Rédiger son cahier des charges et mener sa consultation (2010)
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Quelles phases, quels éléments clés pour bien rédiger son cahier des charges ? Comment organiser au mieux sa consultation ? Un guide pas à pas avec une spécialiste de l’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage.
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- 1. Rédiger son cahier des charges é i i et mener sa consultation Nathalie JAVOUREZ Point C P i t Comm
- 2. Accompagne depuis 15 ans les entreprises et les collectivités locales d l l dans l défi iti la définition et l mise en œuvre d leur projet web t la i de l j t b AMOA et AMOE des projets X-net | Internet | Intranet | Extranet REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 3. LES 5 GRANDES ETAPES D’UN PROJET WEB 1– ETUDE PREALABLE ET CONCEPTION Présentation Analyse Audits : du projet stratégique - Marketing et communication - Technique Rédaction du cahier des charges 2– DEFINITION Définition du Définition de Identification Préparation contenu l arborescence l’arborescence des besoins et réalisation ressources technique et exploitation Rédaction Du CCTP REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 4. LES 5 GRANDES ETAPES D’UN PROJET WEB 3– CONSULTATION Publication Analyse des Audition AAPC dossiers Sélection du titulaire du marché Commande REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 5. • Etude préalable et conception Etape 1 : • Définition ETUDE PREALABLE • Consultation ET CONCEPTION REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 6. Présentation du projet • Etude préalable et conception • Présentation • Sensibiliser le groupe projet à ce nouvel outil • Audit • Valider l’état des connaissances de chacun • Définition • Consultation • Informer sur la méthodologie de travail et les différentes phases : g p analyse, réflexion, planification et développement du projet. REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 7. Audit marketing et communication • Etude préalable et conception • Se poser les bonnes questions • Présentation • A dit Audit • Etat des lieux objectif de l’existant • Définition • Un site pour QUI ? Vos cibles ? • Consultation • Un site POURQUOI ? Vos objectifs ? • Avec QUOI ? L’offre et les services Q REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 8. • Etude préalable et conception • Définition • Consultation Etape 2 DEFINITION REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 9. Etape 2 : Définition • Etude préalable et conception • Définition du contenu et des fonctionnalités • Définition • Définition de l’arborescence • Identification des besoins et des ressources • Consultation • Préparation des phases de réalisation technique et d’exploitation • Rédaction d’un Cahier des Charges et validation Déterminer les informations et les services dont disposera l’utilisateur. Réflexion directement issue de la phase précédente. Le contenu d’un site, l’information proposée est la seule , p p ressource crédible dont vous disposez pour atteindre les objectifs définis. REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 10. 2.1. Définition du contenu et des fonctionnalités • Etude préalable et conception • Définition Se poser les bonnes questions : • Contenu/Fonct. Co e u/ o c • Arborescence • Ressources • Que recherche l’internaute que nous ciblons ? • Technique • CCTP • Quel type d’information attend-il ? • Consultation Répondre à ses besoins Apporter une solution à ses problèmes REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 11. 6 étapes dans la démarche Web • Etude préalable et conception 1 – ATTIRER des visiteurs • Définition • Contenu/Fonct. Co e u/ o c 2 – MAINTENIR l’intérêt l intérêt • Arborescence • Ressources • Technique 3 – PERSONNALISER la visite • CCTP • Consultation 4 – INCITER à laisser des informations 5 – RESTER EN CONTACT avec les utilisateurs 6 – RE-ATTIRER le visiteur REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 12. 2.2. Définition de l’arborescence et de l’ergonomie • Etude préalable et conception • Définition Les objectifs sont définis, les thèmes principaux arrêtés • Contenu/Fonct. Co e u/ o c • Arborescence • Hiérarchisation de l’information • Ressources • Technique • CCTP • Logique de consultation • Consultation • Mise en place de la dynamique, de l’écriture, de l’équilibre, du rythme, à travers les différents chemins de consultation REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 13. Trouver l’équilibre entre… q • Etude préalable et conception • Vos objectifs stratégiques, commerciaux • Définition ET • Contenu Co e u • Les intérêts des utilisateurs, leurs besoins • Arborescence • Ressources • Technique • CCTP • Consultation …et accepter les compromis et en fonction des objectifs à atteindre !
