El documento describe el proceso de matrícula propuesto para 2013 en la Universidad Nacional Federico Villarreal. Explica que la Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo (OCRACC) coordinará la matrícula junto con las facultades y oficinas de servicios académicos. También identifica algunos nudos críticos que causaron observaciones en la matrícula de 2012 y propone mejoras para la gestión académica en 2013.

1. Dra. Catalina Bello Vidal
Jefa de OCRACC
OFICINA CENTRAL DE REGISTROS
ACADEMICOS Y CENTRO DE COMPUTO
Universidad Nacional
Federico Villarreal
“MATRICULA 2013”
REUNIÓN INFORMATIVA

2. CONOCIMIENTO SOBRE AUTOCUIDADO Y SU RELACIÓN CON LAS CARACTERÍSTICAS
SOCIODEMOGRAFICAS - MORBILIDAD EN PACIENTES CON DIABETES HOSPITAL DANIEL ALCIDES
CARRIÓN
Oficina Central de Registros
Académicos y Centro de Cómputo
Es la encargada de coordinar y ejecutar las actividades de recopilación, registro y
emisión de la documentación e información académica oficial, actualizada de
estudiantes y egresados. Organiza, apoya, coordina y verifica la matrícula. Es
responsable de emitir documentos como actas, certificados y constancias y otros
documentos académicos.
VISIÓN: Ser reconocidos como una oficina con tecnología de
vanguardia, inspirada en altos valores éticos y morales, con personal
proactivo y eficiente, que brinda al usuario servicios con estándares de
calidad en la gestión y resguardo de la información académica.
MISIÓN: OCRACC es un órgano de apoyo a la gestión de información
académica y tiene como propósito fundamental administrar los registros
académicos, la emisión de documentos oficiales y coordinar los
procesos de matrícula, en estricto cumplimiento y aplicación de las
normas académicas, brindando un servicio de calidad.
VALORES: Responsabilidad, honestidad, orden y trabajo en equipo.

3. Vicerrectorado
Académico
Oficina Central de Registros
Académicos y Centro de
Cómputo
Oficina de
Servicios
Oficina de Registros
Oficina de
Procesamiento
ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL

4. OCRACC Y SU ESTRUCTURA LABORAL ACTUAL
Oficina de Servicios (6)
Oficina de Registros
(Coordinación) (6)
Oficina de Procesamiento (2)
Área de Archivo
(Verificación) (11)
VRAC-OCRACC

5. OCRACC Y SUS PROCESOS COORDINADOS CON LAS O.S.A.
.
Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los
Ciclos Regulares (períodos 1, 2 y A)
Ω Asistencia Técnica a las facultades
Ω Coordinación del Proceso de Matrícula
Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los
Ciclos No Regulares ( vacacional, regularización, subsanación).
ΩVerificación y/o Registro de Resoluciones de Asignaturas Convalidadas
ΩSolicitud y entrega de los carnés universitarios
Ω Obtención del Orden de Mérito

6. PROCESO DE MATRICULA 2011
VRAC-OCRACC 6
OCRACC
FACULTAD
ALUMNOS
BANCO
Material de Matrícula
Carpeta de Matrícula
Solicitud de Matrícula
Información de
Matrícula efectuada
Voucher de Pago
Obligaciones
de Pago
(Ficha de Solicitud,
Record Académico y
Obligaciones de Pago)
Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo

7. PROCESO DE MATRICULA 2012
OPERADORES OSA -
OCRACC
7
OCRACC
F
A
C
U
L
T
A
D
BANCOS
Carpeta de Matrícula
(Alumno)
Solicitud de
Matrícula
DOCENTES
CONSEJEROS
Voucher de Pago
Obligaciones
de Pago
(Ficha de Solicitud,
Record Académico
Obligaciones de Pago)
Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo
DECANO, DIRECTORES,
JEFES OSA
ALUMNOS
El docente Consejero
Entregará un padrón
de alumnos
atendidos

8. PROPUESTA
PARA
LA
MATRÍCULA
2013

9. MARCO LEGAL:
 Ley Universitaria 23733
 Estatuto de la UNFV
 Reglamento General de la Universidad
 Compendio de Normas Académicas
 Reglamento General para la Convalidación de Asignaturas
R. R. Nº507-2012-CU-UNFV (Mod. R.R.Nº1483 y 1490).
 Reglamento General de Matrículas,
 Reglamento General de Evaluaciones
 Calendario Académico. 2013 / R.R.Nº2913-CU-2013-UNFV
 Unificación de criterios aplicables a los alumnos
observados (ASC) / R.VRAC Nº639-2013-UNFV
Matrícula 2013

10. PROCESO DE MATRICULA 2013
OPERADORES OSA -
OCRACC
10
OCRACC
F
A
C
U
L
T
A
D
BANCOS
Carpeta de Matrícula
(Alumno)
Solicitud de
Matrícula
DOCENTES
CONSEJEROS
Voucher de Pago
Obligaciones
de Pago
(Ficha de Solicitud,
Record Académico
Obligaciones de Pago)
DECANO, DIRECTORES, JEFES OSA
El docente Consejero
Entregará un padrón
de alumnos
atendidos
ALUMNOS
VRAC
Pag.web.
CONSEJERÍA ESTUDIANTIL

11. DIRECCIONES
DE ESCUELAS
Y
CONSEJEROS
JEFATURA DE OSA
Y
OPERADORES
DIFUSIÓN Y VIGILANCIA
DE LA MATRICULA ESTUDIANTIL
UNIVERSITARIA 2013
UNFV
MATRICULA 2013
(04 -28 marzo)
DECANATOS

12. Procesos Coordinados desde la OCRACC
con las OSAS
1. Entrega de materiales de matrícula
2. Coordinación del Proceso de Matrícula .
OCRACC
FACULTADES

13. Procesos Coordinados desde las OSAS con las
DIRECCIONES DE ESCUELAS
1. La Dirección de Escuela, envía a la OSA la programación de
Asignaturas para el Año Académico 2013, profesor
responsable, turno, sección, código, horarios; para su ingreso
en el SUM-OCRACC, quedando listo para iniciar el registro
de la matrícula.
2. Escuela envía a OSA la relación de Consejeros de
Matrícula, con sus respectivos códigos docentes, información
que es cargada en el SUM-OCRACC.
3. OSA coordina con la Escuela el día y la hora para la
capacitación de los consejeros y la entrega de la lista de
estudiantes en consejería.

