pauta de presentaciones power point utem, comercial

1. PAUTAS DE PRESENTACIONES POWER POINT
Escuela de Ingeniería Comercial UTEM
Si bien en esencia las presentaciones efectivas dependen de la calidad de la información
expuesta y no de la forma como ésta se presente, a continuación se resumen una serie de
recomendaciones que facilitan hacer una buena presentación (ppt) para apoyar el
mensaje que usted quiere compartir.
GENERAL
El apoyo de power point (ppt), NO ES NI, HACE UNA PRESENTACION, sino la
PERSONA, el EXPOSITOR, que es a quien la audiencia escuchará.
Hay que preparar la presentación oral; practíquela siempre antes de exponer.
Mida el tiempo que demora y asegúrese de que está dentro de lo solicitado por el
profesor.
Exponer es una actividad completa, no es suficiente manejar el tema, es necesario crear
un ambiente, seducir, hacer que la audiencia se apasione con su tema.
La presentación debe armar una historia que despierte el interés, se centre en lo más
relevante para la audiencia y convenza.
NUNCA entregue apuntes referidos a la presentación antes de comenzar, se volverá
innecesario.
El 95% de las presentaciones cae en alguno de estos cinco pecados:
1. No tener un propósito claro
2. No implican ningún beneficio, no aportan a la audiencia.
3. No tienen un flujo claro de ideas
4. Introducen demasiados detalles
5. Excesivamente largas
Enumere las diapositivas.
Una recomendación interesante es la regla de 10-20-30 que indica que las
presentaciones no deben tener mas de 10 dispositivas, no usar tipografía de menos de 20
puntos (tamaño) y de una duración de 30 minutos máximo.
Al final de la presentación tenga un par de diapositivas en blanco (para dar tiempo a
preguntas) seguidas de otra que diga "Gracias" o que presente nuevamente el contenido
de la diapositiva inicial.

2. CONTENIDO
Se recomienda que el guión con los temas y subtemas sea la diapositiva inicial de la
presentación para orientar al público el objetivo y los temas que se tratarán.
Debe promoverse la simplicidad a lo largo de toda la presentación.
Se debe abrir la presentación con textos que sean especiales. Que provoquen, que
motiven. Que creen expectativas. Los primeros minutos sirven para establecer un
contexto que es crítico para generar las expectativas y el interés de la audiencia.
Los minutos finales sirven para unir todas las piezas y enfatizar los puntos más
importantes que se han tratado a lo largo de la presentación
Cada diapositiva debe tener un título que aclare tanto al público como al estudiante que
realiza la presentación, cuál es el punto principal a comunicar. Esto asegura la
coherencia en la presentación y ayuda a organizar el material
Defina claramente el contenido; para esto es muy útil sentarse a pensar antes de
construir ¿Cuales el propósito de la charla? ¿Que es lo que la audiencia se debe llevar
después de escucharte/verte? ¿Que es lo que espera y valora la audiencia?
Dependiendo del tema a tratar, se debe presentar evidencia suficiente para sustentar un
argumento sólido que cubra los tópicos y dimensiones exigidos por el trabajo de
investigación. La respuesta a ¿cuánto es suficiente? depende del tema que se aborde.
Debe ser SIMPLE! no debe haber NADA de información superflua en la ppt.
Debes ser pertinente con la información dentro del contexto en el cual se dará la
presentación
Se debe poner especial cuidado en la articulación de la información que se aporte en la
presentación. Un argumento sólido debe conducir a una exposición fluida de los datos
nuevos sobre un tema en particular que la audiencia no conoce.
Se deben citar las fuentes de las cuales obtuvieron los elementos utilizados en su
presentación (datos, estadísticas, mapas, etc.).
GRAFICA
Una presentación que no se puede leer claramente pierde efectividad.
Asegúrese de tener buen contraste entre el texto y el fondo. Se recomienda colores muy
oscuros para el texto y pasteles pálidos para el fondo como amarillo claro, aunque
también puede combinarse texto claro sobre fondo oscuro.
Si el texto está sobre imágenes, asegúrese de que los contrastes entre letras e imagen
permitan su fácil lectura.

