Formulación de proyectos

Objetivos del Módulo:
•Conocer los aspectos esenciales que
definen una Teoría de Proyectos,
reconociendo los tipos de proyectos
existentes
•Adquirir un enfoque general, para
entender de forma rápida y sencilla los
pasos a seguir en la realización de un
proyecto.

FORMULACION DE PROYECTOS
•Un proyecto vincula recursos, actividades y
componentes durante un período determinado y con
una ubicación definida.
•El uso corriente de la palabra proyecto se utiliza
para designar el propósito de hacer algo
Implica coordinar coherente y estratégicamente
los distintos aspectos que forman parte de la
implementación de una Idea innovadora.

Definiciónes:

- Diccionario de la Real Academia de la Lengua: "Proyecto”
1) Geom. Representación en perspectiva.
2) M. Planta y disposición que se forma para un trabajo o para la ejecución de una
cosa de importancia, y extendiendo todas las circunstancias principales que deben
concurrir para su logro.
4) Designio o pensamiento de ejecutar algo.
5) Conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar idea de como ha
de ser y lo que ha de constar una obra de arquitectura o de ingeniería".

Definición de Proyecto:
Entendemos como proyecto el conjunto de
actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas
que, con recursos finitos, tiene como objetivo crear
un producto o servicio único.
" Proyecto es la combinación de recursos,
humanos y no humanos, reunidos en una
organización temporal para conseguir un proposito
determinado".
COMBINACION RECURSOS
+ORGANIZACIÓN TEMPORAL
+PROPOSITO DETERMINADO

"Un proyecto es una operación de
envergadura y complejidad notables, singular,
con unas fechas definidas de inicio y
finalización. Es un trabajo no repetitivo,
que ha de planificarse y realizarse según
unas especificaciones técnicas
determinadas, con un presupuesto
preestablecido y una organización
temporal".

Cualidades principales:
1.La persecución de uno o varios
objetivos.
2.Actividades planificadas, ejecutadas y
supervisadas.
3.Disponibilidad limitada de recursos.
4.Limitación de Tiempo.

Persecución de uno o varios objetivos
Las actividades aisladas no constituyen por sí
solas un proyecto. Para que exista un proyecto,
debe existir una coordinación de actos orientados
a la consecución de uno o varios objetivos
-integrados entre sí y estructurados, tanto de
índole técnica como económica.

Actividades planificadas, ejecutadas y
supervisadas
La coordinación de actividades es condición sine-
qua-non para que a las mismas, en su conjunto, se
les pueda calificar de proyecto. De hecho, un
proyecto exige una vinculación entre las
actividades, puesto que persiguen un objetivo
común. Esa vinculación debe plasmarse en forma
de planificación (técnica, temporal y económica)
cuya correcta ejecución supervisada es clave
para el éxito o fracaso del proyecto.

Formulación de Proyectos – Primer Encuentro
Disponibilidad limitada de recursos
El proceso proyectual implica la búsqueda de la
eficiencia en el uso de los recursos, para obtener el
resultado perseguido. Si los recursos fueran
ilimitados, desaparecería el concepto de eficiencia y
con él la naturaleza proyectual de las actividades.

Limitación de tiempo
Un proyecto debe estar acotado en términos de
principio y fin del mismo. El final de un proyecto se
alcanza cuando se cumplen los objetivos prefijados,
o cuando se hace evidente que dichos objetivos no
pueden alcanzarse (fracaso del proyecto). Por otro
lado, aunque el proyecto tenga que estar acotado
en el tiempo, no sucede lo mismo con sus
resultados, que pueden perdurar con carácter
indefinido (por ejemplo, una catedral).

-Tener objetivos específicos;
-Completarse dentro de un periodo determinado;
-Tener un inicio y un fin bien determinados;
-Completarse dentro de las restricciones de un presupuesto;
-Ser ejecutados por un equipo; y,
- Ser únicos.

Clases de proyectos:
Criterios de proyectos (criterios de
distinción):
1. Por objeto al cual hace referencia el proyecto.
2. Por actividad o alcance.
3. Por finalidad.

Por objeto al cual hace referencia el proyecto.
Proyecto clásico: El alcance comprende la identificación,
evaluación, organización y valoración de las actividades para
conseguir o culminar el resultado perseguido, pero en su
alcance no está comprometida la realización de las mismas.
Proyecto de investigación: aportar en su conclusión un
conjunto de conocimientos nuevos en una disciplina y
materia concreta
Proyecto industrial: comienzan y terminan en sí mismos,
dando lugar a un producto o servicio terminado (nuevo
producto, ampliación de planta industrial, etc)

Por actividad o alcance:
Análisis de información: analizar la información disponible
acerca de los aspectos técnicos, económicos, ambientales
y sociales de un determinado problema.
Estudios de viabilidad
Los estudios de viabilidad deben proporcionar la base-técnica,
económica y social para la decisión de realizar un
proyecto.

Por finalidad
Proyectos de inversión privada: lograr una rentabilidad
económica financiera; permitiendo recuperar la inversión
de capital realizada por la empresa -a través del
financiamiento propio o por endeudamiento- durante la
ejecución del proyecto.
Proyectos de inversión social: generar un impacto
sobre el bienestar social. Resulta importante medir la
sostenibilidad futura del proyecto aún cuando acabe el
período de ejecución del proyecto. Importa la rentabilidad
social y no solo la economica

¿Para qué sirve un proyecto o por qué llevarlo a
cabo; es decir, qué objetivos persigue su realización?
Un proyecto responde básicamente a cuatro
objetivos:

a) Conseguir un resultado final.
El primer objetivo es el resultado final del
proyecto, es decir, la obra que se quiere
realizar, el objeto que se quiere producir o el
servicio que se quiere prestar; y supone el
origen y justificación del mismo, por lo que
se puede considerar el objetivo más importante y
significativo. Pero conseguir el objetivo técnico
no es suficiente por sí solo, sino que además se
deberá tener en cuenta los objetivos que se
reflejan a continuación de este, el plazo de
realización y el coste del proyecto, buscando
siempre un equilibrio entre los tres elementos.
(rapido, bueno y barato)

b) Buscar un coste económico equilibrado.
A la hora de planificar y ejecutar un proyecto,
siempre se deberá tener en cuenta qué
recursos económicos van a ser necesarios, de
forma que se busque su eficacia y eficiencia.

c) Cumplir un plazo establecido.
Para la realización de un proyecto se dispone de un tiempo
limitado. Por ello es importante realizar un cronograma o
planificación del tiempo adecuado, además de realizar un
seguimiento del tiempo durante el desarrollo del proyecto,
buscando cumplir el plazo previamente establecido. El
cumplimiento de plazos es un aspecto al que conviene
prestar atención durante el desarrollo de proyectos, ya que
es habitual que se produzcan desviaciones sobre el tiempo
preestablecido.

d) Satisfacer las necesidades del usuario o
cliente.
Este cuarto aspecto es también importante,
además de los tres anteriores, ya que todo
proyecto responde a un diagnóstico previo y a unas
necesidades previamente identificadas.

Desde el punto de vista de sus propósitos y su relación con el
entorno:
Mantener un estado de cosas (status quo) que se considera funcional o
satisfactorio, preservando el equilibrio del sistema.
Adaptar una institución, actividad o servicio a un ambiente que ha
cambiado, promoviendo su ajuste funcional al cambio.
Incrementar el conocimiento de una realidad poco conocida y compleja.
Aplicar los conocimientos de la ciencia para la construcción de
instrumentos que permitan manejar o modificar una realidad.
Resolver un problema social o institucional y orientar un proceso de
cambio.

ESPECIFICACIONES DE UN PROYECTO
En un proyecto bien formulado debe especificarse con toda claridad:
¿Qué se quiere lograr?
¿Por qué y para qué se quiere?
¿Dónde se va a lograr?
¿Quién lo va a lograr?
¿Cómo o por qué medios se va a lograr?
¿Cuándo se logrará?
¿Cuál es el costo total o presupuesto requerido?
¿A qué fuentes de financiamiento se recurrirá?
¿Qué criterios e indicadores se utilizarán para verificar o valorar el nivel de éxito en
los resultados que se alcancen?
Cuando en un proyecto no queda clara la respuesta a cada una de las preguntas
anteriormente planteadas, se tropezará con problemas tanto para comprometer
personal en su realización como para lograr el apoyo de recursos para su
instrumentación, evaluación y control.

Diferencia entre Política Social, programas, y proyectos.
Los programas y proyectos sociales, se enmarcan en una política, de la que
constituyen su traducción operacional, vía la asignación de recursos que permite
su implementación.

Ejemplos:
•Política: Fortalecimiento de la empleabilidad de los jóvenes de bajos recursos
mediante inversión en capital humano.
•Programa: Programa Nacional de Capacitación Juvenil.
•Proyectos
* Capacitación en manipulación de alimentos para jóvenes de escasos
recursos del sector rural.
* Capacitación en contabilidad para egresados de Enseñanza Media de
localidades vecinas.

La descripción mínima de un proyecto comprende los siguientes elementos:
1. Nombre o título del proyecto
2. Origen y naturaleza del proyecto
3. Objetivo general
4. Justificación
5. Líneas de acción, metodología y estrategias
6. Monto del presupuesto total del proyecto
Por lo general, las instituciones que los financian tienden a imponer los elementos
que debe contener la solicitud para la elaboración de protocolos a través de
formatos previamente diseñados.
Otras veces, el contenido de un proyecto se elabora de acuerdo con los criterios del
investigador o planificador que lo formula;

Ciclo de vida de un Proyecto
El ciclo de vida del proyecto define las fases
que conectan el inicio de un proyecto con su
fin.
Tomando como base los principios y criterios de la teoría general de sistemas,
un proyecto suele definirse en función de los elementos que lo integran.
Estos, aun cuando se ordenan de acuerdo con cierto orden lógico, no
constituyen realmente etapas cronológicas en el desarrollo del proyecto, sino
más bien tienen el carácter de fases o elementos del sistema.

Ciclo de vida de un Proyecto
Para facilitar la gestión se pueden dividir los
proyectos en fases, con los enlaces
correspondientes a las operaciones de la
organización ejecutante. El conjunto de estas fases
se conoce como ciclo de vida del proyecto. Muchas
organizaciones identifican un conjunto de ciclos de
vida específico para usarlo en todos
sus proyectos.

Ciclo de Vida de un Proyecto para el PMBOK
Las fases del ciclo de vida de un proyecto
son:
Inicio
Planificación
Ejecución
Cierre del proyecto

Ciclo de Vida de un Proyecto para el PMBOK

Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:
• Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase (por
ejemplo, ¿en qué fase se debe realizar el trabajo X?)
• Cuándo se deben generar los productos entregables
en cada fase y cómo se revisa, verifica a cada producto
entregable
• Quién está involucrado en cada fase
• Cómo controlar y aprobar cada fase.

El nivel de coste y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel máximo en
las fases intermedias y cae rápidamente cuando el proyecto se aproxima a su
conclusión.
Coste del proyecto y nivel de personal típicos a lo largo del ciclo de vida del
proyecto

•El nivel de incertidumbre es el más alto y, por lo tanto, el riesgo de no
cumplir con los objetivos es más elevado al inicio del proyecto. La certeza
de terminar con éxito aumenta gradualmente a medida que avanza el
proyecto.

•El poder que tienen los interesados en el proyecto para
influir en las características finales del producto del
proyecto y en el coste final del proyecto es más alto al
comienzo y decrece gradualmente a medida que avanza
el proyecto. Una de las principales causas de este
fenómeno es que el coste de los cambios y de la
corrección de errores generalmente aumenta a medida
que avanza el proyecto

Interesados en el proyecto
Los interesados en el proyecto son personas y
organizaciones que participan de forma activa en el proyecto
o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de
la ejecución del proyecto o de su conclusión.
Relación entre los interesados y el proyecto

“El propietario de un proyecto de desarrollo
inmobiliario puede estar concentrado
en la ejecución en plazo, la municipalidad puede
desear maximizar el ingreso
impositivo, un grupo ecologista pueden desear
minimizar el impacto ambiental
adverso, y los vecinos pueden desear que el
proyecto se realice en otro sitio”

¿Qué es la matriz de involucrados?
La matriz de involucrados es una herramienta que sintetiza el diagnóstico de
todos los grupos e instituciones o entidades, que se vinculan al proyecto. Permite
organizar:
· La identificación de los grupos involucrados.
· El reconocimiento de los problemas que perciben.
· La visualización de sus intereses.
· La identificación de las estrategias que responden a cada uno de ellos.
· Los acuerdos y compromisos

1.DISEÑO (Iniciación): en esta fase se definen
los objetivos del proyecto, las especificaciones
técnicas del mismo, el alcance. Por otro lado, se
analiza la información asociada a las posibles
actividades y tareas a realizar, es decir, se analiza
la experiencia previa que exista sobre proyectos
similares.
2.PLANIFICACIÓN: consiste en analizar los
riesgos o problemas potenciales que puedan
surgir, definir las actividades y tareas a realizar en
el proyecto para alcanzar los objetivos, determinar
los recursos necesarios y establecer un plan de
seguimiento del mismo. Es una fase importante ya
que si ajustamos al máximo esta actividad tenemos
más garantías de éxito.

3.EJECUCIÓN: consiste en la puesta en marcha de la planificación
realizada en la fase anterior. Esta fase combina la gestión y el trabajo
técnico que hay que realizar para alcanzar los objetivos del proyecto.
4.SEGUIMIENTO Y CONTROL: se aplica el plan de seguimiento
establecido en la fase de planificación. ¿Por qué esta fase? Es difícil,
que una planificación se ejecute tal cual se ha establecido, por ello es
necesario hacer un seguimiento del grado de realización de las
actividades, de los recursos utilizados, de la evolución del
presupuesto… Cuanto antes se detecten las desviaciones, antes se
podrá actuar y arreglar los problemas.
5.EVALUACIÓN Y CIERRE: es el momento de hacer balance de los
resultados alcanzados, de valorar si se han conseguido los objetivos
planteados en el proyecto, y cerrar el proyecto elaborando el informe
final y disolviendo el equipo de trabajo.

Diagrama del ciclo de vida del proyecto:

Diagrama del flujo del Proyecto (lista de control)

1. Fase de diseño del proyecto
(iniciación)
Identificación de necesidad/es y/o problemas:
El punto de partida de un proyecto es la existencia de un
problema o necesidad real que se quiere resolver o cubrir.
Por ello, el primer paso para la elaboración
de un proyecto será la identificación de ese problema/s o
necesidad/es.
¿Qué es necesidad?
¿Qué es problema?
Arbol de Problemas
Problemas abiertos y cerrados

¿Qué es necesidad?
Puede definirse una necesidad como la “discrepancia entre lo que es
y lo que debería ser, es decir, la diferencia entre la situación actual y
la situación deseada”. También podemos considerar una necesidad
aquello que es conveniente, práctico, imprescindible, como una
instalación, un producto o un servicio concretos.
Una necesidad también se puede definir como la carencia de un
servicio o un producto en general. Pueden ser la necesidad de
alimentarse, de divertirse o de transportarse, por citar algunos
ejemplos.
¿Qué es problema?
Un problema sería una “situación inesperada que ocurre en un
momento dado y que produce cambios en los objetivos previstos o
distorsiona la realidad”. Al igual que las necesidades, los problemas
pueden ser de diferentes tipos, pudiéndose identificar problemas
técnicos, sociales, económicos, sanitarios, educativos. Los problemas
ocurren generalmente por errores humanos, errores técnicos, errores
de planificación, errores gerenciales, globalización, nuevas
tecnologías, etc. Para la identificación de problemas se prestará, por
tanto, atención a todas estas fuentes de problemas.

No se debe confundir un problema social con la ausencia de cobertura o falta de
entrega de un servicio específico. Esta podría ser una causa importante en la
generación de un problema social (que se refiere a la calidad de la oferta) pero
no es el problema en sí. Circunscribir el problema social a la gestión, calidad o
cantidad de la oferta existente limita el campo de intervención y la posibilidad de
alcanzar los objetivos perseguidos.

Para poder identificar necesidades, pueden utilizarse las
siguientes fuentes de detección:
•Identificar la ausencia de algo (productos, servicios…) que se considere
necesario.
•Contrastar distancias, discrepancias con niveles habituales o normales de
bienestar, de servicios.
•Comparaciones con los niveles deseables de bienestar y servicios.
•Establecer previsiones sobre situaciones futuras: fenómenos sociales
nuevos, reformas en la legislación, cambios económicos, cambios
tecnológicos.
•Realizar un análisis crítico de la realidad para la búsqueda de hechos
negativos.
•Detectar disfuncionalidades, es decir, actuaciones, planes, programas, etc.
que no se ajusten a las previsiones iniciales.

PARA IDENTIFICAR PROBLEMAS SIGNOS ESPECÍFICOS
Revise las salidas contra los criterios de
desempeño
Demasiados errores. Trabajo terminado
lentamente. Trabajo hecho
incorrectamente. Trabajo hecho en forma
incompleta.
Observe el comportamiento de los
empleados
Alto ausentismo. Alta insatisfacción en el
trabajo. Alta rotación de personal.
Escuche retroalimentación externa de:
vendedores, clientes, proveedores, etc.
Quejas. Sugerencias de mejoras.
Pérdida o reducción de ventas.

Técnicas para la detección de necesidades.
Existen diversas técnicas que pueden agruparse en 3 categorías:

Técnicas cuantitativas: Cuando se habla de técnicas
cuantitativas se hace referencia a la utilización de
cuestionarios o encuestas que sirvan para conocer la opinión
de la Sociedad respecto a productos, servicios, temas, etc. y
luego identificar necesidades y/o problemas.
Indicadores: Los indicadores pueden proporcionar
información que puede ser analizada y utilizada posteriormente
para identificar problemas y detectar necesidades.

Técnicas cualitativas o de búsqueda de consenso:
INFORMADORES CLAVE: recoger información sobre el sector de actividad o
tema concreto, entrevistando a personas que se sabe que tienen un alto grado de
conocimiento sobre dicho sector de actividad o tema.
TÉCNICA DELPHI: informantes claves. Se lleva a cabo con un grupo de
informantes clave a los que se les pide que lleguen a una opinión consensuada
respecto a los sectores o temas que interesen para realizar la identificación de
problemas y necesidades. La clave de esta técnica es que no hay contacto entre
los informantes clave (ni saben quiénes están en el grupo de consulta), sino que
llegan a un consenso compartiendo información y debatiendo, comunicándose a
través del equipo que les propone participar en el grupo Delphi.
GRUPO NOMINAL: Es una técnica similar a la Delphi, pero en el grupo nominal
sí hay contacto entre los miembros del grupo de consulta y todos saben quién
forma parte del grupo.

TORMENTA DE IDEAS (BRAINSTORMING): La tormenta de ideas o lluvia
de ideas es también una técnica grupal en la que las personas que forman parte
del grupo de consulta generan ideas sobre un tema concreto que se les propone.
La principal regla de esta técnica es la generación de ideas sin juzgarlas ni
valorarlas inicialmente; en un principio toda idea es válida y por tanto ninguna
debe ser rechazada. En un brainstorming se busca la cantidad sin pretensiones
de calidad y se valora la originalidad. Cualquier persona del grupo puede aportar
cualquier idea de cualquier índole, la cual crea conveniente para el caso tratado.
Un análisis posterior valora la validez cualitativa de las ideas generadas con esta
técnica.
FÓRUM COMUNITARIO: Consiste en una reunión abierta en la que participan
todas las personas de la comunidad u organización que quieran hacerlo. Con esta
técnica se busca llegar a un consenso sobre el tema a tratar; en este caso,
identificar problemas y necesidades. Por último, aunque no son en sí mismas
técnicas para detectar necesidades, sí resulta útil para este fin realizar revisiones
bibliográficas y buscar y analizar proyectos o experiencias anteriores en las que
poder basarnos para identificar necesidades concretas.

PROBLEMAS CERRADOS Y ABIERTOS
PROBLEMAS CERRADOS (DEFINICIÓN ESPECÍFICA): SON AQUELLOS CON
UNA ÚNICA Y CORRECTA RESPUESTA.
EJEMPLOS:
•UNA COMPUTADORA DESCOMPUESTA
•PÉRDIDA DE NEGOCIOS POR CARENCIA DE TELEFONOS
PROBLEMAS ABIERTOS (AMPLIA DEFINICIÓN):TIENEN MUCHAS
RESPUESTAS POSIBLES
EJEMPLOS
•BAJOS NIVELES DE PRODUCTIVIDAD
•MALA CALIDAD
•PERSONAL DESMOTIVADO
.

EL ARBOL DE PROBLEMAS: CAUSAS- EFECTOS
Es una técnica participativa que ayuda a desarrollar ideas creativas para identificar
el problema y organizar la información recolectada, generando un modelo de
relaciones causales que lo explican.
Esta técnica facilita la identificación y organización de las causas y consecuencias
de un problema. Por tanto es complementaria, y no sustituye, a la información de
base.
El tronco del árbol es el problema central, las raíces son
las causas y la copa los efectos.
La lógica es que cada problema es consecuencia de los que aparecen debajo
de él y, a su vez, es causante de los que están encima, reflejando la
interrelación entre causas y efectos.

Si los efectos detectados son importantes, el Problema Central
requiere una SOLUCION, lo que exige la identificación de sus
CAUSAS.

Es importante recordar que los componentes del Arbol de Problemas deben
presentarse de la siguiente manera:
· Sólo un problema por bloque
· Problemas existentes (reales)
· Como una situación negativa
· Deben ser claros y comprensibles
El proyecto se debe concentrar en las raíces (causas). La idea es que si se
encuentra solución para éstas, se resuelven los efectos negativos que
producen.

EL ARBOL DE PROBLEMAS: MEDIOS - FINES
EL ARBOL DE OBJETIVOS: MEDIOS – FINES
El Arbol de Objetivos es la versión positiva del Arbol de Problemas. Permite
determinar las áreas de intervención que plantea el proyecto.
Traducir el Problema Central del Arbol de Problemas en el Objetivo Central del
proyecto. (un estado positivo al que se desea acceder).

Cambiar todas las condiciones negativas (causas y efectos) del Arbol de
Problemas en estados positivos (medios y fines). Esta actividad supone analizar
cada uno de los bloques y preguntarse: ¿A través de qué medios es posible
alcanzar este fin?. La respuesta debe ser el antónimo de las causas identificadas.

Identificar los parámetros, que son aquellas causas del problema que no son
modificables por el proyecto, ya sea porque son condiciones naturales o porque
se encuentran fuera del ámbito de acción del proyecto (poder legislativo, otra
dependencia administrativa).

LAS ÁREAS DE INTERVENCIÓN
Para identificar los cursos de acción, se revisa el Árbol de Objetivos y se
relevan los medios a través de los que es posible intervenir para lograr el o los
Objetivos de Impacto del Proyecto (el Objetivo Central y, en algunos casos,
aquellos que se ubican en torno a éste, ya sea como medio o fin).
Para esto es necesario:
1.Clasificar los medios según su viabilidad y complementariedad, excluyendo
los parámetros.
2.Escoger las vías de acción que ameriten una evaluación más profunda,
utilizando criterios tales como:
- Recursos disponibles
- Capacidad institucional

Establecimiento de Prioridades
Una vez identificadas las diversas necesidades o problemas, hay que priorizar
qué necesidades o problemas se considera más urgente o importante
resolver, ya que como se ha comentado anteriormente los recursos y el
tiempo son limitados.
Para poder establecer las prioridades se siguen tres etapas:
1.Determinación de los criterios a seguir para la valoración de prioridades.
2.Realizar una preselección de los problemas.
3.Estudio y clasificación de los problemas o necesidades.

Criterios a utilizar para asignar valor a las prioridades:
a)Importancia del problema o necesidad.
b) Diferencia entre los objetivos a alcanzar y la situación actual.
c) Número de personas que padecen el problema o tienen la necesidad.
d) Tiempo de persistencia de la necesidad o problema.
e) Tiempo requerido para su resolución.
f) Inmediatez de los efectos de la resolución de la necesidad o problema.
g) Eficacia.

Delimitar el problema o describir la necesidad a la que da respuesta el
producto o servicio
Para definir los problemas o las necesidades se debe:
1| Explicar en qué consisten, describirlos.
2| Justificar por qué es necesaria la puesta en marcha de un proyecto que
aborde dicho problema o necesidad.
3| Precisar el objetivo general que se persigue con el proyecto.

Una vez identificada una necesidad o problema, se deben
formular preguntas muy concretas:
¿Cómo se puede responder a esta necesidad?
¿Qué puede hacerse para cambiar este estado de cosas?
¿Cómo podemos contribuir a que el problema se resuelva?
¿Qué medios, actividades y recursos se van a poner en juego?
¿Qué actividades se van a realizar?
¿Con qué metodología se va a llevar a cabo el trabajo?
¿Qué personas serían precisas para realizar el proyecto con éxito?
¿Con cuánto tiempo se cuenta?
¿Cuánto tiempo se necesita?

Identificar la legislación relacionada con los objetivo y contenidos del
proyecto. Requisitos técnicos y/o Legales
Identificar regulaciones normativas del sector o ámbito de actividad en el que se
va a desarrollar el mismo
Se trataría de identificar cuáles son las normas legales que pueden condicionar
el proyecto, de tal modo que al realizar el diseño y planificación del mismo se
tengan en cuenta, especialmente, aquellas que son de obligado cumplimiento,
como las normativas técnicas o las relacionadas con la seguridad y prevención
de riesgos laborales, protocolos sanitarios y/o de Servicios Sociales,
autorizaciones de actividades concretas, etc.
Identificar posibles ayudas económicas o subvenciones existentes para el
desarrollo del proyecto

Elegir posibles alternativas para la resolución del problema o la cobertura
de la necesidad: Viabilidad Técnica y Económica del Proyecto
Aquí se introduce el concepto de viabilidad del proyecto, ya que se deberán
elegir alternativas de solución al problema teniendo en cuenta la viabilidad
técnica de la puesta en marcha de estas soluciones, los recursos con que
contamos, el tiempo de que disponemos para la ejecución del proyecto y las
limitaciones legales existentes.
• Viabilidad técnica, es importante valorar si técnicamente se podrá llegar a
producir el producto/s o servicio/s que generará el proyecto en el momento de
su ejecución.
• Viabilidad económica: análisis costo-beneficio y estimación de los recursos
económicos y determinación de las fuentes de financiación.
•Si – no - Revisar

2.Definición del Proyecto
(Planificación)

Podemos decir que la planificación es la herramienta fundamental para
la elaboración de cualquier proyecto. No debe ser improvisada, sino que
debe ser elaborada cuidadosamente, considerando todos los aspectos
para cumplir con todos los requermientos.
Todo proyecto conlleva la realización de una serie de actividades para
su desarrollo. La distribución en el tiempo de dichas actividades y la
consideración de los recursos necesarios son las funciones a desarrollar
en la planificación de proyectos.

El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución
de las actividades en el tiempo y una utilización de los recursos que
minimice el coste del proyecto

Por tanto la planificación de proyectos es una programación de
actividades y una gestión de recursos para obtener un objetivo de coste

Trabajar sin un plan es la esencia del
planteamiento desordenado.
Tener control significa comparar donde estamos
con donde deberiamos estar y poder emprender
acciones en caso de desviaciones. Y Solo
sabemos donde deberiamos estar en referencia a
un plan.
No tenemos tiempo para palnificar por que estamos
ocupados apagando incendios, pero tenemos
muchos incendios por que no planificamos

Importante:
Implicar a la gente que debe ejecutar una accion
dentro de lo planificado.
Algun directivo que planifique el trabajo de otra
persona probablemente estime tiempos que
despues no se serán posibles cumplir.
No olvidar que las personas no trabajan a tiempo
completo en las actividades del proyecto

Planificar nos dará respuestas a las siguientes
preguntas:
•Que hay que hacer? Se refiere a objetivos,
magnitud y alcance
•Como debe hacerse? Selección de estrategia
•Quien debe hacerlo? Asigna papeles y
responsabilidades.
•Cuando hay que hacerlo? Programación
•Cuanto va a costar? Presupuesto
•Como tiene que ser de bueno? Determina los
niveles de calidad
•Que rendimiento requiere? Especificaciones del
producto

Definición del Proyecto
(Planificación)
Para realizar la justificación del proyecto es conveniente utilizar la información
generada en la fase de diagnóstico y detección de necesidades, dado que
aporta argumentos a dicha justificación.
Beneficiarios del proyecto
Como ya se ha reflejado al abordar los conceptos de problema y necesidad,
estos afectan a personas, por lo cual los proyectos siempre tienen como
destinatario final a personas o clientes. En este apartado del proyecto se
concretará precisamente quién o quiénes serán las personas, clientes u otras
empresas identificadas como beneficiarios de los resultados, del producto o
servicio finales, realizando además una cuantificación del alcance respecto a
personas beneficiarias.
Justificación/fundamentación. Necesidad o problema al que
responde

Localización del proyecto: dónde se llevará a cabo
En función de la especialidad o disciplina desde la cual se vaya a poner en
marcha el proyecto, el lugar físico y el ámbito de actuación de dicho proyecto
serán diferentes.
En algunos casos, el proyecto será un proyecto interno y se desarrollará en las
instalaciones de la propia empresa; en otros, como por ejemplo en los
proyectos sociales o en los proyectos relacionados con instalaciones
eléctricas, generalmente se actúa en un lugar fuera de las instalaciones de la
propia organización que desarrolla el proyecto.
En cualquier caso, es importante especificar dónde se llevará a cabo el
proyecto y, sobre todo, qué cobertura tendrá en cuanto a territorio y población
afectada, ya que los recursos necesarios (tanto humanos, como materiales y
financieros) dependerán en parte de esta variable.

Definición de los objetivos
Los objetivos de un proyecto son los logros que se quieren conseguir con la
ejecución de una acción previamente planificada. Constituyen la referencia
principal y dan coherencia al plan de acción.
Es muy importante que los objetivos sean:
Claros: deben estar enunciados en un lenguaje comprensible y preciso, de
modo que sean fácilmente identificables y de este modo se puedan evitar
diferentes interpretaciones.
Concretos: es decir, que expresen con claridad y precisión lo que se pretende
alcanzar con ellos.
Realistas: que deben ser factibles de alcanzar con los recursos disponibles,
con la metodología adoptada y dentro de los plazos previstos.
Pertinentes: los objetivos deben tener una relación lógica con la naturaleza de
los problemas que se pretenden solucionar.
Evaluables: lo que equivale a decir que, cuando terminen las actividades que
los desarrollan, se pueda saber si se han cumplido o no.

Normas prácticas que serán de utilidad a la hora de formular
objetivos:
1| Proponer objetivos y metas realistas (viables, pertinentes y aceptables).
2| Establecer prioridades para el logro de los objetivos.
3| Definir objetivos que sean compatibles y complementarios entre sí.
4| Asignar y usar los recursos, en cantidad y tiempo oportunos, para cada
fase o actividad del programa o proyecto.
5| Determinar los instrumentos y medios adecuados a los fines.

6| A la hora de formular los objetivos, es conveniente utilizar verbos activos que
permitan su posterior medida. Por ejemplo, incrementar, reducir, listar, identificar,
diseñar, reparar, instalar, etc., evitando otros del tipo comprender, sentir, creer,
ser capaz, intentar, etc., difícilmente evaluables.

Por otro lado, los objetivos deben formularse de forma unitaria, es decir, no deben
unirse o agregarse, ya que cada uno de ellos puede requerir estrategias diferentes y
criterios de evaluación distintos.

Los objetivos deben incluir el criterio de éxito, es decir, cuándo
consideramos que el objetivo ha sido plenamente cumplido:
Objetivos bien formulados:
a)“Aplicar planes de seguridad en la ejecución y mantenimiento de las
instalaciones electrotécnicas, en el 100% de las instalaciones realizadas”.
b)“Cumplir las normas vigentes para la manipulación de alimentos, siempre
que se elabore cualquier plato”.
c)“Utilizar técnicas de movilización de pacientes adecuadas al estado de cada
paciente, en el 100% de las movilizaciones realizadas”.
d)“Disminuir en un 10% el número de abandonos de la enseñanza obligatoria
de los jóvenes del municipio en edad escolar, en un periodo de un año”.

A la hora de formular objetivos pueden utilizarse verbos
relacionados con dichos niveles:
Conocimiento: definir, identificar, recoger, examinar…
Comprensión: describir, interpretar, explicar, comparar…
Aplicación: aplicar, completar, mostrar, demostrar…
Análisis: analizar, separar, contrastar, categorizar…
Síntesis: sintetizar, crear, desarrollar, preparar, integrar…
Evaluación: evaluar, valorar, concluir, establecer…

Establecimiento de prioridades de objetivos:
Se deben establecer prioridades entre los objetivos de forma tal que se logre el
mejor uso de los recursos disponibles, ya que estos son limitados. Los objetivos
se ordenan de acuerdo al valor para la organización.
Para clasificarlos por prioridades se recurre a dos técnicas:
•Agrupación y comparación
•Matriz de clasificación

•Agrupación y comparación
Paso 1:
Se agrupan los objetivos en las categorías A (muy importantes) B (Importantes)
y C (menos importantes).
Lista de Objetivos:
1,2,3,4,5,6,7,8
A: 1,3,5
B: 2,7,8
C: 4,6
Clasificación
1. 5
2. 3
3. 1
4. 7
5. 2
6. 8
7. 6
8. 4

•Matriz de clasificación
1 2 3 4 5 6 7 8 Total de la fila Clasificación
1 0 1 0 1 0 1 1 1 5 3
2 0 0 0 1 0 1 0 1 3 5
3 1 1 0 1 0 1 1 1 6 2
4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8
5 1 1 1 1 0 1 1 1 7 1
6 0 0 0 1 0 0 0 0 1 7
7 0 1 0 1 0 1 0 1 4 4
8 0 0 0 1 0 1 0 0 2 6
Estoesmásimportantequeesto

Establecer los objetivos de impacto
Determinar el impacto que se pretende producir , esto es, la magnitud de
la modificación que el proyecto espera generar en el problema que
enfrenta la población-objetivo (cualquiera sea la alternativa que se
implemente).

Para plantear uno o más objetivos de impacto se debe considerar la información
del diagnóstico.
Los objetivos de impacto deben ser:
* Precisos: ¿Quiénes se beneficiarán con el proyecto?
¿Cuál es el impacto que se desea lograr?
* Realistas: ¿Hay recursos disponibles para lograr los objetivos?
¿Es posible alcanzarlos en el horizonte del proyecto?
* Medibles: ¿Existen instrumentos que permitan medir el logro de los
objetivos?

Los objetivos de producto se refieren al tipo de bienes y/o servicios
que cada alternativa entrega a la población objetivo. Por lo tanto, cada una
puede tener sus propios (y diferentes) objetivos de producto. Su definición es
central para la programación y el monitoreo.
Los objetivos de producto deben ser:
Cuantificables
Precisos
Realistas
Alcanzables en el tiempo establecido

Los indicadores son el medio que permite medir el grado de logro de los
objetivos. Con ellos se define el sentido y alcance del proyecto.

Fuentes de verificación

Análisis de riesgos
Todo proyecto está sujeto a una serie de riesgos que podemos definir como la
posibilidad de pérdida, daño, desventaja o destrucción.
Partiendo de esta premisa, es necesario realizar un análisis de estos riesgos
para poder establecer estrategias de anticipación y estar preparados para
tomar medidas que permitan minimizar el impacto de estos riesgos.
Generalmente se piensa que los riesgos derivan de las dificultades técnicas del
proyecto, pero hay que tener en cuenta otros factores que suponen riesgo y
que por tanto no deben menospreciarse, como, por ejemplo, el daño a la
imagen de la empresa, las consecuencias ambientales o de seguridad, la
pérdida de clientes, las pérdidas económicas…

Existen distintos tipos de riesgo en función de la variable a la que
afecten:
Riesgos del proyecto: tienen relación directa con la planificación del
proyecto, así como con los recursos y los costes del mismo.
Riesgos técnicos: más relacionados con la calidad, especificación insuficiente
de los pliegos de condiciones...
Riesgos del negocio: amenazan al proyecto o al producto o servicio. Los más
significativos son:
-Que el producto o servicio no tenga mercado, es decir, clientes potenciales.
-Que el producto o servicio no esté alineado con la estrategia comercial del
negocio.
-Perder al personal asignado al proyecto o la financiación.
-La pérdida de interés del cliente por el proyecto y abandono del mismo.
-Que el personal no esté suficientemente cualificado para abordar el proyecto.
-Los riesgos propios del entorno en el que se desarrolla el proyecto (condiciones
ambientales...).

Un riesgo es algo que puede suceder y que generalmente no se
planifica.
El éxito del proyecto depende en gran medida de la capacidad de predecir y
prevenir el riesgo y sus consecuencias.
La gestión de los riesgos consiste en identificar los riesgos, sus causas, la
probabilidad de que sucedan y después analizarlos y cuantificarlos para
responder con una estrategia de prevención o corrección y poder
controlarlos.
El riesgo tiene como elemento diferenciador la incertidumbre de que
ocurra o no. Esta incertidumbre tiene clara relación con el conocimiento o
información que se tiene del mismo; cuanto mayor sea la información
menor será la incertidumbre.
Los riesgos son variables a lo largo del proyecto, es decir, mientras transcurren
las actividades del proyecto pueden surgir nuevos riesgos o desaparecer alguno
ya identificado, por eso la gestión de éstos debe ser continua: hay que
analizarlos y tenerlos en cuenta al principio, durante la ejecución y al final del
proyecto.

El proceso que se debe seguir para la gestión de riesgos consta
de varias etapas:
IDENTIFICAR LOS RIESGOS
ESTABLECER LA PROBABILIDAD
ESTABLECER LAS ACTIVIDADES PREVENTIVAS O
ESTRATEGIAS

IDENTIFICAR LOS RIESGOS
El primer es identificar aquello que no va a permitir que el proyecto se ejecute
según la planificación establecida, dentro de los parámetros de coste y calidad
establecidos.
Resulta de gran ayuda para establecer las acciones preventivas identificar las
causas que pueden originar el riesgo.
Con el objeto de tener algo de orden en la identificación, es importante que se
categoricen los riesgos a lo largo de las distintas etapas del ciclo de vida del
proyecto:
Diseño
Planificación
Ejecución
Seguimiento y control
Evaluación y cierre

ESTABLECER LA PROBABILIDAD
Una vez establecida la lista de riesgos o problemas que pudieran surgir en el
proyecto, hay que definir la probabilidad de que sucedan, para poder así
determinar si se van a tomar medidas para atajar el problema antes de que
surja o las consecuencias del mismo no serían tan graves y podrían ser
asumidas por el proyecto.

ESTABLECER ACTIVIDADES PREVENTIVAS O ESTRATEGIAS
La mejor forma de minimizar las consecuencias de un riesgo es tener
planificadas acciones preventivas que nos ayuden a amortiguar el golpe o a
reducir el riesgo.
En la medida en que se diseñen actividades preventivas que puedan cumplir
con su función, el proyecto se distorsionará menos. En el caso de que estas
acciones preventivas fallen, habrá que realizar actividades correctivas o de
emergencia que es interesante tener previstas con anterioridad.
Es importante tener articulados o por lo menos identificados los
medios de aviso, es decir, fuentes de información, personas,
organismos que nos pueden dar información sobre actividades,
riesgos, problemas..., para poder poner en marcha las acciones preventivas.
Por ejemplo, si el proyecto consiste en la ejecución de una obra, es importante
que se consulten los partes meteorológicos para identificar si hay riesgo de
lluvia, porque este hecho podría modificar la planificación y hacer necesario el
alquiler de un toldo para tapar la obra.

Distintos escenarios:

A continuación se muestra un ejemplo de plantilla para recoger la
información sobre los riesgos con una ejemplificación.

Formulación de proyectos

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Destaque

Destaque (13)

Semelhante a Formulación de proyectos

Semelhante a Formulación de proyectos (20)

Último

Último (20)

Formulación de proyectos