Menjadikan rapat lebih optimal dan efisien

1. Manajemen Rapat
www.asdianurhadi.co.cc
0815 7380 7123

2. Membuat Rencana Rapat (5W + 1H)
• Why, mengapa rapat diselenggarakan
• What, agenda rapat atau materi yang akan
dibahas dalam rapat
• Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut
penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai
dengan materi rapat
• Where, di mana rapat akan diselenggarakan
• When, Kapan rapat akan diselenggarakan
• How, bagaimana rapat akan diselenggarakan.
Formal atau non formal, terbuka atau tertutup

3. Why, mengapa rapat diselenggarakan
• Ada masalah yang terjadi
• Memerlukan keputusan yang cepat
• Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan
• Ingin melibatkan setiap orang
• Menyampaikan informasi yang tidak
kontroversi

4. What, agenda rapat
Menilai butir-butir agenda
• Menilai permasalahan
• Menilai tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? atau
memutuskan?
• Menilai kepentingan rapat
Butir-butir standar
• Notulen rapat terakhir
• Permasalahan-permasalahan
• Tangal dan waktu berikutnya
• Urutan
• Hal paling penting pertama
• Hal kurang penting pertama
• Masalah-masalah rutin.
Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum rapat
dimulai

5. Who, siapa peserta rapat
Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat
ialah yang :
• Perlu memberikan persetujuan
• Punya keahlian atau informasi yang diperlukan
• Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu
kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat
• Akan melaksanakan keputusan
• Akan mendorong gagasan untuk rapat itu
• Akan memberikan kontribusi oleh hasilnya
• Secara langsung akan terpengaruh.

6. Where, di mana tempat rapat
• Dengan mengubah tempat pertemuan, secara
psikologis kita memindahkan kaitan antara
ruangan dan perilaku.
• Bila kita tidak dapat merubah lokasi
pertemuan, ubah penampilan dan lay out
ruangan.
• Ubah juga cara dan metode rapat

7. When, Kapan rapat diselenggarakan
• Undangan rapat (pertemuan) harus sudah terkirim kepada
peserta rapat (pertemuan) minimal 5 hari kerja sebelum
hari “H” penyelenggaraan rapat (pertemuan).
• Undangan rapat (pertemuan) harus terurai materi atau
daftar atau menu rapat (pertemuan) yang akan
diselenggarakan dengan jumlah waktu rapat (pertemuan)
yang juga ditetapkan sesuai “bobot” materi rapat
(pertemuan).
• Mendisiplinkan para peserta rapat (pertemuan) untuk
datang tepat waktu.
• Rapat (pertemuan) dimulai tepat waktu, agar tercipta
kebiasaan tepat waktu bagi setiap anggota rapat
(pertemuan).

8. How, bagaimana rapat akan
diselenggarakan
Rapat biasanya didominasi oleh diskusi, namun kita
dapat merubahnya menjadi lebih menarik
• Informasi untuk dibagi-sebisa mungkin, berikan
sebelum rapat, buat lay-outnya seperti majalah dinding
sehingga orang yang datang dapat membacanya
sebelum rapat dimulai.
• Minta tim untuk membuat update bulanannya dengan
format iklan, penuh gambar, foto dan permainan kata.
• Minta peserta untuk peta pikiran (mind map) selama
rapat berjalan dan di akhir rapat mengumpulkannya
sebagai catatan bersama
• Buat presentasi yang diperlukan di rapat

9. Pengelolaan Konsumsi
• Konsumsi diberikan dalam setiap rapat.
Pemberiannya tergantung pada sikon keuangan,
dan lama rapat yang digelar.
• Jika rapat kurang dari 3 jam, konsumsi cukup
snack dan minuman. Tetapi jika berlangsung
seharian, perlu diberikan beberapa penyajian
konsumi. Biasanya penyajian makan siang, dan
pemberian dua kali snack.
Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan,
urusan konsumsi perlu mendapat perhatian.