1. Mode d’emploi de l’outil de consolidation HCPJanvier 2011

2. 2 Sommaire Introduction Importer les grilles Visualiser les bases Exploiter les résultats Mettre à jour les informations

3. 1. Introduction

4. 4 Introduction L’outil de consolidation se base sur les grilles de risques réalisées lors de l’approche top down. Cet outil permet de centraliser l’ensemble des risques recensés dans un même document. Cet outil fournit plusieurs synthèses et visualisations des risques.

5. 5 Introduction Pour utiliser les fonctionnalités de cet outil, il convient de respecter les directives d’enregistrement des fichiers Excel (grilles par direction) : Enregistrez dans un seul dossier l’ensemble des grilles sur votre poste informatique ou sur votre réseau, à l’emplacement que vous souhaitez. Veillez au nom des fichiers : chaque nom de grille doit comprendre le mot « TD ». Veillez au format des fichiers : toutes les grilles doivent être enregistrées en format (.xlsm)  il s’agit du format prenant en charge les macros Attention à ne pas le placer sous une arborescence trop longue (multiplicité des sous dossiers), cela risque de provoquer des dysfonctionnements au niveau de l’import des données.

6. 6 Introduction Veiller à ce que les macros soient activées : Vous pouvez modifier les paramètres de sécurité des macros dans le Centre de gestion de la confidentialité (bouton Microsoft Office , bouton Options Excel, catégorie Centre de gestion de la confidentialité, bouton Paramètres avancés du Centre de gestion de la confidentialité, catégorie Sécurité des macros.)

7. 7 Ergonomie générale de l’outil Cet outil est un outil simple d’utilisation développé sous Excel. Il se présente sous la forme d’un ensemble de menus et écrans avec des fonctionnalités généralement présentées sous la forme de boutons. Il suffit de cliquer UNE FOIS sur les boutons pour que la fonctionnalité soit activée. La plupart des fonctions habituelles d’Excel restent actives et possibles à chaque étape.

8. 8 Sommaire général A l’ouverture de l’outil de consolidation, le sommaire général s’affiche. Un clic sur l’un des boutons, permet d’afficher l’un des 3 sous menu

9. 2. Importer les grilles

10. 10 Importer des grilles Vous devez utiliser le bouton « Importer des grilles » à la première utilisation de l’outil de consolidation, lors de l’ajout ou de la mise à jour de risques. Puis suivez les instructions présentes sur l’outil de consolidation Notes : Assurez vous que toutes les grilles Excel sont dans un seul et même dossier Assurez vous que toutes ces grilles Excel contiennent le mot « TD » Assurez-vous que toutes ces grilles sont en format « .xlsm » Il est conseillé d’avoir un dossier par année (exemple : à chaque revue des risques, créez un nouveau dossier avec les dernières versions des grilles)

12. Cliquez sur la première puis sur « Ouvrir »

13. Le chemin s’affiche automatiquement dans la zone grisée en dessousUne fois le chemin choisi, cliquez ici pour lancer l’importation. Remarque : ce bouton est présent sur toutes les pages de l’outil de consolidation. Il permet de revenir au sommaire le plus proche.

14. 12 Importer des grilles Après un clic sur le bouton « Consolider », l’application disparaît et vous informe du nombre de grilles à importer. Cliquez sur OK pour ces deux informations. Puis un message apparaît pour vous informer que l’application est en cours. Le traitement peut être un peu long. La base de consolidation « reviendra » toute seule à l’écran. Si vous ouvrez un autre fichier ou un autre programme pendant ce temps d’attente, vous risquez de bloquer le traitement.

15. 3. Visualiser la base des risques

16. 14 Visualiser la base des risques La grille est verrouillée, si vous souhaitez l’utiliser pour faire des extractions ou des calculs, vous pouvez l’exporter par ce bouton : un autre document se crée avec cette grille non verrouillée Exemple La base des risques est constituée d’une ligne par risque. Les informations présentes pour chaque risque sont : Direction interviewée Risque générique ou dédié Typologies Evaluation du risque brut Evaluation du risque résiduel Actions à planifier Actions de maîtrise existantes

17. 15 Visualiser les bases Ne modifiez AUCUNE information dans la base des risques. Si une information doit être modifiée, il faut mettre à jour la grille d’origine et importer à nouveau l’ensemble des grilles.

18. 4. Exploiter les résultats

19. 17 Exploiter les résultats

20. 18 La répartition des typologies représente la répartition des 4 grandes typologies sur le graphique des risques bruts et des risques résiduels Répartition des typologies Exemple

23. Choisissez « Tous » pour voir l’ensemble des risques.Synthèse du nombre de risques La synthèse du nombre de risques représente la répartition du nombre de risques dans chacune des 25 cases des risques bruts et des risques résiduels Exemple

27. 24 Mise à jour des informations Les mises à jour s’effectuent sur les grilles d’analyse des risques. Une fois la mise à jour réalisée, il faut importer à nouveau l’ensemble des grilles.