Este documento presenta un curso sobre sistemas de gestión de bases de datos utilizando Microsoft Access. El curso consta de 5 sesiones de 2 horas cada una y está dirigido a estudiantes de cuarto semestre. El objetivo general es proporcionar una visión abstracta de los datos almacenados para su posterior análisis y toma de decisiones. El curso cubre conceptos básicos de sistemas de gestión, creación de tablas y consultas en Access, importación de datos desde Excel, y creación de gráficas.

1. Sistema de Universidad Virtual
SERVICIOS UDGNET
LICENCIATURA EN EDUCACION
UNIDAD 3 ACTIVIDAD INTEGRADORA
ALFONSO BEAS ALTAMIRANO.
Guadalajara, Jal., Junio de 2012.

3. El curso está encomendado a alumnos de cuarto
semestre del Nivel Medio Superior.
Para llevar a cabo este
curso es necesario contar
con conocimientos
mínimos de Excel o de
cualquier software que
contenga Hojas
Electrónicas de Datos.

4. El presente curso
está destinado
a impartirse en
un transcurso
de 5 sesiones
de 2 horas cada
una.

5. OBJETIVO GENERAL
Proporcionar a los usuarios
finales una visión abstracta
de los datos, logrando
almacenar y mantener los
datos con seguridad para su
posterior explotación que
ayuden a la toma de
decisiones.

6. Hacer Clic en
cualquier opción.
 CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMA GESTOR
 INGRESO A ACCESS
 CONCEPTOS BASICOS DE ACCESS
 CREACION DE ELEMENTOS DE BASES DE
DATOS
 ESQUEMA RELACIONAL
 CONSULTAS
 EXCEL E IMPORTACION DE DATOS
 GRAFICAS

7. CONCEPTOS BASICOS DE
SISTEMA GESTOR
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8. Es un conjunto de
elementos
dinámicamente
relacionados formando
una actividad para
alcanzar un objetivo
operando sobre datos
para proveer información
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9. Es la herramienta que realiza los tramites
necesarios para conseguir datos suficientes

10. Es un conjunto de datos
pertenecientes a un mismo contexto
y almacenados sistemáticamente para
su posterior uso.

11. Es una conjunto de
programas cuyo
objetivo es servir de
interfaz entre la base
de datos, el usuario
y las aplicaciones. Se
compone de un
lenguaje de
definición de
datos, de un
lenguaje de
manipulación de
datos y de un

12. Hacer clic en el siguiente enlace:
http://www.youtube.com/watch?v=c2bjGrJG0y
Y

13. INGRESO A ACCESS
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14. Para ingresar al Sistema Gestor de Bases de
Datos Microsoft Access, se da clic en el botón
Inicio del Escritorio de Windows y se
selecciona la opción Microsoft Office Access
2007. Abrirá una ventana con opción a abrir
bases de datos existentes, esto no será
necesario, solo basta con dar clic.
Hecho lo anterior el sistema desencadenará
una serie de acciones que proporcionará el
acceso directo al Software operativo.
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16. Una vez ingresado a Microsoft Access, se
presenta una pantalla de bienvenida:

17.  Es necesario otorgar el nombre de la base de
datos, siendo ActividadAccess.acdbx:

18. CONCEPTOS BASICOS DE
ACCESS
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Indice

19. Volver a
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Se refiere al tipo de modelado de datos, donde
se guardan los datos recogidos por un
programa. Su estructura general se asemeja a
la vista general de un programa de Hoja de
cálculo.
Es cada una de las columnas que forman la
tabla. Contienen datos de tipo diferente a
los de otros campos. Un campo contendrá
un tipo de datos único.

20. Tipo Descripción
Texto Alfanumérico, máximo 255 caracteres
Byte Equivalente a un carácter
Decimal Valores con precisión decimal de 28
Entero Valores comprendidos entre -37,768 y +37,768
Entero Valores comprendidos entre -2,147,483,648 y
largo +2,147,483,647.
Simple Para la introducción de valores comprendidos entre -
3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y
entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores
positivos
Doble Para valores comprendidos entre -
1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324
para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y
4,94065645841247E-324 para valores positivos

21. Es una estructura de datos que mejora la
velocidad de las operaciones, permitiendo un
rápido acceso a los registros de una tabla en
una base de datos.
•Índice Único
•Índice de Clave Principal
•Índice agrupado

22. Los atributos son características que contienen
cada campo y que son la pauta para definir
como se debe presentar la información.

23. TABLA
CAMPOS
TIPOS DE
DATOS
INDICES

24. Hacer clic en el siguiente enlace:
http://www.youtube.com/watch?v=YZuMv15cg
kI

25. CREACION DE
ELEMENTOS DE
BASES DE DATOS.
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26. Volver a
Indice
Para crear la base es necesario ingresar en la
opción “Crear” y dar clic en “Diseño de tabla”
e introducir los datos en las columnas tal y
como se piden.
1
2
3

27. Seguir los mismos pasos de la tabla facturas.
1
2
3

28.  Los campos tipo texto puede convertir los
datos a mayúsculas colocando en el atributo
Formato el símbolo “>”.
 El campo tipo fecha puede contener el
diferentes formatos como “fecha corta”.

29. ESQUEMA
RELACIONAL
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30. Volver a
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Es un modelo de datos basado en la lógica de
predicados y en la teoría de conjuntos. Es el
modelo más utilizado en la actualidad para
modelar problemas reales y administrar datos
dinámicamente.

31. Es un sistema de reglas que utiliza Access para
asegurarse que las relaciones entre registros
de tablas relacionadas sean válidas y que no
se borren o cambien datos relacionados de
forma accidental
1. Uno a varios (1-M)
2. Varios a varios (M-M)
3. Uno a uno (1-1)

32. Al exigir integridad referencial en una relación
le estamos diciendo a Access que no nos deje
introducir datos en la tabla secundaria si
previamente no se ha introducido el registro
relacionado en la tabla principal.
La integridad referencial dispone de dos
acciones asociadas:
 Actualizar registros en cascada
 Eliminar registros en cascada

33. Para crear el esquema relacional de la base de
datos, se cumplen los siguientes pasos:
1. Se da clic en la opción “Herramientas de
base de datos”
2. Enseguida se da clic en el icono “Relaciones”
1
2

34. 3. Se abre ventana ofreciendo las tablas a
relacionar, y en este caso se seleccionan las
dos existentes y se da clic en botón agregar
y enseguida clic en botón “cerrar”.
4. Se da clic en el campo a relacionar y sin
dejar de presionar el botón izquierdo del
mouse se arrastra hacia el segundo campo a
relacionar.
5. Abre ventana para identificar los campos
relacionados y existe una opción llamada
“Exigir integridad referencial” y se crea, con lo
cual ha sido efectuada la relación y con esto
creado el esquema relacional. Es necesario
cerrar el esquema y guardarlo al momento.

35. 3
4
5

36. Para introducir datos en las tablas, se da doble
clic en la tabla y ésta se abre en vista Hoja de
Datos y se presenta como una hoja
electrónica en donde se pueden ingresar los
datos de forma fácil y amigable.

37. Hacer clic en el siguiente enlace:
http://www.youtube.com/watch?v=oePBf8bBrUo

38. CONSULTAS
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39. Volver a
Indice
Una consulta recupera informaciones de la
Base de Datos y eventualmente las presenta
en la pantalla.
La obtención de una nueva consulta es hecha a
partir de la ventana Base de
Datos, seleccionando Consultas y picando en la
opción Nuevo. En respuesta aparecerá un
cuadro de diálogo que le permite a usted elegir
el modo de cómo, la consulta, debe ser
construida. O usted. mismo monta la consulta
a través del modo Vista Diseño o usted utiliza
los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de
consultas como de informes, formularios, etc.

40.  De selección
 De referencias cruzadas
 De acción
Crea consultas que recuperan datos de los
campos especificados en una o más tablas
o consultas.

41. Se tienen que seguir los siguientes pasos:
1. Clic en opción Crear del menú
2. Dar clic en icono “Asistente para consultas”
3. Se abre una ventana y se selecciona la
primer opción (Asistente para consultas
sencillas)
4. Se da clic en aceptar
5. Se seleccionan los campos requeridos
tomando en cuenta que son campos de
tablas diferentes, pasando los campos de la
columna de la izquierda a la de la derecha.

42. 6. Se da clic en boton siguiente.
7. En siguiente ventana se selecciona
“Resumen” y se da clic en “Opciones de
resumen”
8. Enseguida se marca la opcion “Suma” y clic
en “Aceptar”. Vuelve a ventana anterior y se
da clic en “Siguiente”
9. Se ofrece poner un nombre a la consulta o
dejar la de default. Se cambia por
Consulta1.
10. Se ofrece “Abrir la consulta para ver
informacion” y se acepta dando clic en
“Finalizar”.

43. 1
2

44. 3
5
4
7
5
6

45. 9
8
10

46. Hacer clic en el siguiente enlace:
http://www.youtube.com/watch?v=gmMWdpg
KPpU

47. EXCEL E IMPORTACION
DE DATOS
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48. Es una aplicación para manejar hojas de
cálculo. Este programa es desarrollado y
distribuido por Microsoft, y es utilizado
normalmente en tareas financieras y
contables.
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49. Es la "hilera vertical" de datos y estas se
muestran con letras.
Una "celda" es la intersección de una fila (horizontal)
y una columna (vertical) en una hoja de calculo.
Los registros son cada uno de los renglones de tu
hoja excel, a las columnas se les llama campos.

51. Es obtener los datos de otras hojas de calculo y
tenerlos a disposición en una hoja electrónica
que otorgue mayores resultados.

52. Se requiere seguir los siguientes pasos:
1. Abrir Excel y crear una hoja de calculo nueva
2. Ir a la opción “Datos” y dar clic
3. Dar clic en icono “Desde Access”
4. Se abre ventana pidiendo el nombre de la base
de datos y se selecciona “ActividadAccess” y se
da clic en “Abrir”
5. Se selecciona la Consulta denominada
“Consulta1” y da clic en Aceptar.
6. Abre ventana y solo se tiene que dar clic en
Aceptar y automáticamente se extraen los
datos.

53. 4
1 3 2

54. 5 6

55. Hacer clic en el siguiente enlace:
http://www.youtube.com/watch?v=8FnlqDxCt
uM

56. GRAFICAS
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57. 1. Corregir errores de mayúsculas y minúsculas.
2. Se inserta gráfico dando clic en opción insertar
y clic en ícono “Columna”
3. Se cambia título de gráfico por “Totales por
cliente” y se amplían las columnas a 18. Se
modifican los datos de totales a numero
estándar. Se ordenan datos por nombre.
4. Insertar línea para poner titulo que mencione
“Totales por cliente”.
5. Las columnas que enmarque la leyenda anterior
se deben combinar y centrar.
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58. 1
2

59. 3
4

60. 5

61. Columnas Anillos
Barras Radiales
Líneas Superficie
Circulares Burbujas
XY (Dispersión) Cotizaciones
Áreas Cilindro o pirámide

62. Hacer clic en el siguiente enlace:
http://www.youtube.com/watch?v=CZb_jFWjoz
M&feature=fvst

64. Es un conjunto de datos pertenecientes a un
mismo contexto y almacenados
sistemáticamente para su posterior uso.
BASE DE SISTEMA
DATOS GESTOR
SIGUIENTE PREGUNTA

65. CORRECTO!!!!
REGRESAR

66. INCORRECTO!!!!
REGRESAR

67. Es una estructura de datos que mejora la
velocidad de las operaciones, permitiendo
un rápido acceso a los registros de una
tabla en una base de datos.
CAMPO INDICE
SIGUIENTE PREGUNTA

68. CORRECTO!!!!
REGRESAR

69. INCORRECTO!!!!
REGRESAR

70. Es un modelo de datos basado en la lógica de
predicados y en la teoría de conjuntos. Es el
modelo más utilizado en la actualidad para
modelar problemas reales y administrar
datos dinámicamente.
ESQUEMA
GRAFICA
RELACIONAL
SIGUIENTE PREGUNTA

71. CORRECTO!!!!
REGRESAR

72. INCORRECTO!!!!
REGRESAR

73. Es una aplicación para manejar hojas de
cálculo. Este programa es desarrollado y
distribuido por Microsoft, y es utilizado
normalmente en tareas financieras y
contables.
EXCEL ACCESS
SIGUIENTE PREGUNTA

74. CORRECTO!!!!
REGRESAR

75. INCORRECTO!!!!
REGRESAR

76. Es un sistema de reglas que utiliza Access
para asegurarse que las relaciones entre
registros de tablas relacionadas sean
válidas y que no se borren o cambien datos
relacionados de forma accidental
INTEGRIDAD TIPO DE
REFERENCIAL DATO
CONTINUAR

77. CORRECTO!!!!
REGRESAR

78. INCORRECTO!!!!
REGRESAR

79. MUCHAS GRACIAS