đi, văn bản
nội bộ "mật" và khẩn ở UBND xã................................................................... 10
2.2.1. Công cụ để quản lý công văn giấy tờ UBND xã................................... 12
2.2.2. Nguyên tắc đóng dấu tại UBND xã....................................................... 13
2.2.3. Công tác lập hồ sơ tại UBND xã ......................................................... 13
2.2.4. Cách sắp xếp các tài liệu trong uỷ ban xã........................................... 14
2.2.5. Cách sao văn bản ở UBND xã.............................................................. 15
2.2.6. Các loại hồ sơ ....................................................................................... 15
2.2.7 Chế độ nép lưu hồ sơ tại UB................................................................. 15
2.2.8. Các yếu tố tác động đến hiệu quả hoạt động của bộ phận văn thư..... 15

v
2.3. Nghiệp vụ lưu trữ ..................................................................................... 16
2.3.1. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ ở UB ........................................... 16
2.3.2. Các khâu nghiệp vụ lưu trữ................................................................... 17
2.3.3. Công tác lưu trữ tại UBND xã .............................................................. 17
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN ............. 19
XÃ BÀ ĐIỂM ................................................................................................. 19
3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban
nhân dân xã Bà Điểm...................................................................................... 19
3.1.1. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật;
tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư............................................. 19
3.1.2. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý
văn bản ............................................................................................................ 20
3.2. Kiến nghị.................................................................................................. 21
KẾT LUẬN..................................................................................................... 23

vi

1
LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá
nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, theo
định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành
tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn
xã hội, đang tạo ra được những tiền đồ mới, đưa Việt Nam bước sang thời kỳ phát
triển – thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới
đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn
hoá, xã hội, về quản lý nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Nhưng trước
những xu thế thách thức cuả thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn
vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa.
Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển
biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng
như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát
sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư – lưu trữ cũng đóng
một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào
cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần
thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ
quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công
việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và
theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác,
kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn.
Qua thời gian thực tập ở UBND xã Bà Điểm em đã có dịp tìm hiểu về công tác văn
thư, lưu trữ ở UBND xã Bà Điểm. Do đó, em đã chọn đề tài “Công tác soạn thảo và
quản lý văn bản tại Văn phòng UBND xã Bà Điểm ”. Đây cũng là một vấn đề đang
được quan tâm tại UBND xã Bà Điểm và có một vai trò quan trọng đối với công tác
lãnh đạo, điều hành và quản lý của UBND xã. Do đó em cố gắng hoàn thành hoàn
chỉnh báo cáo thực tập này với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của
học viện trong quá trình thực tập ở UBND xã Bà Điểm .

2
KẾ HOẠCH THỰC TẬP
Cơ quan thực tập : UBND xã Bà Điểm- Huyện Hóc Môn
Thời gian thực tập : 29/1/2023 đến ngày 2/3/2023
QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
Thời gian Qúa trình thực tập
Tuần 1
29/1/2023
Đến
9/2/2023
- Làm quen với các anh chị trong
ủy ban
- Tìm hiều chức năng, nhiệm vụ,
lịch sử hình thành của UBND xã
Bà Điểm
Tuần 2
9/2/2023 đến
16/2/2023
- Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức,chức
năng các phòng ban và đặc biệt là
bộ phận tiếp dân
- Thực hành công việc thực tập
Tuần 3
16/2/2023 đến
23/2/2023
- Năm bắt được các kỹ năng mềm,
cách thức xử lý công việc
Tuần 4
23/2/2023 đến
6/3/2023
- Hoàn thiện báo cáo thực tập.

3
CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN
Thời
gian
Công việc thực hiện
Tuần 1
29/1/2023
Đến
9/2/2023
- Đọc các tài liệu về cơ quan nắm rõ thông
tin hơn
- Làm các công việc đơn giản như photo tài
liệu, đánh máy
Tuần 2
9/2/2023
đến
16/2/2023
- Ngồi xem các anh chị làm việc, và học hỏi
kinh nghiệp về tiếp dân
Tuần 3
16/2/2023
đến
23/2/2023
-Chú ý quan sát ,học hỏi các anh chị
- Thực hành công việc tiếp dân, làm quen
ban đầu với họ
Tuần 4
23/2/2023
đến
6/3/2023
-Tham khảo ý kiến các anh chị trong phòng
về bài báo cáo
- Hoàn thiện và xin đánh giá của cơ quan

4
Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ BÀ ĐIỂM - HÓC MÔN
1.1Giới thiệu về cơ quan
1.1.1. Giới thiệu tổng quan
Ủy ban nhân dân (UBND) xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn là xã ngoại thành tốc
độ đô thi hóa nhanh, dân cư đông do vị trí tiếp giáp với nội thành, các khu công
nghiệp, giao thông huyết mạch đi qua địa bàn xã, có diện tích 704,76 ha, được cơ cấu
thành 10 và 214 tổ dân phố.
Địa điểm trụ sở: 14/9 Phan Văn Hớn, ấp Tiền Lân, xã Bà Điểm, huyện Hóc Môn,
thành phố Hồ Chí Minh.
1.1.2. Tổ chức
UBND xã Bà Điểm tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo tập thể đi
đôi với phát huy trách nhiệm cá nhân của từng thành viên UBND xã, thảo luận tập thể
và quyết định theo đa số. UBND xã phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường
pháp chế XHCN, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu, vô trách nhiệm, hách
dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí và các biều hiện tiêu cực khác trong cơ quan,
cán bộ, viên chức Nhà nước và trong bộ máy chính quyền địa phương, chủ động; sáng
tạo thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Xây dựng và phát triển thành phố về
nhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích thiết thực của nhân dân.
Cơ cấu tổ chức của UBND xã Bà Điểm gồm 1 Chủ tịch, 2 Phó Chủ tịch và các
phòng ban chuyên môn trực thuộc (11 phòng ban) theo biểu đồ 2.1.
UBND xã Bà Điểm làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo phát huy
vai trò lãnh đạo của tập thể UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân của Chủ
tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND xã. Do đó, với cơ cấu tổ chức của mình UBND
xã cố gắng phát huy vai trò, trách nhiệm của mỗi phòng, ban trong UBND nhằm giải
quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền; bảo đảm sự lãnh đạo
của Thành ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân dân thành phố và sự chỉ đạo, điều hành
của cơ quan nhà nước cấp trên.

