تعاني معظم الشركات التي لديها نظام لإدارة الجودة من مشكلة متابعة النظام ووثائقه و متطلباته و تكمن
المعاناة لدى مدير ضمان الجودة و غالباً يتم اللجوء إلى الورقيات لمتابعة و توثيق العمليات و مطابقة العمليات مع
المتطلبات منذ اللحظة الأولى لإنشاء الوثيقة وصو ً لا إلى عمليات التدقيق الداخلي و اتخاذ الأفعال التصحيحية
و الوقائية و تعديل الإصدارات و أرشفة الوثائق و حفظها .