Dokumen tersebut membahas tentang pengertian dan jenis-jenis surat niaga yang sering digunakan dalam bisnis, termasuk surat penawaran, permintaan penawaran, pesanan, pengaduan, pengantar barang, pengiriman barang, dan tagihan. Dokumen ini juga menjelaskan unsur-unsur penting yang harus ada dalam surat niaga serta hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat niaga.

1. SURAT NIAGA

2. DAFTAR ISI
PENGERTIAN SURAT NIAGA
JENIE-JENIS SURAT NIAGA
UNSUR-UNSUR SURAT NIAGA
HAL-HAL YANG HARUS DI PERHATIKAN

3. JENIS-JENIS SURAT NIAGA
SURAT PENAWARAN
SURAT PERMINTAAN PENWARAN
SURAT PESANAN
SURAT PENGADUAN
SURAT PENGANTAR BARANG
SURAT PENGIRIMAN BARANG
SURAT TAGIHAN

4. PENGERTIAN
• Surat niaga adalah surat yang dikeluarkan oleh
badan atau perusahaan dalam rangka
menjalankan usahanya.

5. SURAT PENAWARAN
• Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak
penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan
barang dagangannya yang berisi informasi keadaan
suatu barang/jasa yang hendak dijual kepada calon
pembeli/pengguna jasa.
• Supaya calon pembeli menjadi tertarik membeli
barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai
menarik minat pembeli melalui suratnya. Gaya bahasa
harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin supaya
pembeli yang pada mulanya tidak menaruh minat
dapat berubah pikiran dan ingin membelinya.

6. • Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penyusunan surat penawaran :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
nama/jenis barang yang ditawarkan
kualitas, merk barang
jumlah barang yang ditawarkan
harga satuan
potongan harga yang diberikan
syarat pembayaran
cara pengiriman

7. Contoh surat penawaran
PT SALVAGIA
JL.Goalpara No.9 Sukabumi, Jawa Barat 43192. Tlp. (0266)235089
Sukabumi, 05 September 2009
Nomor surat
Lampiran
Perihal
: 085/IX/09
: 1 (satu) berkas
: Penawaran
Yth.
Pimpinan CV KURNIA ALAM
Jalan Gampang Ingat No.29
Bandung, Jawa Barat
Dengan hormat,
Kami PT. Salvagia merupakan perusahaan penghasil produk daur ulang cukup
ternama. Kepuasan konsumen dan kesuksesan kerjasama selalu menjadi prioritas
utama kami. Karena itulah kami hanya menjual produk-produk berkualitas tinggi dan
ramah lingkungan. Melalui surat ini, kami menawarkan produk daur ulang berupa alat
industri ramah ligkungan dan berkualitas internasional (spesifikasi beberapa produk
terlampir).
Selama 16 tahun Perusahaan berdiri, kami telah melakukan kerjasama dengan
berbagai pihak di berbagai bidang. Kerjasama yang terjalin selalu menguntungkan
kedua belah pihak.
Demikian penawaran ini, semoga kerjasama yang baik dapat terjalin. Atas
perhatiannya, kamiucapkan terimakasih.
Hormat kami,

8. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
• Surat permintaan penawaran adalah surat
yang dikirimkan kepada penjual oleh calon
pembeli dengan maksud meminta informasi
mengenai harga dan keadaan barang, serta
persyaratan mengenai jual-beli barang.
• Calon pembeli tersebut meminta informasi
yang lengkap mengenai produk dan harga
setiap produk. Biasanya calon penjual akan
membalas surat permintaan penawaran
tersebut dengan melampirkan catalog atau
brosur harga produk.

9. • Bagi calon pembeli, hal yang perlu
diperhatikan dalam membuat surat
permintaan penawaran adalah sebagai
berikut :
• 1. Menetapkan jenis barang dan waktu
barang tersebut diperlukan.
• 2. Meminta informasi yang lengkap tentang
cara pembayaran, syarat penyerahan dan
pengiriman barang, serta potongan harga
lainnya.
• 3. Meminta daftar harga atau
katalog, brosur, serta contoh barang yang
diperlukan.