14. Procesos Coordinados desde las OSAS con las
DIRECCIONES DE ESCUELAS
4. La OSA entrega a Escuela las Carpetas de Matrícula de los
alumnos, conteniendo Record Académico, Obligación de
Pagos, Ficha Solicitud de Matrícula 2013 y Ficha Técnica del
Estudiante 2013.
5. La OSA entrega a cada Escuela la relación de alumnos con
Matrícula Condicional, Suspensión de Matrícula y Matrícula
Cancelada.
6. La Escuela publica los horarios de clase por Nivel, Turno
y Sección y orienta al estudiante sobre el proceso de matrícula
(pagos en el Banco de Comercio, Consejería de Matrícula y
registro de la misma en la OSA)

15. Procesos Coordinados desde las OSAS con las
DIRECCIONES DE ESCUELAS
7. La OSA y Escuela publican el Cronograma de Registro de
Matrícula y habilitan el lugar para la Consejería, ahí es cuando
el estudiante llenará las Hojas Solicitud de Matrícula con el
asesoramiento del Consejero, quien luego de verificar, procederá
a refrendarla con su firma y código docente. Firmando además el
padrón de consejería.
8. El operador de OSA procede a registrar la matrícula 2012.
Comunicando a su Jefe los eventos adversos si los hubiera, a fin
de reducir al mínimo la proporción de alumnos observados. Envío
de registros de matrícula a OCRACC, para su verificación
mediante el SUM-OCRACC.

16. 05/06/2013 VRAC-OCRACC 16
Universidad Nacional
Federico Villarreal
PROCESOS POSTERIORES AL REGISTRO DE LA MATRICULA
EN LA FACULTAD
1. El proceso administrativo de la matrícula requiere de disciplina y secuencia:
2. Se inicia con la organización y copiado de la base de datos de la matrícula en
la OSA y su envío a OCRACC, para su registro en el SUM OCRACC.
3. Los operadores proceden al respectivo procesamiento verificación e informe
de las observaciones de matrícula que se remiten a las facultades. ESTA
ETAPA CONCLUYE CUANDO EL 100% DE LAS OBSERVACIONES HAN SIDO
LEVANTADAS Y/O CORREGIDAS POR LA FACULTAD.
4. En las fechas establecidas se reciben y procesan las pre actas, las que
permiten generar las actas definitivas.
5. OCRACC remite a las facultades las actas definitivas y posteriormente son
retornadas selladas, firmadas y lacradas para su archivamiento y resguardo.
6. Cada coordinador de OCRACC atiende un promedio de 6 facultades, lo que
ocasiona leves embalses documentarios.
7. El sistema SUM OCRACC no contempla el 100% de los procesos que
intervienen en la matrícula (reactualización, reservas, convalidaciones entre
otros) por lo cual se procesa manualmente posterior a su autorización, lo
que ocasiona demora.

17. NUDOS CRITICOS POR RESOLVER: CAUSAS DE
OBSERVACIONES DE MATRÍCULA EN EL 2012
 Se autorizó matrícula sin respetar pre-requisito
Se matriculó en un plan de estudios diferente
Se matriculó y no efectuó pago de matrícula
Se matriculó y no cuenta con reactualización de
matrícula
Se matriculó superando el número de créditos
autorizados
Dejó de matricularse en una asignatura que le
correspondía llevar.

18. NUDOS CRITICOS POR RESOLVER EN
LA GESTIÓN ACADÉMICA EN EL 2013
 Las fechas del calendario académico se incumplen permanentemente
 Durante el levantamiento de observaciones OCRACC no obtiene
respuesta oportuna de la facultad
 Algunas pre-actas presentan las siguientes observaciones:
• Alumnos no matriculados
• Alumnos con reserva de matrícula
• Nombres de los profesores errados o carecen del mismo
• No se registran las notas de aplazados en el sistema
• Error en el promedio final
• Enmendaduras
• No es firmado por el profesor de la asignatura ni por el Decano

19. Algunos consensos OCRACC-OSAS
en el marco de las mesas de trabajo 2012
1. Mejorar la Coordinación OSA- ESCUELAS-OCRACC
2. Mejorar la gestión de documentos OSA- OCRACC
3. Organizar un Comité Consultivo de docentes jefes de
OSA-OCRACC
4. Reuniones de coordinación según necesidad (mesas de
trabajo).
5. Homologar acciones de orden y control OSA-OCRACC
6. Trabajar con indicadores de eficiencia en cada facultad,
que permitan el seguimiento histórico académico:
deserción, retención, repitencia, invictos, primeros
puestos entre otros.

20. Si usted no conoce su Oficina
No puede medir lo que se hace en ella.
Si usted no puede medir lo que hace
No puede controlarlo.
Si usted no puede controlar su oficina
Es probable que no puede dirigirlo.
Si usted no puede dirigirlo
Es seguro que no puede mejorarlo.
Si usted no puede mejorarlo
Esta usted atentando contra la calidad del
servicio!!!!
PARA RECORDAR