Descrizione del portale Vivifacile

1. “Vivifacile – La PubblicaAmministrazione per te” Giugno2010

2. 2 Che cos’è Vivifacile ? (1/2) In generale: “Vivifacile è un portale di servizi a registrazione unica che si ripropone di raccogliere molti dei servizi online che la PA offre ai suoi interlocutori per renderli attivi e fruibili da tutti in modalità multicanale grazie alla convergenza fra telefonia cellulare, applicazioni web e posta elettronica”.

4. All'interno del portale, il cittadino potrà personalizzare la schermata in homepage, selezionando i servizi a cui abitualmente accede con maggior frequenza.

5. Le informazioni richieste potranno essere ricevute nella maniera ritenuta più comoda dall'utente: posta elettronica, telefono cellulare o fisso.

6. Gli utenti potranno registrarsi e fruire da subito dei servizi scuola-famiglia attraverso il Portale “ScuolaMia”.Che cos’è Vivifacile ? (2/2)

8. Semplificare le relazioni amministrative tra famiglie e istituzioni scolastiche;

9. Facilitare la partecipazione delle famiglie alla vita scolastica dei propri figli attraverso la realizzazione di un insieme di servizi innovativi, tra i quali:La pagella digitale, Le comunicazioni relative alla vita scolastica degli studenti e ai risultati degli apprendimenti; L’agenda di ricevimento dei docenti; La notifica alle famiglie in tempo reale delle presenze/assenze degli studenti e le comunicazioni scolastiche, erogate in modalità multicanale (web, e-mail, SMS).

10. 5 Modalità di accesso al Portale ScuolaMia Si può accedere al Portale ScuolaMia digitando direttamente sul browser l’indirizzo http://scuolamia.istituzione.it . La Home Page è caratterizzata da tre sezioni così suddivise Importante : Il Portale non consente l’accesso contemporaneo di due o più utenti che utilizzano le stesse credenziali di accesso , segnalando l’anomalia con il messaggio “Utente già collegato”

11. 6 Sezione “Famiglie” (1/3) L’utente famiglia Per utente famiglia si intende il genitore (il padre, la madre) o il tutore legale dell’alunno. Per accedere al Portale ScuolaMia ed usufruire dei servizi online, l’utente Famiglia deve effettuare una procedura di registrazione grazie alla quale ottiene le credenziali di accesso (una “Username” assegnata in automatico dal sistema e la “Password” personale scelta direttamente dal genitore stesso) necessarie per accedere al Portale e quindi ai servizi online che la scuola mette a disposizione delle famiglie. L’adesione al Servizio “Portale ScuolaMia” è facoltativa, quindi l’utilizzo è riservato alle famiglie che decidono di aderire. Prerequisiti per aderire al portale Verificare che la scuola del proprio figlio abbia aderito al Portale. Questa verifica può essere effettuata, ancora prima di eseguire la procedura di registrazione al Portale, tramite la funzionalità “Cerca Scuola” presente sulla Home Page del Portale (vedi figura slide precedente). Se la scuola del proprio figlio non ha aderito al Portale, l’utente “Famiglia” non potrà accedere ai servizi online; disporre di una casella di posta elettronica personale dove poter ricevere la propria Usernamee le altre comunicazioni provenienti dalla scuola.

12. 7 Sezione “Famiglie” (2/3) La procedura di registrazione è disponibile nella sezione dedicata alla Famiglie facendo clic su “Registrati ora”. Se, invece, l’utente Famiglia ha già effettuato la registrazione e dispone delle credenziali di accesso (Username e Password) può accedere al Portale facendo clic su “Accedi”.

16. L’Orario di Ricevimento dei Docenti (propedeutiche alla definizione di tale orario sono: la predisposizione di un’Anagrafica del Docente, l’Associazione Professore – Materia - Classe, l’Orario delle Lezioni, la comunicazione delle festività e delle chiusure previste. Tali operazioni potranno essere effettuate attraverso funzionalità messe a disposizione dai pacchetti locali di segreteria).Sezione “Scuole” (2/3)

17. 11 Sezione “Scuole” (3/3) Alcune considerazioni rilevanti I dati necessari all’erogazione dei servizi saranno attinti dai sistemi di gestione della segreteria scolastica, o da applicazioni complementari, e confluiranno nel portale centralizzato secondo modalità automatiche già sperimentate in occasione di altre iniziative. Per questa ragione, all’atto di adesione, le scuole dovranno trasmettere tutte le informazioni necessarie alla corretta esecuzione dei servizi di comunicazione oggetto del Portale ScuolaMia. Nel caso di istituti comprensivi, l’istituto principale esegue l’adesione per ogni singola scuola; l’adesione cioè può essere selettiva e non necessariamente per tutte le scuole dell’istituto. Ciò consentirà la massima flessibilità di scelta da parte del Dirigente scolastico sulla base della capacità organizzativa della singola scuola. Ogni scuola all’atto dell’adesione deve dichiarare, attraverso funzionalità accessibili sul Portale, quali servizi decide di erogare verso le famiglie, potendo in qualunque momento selezionare nuovi servizi o recedere da quelli sottoscritti. Particolare importanza hanno i temi della sicurezza e della privacy; in questo contesto particolarmente delicato è il momento di associazione tra identità del genitore/tutore e quella dello studente rispetto al quale si richiede l’accesso ai dati scolastici. A tale proposito si è ritenuto opportuno mantenere una responsabilità diretta della scuola nel confermare la richiesta avanzata dalla Famiglia, previo riconoscimento “a vista” dell’identità del richiedente. Ogni scuola sarà responsabile della gestione dell’autorizzazione Famiglia/Studente, nonché dell’autorizzazione ad accedere ai dati, relativamente all’alunno di competenza.

19. Il tasto “Home”, nel caso di utente “Famiglia” riporta alla pagina “Pannello di controllo”, nel caso di utente “Scuola” riporta alla pagina “Istituti Amministrati”;

20. Il tasto “Logout” consente di uscire dal Portale;

21. La guida all’utilizzo del portale,

22. Guida operativa per l’utilizzo delle funzionalità;

26. le comunicazioni che riguardano le assenze saranno comunicate in maniera giornaliera o periodica (a seconda della scelta dell’istituto scolastico);

27. il testo di ogni singola comunicazione (anche se inviata via e-mail e archiviata via web) è sempre lungo massimo 160 caratteri ovvero il numero massimo dei caratteri veicolabili con SMS;

28. il sistema centrale si preoccuperà di smistare le comunicazioni create dalla scuola in maniera automatica verso le famiglie che hanno aderito senza ulteriori azioni da parte delle segreterie scolastiche;

29. tutte le comunicazioni sono archiviate sempre su web e sono sempre visibili attraverso il “Portale ScuolaMia” alle famiglie cui sono destinate;

30. per la ricezione delle comunicazioni la famiglia può scegliere un canale aggiuntivo al web: SMS o, in alternativa, e-mail.Nota : E’ la scuola che definisce il tipo di comunicazione che vuole inviare alle famiglie nonché la tempistica ,e non il sistema che, invece, mette a disposizione gli strumenti.

32. Uscite anticipate (quando riguardano tutta la scuola o una classe);

33. Incontri scuola-famiglia (convocazioni presso la scuola, cambiamento calendario colloqui);

35. l’entrata in ritardo (entro la prima ora) o alla seconda ora;

36. l’uscita anticipata.Questi eventi sono rilevati dai docenti attraverso i registri di classe. Il sistema smista automaticamente verso i destinatari dei messaggi. La comunicazione deve in ogni caso rispettare la linea preferita di comunicazione scelta dalla famiglia al momento in cui ha aderito al progetto.

40. prenotare il colloquio con i riferimenti di classe/alunno secondo la disponibilità che il sistema permette di evidenziare online

43. Certificato di frequenza o Certificato di frequenza con handicap;

44. Certificato di idoneità o esonero all’educazione fisica;

45. Certificato obbligo d’istruzione (per gli alunni fino ai 16 anni di età);

46. Certificato di nulla osta al trasferimento ad altra scuola.Le richieste di certificato inoltrate dalle famiglie vengono evidenziate alle scuole attraverso funzioni disponibili sui pacchetti locali di segreteria che consentiranno di produrre i certificati nel formato PDF – A4 non modificabile. A conferma della produzione, a livello locale, apposite funzioni si preoccuperanno di trasferire i certificati su sistema centrale, attraverso protocolli di interoperabilità definiti. Il Portale Scuolamia metterà i certificati prodotti a disposizione delle famiglie che ne abbiano fatto richiesta per poterli stampare, visualizzare o effettuare delle copie.

47. 20 Servizio “Certificati scolastici online” (2/3)

49. Attraverso il servizio online di autocertificazione sul Portale Istituzionale per tutti gli altri. In particolare tale servizio offre la possibilità di scaricarsi online la certificazione relativa a :Iscrizione; Carriera; Titolo/frequenza; Quota iscrizione; In via generale il servizio “Certificati Scolastici online” è già implementato presso la Fondazione Scuole Civiche Milano. Per questa ragione, l’adesione al servizio offerto da ScuolaMia non dovrebbe generare problemi di implementazione. In questo caso gli unici elementi di riflessione riguardano: Impatto di immagine sull’adesione al Portale; Impatto che ha sugli studenti l’utilizzo del portale “ScuolaMia” rispetto al portale “Scuolecivichemilano”; Necessità di valutare se, come accade oggi con l’utilizzo del proprio portale, la risposta è sincrona rispetto alla domanda oppure se la risposta diventerà asincrona.

51. Riduce sia costi diretti (carta, stampa, etc.) che indiretti (distribuzione, raccolta, gestione amministrativa, costi di conservazione);

52. Non altera i processi interni della Scuola che, in tal modo, vengono fortemente semplificati nella componente amministrativa (forte incidenza sul personale ATA).Al momento, la pagella online, rispetto alla quale l’istituto scolastico mantiene la piena responsabilità dei contenuti, non sostituisce la pagella cartacea. La pagella online verrà prodotta in formato PDF – A4 non modificabile.

53. 23 Servizio “pagelle online” (2/3)