5
Biểu đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức UBND xã Bà Điểm
1.1.3. Nhân sự
- Tổng số cán bộ công nhân viên của xã là 47 người trong đó trình độ đại học và trên
đại học chiếm 59.5%, dưới đại học gồm 40.4%
- Hầu hết cán bộ nhân viên đều có trình độ trung cấp trở lên, am hiểu chuyên
môn nghiệp vụ.
Bảng 2.1: Cơ cấu lao động trong xã
Tổng
Theo trình độ học vấn Theo độ tuổi
< Đại
học
Đại
học
>Đại học <30 31-
50
>50
Số lao
động
47 19 27 1 11 24 12
Tỷ lệ % 100 40.4 57.4 2.1 23.4 51.1 25.5
(Nguồn: UBND xã)
1.1.4. Nhiệm v, quyền hạn
Ủy ban nhân dân xã thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại các khoản
3, 4, 5 Điều 111; các khoản 1, 2, 4 Điều 112; các khoản 2, 3, 4 Điều 113; các điều 114,
123 , 116, 117 và các khoản 2, 3, 4 Điều 118 của Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và

6
Ủy ban nhân dân, các quy định khác của pháp luật có liên quan và các nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Ủy ban nhân
dân Huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt.
2. Lập dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, dự toán thu, chi ngân sách,
báo cáo Ủy ban nhân dân Huyện quyết định,
Căn cứ vào dự toán ngân sách xã được giao, quyết định cụ thể dự toán thu ngân
sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách và phân bổ dự toán ngân sách,
điều chỉnh ngân sách trong trường hợp cần thiết, quyết định các chủ trương, biện pháp
triển khai thực hiện ngân sách và báo cáo Ủy ban nhân dân Huyện kết quả phân bổ và
giao dự toán ngân sách xã.
Lập quyết toán thu, chi ngân sách xã báo cáo Ủy ban nhân dân Huyện phê
duyệt.
3. Tổ chức thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế xã hội và quy hoạch
đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng chống các tệ nạn xã hội. giữ gìn trật
tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng và cảnh quan đô
thị trên địa bàn.
4. Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam xã thành lập Tổ bầu cử đại
biểu Quốc hội, Tổ bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân; tổ chức thực hiện việc bầu cử
đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân thành phố theo quy định của pháp luật.

7
Chương 2. Thực trạng của công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã Bà
Điểm
2.1. Nghiệp vụ công tác văn thư tại UBND xã Bà Điểm
2.1.1. Nội dung của công tác văn thư tại UBND xã
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc như: xây dựng và ban hành văn bản,
tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan.
Nội dung cụ thể của công tác văn thư bao gồm:
Quá trình xây dựng và ban hành văn bản của UBND xã ban hành là các loại văn
bản phục vụ cho hoạt động quản lý ở cấp xã theo pháp luật quy định UBND xã Bà
Điểm được ban hành 02 văn bản.
+ Văn bản pháp quy và văn bản áp dụng văn bản quy phạm pháp luật
+ Văn bản quản lý hành chính thông thường
Các phòng ban trực thuộc xã Bà Điểm không có thẩm quyền ban hành văn bản
quản lý Nhà nước, mà chỉ có quyền ban hành các văn bản hành chính thông thường để
giải quyết các công việc chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
Mọi hoạt động của UBND xã Bà Điểm đều do dân và vì dân bao trùm lên toàn bộ các
lĩnh vực trong toàn xã và được phân ra thành nhiều phòng ban theo các lĩnh vực cụ
thể. Khối lượng văn bản làm ra tương đối nhiều vì vậy việc đảm bảo các yêu cầu trong
quá trình soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước là hết sức quan trọng và cần thiết.
2.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư tại UBND xã
Công tác văn thư các cơ quan nói chung và ở UBND xã nói riêng phải đảm bảo
được các yêu cầu nhanh chóng, chính xác là bí mật và hiện đại quá trình giải quyết
công việc ở UBND xã phụ thuộc vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý giải
quyết văn bản ở cơ quan đó. Vì vậy khi xây dựng văn bản cần phải nhanh chóng, giải
quyết kịp thời mọi công việc trong cơ quan. Nếu giải quyết văn bản chậm sẽ giảm tiến
độ giải quyết công việc chung của cơ quan và đồng thời làm giảm ý nghĩa của những
sự việc được nêu ra trong văn bản. Khi xây dựng văn bản và ban hành ra cũng cần phải
chính xác, chính xác về nội dung, thể thức và các khâu nghiệp vụ. Nhất là nội dung
văn bản phải tuyệt đối chính xác, chính xác về mặt pháp lý, các dẫn chứng và trích dẫn