- 14. 2.3. Définition des besoins et des ressources • Etude préalable et conception • Pourquoi ? • Définition • Contenu Co e u • Arborescence Définition précise de la nature, quantité, périodicité éf é d l é é d é • Ressources des informations nécessaires • Technique • CCTP • Consultation • Comment ? Décomposition détaillée des tâches pour chaque acteur interne/externe Définir le workflow > anticiper l’organisation à mettre en place REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 15. Qui fait quoi ? • Etude préalable et conception • la nature de la contribution demandée en fonction des objectifs • Définition • la charge de travail qu’elle implique pour chaque acteur • Contenu Co e u • Arborescence • Ressources • la prestations externalisées : rédactionnel, intégration, • Technique reportages photos, vidéos, podcasts, conseils réseaux sociaux, etc. • CCTP • Consultation • les périodes ou dates auxquelles chacun sera sollicité é é • l’enchaînement de ses tâches par rapport à celles des aut es acteurs du projet autres acteu s p ojet • l’affectation et le traitement des e-mails entrants • le planning de réalisation REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 16. 2.4. Définition technique Préparation de la phase « réalisation technique » • Etude préalable • Définition de l’architecture logicielle et matérielle et conception de la solution • Définition • Contenu Co e u • Définition des clauses techniques particulières : • Arborescence existant, contraintes, exigences, etc. • Ressources • Technique • CCTP Préparation de la phase « exploitation » • Consultation • Finalisation du circulation de l’information : descriptif des principaux rôles et niveaux de contribution • Finalisation des attentes pour le transfert de compétences en fonction des niveaux de contribution • Finalisation des attentes pour les services Internet : hébergement, noms de domaine, référencement, g , , , statistiques… REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 17. 2.5. Rédaction du CCTP • Etude préalable Le Cahier des Charges Techniques Particulières reprend : è et conception • Définition • Contexte, objectifs, cibles, positionnement • Contenu Co e u • Attentes des utilisateurs • Arborescence • Ressources • Contenus et hiérarchisation • Technique • Contraintes graphiques et ergonomiques • CCTP • Consultation • Fonctionnalités et interactivité souhaitées : description des attentes en back et en front office Précisez vos demandes fin que les prestataires puissent évaluer le périmètre de chaque fonctionnalité Exigez du prestataire un cahier des spécifications fonctionnelles qui doit décrire précisément le mode de gestion et d’affichage des données (back et front office) REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 18. Le cahier des charges reprend également • Etude préalable et conception • Environnement et contraintes techniques • Définition • Interaction avec d’autres projets • Contenu Co e u • Moyens et ressources internes • Arborescence • Ressources • Prestations attendues • Technique • Calendrier prévisionnel • CCTP • Consultation REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 19. Exemple de structure de cahier des charges • Etude préalable et conception 1 – Présentation de l’organisation • Définition • Contenu Co e u • Arborescence 2 – Présentation du projet • Ressources Rappel du contexte • Technique 2.1 Rôles des différents acteurs • CCTP 2.2 Objectifs du site • Consultation 2.3 Cibles, positionnement 2.4 Contenus, arborescences cibles 2.5 Environnement de développement 2.6. Contraintes (existant) 2.7. Modules fonctionnels attendus REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 20. 3 – Prestations attendues • Etude préalable 3.1 Charte graphique et charte éditoriale et conception 3.2 Développement, intégration, adaptation et • Définition paramétrage du système d’information, • Contenu Co e u • Arborescence 3.3 3 3 Développement de BDD spécifiques • Ressources 3.4 Création/récupération/intégration de contenu • Technique • CCTP 3.5 Interfaçage et gestion de flux XML • Consultation 3.6 G ti 3 6 Gestion du nom de domaine d d d i 3.7 Hébergement 3.8 Référencement / Promotion 3.9 St ti ti 3 9 Statistiques de connections d ti REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 21. 