3. Hay que ser cuidadoso con el uso de los colores. Una buena elección de colores es un
punto crítico para la transmisión del mensaje. Por ejemplo, la utilización del rojo en
presentaciones que contengan resultados numéricos debe hacerse con cuidado ya que
este color significa valores negativos.
En lo posible evitar el uso de plantillas standars, ojalá preparar una presentación a la
medida de las necesidades. Si se hablará sobre árboles una foto difusa de un árbol puede
ser un fondo adecuado. De esta manera se percibe una preocupación mayor en cuanto la
preparación de la exposición.
Sea VISUAL, usando imágenes y fotografías; las imágenes son un medio natural y
poderoso de comunicación humana. La imagen refuerza cualquier punto y genera
estados de ánimo y sentimientos en la audiencia. "Una imagen vale mas que 1000
palabras".
Las ayudas visuales como gráficas, mapas, dibujos y fotografías, entre otras, se deben
utilizar para permitir a la audiencia visualizar conceptos que de otra forma resultarían
difíciles de entender.
La imagen debe ser de CALIDAD en cuanto a resolución (no ocupar una imagen
pequeña y estirarla) y obviamente debe tener relación con la exposición, de manera que
al aparecer la imagen la audiencia esté a la expectativa de lo que se va a decir y como se
relaciona con la exposición.
Evite caer en la tentación de llenar cada espacio con algún logo, tabla o gráfico (mucho
menos texto) que no contribuyan a un mejor entendimiento. Mientras menos "ruido"
haya en las diapositivas, mas fuerte será el impacto visual del mensaje
Sea JUICIOSO en el uso de TRANSICIONES Y ANIMACIONES, si no suma a tu
exposición no lo agregues.
La presentación debe tener el mínimo posible de sonidos y animaciones. Estos
elementos deben reservarse para dar mayor énfasis a los puntos importantes
Los estudiantes deben desarrollar sus capacidades para trabajar adecuadamente con
entornos visuales como la multimedia y que reconozcan cuando un dato debe
presentarse en forma visual y cuando en forma descriptiva con palabras y
números.
TEXTO
Use animación para evitar que en una misma diapositiva se presente mucha información
al mismo tiempo al espectador. Si va a tratar cinco puntos, que aparezcan de a uno. Una
vez haya explicado el primer punto y respondidas las consultas al respecto, debe
aparecer el segundo punto.
LIMITA las ideas a UNA idea central por diapositiva. Si no es posible, muestre las
ideas en diapositivas separadas, no tomará mas tiempo.

4. El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuantas frases. En general, cada
diapositiva debe contener sólo seis líneas de texto, con seis palabras por línea, no
importa que un par de diapositivas tengan 8 líneas, pero que esto no sea la regla
A no ser que los estudiantes realicen una cita textual (lo más breve posible), no deben
incluirse párrafos en las diapositivas.
Escriba frases, no oraciones. Tenga en cuenta que la presentación es el soporte de su
discurso verbal, no el reemplazo de éste y que le debe recordar además, hacer
comentarios adicionales.
NUNCA LEA LA DIAPOSITIVA; lo que aparece en la diapositiva es sólo un punto
de referencia; usted debe explicar con sus palabras el contenido de ese punto de
referencia.
No olvide simplificar, simplificar y simplificar. Cuando el estudiante termine de
preparar la presentación, debe volver a editarla con el fin de omitir palabras innecesarias
o reemplazar oraciones por palabras claves
Se debe tener especial cuidado con la redacción y ortografía, pues los errores se
magnifican cuando se proyectan. Un error ortográfico distrae fuertemente la atención
del público.
Sea consistente en el tipo de letra, su tamaño y formato. No use más de dos tipos de
letras diferentes en la presentación.
Se debe usar un tipo de letra clara y fácil de leer como Arial, Tahoma o Verdana
(tamaño 20). Todas las palabras deben ser legibles desde el lugar más alejado del salón.
Las combinaciones de mayúsculas y minúsculas son las más legibles.
Use transiciones naturales, como el texto que cae o que aparece desde la izquierda. Es
más fácil leer cuando el texto proviene siempre del mismo lugar. No se exceda con las
transiciones, pues no todas las diapositivas requieren efectos especiales
Recuerde de mantener las transiciones de las diapositivas simples y constantes. La idea
es proporcionar información clara que apoye lo que usted dice y no "entretener" con
efectos y otros elementos que solo distraen a la audiencia.
_____________________________
Este documento fue elaborado por la Escuela de Ingeniería Comercial de la Universidad
Tecnológica Metropolitana en base a sus experiencias docentes y al aporte que han
compartido en la web Cesar Rojas Iribarren, Andrés Felipe Zuluaga y Eduteka.