8
ở văn bản phải hoàn toàn tuyệt đối chính xác, số liệu cũng đầy đủ, chứng từ rõ ràng và
khi ban hành văn bản phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định theo mẫu
trình đúng tiêu chuẩn yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong
các khâu như: đánh máy văn bản, đăng ký văn bản…
Trong nội dung văn bản, văn bản đi của cơ quan có rất niều vấn đề thuộc phạm
vi bí mật của cơ quan Nhà nước. Do đó mà từ việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý,
bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư trong cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã được
quy định trong pháp lệnh, bảo vệ bí mật quốc gia của hội đồng Nhà nước và quy chế
bảo vệ bí mật của Hội đồng bộ trưởng. Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công
tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại.
Vì vậy việc thực hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề
đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và UBND xã nói riêng.
2.1.3. Hình thức tổ chức công tác văn thư UBND xã
Ở các cơ quan, đơn vị đều có các hình thức tổ chức văn thư riêng và hiện nay ở
nước ta có 3 hình thức tổ chức văn thư mà các cơ quan thường áp dụng:
- Tổ chức công tác văn thư theo hình thức phân tán
- Tổ chức công tác văn the theo hình hức hỗn hợp
- Và tổ chức công tác văn thư theo hình thức tập trung
Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, vị trí, phạm vi thẩm quyền của cơ quan, khối
lượng văn bản, số lượng và đặc điểm của các đơn vị trực thuộc cơ quan mà hình thức
tổ chức công tác văn thư phù hợp với cơ quan mình. Tại UBND xã Bà Điểm đã áp
dụng hình thức tổ chức công tác văn thư theo hình thức phân tán vì UBND xã là cơ
quan có cơ cấu tổ chức, quy mô lớn, số lượng văn bản nhiều, giấy tờ nhiều nên công
tác chuyên môn về công tác văn thư đều phải phân ra ở các phòng ban thuộc UBND
xã. Vậy đây là hình thức hợp lý hơn so với 2 hình thức trên.
2.1.4. Các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội
bộ, văn bản mật và khẩn tại UBND xã Bà Điểm
Hàng ngày tại văn phòng UBND xã đều có rất nhiều loại văn bản khác nhau.
Lúc thì nhận được các loại văn bản mật, văn bản nội bộ của cơ quan, văn bản của cơ
quan ban hành ra gửi đi. Vì vậy mà mỗi loại văn bản phải có cách giải quyết và quản
lý riêng

9
a. Với văn bản đi thì nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đi như sau:
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá trình
thực hiện chức năng và nhiệm vụ quyền hạn được giao vì vậy việc tổ chức quản lý văn
bản đi phải đảm bảo chính xác kịp thời tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước
quy định gồm (6 quy trình) chỉ có như vậy các văn bản do cơ quan làm ra mới có tác
dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan để tổ chức văn bản đi được thống nhất theo
nguyên tắc chung đều phải được tập chung về bộ phận văn thư cơ quan.
b. Đối với văn bản đến UBND xã thì lại có cách giải quyết và quản lý khác.
Tất cả các văn bản đến UBND xã đòi hỏi phải được cơ quan giải quyết và quản
lý kịp thời, chính xác và thống nhất. Tất cả các văn bản đến đều phải qua phòng văn
thư đồng thời văn thư phải chuyển qua Trưởng phòng để trưởng phòng xem xét và
phân loại văn bản. Do đó nó chuyển xuống phòng văn thư để quản lý đăng ký vào sổ
và đóng dấu đến. Khi đó mới chuyển có thủ trưởng cơ quan, đơn vị cá nhân và các
phòng ban trực thuộc UB.
c. Còn đối với văn bản nội bộ của UBND xã
Vì đây là các văn bản do UBND xã ban hành ra gửi cho các bộ phận trong cơ
quan nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin và trao đổi công việc của UBND xã nên khi xử
lý văn bản nội bộ cũng phải nhanh chóng kịp thời và giải quyết theo đúng thủ tục, quy
định của cơ quan.
d. Nguyên tắc giải quyết và quản lý đối với văn bản "mật" ở UBND xã
Việc giải quyết và quản lý đối với các văn bản "mật" ở các cơ quan nói chung
và UBND xã nói riêng đều phải đảm bảo tính bí mật. Nên từ việc soạn thảo, in đến
việc vận chuyển tài liệu này đều phải đảm bảo bí mật, nếu để tiết lé ra bên ngoài sẽ
ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan.
Còn đối với văn bản "mật" văn bản mật của cơ quan số lượng văn bản mật rất ít
nên được quản lý và vào sổ riêng một quyển từ năm 2013 - 2014
Nhìn chung nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản ở UBND xã là đúng với
yêu cầu

10
2.2. Quy trình giải quyết và quản lý đối với văn bản đến văn bản đi, văn bản nội bộ
"mật" và khẩn ở UBND xã
Mỗi loại văn bản trên thì có mỗi quy trình giải quyết và quản lý cụ thể khác
nhau.
 Đối với văn bản đến UBND xã thì quy trình giải quyết quản lý như sau:
Gồm có 8 quy trình
1. Tiếp nhận văn bản
2. Kiểm tra phân loại và bóc bì văn bản
3. Ghi số đến, ngày đến và đóng dấu đến
4. Vào số đăng ký văn bản đến
5. Trình văn bản
6. Chuyển giao văn bản
7. Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản
8. Sao văn bản
Mỗi quy trình có một nội dung cụ thể
Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đến UBND xã phải tập trung ơ bộ phận văn
thư để giải quyết. Ngoài ác văn bản chính của UB, văn thư còn nhận các văn bản khác
đơn khiếu nại, đơn đề nghị, tố cáo… của các cá nhân và tập thể. Tất cả đều được giải
quyết và xem xét một cách thận trọng
2. Kiểm tra phân loại và bóc bì văn bản
Kiểm tra xem văn bản đi có đúng địa chỉ hay không, xem văn bản đã bị bóc
chưa. Nếu không đúng địa chỉ thì gửi lại nơi gửi. Sau đó phân loại văn bản. Loại bóc
bì đói với các văn bản gửi cho cơ quan và loại không bóc bì như: sách báo, tạp chí, thư
riêng… Bóc bì văn bản là một công việc đơn giản. Nhưng khi bóc cần lưu ý đối với
văn bản khẩn thì bóc trước khi bóc bì không nên đánh mất địa chỉ và dấu bưu điện đối
chiếu số văn bản ghi ở ngoài bìa, với số lượng ở bên trong bao bì…
3. Ghi số đến, ngày đến và đóng dấu đến
Số đến và ngày đến của văn bản phải khớp với số ngày vào sổ đăng ký số đến
và ngày đến của văn bản phải được đánh liên tiếp từ số 01 từ ngày 01/01 đến ngày
cuối cùng trong một năm có thể dùng riêng hoặc dùng chung tuy các cơ quan còn đối

11
với tất cả các văn bản đến được vào riêng một quyển sổ. Đóng dấu đến văn bản đến
đóng bằng mực đỏ và sau đó là mẫu dấu đến của UBND xã.
UBND XÃ BÀ ĐIỂM
ĐẾN
Số……………….
Ngày……………
4. Vào sổ đăng ký văn bản đến
Tất cả các văn bản đến đều được đăng ký ở phòng văn thư và mỗi văn bản chỉ
được đăng ký 1 lần.
5. Trình văn bản lên thủ trưởng cơ quan
Ở UB xã khi đăng ký vào sổ cán bộ văn thư trình lên thủ trưởng cơ quan để xin
ý kiến giải quyết. Nếu văn bản thuộc trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan thì cơ quan
giải quyết. Nếu thuộc các bộ phận, đơn vị hay UB thì cán bộ văn thư xã cho bộ phận
đơn vị đó.
6. Chuyển giao văn bản đến
Việc chuyển giao văn bản đến đều phải đúng địa chỉ gửi trực tiếp cho đối
tượng, văn bản đến ngày nào thì phải chuyển giao ngày đó. Đối với những văn bản
nhiều người tham gia giải quyết thì đưa lần lượt từng cá nhân giải quyết và sau đó giữ
lại bản chính.
7. Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản
Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến gồm có các công việc
như: phân loại, bóc bì, kiểm tra, ghi số đến ngày đến, đóng dấu, vào sổ đăng ký, trình
văn bản. Việc theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến là một công việc rất quan trọng ở
cơ quan trong việc thực hiện chức năng điều hành, quản lý ở UB.
8. Sao văn bản
Đây là quy trình cuối cùng của việc giải quyết và quản lý văn bản đến trong
thực tế hoạt động quản lý điều hành ở các cơ quan nói chung và UB nói riêng là cần
thiết phải sao in văn bản đến thành nhiều bản sao văn bản có 3 cách sao: sao nguyên
bản chính, sao lục và trích sao tuỳ vào mức độ quan trọng của văn bản đến mà UBND
xã thường dùng cách sao lục văn bản là nhiều.
b. Đối với văn bản đi thì quy trình tổ chức và giải quyết gồm có 6 quy trình.

12
2. Xem lại thể thức, ghi số ngày tháng văn bản đi
3. Ký và đóng dấu văn bản
4. Đăng ký vào sổ văn bản đi
5. Chuyển giao văn bản đi.
6. Sắp xếp bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu
Nội dung cụ thể của một quy trình
Khi soạn thảo văn bản song thì cán bộ văn thư trình văn bản lên thủ trưởng cơ
quan ký. Quá trình ký văn bản xảy ra hai trường hợp.
- Đối với những lần văn bản có nội dung không phức tạp như: giấy mời, thông
báo… thì khi soạn thảo văn bản sang chỉ cần trình lên thủ trưởng ký là đủ.
- Nhưng với những văn bản có nội dung phức tạp như kế hoạch dự án… thì khi
trình lên thủ trưởng cơ quan nhất thiết phải có hồ sơ trình kỳ.
2. Xem lại thể thức, ghi số, ngày tháng văn bản đi
Là việc soát lại lần mới tất cả các yếu tố các thể thức văn bản theo quy định
hiện hành. Những văn bản không đủ thể thức phải sửa lại ngay trước khi chuyển giao
văn bản và việc ghi số ngày tháng văn bản là bắt buộc mỗi văn bản đi đánh số một số
riêng.
3. Ký và đóng dấu văn bản đi
Ký là thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, con dấu là nhiệm vụ của văn thư
4. Đăng ký sổ văn bản đi
Đây là một công việc bắt buộc khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có
liên quan. Việc đăng ký này giúp cho việc tra tìm văn bản thuận tiện đồng thời còn cho
biết trong một năm ở UB đã ban hành ra bao nhiêu văn bản. Tất cả các văn bản đi đều
phải đăng ký vào sổ theo in sẵn, rõ ràng và đầy đủ.
2.2.1. Công cụ để quản lý công văn giấy tờ UBND xã
Như máy vi tính, sổ đăng ký văn bản, cặp dây, tói đựng tài liệu… mỗi công cụ
đó đều có những thuận lợi và hạn chế. Như máy vi tính có ưu điểm là chứa đựng được
nhiều thông tin hơn, việc đăng ký tra tìm nhanh, vừa đa dạng vừa chính xác bên cạnh
những cái ưu điểm còn có những nhược điểm khi mất điện thì không thể truy cập được