4– Transfert de compétences Participants : profils, nombre, rôle… • Etude préalable et conception 5– Assistance et maintenance • Définition Périmètre, durée, conditions d’intervention, Méthodologie et outils de suivi • Contenu Co e u • Arborescence • Ressources 6– Livrables attendus • Technique Cahier des spécifications fonctionnelles détaillées • CCTP Conceptions Graphiques et fichiers sources • Consultation Charte Ch t graphique, gabarits XHML F ill d style hi b it XHML, Feuilles de t l Architecture logicielle, matérielle Dossier d’installation et de paramétrage Plan et cahier de recette Supports d formation S t de f ti 7– Planning prévisionnel REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 22. 7– Spécifications administratives • Etude préalable Propriétés et droits éé d et conception Confidentialité • Définition Garantie • Contenu Co e u Conditions d’exécution et pénalités de retard • Arborescence Forme attendue d l réponse d de la é • Ressources Critères de sélection et pondération associée • Technique • CCTP • Consultation 8– Bordereau des prix B d d i Permet de comparer les prestations proposées sur les mêmes critères Prestation | Nombre de jours | Prix H.T. | HT REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 23. Les annexes • Etude préalable A– Brief graphique et conception • Définition Contexte, objectifs, cibles • Contenu Co e u Positionnement, message, valeurs , g , • Arborescence Environnement graphique existant • Ressources Charte graphique existante • Technique • CCTP • Consultation B– Descriptifs de l’arborescence cible Chapitres/rubriques/sous-rubriques C– Descriptifs flux XML REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 24. • Etude préalable et conception • Définition Etape 3 • Consultation CONSULTATION REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 25. A savoir… • Etude préalable • Seuil des MP pour les marchés de services (1/01/2010) : et conception 193 000 € H.T. • Définition > MAPA (Marché à Procédure Adaptée) • Consultation • DCE : Dossier de Consultation des Entreprises • AE : Acte d’Engagement • CCTP : Cahier des Cl C hi d Clauses T h i Techniques P ti liè Particulières • CCAP : Cahier des Clauses Administratives Particulières • RC : Règlement de la Consultation • DPGF : Détail des Prix Global Forfaitaires N’hésitez pas à demander l’appui d’une collectivité ! REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 26. Etape 3 : Consultation • Etude préalable Des prestataires et conception pré-sélectionnés • Définition Une analyse des offres • Consultation plus pertinente MAPA RESTREINT Une étape supplémentaire pour la procédure REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 27. Etape 3 : Consultation • Etude préalable Une procédure plus et conception « rapide » • Définition • Consultation MAPA OUVERT Un nombre plus important d’offres à analyser Des offres moins pertinentes REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 28. Etape 3 : Consultation Analyse des dossiers • Etude préalable • Ne vous répartissez pas les dossiers : et conception la comparaison est nécessaire • Définition • Consultation • C Consultez en profondeur l sites d candidats l f d les i des did • Testez les références : fonctionnalités, navigation, etc. • Vérifier les crédits • Demandez les coordonnées des références et … appelez ! • Préparez un tableau d’analyse sur la base des critères qui vous semblent essentiels : reco stratégiques, contraintes techniques, stratégiques techniques développements fonctionnels, maintenance, formation… etc. REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 29. Etape 3 : Consultation Audition des prestataires • Etude préalable • Vous n’êtes pas contraints d’auditer tous les prestataires et conception • Définition • Essayez d’organiser les auditions sur une journée (4 maximum) • Consultation • Préparez vos questions lors de la phase d’analyse des offres • Ré Répartissez l questions à poser selon les compétences ti les ti l l ét • N’hésitez pas à négocier dès la phase d’audition : prestations plus importantes ou coûts moins élevés • Notez toutes les réponses et demandez-en confirmation écrite, elle vaudra engagement de la part du prestataire REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 30. Evaluation du plan de charge •Gestion de projet •Organisation et Organisation animation des Etapes Charge j/h réunions de travail 1 - Etude et conception 4à5j •Pilotage des différentes étapes 2 - Défi iti Définition 8 à 10 j •Coordination des différents 3 - Consultation 4à6j intervenants > 10 à 20 jours REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
- 31. Étape 4 : exploitation En conclusion ? Sachez perdre du temps pour en gagner ! REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm