Ringkasan dokumen tersebut adalah sebagai berikut:
Dokumen tersebut memberikan penjelasan mengenai pengelolaan arsip dinamis yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Juga dijelaskan mengenai jenis-jenis arsip seperti arsip dinamis aktif, dinamis inaktif, dan arsip statis beserta contohnya.
1. Sumber Data : Arsip Nasional Republik Indonesia
Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan
Oleh :
H. TB. BUKHORI, S. Pd
ARSIPARIS AHLI MADYA KAB. TANGERANG
2. BIODATA
NAMA
TEMPAT/ TGL LAHIR
JABATAN
PANGKAT/GOL
ALAMAT
CONTACT
PENDIDIKAN
PENGALAMAN
PEKERJAAN
: H. TB. BUKHORI, S. Pd.
: Tangerang, 11 MEI 1963
: Arsiparis Ahli Madya
: Pembina (IV/a)
: Cilongok – Sukamantri – Pasarkemis - Tangerang
: 081289483674
: S1 UNINIS BANDUNG
: - BKKBN KABUPATEN TANGERANG (1985 – 2000)
- STAF KECAMATAN PASARKEMIS (2000 – 2007)
- KEPALA SEKSI KESOS KEC. KRONJO (2007 – 2009)
- KASUBAG HUBUNGAN MASYARAKAT KPU KAB. TANGERANG(2009 -2015 )
- KEPALA BIDAANG PERDAGANGAN DALAM NEGERI DISPERINDAG KAB.
TANGERANG(2015 - 2017);
- SEKRETARIS KECAMATAN (SEKCAM) KEMIRI KAB. TANGERANG (2017)
- KEPALA BIDANG PELAYANAN DAN PENGOLAHAN ARSIP DISPERPUSIP (2017 –
2021)
- ARSIPARIS AHLI MADYA DISPERPUSIP KAB. TANGERANG (2021 – SEKARANG)
3. PENGERTIAN ARSIP
UU NO. 43 Tahun 2009 tentang ARSIP :
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.
4. DASAR HUKUM
1. Undang – Undang Nomor : 43 Tahun 2009 tetang Kearsipan
2. Peraturan Daerah Kabupaten Tangerang Nomor : 1 Tahun 2015 tentang Pengelolaan
Kearsipan di Kabupaten Tangerang;
3. Peraturahn Bupati Tangerang No. 69 Tahun 2016 Tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA)
4. Peraturan Bupati Tangerang No. 70 Tahun 2016 Tentang Penyusutan Arsip;
5. Peraturan Bupati Tangerang No. 71 Tahun 2016 Tentang Pengelolaan Arsip Dinamis;
6. Peraturan Bupati Tangerang No. 23 Tahun 2017 Tentang Tata Kearsipan Pemerintah
Kabupaten Tangerang;
7. Peraturan Bupati Tangerang Nomor : 110 Tahun 2019 tentang Pedoman Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.
5. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Pengelolaan arsip dinamis adalah
proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif, dan sistematis
meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip;
7. ARSIP DINAMIS
Arsip Dinamis adalah Arsip Yang Digunakan Secara
Langsung Dalam Kegiatan Penciptaan Arsip dan
Disimpan Selama Jangka Waktu Tertentu, terdiri dari 3
(tiga) Kategori yaitu :
1. ARSIP DINAMIS AKTIF
arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus (contoh Berkas – berkas yang digunakan pegawai
yang masih bekerja, surat masuk dan surat keluar di tahun
berjalan.)