13
và cũng dễ mất các thông tin đó điểm hạn chế của máy vi tính… còn có các công cụ
như: sổ đăng ký văn bản, cặp dây, tói đựng tài liệu thì sử dụng đơn giản hơn. Việc tìm
kiểm tra tìm thuận lợi hơn nhưng lại rất thuận lợi hơn.
2.2.2. Nguyên tắc đóng dấu tại UBND xã
Dấu là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp pháp của văn bản. Một văn
bản nếu thuế dấu thì văn bản đó chưa hợp pháp. Vì vậy mà là yếu tố quan trọng trong
thành phần của một văn bản nhìn vào dấu ta có thể phân biệt được quyền lực của cơ
quan đó. Khi cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ giữ dấu và đóng dấu thì khi đóng dấu
phải tuân theo nguyên tắc.
1. Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản
2. Không được đóng dấu vào văn bản mà khi chưa có chữ ký mà chỉ được đóng
lên các văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ, không được đóng dấu
khống chỉ.
4. Dấu chỉ được đóng rõ nét lên các văn bản và chiếm 1/3 –> 1/4 chữ ký
nghiêng về phía tay trái.
5. Mực dấu thống nhất chung mực màu do Bộ Công an quy định dấu chỉ được
dùng vào các văn bản do cơ quan làm ra.
6. Trường hợp các văn bản dự thảo, phụ lục thì đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai.
7. Chỉ người được giữ dấu mới đựơc đóng vào các văn bản giấy tờ
8. Trường hợp đóng dấu hoặc dấu ngược thì đóng lại song bên cạnh hoặc huỷ
bỏ văn bản đó.
Vì dấu rất quan trọng nên việc bảo quản và sử dụng con dấu cũng rất cần thiết
và phải được cán bộ văn thư chú ý
2.2.3. Công tác lập hồ sơ tại UBND xã
Công tác lập hồ sơ tại VB là do nhân viên văn thư chịu trách nhiệm lập các hồ
sơ, mỗi loại hồ sơ tài liệu được đựng trong một tờ bìa riêng chứa đựng các tài liệu từ
đầu năm đến cuối năm. Các tài liệu được sắp xếp theo thứ tự, đánh số theo trình tự
quản lý văn bản ghi tiêu đề vào bìa mỗi hồ sơ theo nội dung tài liệu trong hồ sơ. Việc
lập hồ sơ là công việc rất quan trọng và là khấu cuối cùng của nghiệp vụ văn thư lập
hồ sơ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng các tài liệu làm căn cứ chính xác để giải quyết

14
công việc kịp thời hiệu quả. Đồng thời lập hồ sơ còn góp phần giữ gìn được bí mật của
Đảng, Nhà nước và cơ quan. Việc lập hồ sơ còn tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ
phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt và lâu dài. Xây dựng nền nếp khoa học trong
công tác lưu trữ.
2.2.4. Cách sắp xếp các tài liệu trong uỷ ban xã
Việc sắp xếp các tài liệu là điều rất cần thiết và tuỳ vào từng loại văn bản mà cơ
quan có cách sắp xếp sao cho phù hợp. Thông thường có cách sắp xếp sau:
- Sắp xếp văn bản theo thứ tự thời gian
Thời gian là ngày tháng năm ban hành văn bản, tài liệu sắp xếp theo thứ tự thời
gian là văn bản nào có ngày tháng năm sớm thì xếp trước và ngược lại cách sắp xếp
này thường áp dụng để sắp xếp các hồ sơ vấn đề, vụ việc mà mỗi vấn đề vụ vịêc là một
đơn vị bảo quản hoặc áp dụng để sắp xếp các hỗ trợ nguyên tắc.
- Sắp xếp theo số của văn bản
Căn cứ vào số thứ tự của mỗi văn bản để có cách sắp xếp văn bản, tài liệu có số
nhỏ thì xếp trước, số lớn thì xếp sau. Cách sắp xếp này thường sắp xếp đối với những
văn bản có tên loại như Nghị định, Nghị quyết, thông tư…
- Sắp xếp theo tên loại văn bản
Văn bản quy phạm pháp luật xếp trước, văn bản hành chính thông thường xếp
sau, sau đó đến văn bản chuyên môn nghiệp vụ và văn bản kỹ thuật.
- Sắp xếp theo quy trình giải quyết công việc
Là quy trình đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề những văn bản nào
mang tính chất đề xuất, đặt vấn đề thì xếp trước giải quyết vấn đề xếp sau cùng.
- Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác
giả ban hành.
+ Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản: Văn bản nào có mức độ quan
trọng nhất thì xếp trước, loại ít quan trọng thì xếp sau: Hiến pháp, luật, bộ luật, pháp
lệnh.
+ Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả ban hành tức là văn bản nào có
tác giả quan trọng thì xếp trước văn bản ít quan trọng xếp sau: Như chính phủ xếp
trước các bộ các tỉnh xếp trước xã
- Sắp xếp theo vấn đề chữ cái