10. Contoh surat permitaan penawaran
PT MAJU TERUS
Kompleks Manado Electronik Centre Blok E Lt. 2 No. 13
Yogyakarta, 19 April 2011
Nomor: …
Perihal: Permintaan penawaran dan daftar harga
Kepada
Yth. PT Selalu Jaya
Jl Kaliurang Km 6
Yogyakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan iklan Anda pada harian Kedaulatan Rakyat tanggal 10 April 2011,
kami tertarik untuk membeli berbagai jenis peralatan kantor yang Anda tawarkan.
Untuk itu kami mohon Anda dapat mengirimkan spesifikasi yang lebih rinci, daftar
harga, cara pembelian berikut cara pembayarannya. Adapun masalah pemesanan,
akan segera kami lakukan setelah informasi dari Anda kami terima.
Atas perhatiannya, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
PT Maju Terus

11. SURAT PESANAN
• Surat pesanan adalah surat dari pembeli yang dikirim kepada
penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang
atau memesan suatu jasa tertentu.
• Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat
pesanan :
• Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran
atau iklan dan sebagainya.
• Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam
bentuk dafatar agar mudah melayani dan mengeceknya.
• Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.
• Menyebutkan cara pembayaran.
• Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.
• Menyebutkan cara pengepakan.

12. Contoh surat pesanan
TOKO SURYA ELEKTORNIK
Jalan Raya Ramai 99
Klungkung Bandung 342456
Bandung, 8 April 2008
No.
Lamp.
Hal
: 12/SE/IV/08 8 April 2008
: 1 (satu) lembar
: Pesanan Bola Lampu
Yth. Direktur PT Cahaya Gemilang
Jalan Terang Bulan No 13
Jakarta 12345
Dengan hormat,
Sesuai dengan daftar harga yang saudara kirimkan kepada kami, dengan ini kami
mohon segera dikirimi Bola Lampu merk Cahaya Gemilang, dengan rincian:
1000 buah 20 watt
1000 buah 25 watt
1000 buah 50 watt
1000 buah 60 watt
1000 buah 75 watt
Jumlah
Diskon 10%
Harus dibayar
@
@
@
@
@
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
1.000,00 = Rp. 1.000.000,00
1.500,00 = Rp. 1.500.000,00
2.000,00 = Rp. 2.000.000,00
3.000,00 = Rp. 3.000.000,00
4.000,00 = Rp. 4.000.000,00
= Rp.11.500.000,00
= Rp. 1.150.000,00
= Rp. 10.350.000,00
Uang sebesar Rp.10.350.000,00 telah kami kirimkan melalui BNI 46. Foto kopi bukti
pengiriman dari BNI kami lampirkan.
Demikian pesanan kami. Mohon segera dikirim. Atas perhatian Saudara kami
ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Toby Aliansyah

13. SURAT PENGADUAN (KLAIM)
• Surat pengaduan adalah surat pemberitahuan
dari pemesan/pembeli kepada penjual, karena
barang-barang yang diterimanya tidak sesuai
dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat
karena jumlah/mutu barang tidak sesuai,
kerusakan, keterlambatan, atau pengingkarang
isi perjanjian.

14. • Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya
memperhatikan hal-hal berikut ini :
1.Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat
pesanan.
2.Ungkapkan dengan bahasa yang sopan
meskipun anda merasa tidak puas.
3.Sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda
adukan.
4.Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang
logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang
nyata.
5.Jelaskan penyelesaian pengaduan yang anda
kehendaki dengan tidak merugikan kedua belah pihak.

15. Contoh surat pengaduan
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini saya:
Nama
Alamat
Nomor Saluran
Pekerjaan
:
:
:
:
KIRWAN
Jl. Bandulan Gang VI F/B I – 22 Kecamatan Sukun Kelurahan Bandulan
70462
Purnawirawan TNI AD
Pada tanggal 24 Juni 2012 s/d 13 Juli 2012 kami sekeluarga pergi keluar kota. Di rumah tidak
ada orang/rumah dalam keadaan kosong. Saat kami pulang kami melihat ada kebocoran pipa
air dari saluran PDAM. Kami kaget setelah Petugas Pencatat Meteran datang, t ernyata stan
meter menunjukkan 779 sehingga pemakaian = 196 m 3.
Melalui surat ini saya mohon dengan hormat agar Bapak Pimpinan PDAM memberikan
kebijaksanaan agar saya bisa membayar secara mengangsur selama 10 x / 10 bulan karena
kalau dibayar sekaligus saya tidak mampu.
Demikian surat pengaduan sekaligus permohonan dari saya, atas semua perhatian dan
kebijaksanaan yang Bapak berikan saya ucapkan banyak terima kasih. Mohon jawaban dan
penjelasannya saya tunggu.
Malang, 23 Juli 2012
Hormat saya,
KIRWAN

16. Surat pengantar barang
• Yaitu surat yang digunakan sebagai pengantar barang dari
penjual kepada pembeli atau pengantar paket barang-barang
dan sebagainya.
• Hal-hal yang harus dicantumkan dalam surat pengantar barang
adalah:
• Ø Nama dan alamat pengirim serta penerima surat/ barang
• Ø Nomor surat pengantar
• Ø Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Ø Jumlah, jenis, merek dan keterangan lain mengenai
barang/dokumen yang akan dikirim.
• Ø Tanda tangan dan nama terang pengirim surat pengantar,
disertai cap/ instansi yang bersangkutan
• Ø Kolom untuk tanda tangan dan nama terang penerima
barang.

17. Contoh surat pengantar barang

18. Surat pengiriman barang
• Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang
dikirimkan pembeli kepada penjual yang isinya
memberitahukan bahwa barang telah diterima dan
pembayaran segera penuhi sesuai dengan yang telah
disepakati.
• Isi pokok surat pengiriman pembayaran adalah
sebagai berikut:
1. Menyatakan barang sudah diterima dengan baik.
2. Menjelaskan cara-cara pembayaran.
3. Menyatakan kesan untuk memelihara hubungan
kemitraan yang menguntungkan.
4. Minta konfirmasi penjual atas pembayaran tersebut.

19. Contoh surat pengiriman barang
TOKO CATWOMIRY JAYA
Jl.Cikiray No.i3l
Bogor
No
:353/F/C/2010
Lamp
: satu lembara bukti pembayaran
Hal
6 januari 2010
: Pengiriman Pembayaran
Kepada
Yth. Manajer PT FADILA
Jl. Anggrek, No.23
Batam
Dengan hormat,
Pada tanggal 5 januari 2010, kami telah menerima dua unit TV merk Baron sebagai pengganti
barang yang rusak dan merupakan bagian dari barang pesanan yang telah kami terima
sebelumnya.
Sebagai pembayaran barang-barang tersebut dan sesuai dengan kesepakatan, kami telah
mengirimkan sejumlah uang Rp. 20.700.000,00 (dua puluh juta tujuh ratus ribu rupiah) melalui
Bank Mandiri. Bersama ini kami lampirkan bukti pembayaran tersebut.
Setelah saudara menerima pembayaran ini,kami harap informasinya. Atas perhatian dan kerja
sama Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Toko CATWOMIRY JAYA
Chatumiry

20. Surat tagihan
• Surat tagihan meruupakan surat yang dibuat oleh penjual atau
pedagang (kreditur) yang berisi peringatan/ mengingatkan
pihak pembeli (debitur) untuk membayar sejumlah uang atas
barang-barang yang dibelinya. Dengan kata lain, surat tagihan
dibuat karena pihak pembeli belum membayar atau tidak
mengirimkan uang pembayaran pada tanggal pelunasan yang
telah disepakati bersama.
Hal-hal yang perlu dimuat dalam surat tagihan itu diantaranya
adalah:
• Memberitahukan dan mengingatkan mengenai pernyataan
waktu pembayaran;
• Pembayaran yang harus segera dibayar/besarnya utang yang
harus dibayar;
• Menunjukan tanggal, nomor surat dan faktur pembelian; serta
• Cara pelunasan yang harus dilakukan.

21. Contoh Surat Tagihan
PT ALMAMATER TIGA
Jl. Solontongan No.10 Telp.7305529
Bandung
No
: 007/AL/KI/I/2002
Hal
11 Januari 2002
: Pembayaran Faktur No.23/XII/2001
Kepada
Yth. Toko Sinar Terang
Jalan Dalem Kaum 48
Jakarta
Dengan hormat,
Berdasarkan cataatan di perusahaan kami ternyata Saudara masih memiliki tunggakan faktur
no.23 tanggal, 24 Desember 2001, sebesar Rp.2.750.000,00 (dua juta tujuh ratus lima puluh ribu
rupiah). Pelunasan tunggakan tersebut harus diselesaikan pada tanggal 1 Januari 2002 sesuai
dengan kesepakatan.
Mengingat waktu pembayaran telah lewat sepuluh hari, kami minta Saudara untuk segera
membayar faktur tersebut melalui Bank Mandiri No.Rekening 09.09.100.AL.
Atas perhatiannya Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT.ALMAMATER TIGA
DENI HAMDANI.S.E.
Direktur

22. Unsur-unsur yang harus ada dalam
membuat surat niaga
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Kepala surat
Tempat dan tanggal pembuatan surat
Nomor surat
Lampiran
Perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Isi surat (pembuka, inti, penutup)
Salam penutup
Tanda tangan dan nama terang pembuat surat

23. hal-hal yang harus di perhatikan
1.Menetapkan tujuan
2.Menetapkan isi surat
3.Nama dan jenis barang
4.Merk dan kualitas barang
5.Banyak barang yang ditawar
6.Penetapan tata urutan isi surat
7.Menyelesaikan setiap bagian isi surat satu
persatu
8.Hindari penggunaan singkatan