2. ARSIP DINAMIS INAKTIF
arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
(dokumen/surat2 yg diciptakan 1- 2th yg lalu)
8. 3. ARSIP VITAL, adalah Arsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui
dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang dan
merupakan arsip yang masa penggunaannya tidak
memiliki batas waktu/sepanjang masa, dan
memerlukan perlakuan khusus serta memiliki akses
terbatas. (contoh : Kebijakan Strategi (asli), Bukti
Kepemilikan asset, Personal File (berkas Pegawai),
Pensiun, Asuransi, Dokumen Kontrak, arsip yang timbul
karena adanya tupoksoi organisasi, data – data
personal(KTP, Izasah) dll
9. ARSIP STATIS
ADALAH ARSIP YANG DIHASILKAN OLEH PENCIPTA ARSIP
KARENA MEMILIKI NILAI GUNA KESEJARAHAN, TELAH
HABIS MASA RETENSINYA, BERKETERANGAN
DIPERMANENKAN YANG TELAH DIVERIFIKASI BAIIK
SECARA LANGSUNG ATAUPUN TIDAK LANGSUNG OLEH
LEMBAGA KEARSIPAN DAEARAH (LKD) (contoh pejabat
politis (Bupati/Wakil Bupati/Anggota DPRD, Pejabat Eselon
II)
10. II. ARSIP MENURUT BENTUK / FISIK
ARSIP
MENURUT BENTUK / FISIKNYA
ARSIP TEKSTUAL
(REKAMAN/CATATAN INFORMASI BERBASIS
KERTAS)
adalah Rekaman atau Catatan Informasi
berbasis Kertas
contohnya :
DOK SURAT
DOK SPJ
DOK LAINNYA
ARSIP AUDIO VISUAL (REKAMAN/CATATAN
INFORMASI BERBASIS ELEKTRONIK)
adalah Rekaman atau Catatan Informasi
berbasis Elektronik contohnya :
ARSIP KARTOGRAFI (REKAMAN/CATATAN
INFORMASI BERBENTUK GAMBAR)
adalah Rekaman atau Catatan Informasi
berbentuk GAMBAR contohnya :
PHOTO
CD
REKAMAN SUARA
VIDEO
MAP/PETA
6
11. Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi Kegiatan :
1. Penciptaan Arsip (pembuatan arsip, penerimaan
arsip);
2.Penggunaan Arsip (klasifikasi arsip, Sistem Klasifikasi
Keamanan arsip, dan Akses Arsip);
3. Pemeliharaan Arsip (Pemberkasan Arsip Aktif,
Penataan Arsip In aktif, Penyimpanan Arsip, Alih Media
Arsip);
4. Penyusutan Arsip ( Pemindahan Arsip Inaktif,
Pemusnahan Arsip, Penyerahan Arsip Statis ke LKD)
RUANG LINGKUP
PENGELOLAAN ARSIP
13. PERMASALAHAN PENGELOLAAN
ARSIP
1. Unit Kerja Penuh Dengan Arsip;
2. Bercampur baur antara arsip aktif dan inaktif dan tidak
jelas;
3. Tidak ada Petugas yang secara khusus menangani masalah
arsip;
4. Sarana dan Prasarana Kearsipan dan Anggaran Kurang;
5. Arsip disimpan sesuai dengan kepentingan petugas dan
Pejabat masing – masing;
6. Pencarian Arsip tidak bisa dilakukan secara cepat dan
tepat;
35. RINCIAN KODE KLASIFIKASI
000 : UMUM
100 : PEMERINTAHAN
200 : POLITIK
300 : KEAMANAN DAN KETERTIBAN
301 : KESEJAHTERAAN SOSIAL
500 : PEREKONOMIAN
600 : PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAKERJAAN
700 : PENGAWASAN
800 : KEPEGAWAIAN
900 : KEUANGAN
36. KODE KLASIFIKASI 800 – KEPEGAWAIAN
810 PENERIMAAN PEGAWAI
821 PENGANGKATAN PEGAWAI
828 MUTASI
860 PENILAIAN
863 DP – 3/SKP
850 CUTI
857 CUTI ALASAN PENTING
851 CUTI TAHUNAN
852 CUTI BESAR
856 CUTI DI LUAR TANGGUNGAN NEGARA