15
Trong một hồ sơ có nhiều tên địa phương hoặc tên người thì sắp xếp theo vần
chữ cái A, B, C…
2.2.5. Cách sao văn bản ở UBND xã
Trong thực tế hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan nói chung và ở UB
nói riêng cần thiết phải sao in văn bản thành nhiều bản. Sao văn bản thông thường có
ba cách sao: sao nguyên bản chính, sao lục và trích sao. Nhưng ở UB hiện nay thường
áp dụng hình thức sao lục là chính
2.2.6. Các loại hồ sơ
Ở UB có rất nhiều loại hồ sơ khác nhau nhưng chủ yếu có 4 loại sau. Đó là hồ
sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự và hồ sơ trình duyệt mỗi hồ sơ có thể là
một hoặc nhiều tập, mỗi tập gọi là một đơn vị bảo quản và mỗi đơn vị bảo quản được
đặt trong một tờ bìa.
Việc sắp xếp và bảo quản tài liệu nhìn chung là đã phù hợp với các yêu cầu
từng loại hồ sơ. Các hồ sơ này đã được cán bộ văn thư bảo quản trong các tủ cẩn thận.
2.2.7 Chế độ nép lưu hồ sơ tại UB
Hàng năm ở UB có rất nhiều loại hồ sơ khác nhau. Sau một năm kể từ khi công
việc kết thúc, các đơn vị chuẩn bị tài liệu để nép vào lưu trữ cơ quan.Việc nép lưu hồ
sơ là một trong những công việc của công tác văn thư được thực hiện theo quy định
của Nhà nước nhằm bảo quản tài liệu có giá trị và tạo điều kiện cho việc tra cứu, sử
dụng tài liệu chế độ nép lưu tại UB nhìn chung là đã đạt yêu cầu
2.2.8. Các yếu tố tác động đến hiệu quả hoạt động của bộ phận văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công
việc của các cơ quan đơn vị. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức một
phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Yếu tố tác động đến bộ
phận văn thư gồm hai yếu tố, yếu tố khách quan và yếu tố chủ quan.
+ Yếu tố khách quan chính là cơ sở vật chất, với các trang thiết bị máy móc:
như máy tính, fax, máy photo, điện thoại, bàn ghế, tủ đựng tài liệu… và sự quan tâm
của thủ trưởng cơ quan đói với cán bộ văn thư rồi không gian làm việc tất cả điều ảnh
hưởng đến hoạt động của bộ phạn văn thư, cơ sở vật chất được trang thiết bị đầy đủ sẽ
giúp cho cán bộ văn thư giải quyết được các công việc một cách nhanh chóng hơn. Và

16
sự quan tâm của thủ tướng với cán bộ văn thư sẽ là nguồn động viên rất lớn về tinh
thần giúp đỡ họ hoàn thành tốt công việc.
+ Yếu tố chủ quan trong hoạt động của cơ quan công tác văn thư bao gồm nhiều
nội dung khác nhau đòi hỏi cán bộ văn thư phải đảm nhiệm tốt mọi công việc được
giao. Muốn làm tốt các công việc thì người cán bộ văn thư phải nắm về lý luận nghiệp
vụ chuyên môn của mình, về lý luận, nghiệp vụ và kỹ năng thực hành phải thành thạo.
Có như vậy khi giải quyết công việc mới nhanh chóng chính xác được. Bên cạnh
những lý luận, chuyên môn người cán bộ văn thư còn phải hiểu biết về một số nghiệp
vụ cơ bản khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Người cán bộ văn thư
phải luôn luôn có ý thức, nâng cao tay nghề, yêu công việc mình đang làm.
Nhận xét về văn thư ở UBND xã
- Văn bản đi, đến của xã luôn được quản lý chặt chẽ theo Thông tư số
07/2013/TT-BNV ngày 22/11/2013 của Bộ Nội vụ bố trí 01 cán bộ chuyên trách công
tác văn thư, lưu trữ thường xuyên cập nhật trên máy vi tính bằng chương trình Excel;
Chương trình Lotus Note, phần mềm gửi nhận văn bản điện tử của huyện.
- Về công tác soạn thảo văn bản: xã thực hiện theo đúng Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính.
- Đồng thời UBND đã ban hành Quyết định số 01/QĐ-UBND ngày 04/01/2011
về ban hành Quy định tiếp nhận, luân chuyển, xử lý và ban hành văn bản của Ủy ban
nhân dân xã Bà Điểm; Công văn số 209/UBND ngày 13/6/2011 về việc hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu: UBND xã phân công cán bộ văn thư có
trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu theo quy định hiện hành của pháp luật.
2.3. Nghiệp vụ lưu trữ
2.3.1. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ ở UB
Ở nước ta tài liệu lưu trữ được xem là tài sản chung của toàn dân do Nhà nước
quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Nguyên tắc này được thể hiện ở hai mặt.
- Toàn bộ tài liệu lưu trữ được lập thành phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và
được bảo quản trong mạng lưới các phòng, kho lưu trữ Trung ương đến cơ sở do Nhà
nước thống nhất quản lý.

17
- Mét hệ thống các cơ quan tài liệu bao gồm các cơ quan quản lý các kho lưu
trữ được thành lập để quản lý và chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ.
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất của lưu trữ đang từng bước được thực
hiện ở các cơ quan nói chung nhưng việc áp dụng nguyên tắc này ở các cơ quan nói
chung và uỷ ban xã nói riêng vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Tập trung không có nghĩa
là đem tất cả tài liệu về trung ương bảo quản và phân cấp cho các kho bảo quản tạo
mạng lưới từ trung ương tới địa phương.
2.3.2. Các khâu nghiệp vụ lưu trữ
- Phân loại tài liệu lưu trữ
- Xác định giá trị tài liệu
- Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ
- Thống kê tài liệu
- Chỉnh lý tài liệu
- Công cụ tra cứu
- Bảo quản tài liệu
Các khâu nghiệp vụ lưu trữ lại có mối quan hệ với nhau khâu nọ hỗ trợ khâu
kia, bổ sung cho nhau. Để xác định giá trị các tài liệu thì phải phân loại tài liệu do thu
thập được thì mới tiến hành được phân loại tài liệu và ngựơc lại vì vậy giữa các khâu
nghiệp vụ lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời.
2.3.3. Công tác lưu trữ tại UBND xã
- UBND xã thường xuyên tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ theo
Quyết định số 5131/QĐ-UBND ngày 04/10/2012 của UBND thành phố phê duyệt Kế
hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ, Thông tư số 14/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ
quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân xã, xã, thị trấn trong cán bộ, công chức tại các cuộc họp định kỳ cơ
quan.
- Hàng năm, UBND xã đều xây dựng và triển khai các Chương trình về công
tác văn thư, lưu trữ.
- Ban hành Quyết định số 25/QĐ-UBND ngày 14/02/2012 về việc ban hành
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ xã Bà Điểm;

18
- Ban hành Quyết định số 287/QĐ-UBND ngày 08/8/2013 về việc ban hành
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động Ủy ban nhân dân xã Bà
Điểm.
- Hiện UBND xã có 03 kho lưu trữ, tất cả đều có nội quy sử dụng kho lưu trữ;
trang bị đầy đủ dụng cụ phòng cháy chữa cháy thường xuyên vệ sinh kho theo định kỳ
hàng quý và cập nhật tài liệu theo đúng quy định.
- Công tác lưu trữ được Thường trực UBND xã quan tâm và chú trọng, đặc biệt
là công tác lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu và tổ chức giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
và bố trí kho lưu trữ tài liệu:
+ Năm 2008, được sự đồng ý của Thường trực UBND huyện, UBND xã đã ký
hợp đồng với đơn vị chuyên môn có chức năng chỉnh lý để thực hiện chỉnh lý 02 kho
(125m/giá tài liệu) với tổng diện tích 9m2, gồm văn bản đi và đến của Văn phòng
UBND xã, hồ sơ Địa chính nhà đất – xây dựng, Tư pháp – Hộ tịch – Chứng thực.
+ Ngoài ra được sự quan tâm của Thường trực Đảng ủy – UBND xã tạo điều
kiện trong công tác lưu trữ đã mở rộng thêm 01 kho với diện tích 3m2, do đó UBND
xã tiếp tục thực hiện tự chỉnh lý và sắp xếp hồ sơ Tài chính - Kế toán và Lao động -
Thương binh và Xã hội hoàn chỉnh 1,5 m/giá tài liệu.
+ Các bộ phận của xã thực hiện tốt chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ lưu trữ
của đúng quy định kết thúc sau một năm làm việc. Đến nay xã thực hiện chỉnh lý hồ
sơ và sắp xếp hồ sơ đưa vào kho lưu trữ.
+ UBND xã thực hiện tiêu hủy tài liệu đúng quy định, đến nay các hồ sơ lưu trữ
được bảo quản tốt, sắp xếp ngăn nắp, khoa học thuận lợi cho việc tra cứu hồ sơ khi cần
thiết.
- Xã có ban hành các biểu mẫu khai thác tài liệu hồ sơ lưu trữ cho cán bộ, công
chức của cơ quan khi có nhu cầu nghiên cứu văn bản phục vụ cho công tác chuyên
môn.
Hồ sơ công văn đi đến từ năm 2013 - 2014
Nội dung Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Công văn đi 2272 2545 998
Công văn đến 2424 2778 1116
Tổng số hồ sơ lưu trữ

19
Hiện UBND xã đã thực hiện chỉnh lý hồ sơ lưu trữ được 35.014 hồ sơ, quy ra
mét giá tài liệu là 146,6 mét
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ BÀ ĐIỂM
3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân
dân xã Bà Điểm
3.1.1. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật; tăng
cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư
Công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật: Mục đích của công tác này
nhằm phát hiện những văn bản có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình chỉ việc thi
hành, sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và thống
nhất của hệ thống pháp luật. Đồng thời, kiến nghị cơ quan, người có thẩm quyền xác
định trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền đã ban hành văn bản.
Các văn bản hành chính thông thường chủ yếu là công cụ truyền đạt các thông tin
quản lý tại Văn phòng nói riêng và của UBND xã nói chung nên đảm bảo tính chuẩn
xác của các văn bản này sẽ đảm bảo cho thông tin được truyền đạt một cách trọn vẹn,

20
chính xác và có hiệu quả. Việc kiểm tra và xử lý các văn bản này khi có dấu hiệu vi
phạm pháp luật hoặc không thống nhất và tuân theo các quy định khác của cấp trên là
rất quan trọng tạo ra tính thống nhất, chính xác và khách quan trong hoạt động quản lý.
Nội dung kiểm tra chủ yếu là kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.
Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư: quá trình quản lý văn bản cũng
cần được coi trong, quan tâm một cách đúng mực. Việc thanh tra, kiểm tra công tác
văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan khi phát hiện những sai trái của văn thư trong
thực hiện công tác quản lý văn bản của mình. Thanh tra, kiểm tra sẽ nâng cao hơn nữa
trách nhiệm, tinh thần làm việc của bộ phận văn thư, như vậy sẽ thúc đẩy tính hiệu
quả, khả thi của việc quản lý văn bản trong cơ quan.
3.1.2. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn
bản
Đối với cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn
thảo và quản lý văn bản : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán bộ
đi đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn bản với những hình thức phong
phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt động soạn thảo và quản lý văn
bản của cơ quan, đơn vị mình. Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đối với đội
ngũ cán bộ công chức này, có chính sách hỗ trợ kịp thời và thỏa đáng về kinh phí cũng
như thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo và quản lý văn bản của
cán bộ công chức.
Đối với cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: cần phải cập
nhật liên tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác soạn thảo, quản lý văn
bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, tuân thủ các nguyên tắc, quy định của pháp
luật hiện hành. Bên cạnh đó không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ công
chức nhằm phát huy những tích cực và hạn chế trong công tác của mình.
Để đảm bảo tốt các giải pháp mà báo cáo đã nêu ở trên, đòi hỏi UBND xã Bà Điểm
phải tăng cường hơn nữa về hỗ trợ kinh phí cho công tác soạn thảo và quản lý văn bản
tại Văn phòng UBND. Đồng thời đầu tư trang bị và nâng cấp các thiết bị và nâng cấp
các thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân

21
bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản nhằm
đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới và yêu cầu quản lý của thực tiễn xã hội.
3.2. Kiến nghị
Hiện nay phòng văn thư qua tìm hiểu, tôi nhận thấy nhân viên văn thư còn
kiêm nhiệm nhiều công việc. Ngoài công việc nhận công văn đến, photo các tài liệu
còn đảm nhận cả việc mua sắm các văn phòng phẩm cho văn phòng và cho các
phòng ban khác. Vì vậy nên bố trí thêm người hoặc phân bổ đều công việc cho các
nhân viên khác.
- Tiếp tục hoàn chỉnh tổ chức công tác văn thư – lưu trữ. Tổ chức thực hiện
tốt các đợt kiểm tra rà soát văn bản theo chủ trương chung. Thực hiện nghiêm túc
quy chế công tác công văn giấy tờ và lưu trữ. Bố trí thêm cán bộ có trình độ chuyên
môn vào bộ phận này. Để cập nhật hoá hồ sơ vào hệ thống máy tính đòi hỏi phải có
nhân viên giỏi về lĩnh vực máy tính.
- Phát huy hiệu quả của trang thiết bị văn phòng, nhất là máy tính. Máy tính
không chỉ là phương tiện soạn thảo văn bản mà còn có nhiều tác dụng khác. Hiện
nay tin học đã được ứng dụng vào công tác văn thư trong việc; soạn thảo và in ấn
văn bản, quản lý văn bản, chuyển giao và tra tìm văn bản phục vụ cho việc sử
dụng. Vì vậy việc khai thác ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ tốt hơn cho việc
tra cứu tài liệu tiết kiệm thời gian.
- Để góp phần làm tốt công tác văn thư và không ngừng đưa công tác văn
thư vào nề nếp, ngoài việc tổ chức tốt các khâu nghiệp vụ còn phải tổ chức hợp
lý, khoa học nơi làm việc.
- Phòng làm việc của nhân viên văn thư là nơi thường xuyên giao dịch, trao
đổi, liên hệ công tác cho nên được coi như là bộ mặt của một cơ quan. Vì thế cần sắp
xếp các phương tiện và dụng cụ làm việc trật tự, ngăn nắp, khoa học thuận lợi cho
công tác.
- Cần chú ý đến môi trường làm việc, ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc.
Văn phòng là nơi tiếp nhận thông tin, lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan trọng của công ty.
Do đó cần bố trí thuận tiện cho việc giao dịch, phù hợp với tính chất của công việc
cũng như bảo quản được tài liệu mật không để thông tin tiến lộ ra bên ngoài.

22

23
KẾT LUẬN
Công tác văn thư lưu trữ được tổ chức tốt góp phần tạo nên sự thành công
của cơ quan bởi nó thật sự cần thiết, không thể thiếu được. Với chức năng thu thập,
tổng hợp thông tin về mọi lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ nhằm cung cấp thông
tin cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn, kịp thời.
Quá trình thực tập vừa qua, được sự góp ý của Thầy giáo hướng dẫn và sự
chỉ bảo của cán bộ nhân viên cơ quan cùng với lý luận đã được học trong trường
và thực tế trong đợt thực tập này đã giúp em thấy được rõ hơn tầm quan trọng
của công tác văn phòng đặc biệt là công tác văn thư – lưu trữ. Không những thế em
còn hiểu được chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, những công việc mà một cán bộ
văn phòng tương lai như chúng em phải làm trong khi nếu chỉ nghiên cứu lý luận
chung em còn bỡ ngỡ chưa hiểu được một cách sâu sắc. Tuy nhiên, do giới hạn về bài
viết, thời gian và hiểu biết về lý luận cũng như thực tiễn còn hạn chế nên báo cáo
thực tập chuyên đề chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong muốn
nhận được sự góp ý của các thầy, các cô để bản báo cáo của em được tốt hơn. Một lần
nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn cùng ban lãnh đạo và cán bộ
UBND xã Bà Điểm đã giúp em hoàn thành báo cáo thực tập chuyên đề này.

24
TÀI LIỆU THAM KHẢO
http://www.hocmon.hochiminhcity.gov.vn/
BÁO CÁO CHÍNH TRỊ 2023 -2020 xã Bà Điểm
Báo cáo công tác văn thư lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã Bà Điểm các năm 2013,
2014.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ : Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư
QĐ V/v ban hành quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ của Ủy ban
nhân dân xã Bà Điểm

Báo Cáo Tốt Nghiệp Công Tác Văn Thư Lưu Trữ.

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Semelhante a Báo Cáo Tốt Nghiệp Công Tác Văn Thư Lưu Trữ.

Semelhante a Báo Cáo Tốt Nghiệp Công Tác Văn Thư Lưu Trữ. (20)

Mais de Nhận Viết Thuê Đề Tài Zalo: 0909.232.620 / Baocaothuctap.net

Mais de Nhận Viết Thuê Đề Tài Zalo: 0909.232.620 / Baocaothuctap.net (20)

Último

Último (20)

Báo Cáo Tốt Nghiệp Công Tác Văn Thư Lưu Trữ.